Zasady przyznawania premii muszą być jasne i konkretne

Regulamin premiowania jest powszechnie stosowanym aktem prawa wewnątrzzakładowego, określającym warunki przyznawania oraz zasady obliczania premii wypłacanych pracownikom. Z jednej strony powinny w nim zostać określone kryteria, od spełnienia których uzależnione jest przyznanie pracownikom premii, a z drugiej - zasady obliczania jej wysokości. Te ostatnie bywają często bardzo skomplikowane i nastręczają istotnych problemów praktycznych.

Świadczenie obligatoryjne...

Przy okazji omawiania regulaminu premiowania warto poświęcić nieco uwagi samemu świadczeniu, jakim jest premia. Jest ona składnikiem wynagrodzenia, który ze swojej istoty ma charakter obligatoryjny. Wiąże się to z tym, że nabycie prawa do premii jest uzależnione od konkretnych kryteriów określonych przez pracodawcę. Jeżeli pracownik spełni je - pracodawca ma obowiązek zapłaty premii, a pracownikowi przysługuje wobec pracodawcy roszczenie o jej zapłatę.

Oczywiście kryteria powinny być określone precyzyjnie i w sposób mierzalny, aby nie było wątpliwości przy ustalaniu, czy pracownikowi przysługuje prawo do premii oraz w jakiej wysokości jest ona należna.

...i fakultatywne

Obligatoryjny charakter stanowi istotny czynnik odróżniający premię od nagrody. Nagroda jest z założenia świadczeniem fakultatywnym, którego przyznanie nie jest powiązane ze spełnieniem wcześniej określonych kryteriów i zależy wyłącznie od uznania pracodawcy.

Oczywiście również przy przyznawaniu nagrody pracodawca kieruje się określonymi kryteriami, na podstawie których podejmuje decyzję o przyznaniu nagrody konkretnym pracownikom. Różnica w stosunku do premii polega jednak na tym, że kryteria te nie są z góry określone, a spełnienie ich przez pracownika nie przesądza o przyznaniu mu prawa do nagrody (jak ma to miejsce w przypadku premii).

Wprawdzie zdarzają się sytuacje, że regulamin wynagradzania (premiowania) określa pewne zasady czy kryteria, jakimi pracodawca będzie się kierował, przyznając pracownikom nagrody. Nie zawsze przesądza to o obligatoryjnym jego charakterze. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób i na ile konkretnie określone zostały te kryteria oraz na ile możliwe jest ustalenie na ich podstawie prawa pracownika do otrzymania świadczenia. W określonych sytuacjach pracodawca będzie mógł bronić stanowiska, że ogólnie wskazane kryteria stanowią jedynie wskazówki dla pracodawcy, jakimi powinien się kierować przy przyznawaniu pracownikom konkretnego świadczenia, i nie determinują prawa pracowników do tego świadczenia. Wówczas jednak istnieje ryzyko, że pracownik będzie podnosił roszczenie o zapłatę takiego świadczenia, twierdząc, że spełnił kryteria uzasadniające przyznanie mu prawa do tego świadczenia.

Sama nazwa nie przesądza

W kontekście powyższego należy podkreślić, że o nadaniu konkretnemu świadczeniu obligatoryjnego lub fakultatywnego charakteru nie decyduje nazwa tego świadczenia, ale właśnie sposób i zasady jego przyznawania. Nie ma zatem znaczenia, czy świadczenie zostanie nazwane premią, czy nagrodą. O jego charakterze będzie decydowało to, czy przyznanie świadczenia jest uzależnione wyłącznie od swobodnego uznania pracodawcy, czy też zależy od spełnienia przez pracownika konkretnych kryteriów.

Jeżeli zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy, będzie to świadczenie o charakterze dobrowolnym (fakultatywnym). Natomiast określenie przez pracodawcę konkretnych kryteriów, od spełnienia których uzależnione jest przyznanie świadczenia, powoduje, że niezależnie od swojej nazwy świadczenie będzie miało charakter obligatoryjny.

Innymi słowy, wbrew powszechnemu mniemaniu, określenie świadczenia mianem premii uznaniowej nie przesądza o tym, że taka premia będzie miała charakter dobrowolny.

Brak przepisów

Przepisy prawa pracy nie posługują się pojęciem regulaminu premiowania oraz nie regulują kwestii związanych z wydawaniem tego rodzaju regulaminów. Z punktu widzenia charakteru prawnego regulamin taki jest jednak w każdym przypadku częścią regulaminu wynagradzania. Nie ma przy tym znaczenia, czy zostaje on wydany w formie odrębnego dokumentu, czy też postanowienia dotyczące przyznawania i obliczania premii są zawarte bezpośrednio w regulaminie wynagradzania (w jednym dokumencie).

Nie ma również znaczenia forma, w jakiej regulamin premiowania zostaje wydany (tj. czy będzie to forma wewnątrzzakładowego aktu prawnego, czy też forma uchwały bądź zarządzenia wydawanego przez zarząd lub inną osobę uprawnioną).

Premia jest składnikiem wynagrodzenia, a co za tym idzie - regulamin premiowania reguluje zasady wynagradzania, należące do materii regulaminu wynagradzania. W praktyce stosuje się zabiegi polegające na tym, że w regulaminie premiowania określane są jedynie ogólne warunki przyznawania premii, natomiast konkretne cele, kryteria premiowe oraz zasady ustalania premii ustalane są w odrębnych aktach pozaregulaminowych (np. w uchwałach lub zarządzeniach zarządu). Taka praktyka może jednak budzić wątpliwości, jeżeli treść tego rodzaju aktów odnosi się w sposób wyraźny do zasad wynagradzania pracowników. W takim przypadku należałoby je wprowadzać w trybie zmiany do regulaminu premiowania (na zasadach analogicznych jak przy wprowadzaniu lub zmianie regulaminu wynagradzania).

Taka sama procedura

Powyższe oznacza, że przy wydawaniu regulaminu premiowania powinny zostać zachowane wszelkie wymogi proceduralne dotyczące wydawania regulaminu wynagradzania.

W szczególności jeżeli w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca ma obowiązek uzgodnienia treści regulaminu premiowania z tą organizacją. W takim przypadku nie ma możliwości samodzielnego wydania regulaminu premiowania przez pracodawcę, dopóki organizacja zakładowa nie zaakceptuje jego treści.

W przypadku działania w zakładzie pracy kilku zakładowych organizacji związkowych organizacje te powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w przedmiocie wydania regulaminu premiowania. Wyłącznie w przypadku nie przedstawienia takiego stanowiska w terminie 30 dni od przekazania organizacjom związkowym projektu regulaminu, pracodawca ma prawo samodzielnie wydać regulamin (uwzględniając, w miarę możliwości, stanowiska poszczególnych organizacji związkowych).

W przypadku niedziałania w zakładzie pracy organizacji związkowych pracodawca samodzielnie wydaje regulamin premiowania. Regulamin premiowania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia jego ogłoszenia, tj. od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.

W drodze porozumienia stron

Kwalifikowanie regulaminu premiowania jako części regulaminu wynagradzania pociąga również określone skutki w postaci obowiązku wypowiedzenia lub zmiany (w drodze porozumienia stron) pracownikom indywidualnych warunków wynagrodzenia wynikających z tego regulaminu (analogicznie jak ma to miejsce w przypadku zmiany warunków płacy wynikających z regulaminu wynagradzania). Jeżeli nowe warunki są dla pracowników mniej korzystne, powinny zostać wprowadzone w drodze wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego. Warunki korzystniejsze dla pracowników wchodzą do ich indywidualnych warunków zatrudnienia w sposób automatyczny, wraz z wejściem w życie regulaminu premiowania.

Kryteria pozytywne i negatywne

Regulamin premiowania reguluje dwie zasadnicze kwestie: kryteria premiowe (tj. czynniki, od których uzależnione jest przyznanie pracownikowi prawa do premii) oraz zasady ustalania wysokości premii (sprowadzające się w praktyce do stosowania często bardzo skomplikowanych wzorów i algorytmów).

Wśród kryteriów premiowych wyróżnia się dwie podstawowe grupy:

wpozytywne kryteria premiowe (których spełnienie warunkuje przyznanie pracownikowi prawa do premii) oraz

wnegatywne kryteria premiowe (tzw. reduktory premiowe, których spełnienie przesądza o odmowie przyznania pracownikowi prawa do premii lub o obniżeniu wysokości premii, niezależnie od spełnienia pozytywnych kryteriów premiowych).

Kryteria te są określane bardzo różnie, w szczególności w zależności od rodzaju działalności prowadzonej przez pracodawcę, celów, jakie pracodawca chce osiągnąć, przyznając pracownikom prawo do premii oraz wielu innych czynników związanych z funkcjonowaniem zakładu pracy. Pozytywne kryteria premiowe są zwykle określane procentowo lub liczbowo i sprowadzają się do osiągnięcia określonych wyników pracy. Możliwe jest jednak określenie również bardziej prozaicznych kryteriów, poprzez premiowanie np. wysokiej frekwencji w pracy, punktualności, terminowości w wykonywaniu zadań. Kryteria te są przy tym w różny sposób łączone ze sobą, przypisywane jest im różne znaczenie, w zależności od potrzeb i oczekiwań konkretnego pracodawcy. Kryteria te mogą być określane zarówno indywidualnie dla konkretnego pracownika, jak i grupowo dla całego zespołu pracowników (w szczególności na podstawie takich kryteriów mogą być premiowane osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych, kierujące zespołem pracowników i odpowiedzialne za wyniki tego zespołu).

Wśród negatywnych kryteriów można natomiast wyróżnić w szczególności: ukaranie pracownika karą porządkową, spóźnianie się do pracy, nieusprawiedliwione nieobecności w pracy czy naruszenie obowiązków pracowniczych. Ziszczenie się jednego z tych kryteriów może powodować jedynie obniżenie wysokości premii należnej pracownikowi, ale może również skutkować odmową przyznania pracownikowi prawa do premii. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób określone zostaną poszczególne kryteria oraz jakie znaczenie zostanie im nadane przez pracodawcę.

