Poradnia ubezpieczeniowa

● Czy diety z podróży służbowej wypłacane zleceniobiorcy są oskładkowane

● Zgłosił się do nas były pracownik, który ponad 3 lata temu rozwiązał umowę o pracę. Teraz zażądał wydania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Jest to kłopotliwe, ponieważ jego dokumenty zostały przekazane na przechowanie do innego oddziału firmy. Czy pracodawca musi wydać to zaświadczenie?

sędzia Sądu Okręgowego w Kielcach

Tak. Pracodawca ma obowiązek wydania zatrudnionemu zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7. Jeżeli tego zaniecha, pracownik może dochodzić swojego prawa przed sądem. Poza tym ma prawo także żądać zapłaty odszkodowania, jeśli tylko wykaże, że wskutek zachowania pracodawcy poniósł szkodę.

Firma jest zobowiązana do współdziałania z pracownikiem i organem rentowym w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczeń określonych ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ustawa emerytalna). W myśl art. 125 ust. 1 pkt 2 tej ustawy pracodawca jest obowiązany do wydania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Podobnie sprawę reguluje także art. 175 tej ustawy, wskazując w ust. 1, że ubezpieczeni oraz płatnicy składek zobowiązani są do przekazywania do ZUS dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego. Zaświadczenia wydawane są na podstawie wzoru ustalonego przez ZUS. Celem wydania druku ZUS Rp-7 jest dostarczenie dowodów koniecznych dla ustalenia świadczeń z ubezpieczenia społecznego (emerytury lub renty). Z faktu, że pracodawca został zobowiązany do współdziałania z zatrudnionym przy ubieganiu się o świadczenia, wynika obowiązek wydania zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń, a także ich wysokości.

W sytuacji gdy pracodawca uchybia obowiązkowi wydania zaświadczenia RP-7, pracownikowi służy roszczenie o wydanie takiego dokumentu. Może ono być realizowane na drodze sądowej. Powszechnie przyjmuje się, że gdy pracodawca odmawia sporządzenia takich dokumentów, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co może uzasadniać jego odpowiedzialność odszkodowawczą, wynikającą z przepisów prawa cywilnego. Tak też wypowiadał się Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 14 maja 2008 r. (sygn. akt III APa 67/07), podkreślając wyraźnie, że niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku wydania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości (art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy emerytalnej) może być uznane za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania uzasadniające odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Także członek rodziny zmarłego pracownika, który poniósłby szkodę spowodowaną niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków z art. 125 ww. ustawy może dochodzić od pracodawcy zapłaty odszkodowania.

Podstawa prawna

Art. 125 ust. 1 pkt 2, art. 175, ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440).

● Zatrudniamy zleceniobiorcę, który z uwagi na charakter wykonywanej pracy odbywa podróże służbowe. Umowa przewiduje, że z tego tytułu przysługują mu świadczenia analogiczne do tych obowiązujących pracowników sfery budżetowej. Czy otrzymywane z tytułu podróży służbowej przez zleceniobiorcę świadczenia są oskładkowane?

ekspert od ubezpieczeń społecznych

Nie. Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, które przysługują zleceniobiorcy do wysokości i na zasadach przewidzianych dla pracowników sfery budżetowej, są wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawę wymiaru należności ZUS dla zleceniobiorcy, w którego umowie określono odpłatność za jej wykonywanie kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo też prowizyjnie stanowi przychód z tytułu tej umowy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z par. 5 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm., dalej: rozporządzenie) przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy stosuje się odpowiednio przepisy par. 2-4 tego rozporządzenia.

ZUS stoi na stanowisku, że do zleceniobiorcy stosuje się m. in. par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia, z którego wynika, że z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączone są diety i inne należności z podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Jednak tylko, gdy zawarta przez niego umowa lub przepisy odrębne przewidują, że przysługuje zwrot należności z tytułu podróży służbowej na zasadach analogicznych do dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej.

Podkreślić trzeba, że należności z tytułu podróży służbowej (w tym także diety) przysługujące zleceniobiorcy są wolne od składek na ubezpieczenia społeczne tylko do wysokości określonej w przepisach dotyczących warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi sfery budżetowej z podróży służbowej. W takim samym zakresie jak w przypadku ubezpieczeń społecznych, przysługujące zleceniobiorcy z podróży służbowej należności są także wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawa prawna

Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 3, art. 20 ust. 1 i art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 15, par. 5 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).