Jak i kiedy wprowadzać dodatkowe świadczenia dla pracowników

Dwie możliwości

Często zdarza się, że pracodawcy stosują zamienne pojęcie ”premii„ i ”nagrody„. Nierzadko spotyka się w szczególności świadczenia określane jako ”premie uznaniowe„. Tymczasem powszechnie przyjmuje się, że premia jest świadczeniem obligatoryjnym, regulaminowym, roszczeniowym, wypłacanym według z góry określonych zasad. Natomiast nagroda jest świadczeniem o charakterze uznaniowym. Oczywiście o naturze danego świadczenia nie przesądza jego nazwa, ale charakter – o czym szerzej poniżej. W tym miejscu wypada już jednak zaznaczyć, że premia bądź nagroda będzie miała charakter uznaniowy wyłącznie wtedy, gdy nie istnieją żadne obiektywne kryteria jej przyznawania, a decyzja w tym zakresie zależy jedynie od swobodnego uznania pracodawcy. Jeżeli natomiast takie kryteria istnieją, będzie to świadczenie obligatoryjne (regulaminowe). Dla uproszczenia w dalszej części niniejszego opracowania będziemy posługiwać się pojęciem ”premii„ na określenie świadczenia o charakterze obligatoryjnym, regulaminowym, roszczeniowym, a pojęciem ”nagrody„ na określenie świadczenia uznaniowego.

Są kryteria, jest roszczenie

Premia jest składnikiem wynagrodzenia, który ze swojej istoty ma charakter obligatoryjny. Nabycie prawa do premii jest uzależnione od konkretnych kryteriów określonych przez pracodawcę. Jeżeli pracownik spełni kryteria, to pracodawca ma obowiązek zapłaty premii, a pracownikowi przysługuje wobec pracodawcy roszczenie o jej zapłatę. Oczywiście kryteria powinny być określone precyzyjnie i w sposób mierzalny, aby nie było wątpliwości przy ustalaniu, czy pracownikowi przysługuje prawo do premii oraz w jakiej wysokości jest ona należna.

Jak już wskazano na wstępie, obligatoryjny charakter stanowi istotny czynnik odróżniający premię od nagrody. Ta druga jest bowiem z założenia świadczeniem fakultatywnym, którego przyznanie nie jest powiązane ze spełnieniem wcześniej określonych kryteriów i zależy wyłącznie od uznania pracodawcy. Uznaniowy charakter nagrody oznacza, że zarówno przyznanie jej pracownikowi, jak i określenie jej wysokości zależy od swobodnej decyzji pracodawcy. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał dobrowolny i uznaniowy charakter nagrody, akcentując, że w odróżnieniu od premii nie stanowi ona wynagrodzenia za pracę wykonaną w określonym czasie. Należy ją bowiem traktować jako szczególne uprawnienie pracodawcy do wyróżnienia niektórych pracowników, odrębne w stosunku do wynagrodzenia za pracę określonego w umowie o pracę. Oznacza to w szczególności, że do nagrody nie stosuje się przepisów dotyczących ochrony wynagrodzenia. Pracownik nie ma również możliwości dochodzenia jej przed sądem poprzez podnoszenie, że został pominięty przy jej wypłacaniu bądź że nagroda w ogóle powinna mu zostać wypłacona.

Granice swobody

Należy jednak podkreślić, że pracodawca nie ma pełnej dowolności w przyznawaniu nagrody. Powinien on każdorazowo stosować zasady równego traktowania w zatrudnieniu i wynagradzaniu. W sposób naturalny również przy przyznawaniu nagrody pracodawca może kierować się określonymi ”kryteriami„, na podstawie których podejmuje decyzję o jej przyznaniu konkretnym pracownikom. Różnica w stosunku do premii polega jednak na tym, że kryteria te nie są z góry określone, a spełnienie przez pracownika tych czy innych wymogów nie przesądza o przyznaniu pracownikowi prawa do nagrody (jak ma to miejsce w przypadku premii). Są one w tym przypadku traktowane bardziej jako ogólne wytyczne czy wskazówki pomagające pracodawcy w podjęciu decyzji. Ostatecznie jednak o przyznaniu lub nieprzyznaniu nagrody przesądza decyzja pracodawcy.

Powyższe jest prawdą przy założeniu, że mamy do czynienia ze świadczeniem o charakterze czysto premiowym albo nagrodowym oraz że nazwa świadczenia odpowiada jego charakterowi. W praktyce jednak sytuacje mogą być różne. Zdarza się np., że regulamin wynagradzania (premiowania) określa zasady czy kryteria, jakimi pracodawca będzie się kierował, przyznając pracownikom nagrody. Niekiedy może to powodować, że takie świadczenie zostanie zakwalifikowane jako świadczenie obligatoryjne, o charakterze odpowiadającym specyfice premii regulaminowej. Wszystko zależy jednak od tego, w jaki sposób i jak konkretnie określone zostały w regulaminie kryteria jej przyznawania oraz w jakim stopniu możliwe jest ustalenie na ich podstawie prawa pracownika do otrzymania świadczenia. W określonych sytuacjach pracodawca będzie mógł skutecznie bronić stanowiska, że ogólnie wskazane kryteria stanowią jedynie wskazówki dla pracodawcy, jakimi powinien się kierować przy przyznawaniu pracownikom konkretnego świadczenia, i nie determinują prawa pracowników do jego uzyskania. W takiej sytuacji zawsze jednak istnieje ryzyko, że pracownik będzie podnosił roszczenie o zapłatę, twierdząc, że spełnił kryteria uzasadniające przyznanie mu prawa do tego świadczenia.

Można oczywiście wyobrazić sobie również odwrotny przykład, tj. że świadczenie zostaje nazwane premią, ale zachowuje charakter uznaniowy. Tak jak zostało wspomniane wyżej, w regulaminach wynagradzania spotyka się sformułowania, że ”pracodawca może przyznać pracownikowi premię uznaniową„. Jeżeli jednak o przyznaniu lub nieprzyznaniu świadczenia rzeczywiście przesądza wyłącznie decyzja pracodawcy, to takie świadczenie faktycznie jest nagrodą. Niemniej jednak o nadaniu konkretnemu świadczeniu obligatoryjnego lub fakultatywnego charakteru nie decyduje jego nazwa, ale właśnie sposób i zasady przyznawania. Nie ma zatem znaczenia, czy świadczenie zostanie nazwane premią, czy nagrodą. Zatem wbrew powszechnemu mniemaniu określenie świadczenia mianem ”premii uznaniowej„ nie przesądza jeszcze o tym, że taka premia będzie miała charakter dobrowolny. Jeżeli premia jest nazywana ”uznaniową„, lecz jej przyznanie jest uzależnione od spełnienia przez pracownika określonych kryteriów, na podstawie których pracownik może dochodzić jej zapłaty, to będzie traktowana jak obligatoryjny składnik wynagrodzenia.

Stosując konkretne kryteria, lepiej je spisać

Pracodawcy niejednokrotnie pozostają w błędnym przekonaniu, że nazywając świadczenie uznaniowym, są bezpieczni i nawet jeżeli jest ono przez dłuższy czas w sposób regularny wypłacane na takich samych zasadach (przyjętych w praktyce, ale nigdzie wprost nieuregulowanych), to pozostaje uznaniowym. Niekoniecznie jednak tak będzie. Jeżeli w praktyce przy wypłacie świadczenia pracodawca kieruje się konkretnymi kryteriami i na tej podstawie przyznaje pracownikom świadczenia w określonej wysokości, to – o ile sytuacja się powtarza – pracownicy mogą twierdzić przed sądem, że świadczenie ma w rzeczywistości charakter regulaminowy i obligatoryjny. Zwłaszcza jeżeli przez kilka ostatnich lat (okresów przyznawania nagród) Kowalski otrzymywał za każdym razem kwotę X, a Nowak kwotę Y.

Jak zatem powinien w takich sytuacjach postąpić pracodawca, aby zabezpieczyć się przed potencjalnymi roszczeniami? W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki jest rzeczywisty charakter przyznawanego pracownikom świadczenia. Jeżeli faktycznie pracodawca przy jego przyznawaniu kieruje się określonymi kryteriami, to lepiej będzie te kryteria spisać i konsekwentnie jest stosować. Wówczas w razie pojawienia się roszczenia będzie można stosunkowo łatwo wykazać te kryteria i uzasadnić, dlaczego Kowalski dostał kwotę X, Nowak kwotę Y, a Iksiński nic nie dostał. Jeżeli natomiast świadczenie ma faktycznie charakter uznaniowy, to kwoty wypłacane poszczególnym pracownikom w kolejnych okresach nie powinny być za każdym razem takie same i ustalane przy takich samych założeniach. Taka regularność z istoty swojej przeczy bowiem uznaniowemu charakterowi świadczenia. [tabela, ramki 1 i 2]

Tabela. Różnice pomiędzy świadczeniami

Premia	Nagroda
przyznawana pracownikowi po spełnieniu przez niego określonych kryteriów	przyznawana na podstawie uznaniowej decyzji pracodawcy
uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminach wynagradzania bądź premiowania), układach zbiorowych pracy lub w umowach o pracę	nie ma konieczności jej uregulowania (może być regulowana w przepisach wewnątrzzakładowych, pod warunkiem że przesłanki jej przyznania będą określone ogólnie lub wcale)
warunki jej przyznania powinny być określone w sposób szczegółowy i obiektywny, wykluczające uznaniowość pracodawcy, umożliwiające kontrolę ich spełnienia	brak sprecyzowanych kryteriów jej przyznania; wypłata uzależniona od swobodnej decyzji pracodawcy
ma charakter roszczeniowy (pracownik ma roszczenie o jej wypłatę po spełnieniu kryteriów do jej przyznania)	nie ma charakteru roszczeniowego
stanowi składnik wynagrodzenia	nie stanowi składnika wynagrodzenia
wypłacana w formie pieniężnej	wypłacana w formie pieniężnej lub niepieniężnej

Ramka 1. Nie można żądać zapłaty dwa razy za to samo

Sąd Najwyższy rozstrzygał sprawę pracownicy, która po wypłaceniu przez pracodawcę premii uznaniowej domagała się dodatkowo wypłaty premii regulaminowej, będącej poprzedniczką wypłaconej jej wcześniej premii uznaniowej. Pracownica w umowie o pracę miała przewidzianą premię regulaminową, a ponadto taka premia została odrębnie określona również w regulaminie wynagradzania. Pracodawca zmienił ten regulamin, zastępując premię regulaminową premią uznaniową (przyznawaną w takiej samej wysokości jako ekwiwalent tej pierwszej). Nie wypowiedział jednak pracownicy indywidualnych warunków płacy w zakresie premii regulaminowej w związku ze zmianą tego aktu prawa wewnątrzzakładowego. Pracownica otrzymała od pracodawcy premię uznaniową na nowych zasadach, czego nie kwestionowała. Dodatkowo wystąpiła jednak z żądaniem zapłaty premii regulaminowej. W sprawie tej SN doszedł do wniosku, że żądanie przez pracownicę zapłaty premii regulaminowej należy uznać za sprzeczne z zasadą uczciwości i lojalności, dlatego że pracodawca zamiast premii regulaminowej wypłacił jej premię uznaniową. Zachowanie pracownicy było nieuczciwe i polegało w szczególności na wykorzystaniu błędu pracodawcy w zakresie niedokonania jej wypowiedzenia zmieniającego (pracownica z racji pełnionej funkcji miała przy tym świadomość, że tylko jej nie wypowiedziano dotychczasowych warunków płacy w związku z likwidacją premii regulaminowej).

A zatem w sytuacji, gdy pracownicy przyznana została premia uznaniowa, żądanie dodatkowej korzyści w postaci premii regulaminowej, ze świadomym wykorzystaniem błędu pracodawcy w zakresie uregulowania kwestii wypłacania premii, może zostać uznane za sprzeczne ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa do tego świadczenia. Świadczenia te stanowiły przecież ekwiwalent za tę samą pracę. Pracownik nie może zaś otrzymać dwa razy premii bądź nagrody za to samo. Jest to ewidentnie sprzeczne z zasadami moralnymi, wartościami wyznawanymi przez społeczeństwo czy celem dochodzenia roszczenia. Przy okazji SN wskazał również, że takie zachowanie pracownika, który przez okres zatrudnienia nie wnosi o zmianę umowy lub wypłatę świadczenia zgodnego z jej postanowieniami, wskazywać może na zawarcie przez strony konkludentnie porozumienia zmieniającego warunki płacy w zakresie świadczenia premiowego.

Ramka 2. Nagroda za niekonkurowanie – niedopuszczalna

Pracodawca może swobodnie określać zasady przyznawania i wypłaty nagród, jednak wyłącznie w zakresie, w jakim nie prowadzi to do naruszenia lub obejścia bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy (tj. takich, które nie mogą być zmienione na mocy porozumienia stron). Uzależnienie wypłaty nagrody od niepodejmowania działalności po ustaniu zatrudnienia może bowiem zostać uznane za prowadzące do obejścia bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

Pogląd taki został potwierdzony przez Sąd Najwyższy w wyroku z 23 maja 2014 r. (sygn. akt II PK 273/13). Sprawa dotyczyła sytuacji, w której pracodawca przyznał pracownikowi nagrodę uznaniową wypłacaną w trzech transzach, przy czym dwie kolejne transze miały zostać wypłacone w przypadku rozwiązania stosunku pracy, o ile pracownik nie podejmie pracy na rzecz konkurencji i nie będzie prowadzić działalności szkodzącej pracodawcy. Ponieważ pracownik bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę z tym pracodawcą rozpoczął świadczenie pracy na rzecz podmiotu konkurencyjnego, były pracodawca odmówił zapłaty kolejnych transz nagrody. W powoływanym orzeczeniu SN odniósł się w pierwszej kolejności do charakteru nagrody oraz zasad jej przyznawania. Pracownik – jak tłumaczy SN – nabywa prawo do nagrody w momencie złożenia przez pracodawcę oświadczenia o jej przyznaniu, w którym powinny zostać określone w szczególności postać nagrody (a więc czy będzie to świadczenie pieniężne, czy inne) oraz jej wysokość. Pracodawca ma prawo ustalenia nawet odległego terminu jej wypłaty. Również jej wypłata w kilku transzach nie narusza prawa pracy. Naruszeniem nie będzie także uzależnienie wypłaty nagrody od faktu pozostawania w zatrudnieniu w dniu jej wypłaty. Nagroda, w odróżnieniu od premii uzależnionej od spełnienia przez pracownika warunków określonych w regulaminie, jest bowiem jedynie formą wyróżnienia konkretnych pracowników.

Pozbawienie pracownika nagrody w przypadku podjęcia przez niego pracy w podmiocie konkurencyjnym lub podjęcia działalności na szkodę pracodawcy powoduje – w ocenie SN – ograniczenie zasady wolności pracy i swobody podejmowania zatrudnienia po rozwiązaniu stosunku pracy. Takie rozwiązanie byłoby dla pracownika znacznie mniej korzystne niż obowiązujące przepisy prawa pracy i prowadziłoby do naruszenia lub obejścia tych przepisów. Z nich zaś wynika, że zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy stanowi umowne ograniczenie wolności pracy i powinien zostać uregulowany w odrębnej umowie, na zasadach wyraźnie określonych w art. 1012 kodeksu pracy (k.p.). Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy jest umową wzajemną, której podstawową cechą jest zobowiązanie się obu stron w ten sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej. Odszkodowanie należne wówczas pracownikowi jest świadczeniem wzajemnym pracodawcy wobec pracownika, który z uwagi na obowiązujący go zakaz nie może prowadzić wobec tego pracodawcy działalności konkurencyjnej. W tym kontekście transza nagrody uznaniowej nie może zostać uznana za ekwiwalent odszkodowania przewidzianego za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej (co do zasady nie niższego niż 25 proc. wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy).

Jakie wymogi

Kryteria premiowe powinny określać warunki, jakie musi spełnić pracownik, by otrzymać premię. Wyróżnia się tu dwie podstawowe grupy: pozytywne kryteria premiowe (których spełnienie warunkuje przyznanie pracownikowi prawa do premii) oraz negatywne kryteria premiowe (reduktory premiowe, których spełnienie przesądza o odmowie przyznania pracownikowi prawa do świadczenia lub o obniżeniu jego wysokości, niezależnie od spełnienia pozytywnych kryteriów premiowych). Kryteria te są określane bardzo różnie, w szczególności w zależności od rodzaju działalności prowadzonej przez pracodawcę, celów, jakie pracodawca chce osiągnąć, przyznając pracownikom prawo do premii, oraz wielu innych czynników związanych z funkcjonowaniem zakładu pracy.

Jeżeli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa, to pracodawca ma obowiązek uzgodnienia z nią zasad premiowania. Wątpliwość budzi jednak zakres obowiązkowych konsultacji. Przede wszystkim należy rozstrzygnąć, czy oprócz ogólnych zasad przyznawania premii uzgodnieniu z organizacją związkową podlegają również konkretne cele, wskaźniki oraz wartości, które mogą podlegać zmianom wraz z upływem czasu. Uważamy, że takie szczegółowe czynniki nie muszą być uzgadniane. Zwłaszcza jeżeli w regulaminie premiowania zostało zawarte postanowienie delegujące ustalenie takich szczegółowych wskaźników na pracodawcę i związek zawodowy wyraził na to zgodę. Istotą współdziałania z organizacjami związkowymi w zakresie ustalania zasad premiowania jest bowiem porozumienie się co do ram systemu premiowego, a więc określenie, jakim grupom pracowników przysługuje premia i na jakich zasadach, wskazanie okresów premiowych, kategorii celów premiowych, mechanizmów obliczania i wypłaty świadczenia itp. W gestii pracodawcy leży zaś samodzielne ustalenie konkretnych celów, wskaźników i wartości z uwzględnieniem ram określonych w regulaminie wynagradzania lub premiowania albo układzie zbiorowym pracy.

W sytuacji, gdy – zgodnie z regulaminem – premia jest uzależniona np. od kryterium liczby lub kategorii sprzedawanych produktów, zmiana tej liczby lub kategorii niekoniecznie będzie wymagała konsultacji z organizacją związkową. Jeżeli celem sprzedażowym w pierwszym półroczu jest zbycie 5000 sztuk produktu A, a w drugim półroczu 8000 sztuk produktu B, to zmiana kryteriów przyznawania premii w zakresie liczby i rodzaju sprzedawanych produktów będzie mogła zostać dokonana samodzielnie przez pracodawcę, w ramach bardziej ogólnie określonego kryterium sprzedażowego mierzonego liczbą sprzedanych produktów.

W przeciwnym wypadku organizacje związkowe dysponowałyby nadmiernym uprawnieniem do ingerowania w uprawnienia pracodawcy do decydowania o sposobie prowadzenia działalności gospodarczej. To w gestii pracodawcy leży wybór, jakie produkty i na jaką skalę w danym momencie promować. Konieczność dostosowywania planów i strategii do otoczenia biznesowego, w jakim działa pracodawca, wiążąca się z modyfikacją celów, wskaźników i wartości premiowych, jest spowodowana nieustannie zmieniającymi się okolicznościami rynkowymi. Wymóg każdorazowego uzyskiwania zgody organizacji związkowych na zmiany dotyczące technicznych, szczegółowych wskaźników premiowania byłby nieproporcjonalnym utrudnieniem dla pracodawcy i paraliżowałby działalność gospodarczą.

Prawo do samodzielnego ustalania przez pracodawcę kryteriów premiowania w zakresie celów, wartości i wskaźników można wywodzić w drodze analogii z zasad kodeksu pracy dotyczących określania norm pracy. Regulacje te dają podstawę prawną do samodzielnego ustalania przez pracodawcę norm pracy, stanowiących miernik nakładu pracy, jej wydajności i jakości. Pracodawca, określając konkretne wskaźniki i wartości, ma obowiązek wyłącznie uprzedzenia o tym fakcie pracowników z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Charakter celów, wartości i wskaźników stosowanych w zasadach premiowania jest zaś zbliżony do norm pracy, co może uzasadniać stosowanie wskazanego przepisu w drodze analogii także w odniesieniu do doprecyzowania kryteriów premiowania.

Pozytywne i negatywne

Pozytywne kryteria premiowe są zwykle określane procentowo lub liczbowo i sprowadzają się do osiągnięcia określonych wyników pracy. Możliwe jest jednak określenie również bardziej ogólnych kryteriów poprzez premiowanie wysokiej frekwencji w pracy, punktualności, terminowości w wykonywaniu zadań etc. Kryteria te są przy tym w różny sposób łączone ze sobą, przypisywane jest im różne znaczenie, w zależności od potrzeb i oczekiwań konkretnego pracodawcy. Kryteria mogą być określane zarówno indywidualnie dla konkretnego pracownika, jak i grupowo dla całego zespołu pracowników (w szczególności na podstawie takich kryteriów mogą być premiowane osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych, kierujące zespołem pracowników i odpowiedzialne za wyniki tego zespołu).

Z kolei w przypadku kryteriów negatywnych założeniem jest to, że ziszczenie się jednego z tych kryteriów może powodować obniżenie wysokości premii należnej pracownikowi lub skutkować odmową przyznania pracownikowi prawa do premii. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób określone zostaną poszczególne kryteria oraz jakie znaczenie zostanie im nadane przez pracodawcę. Wśród negatywnych kryteriów można wyróżnić w szczególności: ukaranie pracownika karą porządkową, spóźnianie się do pracy, nieusprawiedliwione nieobecności w pracy czy naruszenie obowiązków pracowniczych.

Ważne Pracodawca ma prawo do obniżenia lub odebrania premii wyłącznie wtedy, gdy stosowne postanowienie zostało zawarte w zasadach premiowania. Istotne jest, by negatywne przesłanki prawa do premii były określone w sposób jasny i obiektywny.

Spełnienie negatywnych przesłanek premiowych może rodzić skutek – w zależności od sposobu uregulowania tych przesłanek – albo w postaci prawa, albo w postaci obowiązku pracodawcy do pozbawienia pracownika premii lub jej obniżenia. W pierwszym przypadku po dokonaniu oceny przewinienia pracownika pracodawca może zdecydować o odebraniu premii w całości lub jej obniżeniu albo o wypłacie premii w pełnej, niezmienionej wysokości. W drugiej sytuacji premia zostaje obniżona lub odebrana z mocy samego regulaminu. W dokumencie tym warto również wskazać, kto będzie uprawniony do stwierdzania nadużyć skutkujących zmniejszeniem premii, a także w jakim okresie muszą one wystąpić.

Nie jest natomiast dopuszczalne obniżenie lub pozbawienie premii na mocy swobodnej decyzji pracodawcy, jeżeli nie znajduje ona podstaw w postanowieniu regulaminu wynagradzania lub premiowania albo układzie zbiorowym pracy. W tej sytuacji nawet jeżeli pracownik został ukarany karą porządkową, to w chwili spełnienia pozytywnych przesłanek prawa do premii nabędzie on roszczenie o jej wypłatę.

Dopracowanie do momentu wypłaty – premia za wyniki czy retencyjna

Pracodawcy często zadają pytanie, czy są zobowiązani do wypłacenia premii byłemu pracownikowi. Z jednej strony boją się bowiem, że w przypadku jej niewypłacenia skieruje on sprawę do sądu. Z drugiej zaś uważają za bezzasadne wypłacanie gratyfikacji osobie, która już nie jest ich pracownikiem. W jaki sposób pracodawcy powinni więc zabezpieczyć swoje interesy, aby nie musieć wypłacać premii osobie, która nie jest już u nich zatrudniona?

Rozwiązaniem będzie wprowadzenie premii retencyjnej. Jest ona świadczeniem pieniężnym, które zostanie przyznane pracownikowi jedynie w sytuacji, gdy ten pozostanie w zatrudnieniu przez określony czas. Jej skuteczne wprowadzenie wymaga przede wszystkim właściwego zdefiniowania charakteru premii oraz precyzyjnego sformułowania kryteriów premiowania. Z zasad premiowych powinno wyraźnie wynikać, że celem tej gratyfikacji jest pozostawanie przez pracownika w zatrudnieniu przez określony czas, a nie wynagrodzenie go za wyniki. Sąd Najwyższy wyraźnie sprzeciwia się bowiem konstrukcjom, w których przyznanie premii za wyniki jest uzależnione od pozostawania przez pracownika w zatrudnieniu w dniu jej wypłaty. W szczególności SN w uchwale z 21 listopada 1991 r., sygn. akt I PZP 59/91, uznał za nieważne postanowienie regulaminu wynagradzania, wyłączające prawo pracownika do nagrody (premii) za okres rozliczeniowy w razie rozwiązania umowy o pracę po upływie tego okresu. Tym samym pracodawca powinien uwzględnić również byłych pracowników przy podziale premii, jeśli świadczenie to było składnikiem wynagrodzenia za pracę w okresie, w którym byli oni zatrudnieni. W przeciwnym razie doszłoby do naruszenia zasady wynagradzania za pracę wykonaną, wynagradzania według ilości i jakości pracy czy równego traktowania pracowników. SN podkreślił również, że w sytuacji, gdy uprawnienie do premii rocznej zależy od wykonania rocznego zadania i przysługuje po upływie roku, pracownik, który zwolnił się z pracy przed końcem roku premiowego, ma możliwość dochodzenia części premii rocznej, chyba że z przepisów zakładowego lub ponadzakładowego prawa pracy dotyczących premii rocznej bądź z uzgodnień stron zawartych w umowie wynika, iż premia przysługiwać będzie także za okresy niewykonywania pracy.

Jeżeli więc pracownik zrealizował stawiane mu cele i zadania, a świadczenie ma charakter czystej premii za wyniki, to co do zasady będzie mu należne, choćby data jego wypłaty przypadała po ustaniu zatrudnienia. Dlatego, aby uniknąć przegranej przed sądem należy zwrócić uwagę na to, w jaki sposób zdefiniujemy charakter premii. [ramka 3]

Ramka 3. Świadczenie mieszane

Pracodawca może zdecydować się na wprowadzenie świadczenia premiowego o mieszanym charakterze, łączącego elementy premii za wyniki i premii retencyjnej. W zależności od tego, co będzie dla niego najistotniejsze, można zastosować mechanizm, w którym część świadczenia będzie przysługiwała za wyniki, a część za dopracowanie określonego czasu. Będzie to rozwiązanie korzystne w szczególności dla pracodawców, dla których ważne jest nie tylko to, aby pracownik pozostał w zatrudnieniu, lecz także, aby rzetelnie i solidnie wykonywał swoje obowiązki. Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie takiego świadczenia może wiązać się z koniecznością zapłaty jego części mimo nieprzepracowania całego oczekiwanego okresu.

Można także rozważyć konstrukcję, w której warunkiem przyznawania premii będzie spełnienie łącznie obu tych przesłanek (czyli osiągnięcia wyników i jednocześnie przepracowania określonego czasu). Wymaga to jednak wykazania, dlaczego pracodawcy na tym zależy, tj. że z biznesowego punktu widzenia znaczenie ma dla niego nie tylko zrealizowanie wyników przez pracownika, lecz także pozostanie przez niego w zatrudnieniu przez określony czas. To z kolei wiąże się z jeszcze większą delikatnością w formułowaniu kryteriów premiowych aniżeli w przypadku czystej konstrukcji premii za wyniki.

Kwestia proporcjonalności

W przypadku premii retencyjnych powstaje również pytanie, czy pracownikowi trzeba zapłacić proporcjonalnie za przepracowanie części okresu, od którego uzależnione jest przyznanie premii. Odpowiedź znów będzie zależała od tego, jakie są potrzeby pracodawcy, w jakim stopniu będzie on w stanie je wykazać oraz w jaki sposób zostały sformułowane kryteria premiowe. Może być tak, że pracodawcy będzie zależało na tym, aby pracownik przepracował ściśle określony czas, a praca tylko przez część tego okresu nie będzie miała dla niego żadnego znaczenia. W takim przypadku można uzależnić przyznanie premii od przepracowania całego ustalonego okresu, bez możliwości otrzymania proporcjonalnej zapłaty. Trzeba to jednak wyraźnie zapisać i – w razie sporu z pracownikiem – być przygotowanym na wykazanie przed sądem, że jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy i celem świadczenia premiowego.

Można jednak zastosować również taki mechanizm, w którym pracownik będzie otrzymywał część świadczenia za przepracowanie części ustalonego okresu (np. co miesiąc). Przy tym transze otrzymywane w poszczególnych miesiącach nie muszą być równe. Mogą zwiększać się w miarę upływu kolejnych miesięcy. Innym, często najprostszym rozwiązaniem może być zastosowanie negatywnych kryteriów premiowych. Polega to na określeniu katalogu okoliczności, w przypadku wystąpienia których pracownik nie nabędzie prawa do premii. Może to być np. dopuszczenie się przez zatrudnionego naruszenia obowiązków, które uzasadnia wymierzenie kary porządkowej lub rozwiązanie umowy o pracę. Taką okolicznością może być również nadmierna liczba reklamacji od klientów, związanych z wykonywaną pracą. Negatywnym kryterium premiowym może być też porzucenie pracy przez pracownika, w ostatnim czasie dość powszechne. Istotne, aby okoliczności te miały charakter obiektywny i zostały precyzyjnie określone w zasadach premiowych.

Ważne Pracodawca ze względów psychologicznych może zdecydować się również na przekazanie zaliczki na poczet premii retencyjnej, którą w przypadku niespełnienia przesłanek pozytywnych bądź zaistnienia tych negatywnych pracownik będzie musiał zwrócić w określonym terminie.

Sukcesywne podwyżki

Inną formą stosowania premii retencyjnej, nakierowaną na pozostawanie pracowników w zatrudnieniu, jest przyznawanie sukcesywnych podwyżek wynagrodzenia zasadniczego, które narasta progresywnie, pod warunkiem kontynuowania pracy przez pracownika przez określony czas. Wówczas stosuje się do niej ogólne zasady dotyczące sposobu ustalania wysokości tego wynagrodzenia. W szczególności dopuszczalne będzie różnicowanie jej wysokości. Pracodawcy powinni mieć jednak na uwadze, że zróżnicowanie to powinno być obiektywnie uzasadnione i nie może prowadzić do dyskryminacji czy nierównego traktowania pracowników. Jako przykład uzasadniający różnicowanie premii retencyjnej wskazać można staż pracy.

Premia frekwencyjna

Dodatkowym świadczeniem przyznawanym pracownikom za obecność w pracy może być też premia frekwencyjna. Celem jej wprowadzenia jest przede wszystkim zmotywowanie do unikania nieplanowanych bądź nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Najczęściej pracodawcy, wprowadzając dodatek frekwencyjny, chcą ograniczyć procedurę nadużywania zwolnień lekarskich. Zasady przyznawania premii frekwencyjnej powinny zostać określone w regulaminie wynagradzania lub premiowania.

Wprowadzanie takiej premii nie zawsze musi być jednak idealnym rozwiązaniem. Po pierwsze, w obawie przed utratą dodatkowych pieniędzy pracownicy mogą przychodzić chorzy do pracy. W takim wypadku nie dość, że mogą zarazić pozostałych zatrudnionych, to jeszcze pogarszają swój stan zdrowia i opóźniają powrót do pełnej sprawności. Po drugie, pracodawcy, wprowadzając premię frekwencyjną, powinni mieć również świadomość, że premia ta, wypłacona w okresie poprzedzającym miesiąc, w którym pracownik skorzysta z wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku, wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia stanowiącego podstawę jego wyliczenia. W przypadku choroby pracownika w wypłacanym mu wynagrodzeniu chorobowym bądź zasiłku będzie uwzgledniona premia frekwencyjna, którą uprzednio otrzymał z tytułu braku absencji w pracy. Niekiedy może się więc okazać, że dla pracownika bardziej korzystne będzie pozostawanie w domu niż powrót do pracy i premia frekwencyjna nie odniesie zamierzonego skutku. Można więc zastanowić się nad konstrukcją, która do pewnego stopnia zapobiegałaby negatywnym skutkom związanym z wliczaniem premii frekwencyjnej do podstawy wymiaru należności za czas choroby. Jednym z rozwiązań jest takie skonstruowanie premii, aby jej wysokość narastała proporcjonalnie do okresu, w którym pracownik jest obecny w pracy. W przypadku absencji pracownika dodatek zerowałby się i od nowa stopniowo narastał. Absencja powodowałaby w takim przypadku konkretną stratę po stronie pracownika, choć dopiero po powrocie do pracy.

Regulamin – jak go wprowadzić i co powinien zawierać?

Warunki przyznawania oraz zasady obliczania premii wypłacanych pracownikom określa się w układach zbiorowych, regulaminach wynagradzania albo specjalnie w tym celu wyodrębnionych regulaminach premiowania. Te ostatnie bywają często bardzo skomplikowane i nastręczają istotnych problemów praktycznych.

Przepisy prawa pracy nie posługują się pojęciem regulaminu premiowania oraz nie regulują kwestii związanych z wydawaniem tego rodzaju dokumentów wewnątrzzakładowych. Z punktu widzenia charakteru prawnego regulamin premiowania jest jednak w każdym przypadku częścią regulaminu wynagradzania. Nie ma przy tym znaczenia, czy zostaje on wydany w formie odrębnego dokumentu, czy też postanowienia dotyczące przyznawania i obliczania premii są zawarte bezpośrednio w regulaminie wynagradzania (w jednym dokumencie). Nie ma również znaczenia forma, w jakiej regulamin premiowania zostaje wydany (tj. czy będzie to forma wewnątrzzakładowego aktu prawnego, czy też uchwały bądź zarządzenia wydawanego przez zarząd lub inną osobę uprawnioną). Błędne jest powszechne przekonanie, że wydanie regulaminu premiowania w formie odrębnego dokumentu zwalnia pracodawcę z obowiązku zachowania procedury właściwej dla wydawania regulaminu wynagradzania. W tym przypadku decydujący jest bowiem charakter materii regulaminowej. Premia jest składnikiem wynagrodzenia, a co za tym idzie – regulamin premiowania reguluje zasady należące do materii regulaminu wynagradzania. To zaś oznacza, że przy wydawaniu regulaminu premiowania powinny zostać zachowane wszelkie wymogi proceduralne dotyczące wydawania regulaminu wynagradzania. W szczególności, jeżeli w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca ma obowiązek uzgodnienia treści regulaminu premiowania z tą organizacją. W takim przypadku nie ma możliwości samodzielnego wydania takiego regulaminu przez pracodawcę dopóty, dopóki organizacja zakładowa nie zaakceptuje jego treści. Jeśli w zakładzie pracy działa kilka zakładowych organizacji związkowych, to organizacje te powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w przedmiocie wydania regulaminu premiowania. Wyłącznie w przypadku nieprzedstawienia takiego stanowiska w terminie 30 dni od przekazania organizacjom związkowym projektu regulaminu (przynajmniej przez organizacje reprezentatywne) pracodawca ma prawo samodzielnie wydać regulamin (uwzględniając, w miarę możliwości, stanowiska poszczególnych organizacji związkowych). W przypadku niedziałania w zakładzie pracy organizacji związkowych pracodawca samodzielnie wydaje regulamin premiowania. Takie przepisy wewnętrzne wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia ich ogłoszenia, tj. od dnia podania regulaminu premiowania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Kwalifikowanie regulaminu premiowania jako części regulaminu wynagradzania pociąga również określone skutki w postaci obowiązku wypowiedzenia lub zmiany (w drodze porozumienia stron) pracownikom indywidualnych warunków wynagrodzenia wynikających z tego regulaminu (analogicznie jak ma to miejsce w przypadku zmiany warunków płacy wynikających z regulaminu wynagradzania). Jeżeli nowe warunki są dla pracowników mniej korzystne, to powinny zostać wprowadzone w drodze wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego. Natomiast warunki korzystniejsze dla pracowników wchodzą do ich indywidualnych warunków zatrudnienia w sposób automatyczny, wraz z wejściem w życie regulaminu premiowania.

Ważne Premie mogą być naliczane miesięcznie, kwartalnie, rocznie, a nawet w dłuższych okresach, co ma znaczenie w szczególności w przypadku banków, gdzie wytyczne Komisji Nadzoru Finansowego nakazują rozłożenie wypłaty premii w dłuższym okresie.

Regulamin premiowania reguluje dwie zasadnicze kwestie: kryteria premiowe (tj. czynniki, od których uzależnione jest przyznanie pracownikowi prawa do premii) oraz zasady ustalania wysokości premii (sprowadzające się w praktyce do stosowania często bardzo skomplikowanych wzorów i algorytmów). Tak jak zostało wspomniane powyżej, w praktyce stosuje się zabiegi polegające na tym, że w regulaminie premiowania określane są jedynie ogólne warunki przyznawania premii, a konkretne cele, kryteria premiowe oraz zasady ustalania premii określane są w odrębnych aktach pozaregulaminowych (np. w uchwałach lub zarządzeniach zarządu). Taka praktyka jest dopuszczalna, zwłaszcza jeśli regulamin premiowania stwarza do tego podstawę poprzez przyznanie pracodawcy kompetencji do samodzielnego określania tych szczegółowych czynników. Może to jednak budzić wątpliwości, jeżeli treść takich szczegółowych dokumentów wydawanych przez pracodawcę w sposób wyraźny traktuje o ogólnych zasadach wynagradzania pracowników. W takim przypadku należałoby je wprowadzać w trybie zmiany do regulaminu premiowania (na zasadach analogicznych jak przy wprowadzaniu lub zmianie regulaminu wynagradzania).

Regulamin premiowania powinien regulować także zasady ustalania wysokości premii należnej pracownikowi. Zasady te mogą być określone w bardzo różny sposób i trudno wskazać jakiekolwiek uniwersalne postanowienia w tym zakresie. W praktyce stosowane są skomplikowane wzory matematyczne i algorytmy, uwzględniające różnego rodzaju wskaźniki i zmienne istotne z punktu widzenia rodzaju działalności oraz potrzeb i oczekiwań konkretnego pracodawcy. Wzory te określają w szczególności wagę poszczególnych kryteriów premiowych, przyznając im różną wartość, w zależności od tego, jakie znaczenie mają one dla pracodawcy. Niezależnie od zasad obliczania wysokości premii regulamin premiowania powinien określać również zasady jej wypłaty.

Regulamin premiowania może mieć różny zakres podmiotowy. Nie musi dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy. Może się odnosić wyłącznie do pracowników zatrudnionych na określonych stanowiskach lub do konkretnych kategorii pracowników. Regulamin nie musi również obowiązywać bezterminowo. Jeżeli jednak zamiarem pracodawcy jest ograniczenie jego obowiązywania w czasie, powinno to zostać wyraźnie zaznaczone w regulaminie. [schemat s. D7]

Droga do wprowadzenia regulaminu premiowania