Możliwa odmowa

Interesującą kwestią jest dopuszczalność odmowy przyznania pracownikowi prawa do premii w przypadku rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę lub w przypadku pozostawania przez pracownika w okresie wypowiedzenia w momencie nabycia prawa do premii. W praktyce rozwiązania takie są często stosowane. Kwestia ta jest jednak sporna w doktrynie i orzecznictwie.

W szczególności jeżeli pracownik spełni kryteria uzasadniające przyznanie mu prawa do premii. Wszystko zależy w takim przypadku od okoliczności konkretnego przypadku, a w szczególności od tego, jak zostały określone cele i kryteria premiowe oraz jaki wpływ ma na spełnienie tych celów i kryteriów wypowiedzenie lub rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę. Przykładowo, w przypadku banków wytyczne Komisji Nadzoru Finansowego nakazują takie ukształtowanie systemu premiowania członków zarządu, aby uwzględniał on nie tylko osiągnięcie określonych rezultatów w przeszłości, ale aby był również zorientowany na przyszłość, mając na względzie zapewnienie określonego poziomu stabilności i ciągłości w zarządzaniu finansami. W takich przypadkach niewątpliwie wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem będącym członkiem zarządu banku może uzasadniać odmowę przyznania takiemu pracownikowi prawa do premii (nawet pomimo spełnienia kryteriów uzasadniających przyznanie tego prawa).

Usprawiedliwione absencje

Ciekawym zagadnieniem jest również przyznawanie premii w okresie usprawiedliwionych nieobecności pracownika, w tym w szczególności w okresie przebywania na zwolnieniu lekarskim. Wiąże się z tym problem ustalania wysokości zasiłku chorobowego.

Jeżeli prawo do premii przysługuje pracownikowi również w okresie niezdolności do pracy z powodu choroby (tj. w okresie pobierania zasiłku chorobowego z tego tytułu), wysokość premii nie jest uwzględniana przy ustalaniu wysokości zasiłku chorobowego.

Jeżeli natomiast prawo do premii nie przysługuje w okresie choroby, wysokość premii należy uwzględnić przy ustalaniu wysokości zasiłku. Istotne jest zatem, aby tę kwestię uregulować względnie jednolicie, unikając w ten sposób komplikacji przy obliczaniu wysokości zasiłku chorobowego.

Skomplikowane wzory

Obok kryteriów premiowych regulamin premiowania powinien regulować zasady ustalania wysokości premii należnej pracownikowi. Zasady te mogą być określone w bardzo różny sposób i trudno wskazać jakiekolwiek uniwersalne postanowienia w tym zakresie.

W praktyce stosowane są skomplikowane wzory matematyczne i algorytmy, uwzględniające różnego rodzaju wskaźniki i zmienne istotne z punktu widzenia rodzaju działalności oraz potrzeb i oczekiwań konkretnego pracodawcy. Wzory te określają w szczególności wagę poszczególnych kryteriów premiowych, przyznając im różną wartość, w zależności od tego, jakie znaczenie mają one dla pracodawcy.

Niezależnie od zasad obliczania wysokości premii, regulamin premiowania powinien określać również zasady jej wypłaty. Premie mogą być naliczane miesięcznie, kwartalnie, rocznie, a nawet w dłuższych okresach (co znajduje zastosowanie w szczególności w przypadku banków, gdzie wytyczne Komisji Nadzoru Finansowego nakazują rozłożenie wypłaty premii w dłuższym okresie czasu).

Nie dla wszystkich i nie na zawsze

Regulamin premiowania może mieć różny zakres podmiotowy. Nie musi dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy. Może się odnosić wyłącznie do pracowników zatrudnionych na określonych stanowiskach lub do konkretnych kategorii pracowników.

Regulamin nie musi również obowiązywać bezterminowo. Jeżeli jednak zamiarem pracodawcy jest ograniczenie jego obowiązywania w czasie, powinno to zostać wyraźnie zaznaczone w regulaminie.

cykl: Przepisy wewnątrzzakładowe w firmie (cz. 3)

Ważne

Błędne jest powszechne przekonanie, że wydanie regulaminu premiowania w formie odrębnego dokumentu zwalnia pracodawcę z obowiązku zachowania procedury właściwej dla wydawania regulaminu wynagradzania. Decyduje w tym przypadku charakter materii regulaminowej

@RY1@i02/2014/088/i02.2014.088.217000600.805.jpg@RY2@

Procedura ustalania

@RY1@i02/2014/088/i02.2014.088.217000600.106.jpg@RY2@

Regulamin premiowania

@RY1@i02/2014/088/i02.2014.088.217000600.807.jpg@RY2@

Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Sławomir Paruch

radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/088/i02.2014.088.217000600.108.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień

aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy