Jak obliczyć wysokość kary pieniężnej dla pracownika, który naruszył dyscyplinę w firmie

Spożywanie alkoholu w czasie pracy, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości, a także nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy stanowią naruszenie porządku w procesie pracy i zaburzenie jej organizacji. Takie wykroczenia są zagrożone karą pieniężną na podstawie art. 108 kodeksu pracy.

Trzeba przestrzegać określonego trybu

Pracodawca chcący ukarać pracownika musi jednak pamiętać, że nie może tego zrobić po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Kara może być też zastosowana dopiero po:

● uprzednim wysłuchaniu pracownika, jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy,

● po analizie - w szczególności - rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych, stopnia winy pracownika i jego dotychczasowego stosunku do pracy.

O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis takiego zawiadomienia powinien złożyć do akt osobowych pracownika. Jeżeli przez rok pracownik będzie pracował nienagannie, karę uważa się za niebyłą, a pismo o zastosowaniu kary jest usuwane z akt osobowych pracownika. Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 par. 4 k.p.). Pracodawca nie może więc wykorzystać ich na dowolny cel, np. na swoją bieżącą działalność.

Kiedy konsekwencje finansowe

Wyciągnięcie wobec pracownika konsekwencji w postaci kary finansowej zależy od decyzji pracodawcy. Może on, ale nie musi tej kary zastosować lub może być ona niższa, niż przewiduje art. 108 par. 3 kodeksu pracy. Wysokość kary jest bowiem limitowana.

Kara pieniężna zarówno za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń przymusowych, wymienionych w art. 87 par. 1 pkt 1 - 3 k.p., czyli:

1) sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

2) sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

3) zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.

Zatem dziesiątą część pensji, będącą jednocześnie granicą potrącenia, oblicza się od wynagrodzenia netto (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek), po dokonaniu potrąceń niewymagających zgody pracownika.

Aby ustalić wysokość kary, czyli jednej dniówki, należy skorzystać z przepisów o obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Jak za ekwiwalent za urlop

Zgodnie z par. 2a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z póżn. zm.) wynagrodzenia ustalane w wysokości wynagrodzenia za jeden dzień (lub wielokrotności wynagrodzenia za jeden dzień) oblicza się, dzieląc miesięczną kwotę ustaloną według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop przez współczynnik ekwiwalentowy, a następnie mnożąc przez liczbę dni pracy, za które to wynagrodzenie jest ustalane.

Chcąc ustalić wysokość kary, należy zatem obliczyć najpierw podstawę wymiaru z wynagrodzenia pracownika, z pominięciem należności, których nie wlicza się przy ustalaniu ekwiwalentu. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu zastosowania kary. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc zastosowania kary, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.

Tak ustaloną sumę wynagrodzeń dzieli się przez współczynnik obowiązujący w danym roku kalendarzowym, uzyskując wynagrodzenie za jeden dzień. Będzie to wysokość kary za jedno przewinienie. Jeśli pracownik popełnił ich więcej, łączną wysokość kar porównuje się z 1/10 wynagrodzenia netto, po ewentualnych przymusowych potrąceniach (np. alimentów). Kara nie może być wyższa niż ten limit.

KROK PO KROKU

Ustalamy granice potrąceń za naruszenie porządku w pracy

1 Oblicz karę w wysokości jednej dniówki pracownika za każde przewinienie i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności

2 Dniówkę ustal, dzieląc podstawę wymiaru oszacowaną tak jak dla ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy przez współczynnik

3 Jeśli wykroczeń lub/i dni nieobecności jest więcej, sprawdź, czy łączna kara nie przekracza 1/10 pensji pracownika; chodzi tu o pensję netto po potrąceniu innych należności wymienionych w kodeksie pracy, jeśli pracownik ma takie potrącenia

4 Ogranicz karę do 1/10 płacy, gdy przekracza ustawowy limit

PRZYKŁAD WYLICZENIA

● Pierwszy pracownik zjawił się w pracy po spożyciu alkoholu. Już wcześniej mu się to zdarzało, więc pracodawca tym razem postanowił go ukarać finansowo. Pracownik otrzymuje stałe składniki wynagrodzenia - pensję zasadniczą i dodatek zmianowy.

Aby obliczyć wysokość kary pieniężnej za jedno wykroczenie, należy ustalić najpierw łączne wynagrodzenie pracownika:

3700 zł + 250 zł = 3950 zł, a następnie podzielić je przez obowiązujący w danym roku współczynnik ekwiwalentowy:

3950 zł : 21 (współczynnik w 2012 r. dla firm, w których dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy jest sobota) = 188,10 zł.

Kwota ta stanowi wynagrodzenie za jeden dzień, jest to też wysokość kary za jedno przewinienie.

Pracownik nie ma innych potrąceń, więc karę należy odjąć z jego wynagrodzenia netto, bez jego pisemnej zgody.

Wynagrodzenie netto pracownika, przy zastosowaniu podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł) i kwoty zmniejszającej podatek (46,33 zł), wynosi 2818,69 zł.

Po odjęciu kary do wypłaty pozostanie 2630,59 zł (2818,69 zł - 188,10 zł). Kwota wolna nie została naruszona, gdyż wynosi ona w 2012 roku 1000,67 zł (90 proc. x 1111,86 zł).

● Drugi pracownik miał w lutym jeden dzień absencji bez usprawiedliwienia i jedno przekroczenie z powodu naruszenia przepisów bhp. W jego przypadku kara może być nałożona w wysokości dwóch dniówek. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne (godzinowe) i stały dodatek funkcyjny. Jego pensja zasadnicza w styczniu wyniosła: 3024 zł (168 godz. x 18 zł), w grudniu 3024 zł (168 godz. x 18 zł), a w listopadzie 2880 zł (160 godz. x 18 zł).

Ustalamy podstawę wymiaru tak jak do ekwiwalentu za urlop:

- średnie wynagrodzenie (składniki zmienne) z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym doszło do przewinienia - 2976 zł

Wynika to z następującego wyliczenia: 3024 zł + 3024 zł + 2880 zł = 8928 zł

8928 zł : 3 = 2976 zł

- łączne wynagrodzenie pracownika - 3276 zł (2976 zł + 300 zł)

- wysokość jednej dniówki 3276 zł : 21 = 156 zł

Kara za jeden dzień nieobecności i naruszenie przepisów bhp wynosi łącznie 312 zł (156 zł x 2).

Jednak pracownik ma jeszcze inne potrącenie -komornicze - należy więc sprawdzić, czy faktycznie taką karę pracodawca może mu wymierzyć. Potrąceń z wynagrodzenia pracownika pracodawca musi bowiem dokonywać w określonej kolejności.

Wynagrodzenie brutto pracownika za luty wynosi 3180 zł (2880 zł + 300 zł). Dodatek funkcyjny nie jest zmniejszany za czas nieobecności, ale wynagrodzenie zasadnicze zostało obliczone tylko z godzin faktycznie przepracowanych. Zatem obliczając je, stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin pracy (nominał 168 godz. - 8 godz.), czyli 18 zł x 160 godz. = 2880 zł. Wynagrodzenie netto pracownika (przy podstawowych parametrach) wynosi zatem 2282,06 zł.

Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych inne niż alimentacyjne można potrącać do połowy wynagrodzenia netto, kwota wolna to 1111,86 zł. Po potrąceniu maksymalnej wysokości na rzecz wierzyciela pracownikowi pozostaje 1141,03 zł (1/2 z 2282,06 zł). Jedna dziesiąta tego wynagrodzenia to 114,10 zł i do tej wysokości należy na razie ograniczyć karę. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy zostanie zachowana kwota wolna od potrąceń dla kar. Wynosi ona 1000,67 zł. Oznacza to, że można tę karę potrącić i ostatecznie do wypłaty zostanie pracownikowi 1026,93 zł (1141,03 zł - 114,10 zł).

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.217000300.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert ds. wynagrodzeń

Izabela Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń