ZUS odmawia zwolnienia od składek niektórych wypłat z ZFŚS

ZFŚS jest bardzo trudnym zagadnieniem. Pracodawcy wykazują czasem tendencję do uznawania go za fundusz premiowy, a pracownicy uważają, że środki w nim zgromadzone to ich pieniądze. Przepisy w tym zakresie są ogólne, orzecznictwo szczątkowe i sprzeczne, a urzędowe interpretacje bardzo często wskazują na niezrozumienie tematyki.

W efekcie rozliczanie tych świadczeń nie należy do najłatwiejszych. Na uwadze trzeba mieć, że w przypadku kontroli wszystko zależy w dużej mierze od poglądów kontrolującego. Ostatnio fundusz socjalny stał się obiektem szczególnego zainteresowania ZUS. W całej Polsce odbywają się kontrole, które często kończą się decyzjami wymiarowymi. Organ rentowy stoi na stanowisku, że świadczenia wypłacane w równej wysokości nie korzystają ze zwolnienia od składek. Jest to pogląd błędny. Niekiedy jednak jest on podzielany także przez składy sędziowskie rozpoznające odwołania od decyzji.

Aby skorzystać ze zwolnienia, spełnić trzeba dwa warunki:

wświadczenia mają być sfinansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne,

wmuszą być wypłacone w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zakładając, że wypłata świadczeń następuje ze środków zgromadzonych w funduszu, warunek pierwszy uznać trzeba za spełniony. ZFŚS jest już z samej definicji przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego. Są to środki przeznaczone na cele socjalne. Tym samym każda wypłata z ZFŚS jest więc finansowana ze środków przewidzianych na cele socjalne.

Jednakowe sumy

Drugi warunek określa, że świadczenia mają być wypłacone w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wydawać by się mogło, że każda kwota z ZFŚS jest wypłacona w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Okazuje się jednak, że ZUS ma odmienne zdanie na omawiany temat. Zgodnie z jego opinią niektóre świadczenia, pomimo że wypłacone z ZFŚS, nie są wypłacane w jego ramach. Dotyczy to także wypłat w jednakowej wysokości dla wszystkich uprawnionych (wypłat po równo). Kiedy organ rentowy stwierdzi, że były dokonywane takie wypłaty, zazwyczaj domaga się składek uznając, że skoro nie zostały zastosowane kryteria socjalne, to świadczenie podlega składkom.

Kryteria socjalne wynikają z przepisów o ZFŚS (art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Są nimi pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy) i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Ważny regulamin

Jednocześnie ustawodawca stwierdził, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS z uwzględnieniem kryteriów socjalnych oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia taki regulamin z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Podkreślenia wymaga, że przepisy nie nakazują różnicować wysokości świadczenia. Ustawodawca posłużył się tylko zwrotem, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji socjalnej osób uprawnionych. Dodatkowo zaznaczyć trzeba, że kryteria socjalne są trzy (sytuacja życiowa, rodzinna i materialna) i żadne z nich nie jest w jakikolwiek sposób uprzywilejowane. Tym samym stwierdzenie, że każde świadczenie należy różnicować według stanu majątkowego osób uprawnionych, jest nieuzasadnione. Różnicowanie może nastąpić według któregoś z innych kryteriów (np. liczby posiadanych dzieci). [przykład 1]

Różnicowanie kwot

Samo pojęcie kryteriów socjalnych też nie jest łatwo zdefiniować. Brak jest wyjaśnienia ustawowego, a pod względem językowym jest to pojęcie niejednoznaczne.

Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że wbrew opinii ZUS i niekiedy sądów ustawodawca nie wymaga bezwzględnego różnicowania każdego ze świadczeń. Prowadziłoby to do konieczności indywidualnego traktowania każdej z osób uprawnionych, co nie jest możliwe. Osoby uprawnione dzieli się więc według danej cechy (zazwyczaj według dochodu w rodzinie) i jeżeli znajdą się w jednej grupie, to otrzymują takie samo świadczenie. Istotne jest, że przepisy nie mówią, jak stosować kryteria socjalne. Dlatego dość często zdarza się, że osoby uprawnione klasyfikuje się w taki sposób, aby wszyscy znaleźli się w tej samej grupie. [przykład 2]

Innym sposobem różnicowania świadczeń jest wprowadzanie drobnych różnic kwotowych, np. o złotówkę. W takim przypadku pracodawcy wykorzystują nieprecyzyjność przepisów, które nie określają zasad ustalania świadczeń. Tymczasem nawet takie rozróżnienie stawia pracodawcę na lepszej pozycji i zmniejsza ryzyko otrzymania decyzji wymiarowej wydanej przez ZUS. Tylko świadczenia o różnej wartości dają pewność, że nie będą one obciążone składkami na rzecz ZUS. Zazwyczaj różnicuje się świadczenia pod względem kwoty (wartości). Nie jest to jedyna opcja, można też np. co do liczby świadczeń. [przykład 3]

Sytuacja uprawnionego

Dodatkową trudnością jest ustalanie sytuacji socjalnej osób uprawnionych. Na sytuację tę składa się zarówno posiadany majątek, jak i uzyskiwane dochody i to nie tylko przez osobę uprawnioną, lecz także przez jej domowników. Tym samym zatrudniający mają często dylemat, czy poprzestać na oświadczeniach pracowników, czy też żądać zaświadczeń (np. o zarobkach małżonka) albo nawet wymagać przedkładania zeznań podatkowych. Wydaje się, że oświadczenia są w zupełności wystarczające, nawet biorąc pod uwagę ich małą wiarygodność. Zdarza się jednak, że pracownicy zaniżają dochody, żeby otrzymać wyższe świadczenia.

