Od zaległego wynagrodzenia trzeba odprowadzić należności do ZUS

Jak wynika z ostatnich danych Państwowej Inspekcji Pracy, coraz więcej pracodawców zalega z bieżącą wypłatą wynagrodzeń dla swoich pracowników. Czasami zaległe pensje wypłacają dobrowolnie, a niekiedy konieczne jest sądowe dochodzenie przez pracowników swoich roszczeń i uzyskanie wyroku zasądzającego wypłatę zaległego wynagrodzenia.

Bez odsetek za zwłokę

Wypłacając pracownikowi zaległą pensję, pracodawca musi odprowadzić od niej składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, chorobowe, wypadkowe, a także składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Są to więc te same należności, które musi uiścić w przypadku, gdy płaci wynagrodzenie w wymaganym terminie.

Pracodawca musi odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wszystkich składników stanowiących podstawę wymiaru tych składek również wtedy, gdy wypłacił je z opóźnieniem i niezależnie od tego, czy zaległa wypłata została dokonana jeszcze w czasie trwania stosunku pracy, czy już po jego ustaniu. Warto jednak podkreślić, że do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne ustalanej dla celów wymierzenia składek od zaległego wynagrodzenia nie podlegają wliczeniu odsetki za zwłokę, które pracodawca zapłacił w związku z opóźnioną wypłatą pensji. [przykład]

Pracodawca wypłacający pracownikowi bieżące wynagrodzenie musi rozliczyć należne od tego przychodu składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, przekazując do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych, w tym imienny raport miesięczny (ZUS RCA). Składki muszą być w nim wykazane z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xxx.

Raport miesięczny powinien również złożyć pracodawca, który w danym miesiącu nie wypłacił pracownikowi żadnego wynagrodzenia ani innych należności stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W takim przypadku musi w nim wykazać podstawę w wysokości 0 zł (tzw. raport zerowy).

Trzeba wykazać na bieżąco

W przypadku gdy pracodawca, który w związku z brakiem wypłaty pracownikowi wynagrodzenia złożył zerowy raport miesięczny, wypłaci następnie pensję z opóźnieniem, nie powinien korygować tego raportu. W celu rozliczenia składek od zaległej wypłaty musi zaś uwzględnić je w raporcie za miesiąc, w którym została ona postawiona do dyspozycji pracownika (przekazana na jego rachunek bankowy).

Różne rodzaje kodów

Kod tytułu ubezpieczenia, z jakim pracodawca musi wykazać składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wypłaty pracownikowi zaległego wynagrodzenia, uzależniony jest od tego, czy pracodawca zatrudnia jeszcze tego pracownika, czy też wyrejestrował go z ubezpieczeń w związku z rozwiązaniem stosunku pracy.

W pierwszym przypadku rozliczenie należnych składek następuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx składanym za miesiąc, w którym następuje wypłata tych należności, razem z bieżącym wynagrodzeniem za pracę.

Jeżeli jednak pracownik, któremu pracodawca wypłacił zaległe wynagrodzenie, już u niego nie pracuje i został wyrejestrowany z ubezpieczeń, a należne wynagrodzenie wypłacane jest później niż w miesiącu wyrejestrowania, aby rozliczyć składki od tych zaległości pracodawca powinien specjalnie w tym celu złożyć, za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata zaległego wynagrodzenia, raport miesięczny ZUS RCA. Składki od zaległego wynagrodzenia powinien wykazać w tym raporcie z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx.

Powyższe zasady mają zastosowanie zarówno wtedy, gdy pracodawca dobrowolnie wypłacił zaległe wynagrodzenie, jak i wówczas, gdy został do tego zobowiązany wyrokiem sądu lub też strony stosunku pracy uzgodniły wypłatę zaległości w drodze ugody sądowej.

Raport miesięczny (wraz z deklaracją rozliczeniową) za miesiąc, w którym wypłacone zostało zaległe wynagrodzenie, pracodawca musi przekazać do ZUS na ogólnych zasadach, tj. w terminie do 15. dnia następnego miesiąca (lub do 10. dnia następnego miesiąca - jeżeli jest jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym). W tym samym terminie musi też opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wypłaconych zaległości.

Ważne

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracodawca powinien wypłacić zatrudnionemu wynagrodzenie nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca

PRZYKŁAD

Jaka kwota będzie podstawą

Pracodawca zalegał pracownikowi z wypłatą pensji podstawowej, dodatku stażowego, nagród kwartalnych oraz wynagrodzenia za godziny nadliczbowe za całe drugie półrocze 2011 roku (w tym czasie pracownik nie pobierał żadnych świadczeń chorobowych). W związku z tym pracownik rozwiązał umowę o pracę na podstawie art. 55 par. 1¹ k.p. - z uwagi na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy. Następnie wniósł sprawę do sądu o wypłatę zaległych należności wraz z odsetkami za zwłokę.

Na mocy wyroku, który uprawomocnił się w sierpniu 2013 roku pracodawca wypłacił byłemu pracownikowi całość zaległego wynagrodzenia w kwocie 22 550 zł wraz z odsetkami w wysokości 3930 zł. W związku z tym pracodawca musi opłacić składki na ubezpieczenia społeczne od kwoty 22 550 zł, a składkę zdrowotną od tej samej kwoty, pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika. Do podstawy wymiaru składek nie powinien jednak wliczyć wypłaconych pracownikowi odsetek od zaległego wynagrodzenia.

Marek Opolski

ekspert od emerytur i rent

Podstawa prawna

Art. 85 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 17, art. 18 ust. 1 i 3, art. 19 ust. 1, art. 20, 41 oraz 46-47 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 81 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm).