Jak rozliczać ZUS po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru

Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym odprowadza się tylko do pewnej wysokości. Po osiągnięciu limitu płatnik zaprzestaje opłacania składek na te fundusze. Dotyczy to wszystkich ubezpieczonych - pracowników, zleceniobiorców, przedsiębiorców, posłów i senatorów, stypendystów i duchownych - o ile w danym roku osiągnęli odpowiedni przychód stanowiący podstawę wymiaru składek. W 2014 r. jest to przychód w wysokości przekraczającej 112 380 zł. Po osiągnięciu takiego przychodu każda kolejna wypłata dla pracownika w bieżącym roku nie będzie stanowić podstawy wymiaru składki emerytalnej ani rentowej. Składki te należy potrącić dopiero przy pierwszej wypłacie w kolejnym roku kalendarzowym. Dziś pokazujemy, jak w praktyce rozliczać pracownika, który osiągnął trzydziestokrotność.

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2014/181/i02.2014.181.03300040j.802.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że roczna postawa wymiaru składek nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2014 r. prognozowane przeciętne wynagrodzenie to kwota 3746 zł, wobec czego jego trzydziestokrotność wynosi - 112 380 zł. Jeśli podstawa wymiaru składek w danym roku przekracza tę wartość - nie pobiera się składek na ubezpieczenie emerytalne ani rentowe.

W praktyce oznacza to, że u pracownika z płacą zasadniczą 15 000 zł brutto, wypłacaną zawsze ostatniego dnia miesiąca, przekroczenie nastąpi w sierpniu i za ten miesiąc należy odprowadzić składkę emerytalną i rentową tylko od części wynagrodzenia, tj. od kwoty 7380 zł. Pozostałe składki oblicza się od całości przychodu. Schemat rozliczeń zawiera [przykład 1]. Każda kolejna wypłata dla tego pracownika w bieżącym roku nie będzie stanowić podstawy wymiaru składki emerytalnej ani rentowej. Składki te należy potrącić dopiero przy pierwszej wypłacie w kolejnym roku kalendarzowym.

Kilku płatników

Inną sytuacją, w której może nastąpić przekroczenie podstawy, jest zatrudnienie pracownika w trakcie roku, w związku z czym obecny płatnik (pracodawca) nie ma informacji o wcześniejszej podstawie wymiaru składek ubezpieczonego. Podobnie zdarzyć się może, jeśli osoba zatrudniona ma więcej niż jednego płatnika składek jednocześnie. Ustawodawca nałożył więc na ubezpieczonego obowiązek informowania o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek. W takim przypadku to ubezpieczony będzie odpowiadał za skutki błędnego poinformowania płatników o przekroczeniu podstawy wymiaru składek. W praktyce bardzo rzadko ubezpieczony informuje płatnika o przekroczeniu rocznej podstawy, albowiem często nie wie, jak obliczyć moment przekroczenia lub nie posiada wystarczających informacji od płatników. Dlatego najczęściej o przekroczeniu informuje płatników ZUS. W tym celu przesyła do płatnika zawiadomienie zawierające miesiąc, w którym doszło do przekroczenia oraz właściwą podstawę składek, od jakiej należy obliczyć składki.

Po otrzymaniu zawiadomienia płatnik ma obowiązek dokonania korekty dokumentów rozliczeniowych oraz zwrotu nadpłaconych składek. W zawiadomieniu dotyczącym ubezpieczonego ZUS podaje miesiąc, w którym podstawa została przekroczona, oraz podstawę wymiaru, jaka w tym miesiącu jest prawidłowa. W oparciu o te dane płatnik dokonuje korekty dokumentów od miesiąca, w którym doszło do przekroczenia - koryguje raport RCA oraz deklarację DRA. [przykład 2]

W wyniku korekty powstanie nadpłata składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz niedopłata składki zdrowotnej. Część składek finansowanych przez pracownika płatnik wypłaca ubezpieczonemu. Część składek finansowana przez płatnika może być mu zwrócona przez ZUS, o ile płatnik wystąpi o nią na piśmie w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia określającego wysokość nadpłaty. Stwierdzenie nadpłaty w tym przypadku następuje poprzez złożenie kompletu dokumentów korygujących za okres, w którym wystąpiło przekroczenie. Jeśli płatnik nie złoży pisma o zwrot nadpłaty, to zostanie ona z urzędu zaliczona na poczet bieżących należności. Natomiast niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne płatnik musi uiścić bezzwłocznie. Może też rozwiązać sprawę bez dodatkowych przelewów - wystarczy, jeśli zwróci się z pismem do ZUS o przeksięgowanie nadpłaty z konta 51 na niedopłatę na koncie 52 oraz o zaliczenie pozostałej kwoty na poczet bieżących należności.

Dla obecnego i byłego pracownika

Zwrot składek jest opodatkowany, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, lecz jest podstawą do obliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. Istnieją jednak rozbieżności w kwestii rozliczenia się z pracownikiem z nadpłaty składek. Część ekspertów stoi na stanowisku, że pracownikowi należy zwrócić nadpłatę składki na ubezpieczenie emerytalne oraz rentowe bez pomniejszania o niedopłatę składki zdrowotnej. Sugeruje się w niektórych opracowaniach, aby zaliczkę na podatek od zwracanych składek pomniejszyć o część niedopłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne (różnica między 7,75 proc. z pierwotnej podstawy i 7,75 proc. z podstawy po korekcie). Odmienny pogląd na sprawę, tożsamy ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów (Biuletyn Skarbowy 2002/2) sugeruje zwrócenie pracownikowi nadpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, pomniejszonych o niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Wydaje się najrozsądniejsze, aby rozliczyć się z pracownikiem z całości finansowanych przez niego składek i taką właśnie kwotę potraktować jako jego przychód w miesiącu wypłaty zwrotu składek, gdyż kwota zwrotu stanowi de facto zwrot uprzednio nienależnie pomniejszonego przychodu ze stosunku pracy.

Jeśli ubezpieczony pozostaje w zatrudnieniu, to należy doliczyć mu zwrot składek do przychodu w miesiącu, w którym dokonuje się tego zwrotu. Natomiast osobom, które nie są już ubezpieczone przez płatnika zwrotu należy dokonać bezzwłocznie, nawet jeśli płatnik nie otrzyma od ZUS zwrotu nadpłaty, gdyż zostanie ona zaliczona na poczet bieżących należności.

Przy zasiłku chorobowym

Należy pamiętać, że dla pracownika w miesiącu przekroczenia inaczej liczy się podstawę wymiaru zasiłku (lub wynagrodzenia) chorobowego. Jeśli więc miesiąc przekroczenia wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego, to należy ustalić średni wskaźnik potrąconych składek, zgodnie ze wzorem:

(kwota potrąconej składki x 100)/przychód stanowiący podstawę wymiaru składek.

Podstawą wymiaru zasiłku w miesiącu przekroczenia będzie przychód stanowiący podstawę wymiaru składek pomniejszony o średni wskaźnik potrąconych składek. W kolejnych miesiącach, gdy nie będzie odprowadzana składka na ubezpieczenie emerytalne ani rentowe, podstawę do zasiłku stanowić będzie pomniejszony tylko o składkę chorobową, czyli o 2,45 proc. przychodu stanowiącego podstawę wymiaru. [przykład 3]

Obowiązki informacyjne

Płatnik ma obowiązek poinformować ZUS o przekroczeniu podstawy poprzez użycie odpowiedniego kodu w raporcie RCA Blok III B pkt 02, gdzie kod 1 oznacza, że informację o przekroczeniu otrzymał od ubezpieczonego, kod 2, jeżeli informacja pochodzi od płatnika lub kod 3, jeśli informacja przyszła z ZUS. Dodatkowo jeśli to ZUS informuje płatnika o przekroczeniu, to w piśmie zobowiązuje go do poinformowania ubezpieczonego o korekcie dokumentów.

Fundusz Emerytur Pomostowych

Od stycznia 2010 r. pracodawcy zatrudniający pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. oraz wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze mają obowiązek opłacać za nich składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych(jFEP). Składka ta wynosi 1,5 proc. podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Natomiast po przekroczeniu przez ubezpieczonego rocznej podstawy wymiaru składek płatnik jest zwolniony z opłacania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych, nawet jeśli składka na FEP została opłacona od podstawy niższej niż roczne ograniczenie (np. pracownik od połowy roku pracuje w szczególnych warunkach).

PRZYKŁAD 1

Rozliczenie przy płacy 15 000 zł

Podstawy składek, składki	Ubezpieczony	Płatnik
Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe	7 380,00 zł
Podstawa składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe	15 000,00 zł
Podstawa składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	15 000,00 zł
Składka na ubezpieczenie emerytalne	720,29 zł	720,29 zł
Składka na ubezpieczenie rentowe	110,70 zł	479,70 zł
Składka na ubezpieczenie chorobowe	367,50 zł	-
Składka na ubezpieczenie wypadkowe (1,93 proc.)	-	289,50 zł
Składka na Fundusz Pracy	-	367,50 zł
Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	-	15,00 zł
Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne	13 801,51 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne	1 242,14 zł	-

PRZYKŁAD 2

Pismo o przeksięgowaniu

Dot. Jan Kowalski
Grudzień 2013	Było	Winno być	Różnice
Podstawa składek emerytalnej i rentowej	3020,00 zł	0,00 zł
Składka na ubezpieczenie emerytalne (pracownik)	294,75 zł	0,00 zł	- 294,75 zł	do zwrotu
Składka na ubezpieczenie emerytalne (płatnik)	294,75 zł	0,00 zł	- 294,75 zł	do zwrotu
Składka na ubezpieczenie rentowe (pracownik)	45,30 zł	0,00 zł	- 45,30 zł	do zwrotu
Składka na ubezpieczenie rentowe (płatnik)	196,30 zł	0,00 zł	- 196,30 zł	do zwrotu
Podstawa składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe	3020,00 zł	3020,00 zł
Składka na ubezpieczenie chorobowe (pracownik)	73,99 zł	73,99 zł
Składka na ubezpieczenie wypadkowe (płatnik)	20,23 zł	20,23 zł
Podstawa składki na zdrowotne	2605,96 zł	2946,01 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pracownik)	234,54 zł	265,14 zł	30,60 zł	do zapłaty
Razem do zwrotu dla pracownika	309,45 zł
Razem do zwrotu dla płatnika	491,05 zł
Rozliczenie w ZUS konto 51	831,10 zł	nadpłata - pismo do ZUS o przeksięgowania
Konto 52	- 30,60 zł	niedopłata - pismo o przeksięgowanie z nadpłaty

PRZYKŁAD 3

Ustalenie świadczenia

Przy założeniach przyjętych w przykładzie 1 średni wskaźnik potrąconych składek ustalamy:

Kwota potrąconej składki = suma składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez ubezpieczonego = 1198,49 zł

(1198,49 zł) x 100 / 15 000 zł = 7,99 proc.

Wobec tego przychód stanowiący podstawę wymiaru zasiłku w miesiącu przekroczenia oblicza się:

15 000 zł - (15 000 zł x 7,99 proc.) = 13 801,50 zł.

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106).