Jak uniknąć błędów

W regulaminie ZFŚS określić trzeba kryteria socjalne i sposób ich ustalania. I dla zabezpieczenia przed kontrolą ZUS zróżnicować świadczenia według nich. Jeżeli ZUS dopatrzy się braku rozróżnienia, od wydanej decyzji warto będzie się odwołać. Jest duża szansa, że sąd uwzględni argumenty i uzna, że składki nie są należne. Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 31 stycznia 2013 r. (sygn. akt III AUa 677/12, Lex nr 1220544) zauważył, że przepisy sprowadzają uprawnienia kontrolne organu rentowego tylko do ustalenia, czy istnieje w regulaminie ZFŚS podstawa sfinansowania bonusów, czy świadczenia te mają w istocie charakter socjalny, oraz sprawdzenia, czy środki rzeczywiście pochodzą z funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to, że organ rentowy nie ma prawa kontrolować zasad dzielenia świadczeń, a wypłacane w równej wysokości korzystają ze zwolnienia od składek ZUS.

Nie jest to pogląd powszechny. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 21 marca 2013 r. (sygn. akt III AUa 1888/12, Lex nr 1306074) uznał, że świadczenia wypłacane po równo pomimo że wypłacone z ZFŚS, nie pochodzą z tego funduszu. Tym samym podlegają oskładkowaniu. Sąd umożliwił ZUS ściągnięcie składek, mimo że świadczenia były sfinansowane ze środków ZFŚS i mieściły się w ramach definicji socjalnej, czyli spełniały warunki do wyłączenia ich z podstawy wymiaru składek.

Pokazuje to, że omawiane zagadnienie jest sporne i nawet sądy mają problem, jak interpretować obowiązujące w tym zakresie przepisy. Aby uniknąć niebezpieczeństwa, wystarczy zróżnicować świadczenia - ZUS nie wyda wtedy decyzji i nie dojdzie do sporu sądowego.

Ważne

Zwolnienie od składek ZUS wprowadza par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z nim podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Kryteria socjalne

	ogół warunków, w których znajduje się dana osoba; wpływ na sytuację życiową mają m.in. niepełnosprawność oraz dwa pozostałe kryteria	● zapomogi losowe ● dofinansowanie zawodów sportowych, w których bierze udział osoba uprawniona
	przede wszystkim liczba dzieci, niedołężni rodzice na utrzymaniu, pozostawanie lub nie w związku małżeńskim	● paczki świąteczne dla dzieci ● dofinansowanie wypoczynku dla dzieci
	ogół warunków bytowych, wypadkowa dochodów i skumulowanego majątku osoby uprawnionej oraz jej bliskich	● dofinansowanie wypoczynku ● bilety (karnety) ● imprezy

Aktywność pracodawców na rzecz zatrudnionych

Działalność socjalna w kontekście ZFŚS są to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Z tego wynika, że każda aktywność pracodawcy związana np. z wypoczynkiem, sportem i rekreacją pracowników (osób uprawnionych) mieści się w ramach działalności socjalnej, nawet jeśli świadczenia nie byłyby zróżnicowane.

PRZYKŁAD 1

Paczki świąteczne

Z ZFŚS sfinansowane zostały paczki świąteczne dla dzieci osób uprawnionych. Ten, kto ma pięcioro dzieci, dostanie pięć paczek. Kto ma dwoje dzieci - dwie. A ten, który ich nie ma - nie otrzyma świadczenia. Różnicowanie odbywa się według kryterium rodzinnego i życiowego. Nie ma więc potrzeby różnicowania paczek pod względem materialnym.

PRZYKŁAD 2

W zależności od dochodów

W regulaminie ZFŚS zawarto regułę, zgodnie z którą pracownicy otrzymywali dofinansowanie wypoczynku w dwóch kwotach - w zależności od wielkości dochodu na głowę w rodzinie. Kwotą graniczną było 500 zł. Okazało się, że wszyscy pracownicy osiągali dochody w wyższej kwocie, otrzymywali więc świadczenia w takiej samej wysokości.

PRZYKŁAD 3

Bilety do kina

Pracodawca finansował z ZFŚS bilety do kina. W zależności od uzyskiwanych dochodów pracownicy otrzymywali od 2 do 10 biletów w roku.

@RY1@i02/2013/212/i02.2013.212.033000100.803.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski specjalista w zakresie podatków i prawa pracy

Paweł Ziółkowski

specjalista w zakresie podatków i prawa pracy

Podstawa prawna:

Art. 1, 2, art. 8 ust. 1-2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).