Pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zarobkach

Pracodawca zatrudniający pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę musi poświadczyć wysokość wynagrodzeń, które wypłacał mu w czasie trwania stosunku pracy. Może się posłużyć w tym celu drukiem ZUS Rp-7 i wypełnić go zgodnie z zamieszczoną instrukcją.

Za poszczególne lata

Wysokość emerytury ustalanej na dotychczasowych zasadach (przysługującej głównie osobom urodzonym przed 1949 r.) uzależniona jest przede wszystkim od kwot zarobków uzyskiwanych przez osobę uprawnioną w wybranych latach kariery zawodowej. Na ogół chodzi o wynagrodzenia z 10 kolejnych lub 20 dowolnie wybranych lat, z których ZUS ustala podstawę wymiaru świadczenia. To samo dotyczy renty z tytułu niezdolności do pracy, bez względu na datę urodzenia osoby uprawnionej. Również wysokość nowej emerytury (przyznawanej głównie osobom urodzonym po 31 grudnia 1948 r.) zależy w dużej mierze od wysokości zarobków świadczeniobiorcy uzyskiwanych przed 1 stycznia 1999 r. ZUS ustala za ten okres kapitał początkowy i oblicza go podobnie jak starą emeryturę. Osoba ubiegająca się o jedno ze wskazanych wyżej świadczeń musi zatem udowodnić wysokość wynagrodzeń uzyskiwanych w poszczególnych latach kariery zawodowej, dołączając odpowiedni dokument do wniosku o emeryturę, rentę lub o ustalenie kapitału początkowego. Z kolei pracodawca, który zatrudniał taką osobę, jest zobowiązany do wystawienia jej stosownego zaświadczenia.

Według dotychczasowego wzoru

Podstawowym środkiem dowodowym potwierdzającym wysokość wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury, renty bądź kapitału początkowego jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę lub innego płatnika składek, który zatrudnia (zatrudniał) świadczeniobiorcę. Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, w odróżnieniu od obowiązującego wcześniej rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. nr 10, poz. 49 z późn. zm.), nie przewiduje urzędowego wzoru takiego zaświadczenia. Taki wzór, opracowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w poprzednim stanie prawnym, nadal jednak funkcjonuje w praktyce. Jest to stosowane powszechnie zaświadczenie na formularzu ZUS Rp-7. Warto skorzystać z niego przede wszystkim dlatego, że wzór ten umożliwia podanie przez pracodawcę wszystkich danych niezbędnych do prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego.

Kto wydaje

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7 może wystawić, co do zasady, wyłącznie ten pracodawca, który zatrudniał pracownika. Takie uprawnienie ma jednak również następca prawny pracodawcy, który powstał w wyniku przekształceń własnościowych lub restrukturyzacji (np. spółka prawa handlowego utworzona po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego). Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznaje także zaświadczenia ZUS Rp-7 wystawione przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencję Nieruchomości Rolnych dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej.

Jeśli w stosunku do pracodawcy zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie ZUS Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłości.

W tym miejscu warto podkreślić, że podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentacji osobowo-płacowej zlikwidowanego lub przekształconego zakładu pracy (np. archiwum, prywatny przechowawca) może potwierdzać wypłacone wynagrodzenia w drodze zaświadczenia ZUS Rp-7 wyłącznie własnym pracownikom. Nie może zrobić tego w odniesieniu do osób, których dokumentację przechowuje. W ich przypadku może jedynie sporządzać kserokopie, wyciągi lub wypisy z tej dokumentacji oraz poświadczyć je za zgodność z oryginałem

Oskładkowany przychód

Formularz ZUS Rp-7 składa się z nagłówka oraz kilku części (oznaczonych punktami). Przed ich wypełnieniem pracodawca powinien zapoznać się z ,,Informacją" zamieszczoną na końcu tego formularza.

Najważniejszą częścią zaświadczenia ZUS Rp-7 jest tabela zamieszczona w punkcie 3. W jej kolejnych kolumnach pracodawca podaje zarobki pracownika osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych. Na jednym formularzu może wykazać wynagrodzenia maksymalnie z 10 lat. W przypadku, gdy pracownik był zatrudniony u niego przez dłuższy okres, pracodawca powinien sporządzić drugi egzemplarz formularza ZUS Rp-7 i wykazać w nim wynagrodzenia wypłacone w pozostałych latach zatrudnienia.

Wypełniając tabelę z zarobkami pracownika, pracodawca powinien uwzględnić tylko te składniki wynagrodzenia (dochodu, przychodu), które stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (przed 1 stycznia 1999 r.) lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (po 31 grudnia 1998 r.) w myśl przepisów obowiązujących w okresie, za które przysługiwały. Tylko takie wypłaty ZUS uwzględnia przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego. Pracodawca nie może więc wykazać w zaświadczeniu składników, od których nie miał obowiązku opłacenia składki. Nie jest również istotne, czy od danego składnika faktycznie opłacił tę składkę. Ważne jest to, że w świetle obowiązujących przepisów był do tego zobowiązany.

Warto zaznaczyć, że przepisy regulujące zasady oskładkowania poszczególnych składników wynagrodzenia przed 1 stycznia 1999 r. ulegały częstym zmianom. Aby nie popełnić błędu przy kwalifikacji określonych wypłat, pracodawca może skorzystać z informatora zamieszczonego na stronach internetowych ZUS (www.zus.pl): "Składniki przychodu pracowników podlegające wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego". Poza tym w razie wątpliwości, które pojawią się przy wliczaniu danego składnika, pracodawca może nie umieszczać go w tabeli, lecz w punkcie 6 (,,Dodatkowe informacje") podać kwotę, datę i tytuł wypłaty oraz okres, za który przysługiwała.

Może się zdarzyć, że pracownik przekroczył w danym roku kalendarzowym roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzeni. W takim przypadku pracodawca powinien wpisać w kolumnie 2 tabeli wysokość tego limitu, zaznaczając jednocześnie, w którym miesiącu nastąpiło jego przekroczenie.

Rok, za który przysługiwała dana kwota

Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego ZUS zalicza poszczególne składniki wynagrodzenia (przychodu, dochodu) do okresu, za który przysługują, bez względu na to, kiedy zostały wypłacone. Jedynie wówczas, gdy nie jest możliwe ustalenie okresu, za który przysługuje dana należność, dolicza się ją do miesiąca, w którym została wypłacona. Wypełniając tabelę w punkcie 3 zaświadczenia ZUS Rp-7, pracodawca powinien dostosować się do tych zasad. Oznacza to, że jeśli wypłacił określony składnik wynagrodzenia (przychodu, dochodu) po upływie danego roku, przy wystawianiu zaświadczenia ZUS Rp-7 powinien doliczyć go do przychodu za ten rok, za który ten składnik przysługiwał. Jeśli jednak ustalenie tego roku nie jest możliwe, powinien zaliczyć dany składnik do tego roku, w którym został wypłacony.

Zasada wliczania poszczególnych wypłat do roku, za który zostały dokonane, odnosi się również do składników, które przysługują za rok, w którym została osiągnięta 30-krotność, o ile w roku wypłaty stanowiły one podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca powinien także pamiętać, że doliczając daną należność do roku, za który przysługuje, musi wyłączyć ją z roku, w którym została wypłacona. [przykłady 1-3]

Zasiłki tylko w określonej wysokości

Wypełniając punkt 3 formularza ZUS Rp-7, pracodawca powinien także pamiętać o ograniczeniu dotyczącym uwzględniania przez ZUS w podstawie wymiaru świadczenia kwot wypłaconych pracownikowi w razie choroby i macierzyństwa przysługujących za 2005 i za każdy następny rok. ZUS zalicza bowiem takie kwoty tylko wtedy, gdy w danym roku nie została osiągnięta maksymalna roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i tylko w takiej wysokości, aby suma składników wynagrodzenia oraz świadczeń chorobowych nie przekroczyła tego limitu. Zasada ta nie dotyczy tylko kwot świadczenia rehabilitacyjnego, a także zasiłku, dodatku oraz świadczenia wyrównawczego, które dolicza się do podstawy wymiaru emerytury lub renty bez ograniczeń. Jeśli wypełniając punkt 6 formularza, pracodawca uwzględni w roku, w którym została osiągnięta roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, kwotę świadczeń chorobowych, a suma podstawy wymiaru składek oraz świadczeń chorobowych okaże się wyższa od 30-krotności, powinien zawrzeć informację (w zaświadczeniu ZUS Rp-7 lub w załączniku do tego dokumentu) co do rodzaju wypłaconego świadczenia chorobowego. W przeciwnym razie ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia tej okoliczności i prawidłowego obliczenia podstawy wymiaru świadczenia.

Ważne

Pracodawcy mają obowiązek współdziałać z pracownikami w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczeń z ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Listy płac trzeba przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika

PRZYKŁAD 1

Uwzględnienie pensji

Pracodawca zatrudniający pracownika od 1 czerwca 2007 r. do 31 marca 2013 r. wypłacał mu wynagrodzenie zasadnicze do 5. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. W poszczególnych latach pensję przysługującą za grudzień przekazywał zatrudnionemu na rachunek zawsze na początku stycznia następnego roku. Pracownik zwrócił się do niego o wystawienie zaświadczenia na druku ZUS Rp-7. Wypełniając punkt 3 tego zaświadczenia i wpisując zarobki pracownika za poszczególne lata zatrudnienia, pracodawca powinien każdorazowo zaliczyć wynagrodzenie za grudzień do roku, za który przysługiwało, a nie do roku, w którym zostało wypłacone.

PRZYKŁAD 2

Zgodnie z datą wypłaty

Pracodawca w lutym 2012 r. wypłacił księgowej premię bilansową. Niedawno, w związku z zamiarem przejścia na wcześniejszą emeryturę, zwróciła się ona do niego z prośbą o wystawienie zaświadczenia na druku ZUS Rp-7. Ze względu na charakter tej wypłaty nie było możliwe ustalenie okresu, za który przysługiwała. W związku z tym, wypełniając zaświadczenie, pracodawca powinien uwzględnić kwotę tej premii w przychodzie za rok, w którym została wypłacona (tj. za 2012 r.).

PRZYKŁAD 3

Limit 30-krotności

Firma zatrudnia od 1 stycznia 2005 r. pracownika, który w najbliższym czasie zamierza ubiegać się o emeryturę obliczaną na dotychczasowych zasadach. W październiku 2010 r. oraz w listopadzie 2011 r. zatrudniony osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W styczniu 2011 r. pracodawca wypłacił mu nagrodę roczną za 2010 r. w wysokości 8500 zł, od której zostały naliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracownik zwrócił się do pracodawcy o wystawienie zaświadczenia na druku ZUS Rp-7. Sporządzając ten dokument, pracodawca powinien doliczyć kwotę trzynastki (8500 zł), która stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2011 r., do limitu 30-krotności za 2010 r. (94 380 zł). Jednocześnie kwotę tej nagrody powinien wyłączyć z limitu 30-krotności za 2011 r. (100 770 zł).

Marek Opolski

ekspert od emerytur i rent

Podstawa prawna

Art. 15, art. 53, art. 125 i art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent (t.j. Dz.U. z 1989 r. nr 11, poz. 63 z późn. zm.).

Par. 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. nr 237, poz. 1412).