ZUS zwróci nienależnie opłacone składki w ciągu 30 dni od złożenia wniosku

Płatnik składek musi za każdy miesiąc opłacać składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, a także Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w wysokości wynikającej ze złożonej deklaracji rozliczeniowej.

Wpłata należności jest dokonywana na rachunki ZUS, odrębnie na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz na FP i FGŚP. Gdy płatnik wpłaci kwotę wyższą, niż wynika to ze złożonej deklaracji rozliczeniowej, powstaje nadpłata składek. Najczęściej jednak nadpłata powstaje, gdy płatnik składek dokonuje korekty złożonego za ubezpieczonego imiennego raportu miesięcznego. Jest on zobowiązany sporządzić i przesłać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych (tj. imiennego raportu miesięcznego ZUS RCA wraz z dołączoną deklaracją ZUS DRA), gdy w wyniku ich sprawdzenia ustali, że zawyżył podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ubezpieczonego. Oczywiście konieczność złożenia korekty istnieje, również gdy płatnik w podstawie wymiaru nie uwzględnił przychodu, od którego składki powinny być naliczone. Złożenie korekty powoduje wówczas konieczność dopłaty składek.

Nienależnie opłacone składki są zaliczane przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot. ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie stanowią więcej niż 5 proc. najniższego wynagrodzenia.

Najszybszym sposobem odzyskania nadpłaconych składek jest pomniejszenie należności wpłacanej do ZUS za kolejny miesiąc o kwotę powstałej nadpłaty. Przykładowo płatnik składek, który złożył korektę deklaracji rozliczeniowej i ustalił, iż nienależnie opłacił składkę na FP w wysokości 300 zł, a za kolejny miesiąc powinien wpłacić na rachunek przeznaczony na należności z tytułu składek FP i FGŚP kwotę 500 zł, powinien z uwagi na nadpłatę wpłacić 200 zł.

Natomiast wniosek o zwrot składek płatnik może złożyć po stwierdzeniu, że zostały one nienależnie opłacone, jednak nie później niż w ciągu siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia z ZUS. ZUS zwraca składki w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku. Jeżeli w tym terminie składki nie zostaną zwrócone, podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku.

Zwrotu nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne nie można dochodzić, jeżeli od dnia ich opłacenia upłynęło pięć lat, a na ubezpieczenia społeczne, gdy od daty ich opłacenia upłynęło dziesięć lat.

Płatnik składek zobowiązany jest zaprzestać obliczać i przekazywać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przekroczeniu przez ubezpieczonego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek. Jeśli mimo przekroczenia tzw. kwoty trzydziestokrotności składki zostaną opłacone, powstanie nadpłata.

Gdy ubezpieczony ma kilku płatników składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to on powinien ich powiadomić o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru. Jeśli tego nie zrobi i składki zostaną opłacone, za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji korygującej. Z uwagi na to, że w takiej sytuacji część nienależnie opłaconych składek jest finansowana ze środków ubezpieczonego i została pobrana z jego dochodu, płatnik składek powinien zwrócić mu nienależnie pobrane składki finansowane z jego środków.

W przypadku opłacenia składek mimo przekroczenia tzw. kwoty trzydziestokrotności składki na ubezpieczenia społeczne, sfinansowane przez ubezpieczonego, zostały odliczone od dochodu podlegającego opodatkowaniu, natomiast składka zdrowotna w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru została odliczona od zaliczki na podatek.

W przypadku pracownika zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe stanowi kwotę uprzednio nienależnie pomniejszonego przychodu ze stosunku pracy. Tym samym w miesiącu, w którym zostanie wypłacony pracownikowi (postawiony do jego dyspozycji), powinien zostać doliczony przez pracodawcę do pozostałych jego przychodów uzyskanych w tym miesiącu, od których należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.