Jak uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku premię, gdy ustalono jej maksymalną wysokość

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2016/096/i02.2016.096.03300030d.802.jpg@RY2@

Aldona Salamon ekspert od wynagrodzeń

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i innych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego przysługujących pracownikowi stanowi co do zasady przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres 12 kalendarzowych miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy lub odpowiednio przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego, w sytuacji gdy niezdolność ta powstała przed upływem wskazanych 12 miesięcy (art. 36 ust. 1 i 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, dalej: ustawa zasiłkowa). Wśród składników przy ustalaniu tej podstawy uwzględnia się m.in.: premie, nagrody i dodatki, pod warunkiem jednak, że nie przysługują one pracownikowi za okresy pobierania świadczeń chorobowych. Jeżeli składniki te przysługują za okresy kwartalne, to dolicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli zaś przysługują za okresy roczne, to dolicza się je w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność (art. 42 ust. 1-3 ustawy zasiłkowej). Analogiczne zasady stosuje się w odniesieniu do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy (np. półroczne, czteromiesięczne, dwumiesięczne), uwzględniając w każdym przypadku 1/12 kwot składników wypłaconych za odpowiednią liczbę okresów obejmujących łącznie 12 miesięcy. W każdym przypadku należy pamiętać, że uwzględnieniu podlegają wyłącznie takie składniki, które nie są pracownikowi wypłacane za okresy pobierania świadczeń chorobowych. Zasada ta wynika z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej, który stanowi, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z układami zbiorowymi pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłku mają zastosowanie przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wypłacanego ze środków pracodawcy.

Gdzie pojawia się problem

Nierzadko przepisy płacowe nie regulują wprost kwestii pomniejszania premii, uzależniając jej wypłatę od realizacji celów ustalonych dla pracownika. Co do zasady premia uzależniona od poziomu realizacji celów, dla której pracodawca nie ustalił zasad pomniejszania w związku z chorobą pracownika, podlega wliczeniu do podstawy wymiaru zasiłku. Sama konstrukcja premii wskazuje na domniemanie, że z powodu choroby pracownik zrealizuje cele na niższym poziomie, niż zrobiłby to, gdyby w tym czasie pracował, a tym samym uzyska niższą premię w związku z tą absencją. Jeżeli jednak zasady premiowania przewidują maksymalną wartość premii, jaką za dany okres pracownik może uzyskać, to tak długo, jak nie będzie znana jej ostateczna kwota, podstawa wymiaru zasiłku powinna być ustalona bez tego składnika, a w przyszłości ewentualnie przeliczona, a zasiłek wyrównany. [ramka 1]

Czy zachowuje prawo

Jako że z przepisów płacowych obowiązujących u pracodawcy wynika, że przyznanie i wypłata premii rocznej zależy bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy danego pracownika (realizacja planu sprzedaży), to należy uznać, iż jest ona składnikiem płacowym przysługującym za pracę, a co za tym idzie podlega wliczeniu przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Nie ma znaczenia, że oprócz indywidualnego wkładu pracy na premię ma wpływ pracy całego zespołu. Składnik ten podlega wliczeniu i powinien być uwzględniany w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jednocześnie ze względu na wprowadzenie do regulaminu premiowania maksymalnej wartości premii rocznej, do czasu jej przyznania za dany rok nie jest możliwe ustalenie, czy pracownik za rok, w którym wystąpiła niezdolność do pracy, zachowuje prawo do maksymalnej wartości premii mimo nieobecności w pracy i pobierania zasiłku. W efekcie premii rocznej nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku, dopóki nie zostanie rozstrzygnięte, czy pracownik zachowuje do niej prawo w maksymalnej wysokości za rok, w którym pobiera wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, czy też uzyskał prawo do zasiłku opiekuńczego albo macierzyńskiego. Dopiero po ustaleniu, że pracownik nie zachował prawa do premii w maksymalnej wysokości określonej w regulaminie premiowania, należy ponownie ustalić podstawę wymiaru świadczeń, uwzględniając w niej premię roczną, i wypłacić wyrównanie. Oznacza to, że w sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca, ustalając podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego za maj 2016 r., nie powinien uwzględniać premii rocznej wypłaconej za 2015 r. do czasu ustalenia, czy pracownik za 2016 r. otrzyma premię w maksymalnej, czy też w niższej wysokości. Jeżeli pracodawca w 2017 r. po wypłaceniu premii rocznej za 2016 r. ustali, że pracownikowi nie została wypłacona maksymalna premia roczna, powinien wówczas ponownie ustalić podstawę wymiaru zasiłku należnego pracownikowi za maj 2016 r., uwzględniając w niej premię roczną za 2015 r., a następnie wypłacić wyrównanie świadczenia. [ramka 2]

