Koszty składek można obniżyć, gdy dojdzie do faktycznego przejęcia

Płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne za pracowników jest pracodawca. Płatnik jest zobowiązany zgłosić każdą osobę do ubezpieczeń oraz za każdy miesiąc składać za swoich ubezpieczonych dokumenty rozliczeniowe, a także opłacać należne składki. Obciążenia finansowe związane ze składkami finansowane przez płatnika są dość duże i wynoszą ponad 20 proc. wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi (składka: emerytalna - 9,76 proc.; rentowa - 6,5 proc.; wypadkowa - od 0,67 proc., do 3,86 proc.; na FP - 2,45 proc.; na FGŚP - 0,10 proc., na FEP - 2,45 proc.). Płatnicy celem obniżenia kosztów z tym związanych niekiedy decydują się na przeniesienie części świadczonych usług do firmy zewnętrznej. Takie rozwiązanie może ograniczyć koszty związane ze składkami. Jeżeli część zakładu pracy zostanie przejęta przez inny podmiot, a pracownicy będą wykonywać swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę zawartej z firmą zewnętrzną, to ta firma, a nie dotychczasowy pracodawca będzie wypłacała im wynagrodzenia i opłacała składki do ZUS.

Obowiązek przekazania informacji

W przypadku przejęcia zakładu pracy w trybie art. 23¹ kodeksu pracy (dalej: k.p.) nowy pracodawca z mocy prawa staje się stroną stosunków pracy dla przejmowanych pracowników. Pomimo zmiany podmiotowej umowy o pracę nie zostają rozwiązane i są w dalszym ciągu kontynuowane, z tą jednak różnicą, że na miejsce dotychczasowego pracodawcy wstępuje jako strona umowy nowy podmiot w charakterze pracodawcy. Nabywa on na zasadzie następstwa prawnego wszelkie prawa wynikające z nawiązanych stosunków pracy, a także przechodzą na niego wszystkie obowiązki, jakie ciążyły na poprzednim pracodawcy. W takiej sytuacji na obydwu podmiotach spoczywa obowiązek przekazania informacji o tym do ZUS.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego pracownika, który stanie się niezdolny do pracy w okresie zatrudnienia u obecnego pracodawcy, a więc po przejęciu zakładu, stanowi wynagrodzenie uzyskane zarówno u aktualnego, jak i poprzedniego pracodawcy. Gdy w trakcie zmiany zatrudniony otrzymuje zasiłek macierzyński, chorobowy, opiekuńczy czy też wynagrodzenie chorobowe, to wypłaty te będzie kontynuował nowy pracodawca - za okres po przejęciu pracowników. Kontynuowany będzie również urlop wychowawczy.

Pozorna oszczędność

Jednak obniżenie kosztów związanych ze składkami jest możliwe tylko wówczas, gdy faktycznie doszło do przejęcia pracowników w trybie art. 23¹ k.p. Ten przepis ma zastosowanie, gdy na nowego pracodawcę przeszedł cały zakład pracy lub jego wyodrębniona część.

W uzasadnieniu do uchwały z 7 czerwca 1994 r. (sygn. akt I PZP 20/94, OSNAPiUS 1994/9/141) Sąd Najwyższy uznał, że brak definicji ustawowej powoduje, że przejście zakładu pracy powinno być rozumiane szeroko, jako wszelkie czynności i zdarzenia, które powodują przejście na inną osobę zakładu pracy w znaczeniu przedmiotowym w całości lub w części. W wyroku z 4 lutego 2010 r. sygn. akt III PK 51/09 (LEX nr 602053) SN wskazał, że art. 23¹ k.p. ma zastosowanie w sytuacji zmiany przez przedsiębiorcę wykonawcy usługi, jeżeli nowy podmiot przejmuje istotne składniki mienia związane z realizacją tej usługi jego poprzednika, a podgląd o konieczności przejęcia nie tylko zadań, lecz także istotnych składników majątkowych służących ich wykonywaniu w razie zmiany wykonawcy usługi jest ugruntowany w orzecznictwie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości.

Nieprawidłowa jest więc sytuacja, gdy pomiędzy dwoma spółkami została zawarta umowa outsourcingu kadrowo-płacowego i na tej podstawie nowy podmiot wypłaca wynagrodzenia przejętym pracownikom, a osoby te w dalszym ciągu świadczą pracę u dotychczasowego pracodawcy. Oznacza to tylko pozorną oszczędność.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Za przychody ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami tej ustawy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Gdy podmiot, który przejął pracowników, nie opłacał składek, to pracownicy, którzy zorientują się, że nie mają opłacanych składek, poinformują o tym ZUS, a ten po przeanalizowaniu sprawy może uznać, że nie doszło do zmiany pracodawcy w trybie art. 23¹ k.p. i pracowników tych w dalszym ciągu wiążą umowy o pracę z pierwszym pracodawcą. Wtedy nie będzie dochodził żadnych składek od nowej firmy.

Konieczna korekta

Z uwagi na to, że osoby te zostały wyrejestrowane z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, ZUS wyda decyzję, że w dalszym ciągu (za okres po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń) osoby te podlegają ubezpieczeniom jako pracownicy u dotychczasowego pracodawcy. Gdy strony od tej decyzji się nie odwołają lub też odwołanie zostanie oddalone przez sąd, pracodawca będzie zobowiązany zgłosić pracowników do ubezpieczeń z dniem, od którego z tych ubezpieczeń zostali wyrejestrowani.

Oprócz dokumentów zgłoszeniowych pracodawca będzie zobowiązany do złożenia w trybie korekty dokumentów rozliczeniowych i uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wynagrodzeń, które wypłacił podmiot przejmujący.

Oczywiście również w tym zakresie, gdy płatnik nie będzie się zgadzał ze stanowiskiem ZUS, może wystąpić o wydanie w tym zakresie decyzji i od decyzji wnieść odwołanie do sądu. Gdy ostatecznie zostanie rozstrzygnięte, że nie doszło do zmiany pracodawcy pracodawca będzie musiał opłacić należne składki wraz z odsetkami za zwłokę od wynagrodzenia, które jego pracownicy otrzymywali w okresie, gdy formalnie nie byli jego pracownikami. Pojawi się wówczas problem z potrąceniem składek ze środków pracownika. Pracodawca bez zgody pracownika nie będzie mógł potrącić z jego środków składek w części, która powinna zostać na bieżąco sfinansowana przez ubezpieczonego.

Finansowanie składek w części przez ubezpieczonego (13,71 proc. przychodu) powoduje, że płatnik dokonując rozliczenia, wlicza je do podstawy wymiaru składek.

Uwaga

ZUS może zażądać od pracodawcy składek od przychodów, których on fizycznie nie wypłacał, tylko robił to podmiot przejmujący, gdy faktycznie po zawarciu umowy o przejęciu pracownicy w dalszym ciągu świadczyli u niego pracę

Wymagane dokumenty

Przejmowany podmiot jako płatnik składek powinien sporządzić i przekazać do ZUS wyrejestrowanie z ubezpieczeń - na formularzu ZUS ZWUA - pracowników:

● którzy są przejmowani przez nowego płatnika z kodem przyczyny wyrejestrowania "600" inna przyczyna wyrejestrowania (od dnia przejęcia przez inny podmiot),

● dla których ustaje stosunek pracy lub z którymi dany podmiot rozwiązuje umowę o pracę - na zasadach ogólnych, z kodem przyczyny wyrejestrowania "100" ustanie tytułu do ubezpieczeń

Podmiot przejmujący powinien sporządzić i przekazać do ZUS:

● zgłoszenia pracowników przejętego podmiotu - od daty przejęcia

oraz ewentualnie, w zależności od potrzeb:

● aktualną informację o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek na formularzu ZUS ZAA (gdy płatnik ma więcej niż jeden adres prowadzenia działalności)

● aktualną informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek - na formularzu ZUS ZBA

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 23¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 16 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).