Jak zrobić listę płac dla pracownika ze stałą pensją, który w poprzednich miesiącach miał składniki zmienne

W opisywanym przypadku musimy policzyć wynagrodzenie urlopowe, chorobowe, za przepracowaną część miesiąca oraz za nadgodziny. Dopiero wtedy możemy przystąpić do listy płac. Zacznijmy od wynagrodzenia urlopowego.

Z nadgodzinami czy bez

Sposób wyliczenia wynagrodzenia urlopowego zależy od tego, jaki rodzaj wynagrodzenia (stałe czy zmienne) otrzymuje pracownik. Jeżeli ma pensję stałą, to poborów za urlop nie ustalamy odrębnie. Tak wynika z par. 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.; dalej rozporządzenie urlopowe). W opisywanym przypadku wynagrodzenie urlopowe liczone ze składników stałych będzie się mieściło w wynagrodzeniu częściowym.

Niemniej u czytelnika w miesiącach poprzedzających wypoczynek zatrudniony wypracował nadgodziny, a za nie otrzymał rekompensatę zaliczaną do zmiennych składników wynagrodzenia. W związku z tym pojawia się pytanie, czy pensję za czas wypoczynku trzeba odpowiednio przeliczyć. Odpowiedź jest twierdząca. Pobory za urlop trzeba ustalić ze składników zmiennych zgodnie z par. 8 rozporządzenia urlopowego. W tym celu czytelnik powinien:

Cofnąć się do trzech miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu (lub do 12 przy znacznych wahaniach) i zsumować wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny wypłacane w tym okresie.

Podzielić uzyskaną podstawę przez liczbę godzin pracy z tych trzech miesięcy

Pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę godzin urlopu.

Choroba rządzi się swoimi prawami

Teraz słowo na temat płacy z tytułu absencji chorobowej. Tutaj zasady są prostsze. Stosując art. 92 k.p. oraz art. 4 i kolejne ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.), postępujemy tak:

Ustalamy przychód wypłacony za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc choroby.

Liczymy składki ZUS.

O składki ZUS pomniejszamy uzyskany przychód.

Wynik dzielimy przez 30, a uzyskaną stawkę wynagrodzenia mnożymy przez liczbę dni ze zwolnienia lekarskiego.

Jeśli zatrudniony nie ma prawa do 100 proc. pensji chorobowej, uzyskaną wartość mnożymy przez 80 proc.

Za wykonaną pracę

Mając wyliczoną płacę za urlop ze składników zmiennych wypłacanych za okres nie dłuższy niż miesiąc, a także pobory za czas choroby, nie pozostaje nam nic innego, jak ustalić wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Rachunki należy przeprowadzić zgodnie z par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 - dalej rozporządzenie o wynagrodzeniach). Zgodnie z tym przepisem:

Miesięczną stawkę wynagrodzenia pracownika dzielimy przez 30.

Stawkę dzienną mnożymy przez liczbę dni wynikających ze zwolnienia lekarskiego.

Wyniki odejmujemy od miesięcznego wynagrodzenia.

W opisywanym przypadku stałą stawkę wynagrodzenia zmniejszamy tylko z powodu absencji chorobowej. Nie łączymy par. 11 rozporządzenia o wynagrodzeniach z par. 12, bo ten ostatni mówi o nieobecnościach innych niż choroba, jeśli za ich czas zatrudniony nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Może to być np. urlop bezpłatny. Wypoczynkowy jest płatny, tym samym w powyższych rachunkach od wartości miesięcznego wynagrodzenia nie trzeba odliczać jego wartości. Wynagrodzenie za czas urlopu liczone ze stawki stałej jest częścią wynagrodzenia częściowego.

Za przekroczenie norm

Na koniec praca nadliczbowa. Zanim przejdziemy do sposobu liczenia, słowo o nadgodzinach, które w opisywanym przypadku nie powinny mieć miejsca. Zatrudniony pracuje w równoważnym systemie czasu pracy, który w niektórych dniach tygodnia pozwala wydłużyć dobowy wymiar nawet do 12 godzin. Z tym jednak wiążą się konsekwencje dla pracy nadliczbowej. Otóż, ze względu na co najmniej 11-godzinny dobowy odpoczynek w dniu, w którym godzin roboczych jest 12, nadgodzina może być tylko jedna. Wynika to z prostego rachunku: 24 godziny w ciągu doby - 11 godzin odpoczynku dobowego - 12-godzinna dniówka czasu pracy = 1 nadgodzina dobowa. Niestety czytelnik o tych ograniczeniach zapomniał. W poniedziałek, który zgodnie z grafikiem czasu pracy był 12 godzinny szef zlecił dwie dodatkowe godziny pracy. Tym samym zakłócił pracownikowi odpoczynek dobowy, uszczuplając go o godzinę (24 godziny w ciągu doby - 14 godzin pracy = 10 godzin odpoczynku dobowego).

Postępując w ten sposób, pracodawca popełnił wykroczenie. Nie zwalnia go to jednak z zapłaty za wykonaną pracę nadliczbową. W poniedziałek i piątek nastąpiła ona z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Zakładając, że nie weszła w porę nocną, trzeba za nią zapłacić normalne wynagrodzenie i 50-proc. dodatek. W wolną sobotę, która nie została zrekompensowana dniem wolnym, doszło do nadgodzin średniotygodniowych. Te należy zrekompensować zgodnie z art. 151³ k.p., oddając zatrudnionemu dzień wolny (100-proc. dodatek inspekcja pracy dopuszcza wyjątkowo tylko, gdy oddanie dnia wolnego jest fizycznie niemożliwe). Zobaczmy teraz, jak liczymy wynagrodzenie normalne i dodatki przy pensji stałej. To pierwsze uzyskamy dzieląc pobory pracownika przez obowiązujący go w danym miesiącu wymiar czasu pracy. Jeśli chodzi natomiast o dodatki, to:

Miesięczną stawkę wynagrodzenia (bez dodatkowych składników) dzielimy przez liczbę godzin pracy przypadającą w danym miesiącu.

Uzyskaną stawkę godzinową mnożymy przez odpowiedni procent dodatku (50 albo 100 proc.).

Wynik mnożymy przez liczbę nadgodzin.

Przy liczeniu dodatków stosujemy zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. W związku z tym można postawić pytanie, czy i w tym przypadku - mimo że zatrudniony jest wynagradzany pensją stałą - dodatki liczymy ze składników zmiennych wypłaconych w trzech lub 12 miesiącach poprzedzających miesiąc, w którym doszło do nadgodzin. Odpowiedź jest negatywna. Zasady liczenia dodatków właściwe dla zmiennych składników wynagrodzenia stosujemy tylko, gdy pracownik w ogóle nie jest wynagradzany pensją stałą.

Uwaga! Licząc normalne wynagrodzenie i dodatki, pamiętajmy o dwóch podstawowych zasadach. Chodzi o to, że w podstawie wymiaru tego pierwszego uwzględniamy zarówno wynagrodzenia zasadnicze, jak i dodatki (wyrok SN z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86). Z kolei w podstawie wymiaru drugiego tylko stawkę osobistego zaszeregowania (godzinową lub miesięczną) - uchwała SN z 3 kwietnia 2007 r.; II PZP 4/07).

Kompleksowe rachunki

Teraz słowo o liście płac. Robiąc ją, czytelnik musi pamiętać, że przychodem ze stosunku pracy są nie tylko pieniądze, lecz też świadczenia pozapłacowe. W opisywanym przypadku chodzi o wartość iPoda i świąteczny bon z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Od iPoda odprowadzamy zarówno składki ZUS, jak i podatek. Od bonu natomiast tylko podatek, bo zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Do podstawy wymiaru składek ZUS nie wliczmy także wynagrodzenia chorobowego. Uwzględnimy je dopiero w podstawie wymiaru składki zdrowotnej. Pamiętajmy też, by przy wyliczeniu poborów do wypłaty ująć z nich wartość świadczeń rzeczowych zaliczonych do przychodu. W przeciwnym razie pracownik dostanie je podwójnie - dodatkowo w pieniądzu. Zobaczmy, jak powyższe zasady zastosować w praktyce.

PRZYKŁAD WYLICZENIA

978 zł (suma składników zmiennych z lutego, stycznia 2012 r. i grudnia 2011 r.) : 544 (504 godziny nominalnego czasu pracy + 40 nadgodzin [ zakładamy, że tyle ich było]) = 1,80 zł

1,80 zł x 40 godzin urlopu (5 dni x osiem godzin) = 72 zł

6000 zł (średnie wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy) x 13,71 proc. = 822,60 zł

6000 zł - 822,60 zł = 5177,40 zł

5177,40 zł : 30 = 172,58 zł

172,58 zł x 2 dni zwolnienia lekarskiego = 345,16 zł

345,16 zł x 80 proc. = 276,13 zł

6000 zł : 30 = 200 zł

200 zł x 2 dni zwolnienia lekarskiego = 400 zł

6000 zł - 400 zł = 5600 zł

(zakładamy, że za sobotę zatrudniony odebrał dzień wolny)

Normalne wynagrodzenie: 6000 zł : 176 godzin (wymiar w marcu) = 34,09 zł; 34,09 zł x 6 nadgodzin z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy = 204,54 zł

Dodatki: 6000 zł : 176 godzin (wymiar w marcu) = 34,09 zł; 34,09 zł x 50 proc. = 17,05 zł; 17,05 zł x 6 nadgodzin dobowych = 102,30 zł

W sumie za nadgodziny: 306,84 zł

Przychód: 6804,97 zł, tj. 5600 zł (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca) + 276,13 zł (wynagrodzenie chorobowe) + 72 zł (wynagrodzenie urlopowe) + 306,84 zł (rekompensata za nadgodziny) + 300 zł (wartość bonu) + 250 zł (wartość iPoda).

Składki ZUS: 6228,84 zł (przychód pomniejszony o wynagrodzenie chorobowe i wartość bonu z zfśs)

6228,84 zł x 9,76 zł (składka emerytalna) = 607,93 zł

6228,84 x 1,5 proc. (składka rentowa) = 93,43 zł

6228,84 zł x 2,45 zł (składka chorobowa) = 152,61 zł

Suma: 853,97 zł

Składki zdrowotne

6504,97 zł (podstawa wymiaru składek ZUS powiększona o wynagrodzenie chorobowe) - 853,97 zł (suma składek ZUS) = 5651 zł

5651 zł x 7,75 proc. (składka odliczana od podatku) = 437,95 zł

5651 zł x 9 proc.(składka pełna) = 508,59 zł

Zaliczka do US

6804,97 zł - (853,97 zł + 111,25 zł) = 5839,75 zł; po zaokrągleniu 5840 zł

5840 zł x 18 proc. - 46,33 zł = 1004,87 zł

1004,87 zł - 437,95 zł (składka zdrowotna odliczana od podatku) = 566,92 zł; po zaokrągleniu 567 zł

Kwota do wypłaty

6804,97 zł - [853,97 zł (składki ZUS) + 508,59 zł (pełna składka zdrowotna) + 567 zł (zaliczka do US) + 300 zł (wartość bonu z zfśs) + 250 zł (wartość iPoda)] = 4325,41 zł

Marta Gadomska

marta.gadomska@infor.pl