W lutym 2017 r. po wypłaceniu premii rocznej za 2016 r. pracodawca powinien sprawdzić, czy pracownik za 2016 r. otrzymał maksymalną, czy też niższą wartość premii rocznej. W razie wypłacenia pracownikowi wartości maksymalnej nie powinien dokonywać dodatkowych rozliczeń. Jeżeli natomiast wartość premii rocznej okaże się niższa niż maksymalna przewidziana w przepisach płacowych, to wówczas pracodawca powinien przeliczyć podstawę wymiaru, uwzględniając w niej 1/12 kwoty premii rocznej za 2015 r. i wypłacić wyrównanie. Kwota wyrównania zasiłku macierzyńskiego za 14 dni maja 2016 r. dla pracownika, o którym mowa w pytaniu, wyniesie 839,02 zł. [ramka 3]

Możliwe ułatwienie

Rekomendowanym rozwiązaniem uproszczającym dokonywanie skomplikowanych przeliczeń podstawy i wypłat wyrównania zasiłków jest wprowadzenie do przepisów regulujących zasady wypłacania premii rocznej mechanizmu jej pomniejszania (np. przez wprowadzenie zapisu "wypracowana na podstawie ustalonych kryteriów kwota premii rocznej ulega pomniejszeniu w związku z pobieraniem wszystkich świadczeń z tytułu niezdolności do pracy w razie choroby i macierzyństwa w następujący sposób..."). Istotne jest, aby pomniejszenie następowało od jednego dnia absencji zasiłkowej, wówczas premia zawsze będzie podlegała uwzględnieniu w podstawie. Od sposobu pomniejszania (proporcjonalnie lub nieproporcjonalnie) będzie natomiast zależeć to, czy premia będzie uwzględniana w kwocie faktycznie wypłaconej, czy też po uzupełnieniu.

RAMKA 1

Ile wypłacono pracownikowi w formie wynagrodzenia ©?

W jaki sposób ustalić podstawę wymiaru zasiłku, jeżeli pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego i omawianej premii rocznej otrzymuje dodatek stażowy, który jest wypłacany w pełnej wysokości za okresy pobierania świadczeń z tytułu niezdolności do pracy w razie choroby i macierzyństwa? Za okres 12 miesięcy poprzedzających otrzymał następujące wynagrodzenie (w zł):

Miesiąc/rok	Płaca zasadnicza	Dodatek stażowy	Premia roczna	Razem brutto	Składki ZUS (13,71 proc.)	Wynagrodzenie pomniejszone o składki
04/2016	4450,00	667,50		5117,50	701,61	4415,89
03/2016	4450,00	667,50		5117,50	701,61	4415,89
02/2016	4450,00	667,50	25 000,00	30 117,50	4129,11	25 988,39
01/2016	4450,00	667,50		5117,50	701,61	4415,89
12/2015	4150,00	622,50		4772,50	654,32	4118,18
11/2015	4150,00	622,50		4772,50	654,32	4118,18
10/2015	4150,00	622,50		4772,50	654,32	4118,18
09/2015	4150,00	622,50		4772,50	654,32	4118,18
08/2015	4150,00	622,50		4772,50	654,32	4118,18
07/2015	4150,00	622,50		4772,50	654,32	4118,18
06/2015	4150,00	622,50		4772,50	654,32	4118,18
05/2015	4150,00	622,50		4772,50	654,32	4118,18

RAMKA 2

Jaki zasiłek w maju 2016 roku

Ustalamy przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od maja 2015 r. do kwietnia 2016 r.

1) [4450 zł - 610,10 zł (13,71 proc. z kwoty 4450 zł) = 3839,90 zł x 4 miesiące = 15 359,60 zł] + [4150 zł - 568,97 zł (13,71 proc. z kwoty 4150 zł) = 3581,03 x 8 miesięcy = 28 648,24 zł] = 44007,84 zł

2) 44 007,84 zł : 12 miesięcy = 3667,32 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie).

Wyliczamy kwotę zasiłku macierzyńskiego za jeden dzień niezdolności do pracy:

3667,32 zł : 30 dni = 122,24 zł (kwota zasiłku za dzień niezdolności do pracy).

Ustalamy wartość zasiłku należnego za 14 dni urlopu ojcowskiego:

122,24 zł x 14 dni = 1711,36 zł.

RAMKA 3

Wyrównanie, gdy premia jednak niższa

25 000 zł (premia roczna za 2015 r.) - 3427,50 zł (13,71 proc. z kwoty 25 000 zł) = 21 572,50 zł

21 572,50 zł : 12 miesięcy = 1797,71 zł (1/12 premii rocznej)

[3667,32 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie) + 1797,71 zł (1/12 premii rocznej)] = 5465,03 zł (przeliczona podstawa wymiaru zasiłku)

5465,03 zł : 30 dni = 182,17 zł (kwota zasiłku macierzyńskiego za jeden dzień po przeliczeniu)

182,17 zł - 122,24 zł = 59,93 zł (kwota wyrównania zasiłku za jeden dzień)

59,93 zł x 14 dni = 839,02 zł (wyrównanie za 14 dni zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w maju 2016 r.).

Aldona Salamon

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 36 ust. 1 i 2, art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 1-3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.).