Pracodawca niebędący płatnikiem zasiłków musi przesłać do ZUS zaświadczenie ZUS Z-3

Pracownik, który zachoruje po raz pierwszy w danym roku kalendarzowym, ma prawo za okres tej niezdolności do pracy do wynagrodzenia określonego w art. 92 k.p. Przysługuje ono nie dłużej jednak niż za okres 33 dni w roku, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat – nie dłużej niż za 14 dni. Wynagrodzenie to finansuje z własnych środków pracodawca.

Należy wyjaśnić, że zasada dotycząca zachowywania przez pracownika, który ukończył 50 lat, prawa do wynagrodzenia za okres choroby przez 14 dni w roku kalendarzowym, wprowadzona została dopiero od 1 lutego 2009 r. Dotyczy niezdolności do pracy przypadającej po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50 rok życia. Oznacza to, że prawo do wynagrodzenia za czas choroby w wymiarze 14 dni od 1 lutego 2009 r. zachowuje pracownik, który ukończył 50 lat w 2008 r. albo wcześniej. Natomiast pracownik, który ukończy 50 lat w 2009 roku, będzie miał prawo do wynagrodzenia za czas choroby w takim wymiarze dopiero w 2010 roku.

Za okres choroby trwającej w roku kalendarzowym dłużej niż 33 (14) dni, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. Prawo do niego ustala i dokonuje jego wypłaty pracodawca albo oddział ZUS.

Pracodawca jest płatnikiem zasiłku chorobowego, jeżeli zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (21 i więcej). Liczbę ubezpieczonych, od której zależy, czy pracodawca będzie wypłacał zasiłki, ustala się na dzień 30 listopada każdego roku na rok następny. Jeżeli zatem na dzień 30 listopada 2008 r. pracodawca zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego np. 25 ubezpieczonych, to w roku 2009 (od 1 stycznia do 31 grudnia) jest płatnikiem zasiłków dla swoich pracowników (ubezpieczonych) w czasie trwania ich zatrudnienia.

Należy pamiętać, że obowiązek wypłaty zasiłków ustala się na cały rok kalendarzowy. Oznacza to, że obowiązek ten nie ustaje, nawet gdyby liczba osób zgłaszanych przez pracodawcę do ubezpieczenia chorobowego w ciągu tego roku zmniejszyła się i wynosiła mniej niż 21osób.

Pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków ze względu na liczbę ubezpieczonych, ma określone obowiązki wobec ZUS, który jest płatnikiem zasiłków.

Po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego niezdolność pracownika do pracy z powodu choroby (na druku ZUS ZLA) ustala, jakie świadczenia mu przysługują. Sytuacje mogą być następujące:

● pracownik ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby, ponieważ nie otrzymał tego świadczenia za 33 (14) dni w roku kalendarzowym,

● pracownik ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby za część okresu objętego zwolnieniem lekarskim – do wykorzystania limitu 33 (14) dni w roku kalendarzowym oraz do zasiłku chorobowego,

● pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego, ponieważ wcześniej otrzymał wynagrodzenie za czas choroby za okres 33 (14) dni w roku kalendarzowym.

Jeżeli pracownik za część okresu niezdolności do pracy orzeczonej w jednym zaświadczeniu lekarskim ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby, a za pozostałą część do zasiłku chorobowego, pracodawca:

● wypłaca wynagrodzenie za czas choroby za przysługujący pracownikowi okres,

● pozostawia w swojej dokumentacji kserokopię zaświadczenia lekarskiego (ZUS ZLA) potwierdzoną za zgodność z oryginałem jako dokument, będący podstawą wypłaty wynagrodzenia za czas choroby,

● przesyła do oddziału ZUS, właściwego według adresu swojej siedziby, oryginał zwolnienia lekarskiego w celu ustalenia prawa i wypłaty zasiłku chorobowego,

● załącza do zwolnienia lekarskiego zaświadczenie płatnika składek na druku ZUS Z-3.

Gdy natomiast pracownikowi za cały okres niezdolności do pracy, orzeczonej w zaświadczeniu lekarskim, przysługuje zasiłek chorobowy, pracodawca, który nie jest jego płatnikiem, przesyła oryginał zaświadczenia lekarskiego do oddziału ZUS, właściwego dla adresu swojej siedziby.

Do zwolnienia lekarskiego pracodawca niebędący płatnika zasiłku musi dołączyć zaświadczenie na druku ZUS Z-3. Trzeba pamiętać, że zaświadczenie to, wypełnione nieprawidłowo albo w którym brakuje określonych informacji, nie pozwala na ustalenie prawa i wypłatę zasiłku. Aby uniknąć błędów w druku ZUS Z-3 wymieniamy najczęściej popełniane przez płatników:

● brak dokumentów potwierdzających wypłatę zasiłku chorobowego bez okresu wyczekiwania i w wysokości 100 proc.,

● nieprawidłowa liczba osób zgłaszanych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada poprzedniego roku (pracodawcy często wskazują liczbę osób zatrudnionych ogółem),

● wskazanie w tabeli dotyczącej wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłków kwot wynagrodzenia, po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne (powinna być wykazana kwota przychodu oraz procent składek do potrącenia, którego ZUS dokona sam).

W przypadku nieprzerwanej niezdolności do pracy kolejne zaświadczenia lekarskie przesyła się do oddziału ZUS bez konieczności ponownego składania zaświadczenia ZUS Z-3. Należy jednak podać datę dostarczenia zaświadczenia lekarskiego płatnikowi składek przez ubezpieczonego oraz informację, czy tytuł ubezpieczenia, jak również ubezpieczenie chorobowe lub wypadkowe trwa nadal, poświadczając te informacje pieczątką i podpisem.