Płatnik musi zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zmienia się w każdym roku kalendarzowym. W 2009 r. wynosiła ona 95 790 zł. Natomiast w 2010 r. składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik opłaca do osiągnięcia podstawy wymiaru wynoszącej 94 380 zł.

Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek płatnik może otrzymać z ZUS. Po jej uzyskaniu ma obowiązek zaprzestać dalszego ich opłacania oraz ewentualnie dokonać korekty wcześniej złożonych dokumentów i dokonanych wpłat.

Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych albo bieżących składek, a w razie ich braku na poczet przyszłych należności. Płatnik może również złożyć wniosek do ZUS o zwrot nadpłaconych składek. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia zawiadomienia o kwocie nadpłaty. ZUS ma obowiązek zwrócić płatnikowi nadpłacone składki w ciągu 30 dni od dnia złożenia wniosku. Pracodawca nie może żądać zwrotu nienależnie opłaconych składek, jeżeli od daty ich opłacenia minęło 10 lat (wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 26 maja 2010 r., P 29/08).

Niżej przeanalizujemy, jak płatnik powinien rozliczyć się z ZUS i pracownikiem w sytuacji, gdy uzyskał w 2010 r. z ZUS informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacanych za pracownika w 2009 r.

Stan faktyczny jest następujący: pracownik przez osiem miesięcy 2009 r. pozostawał równocześnie w dwóch stosunkach pracy (u pracodawcy A i B). Nie poinformował o tym pracodawcy A. Kwota oskładkowanego przychodu u pracodawcy A nie przekroczyła rocznego limitu, wobec czego płatnik przez cały rok naliczał składki od pełnej podstawy wymiaru. We wrześniu 2010 r. płatnik A otrzymał z ZUS zawiadomienie o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przez pracownika, które nastąpiło w listopadzie 2009 r. Płatnik A otrzymał z ZUS informacje, że prawidłowa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w listopadzie 2009 r. wynosi 1890 zł, natomiast w grudniu 0 zł. Kwota przychodu pracownika we wrześniu 2010 r. wynosi 4900 zł. Pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i złożył oświadczenie PIT-2. Aby skorygować przesłane do ZUS dokumenty za pracownika oraz dokonać zwrotu nadpłaconych składek, należy postępować w poniższy sposób.

W związku z nadpłatą składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niedopłatą składki zdrowotnej płatnik ma obowiązek sporządzenia i przekazania do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych za listopad i grudzień 2009 r. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących musi się składać z:

● raportu ZUS RCA, w którym należy prawidłowo rozliczyć składki na ubezpieczenia za pracownika oraz

● deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której trzeba wykazać pełne rozliczenie składek za wszystkich ubezpieczonych i ewentualnie wypłacone świadczenia.

W korygującym raporcie ZUS RCA należy podać informację o przekroczeniu przez pracownika rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wpisując w bloku III.B. w polu 02 - kod 3. Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał bowiem ZUS.

W wyniku naliczenia składek od podstawy przekraczającej roczny limit wystąpiła:

● po stronie pracownika - nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne (łączna nadpłata 890,67 zł; w tym na ubezpieczenie emerytalne - 772,02 zł, na ubezpieczenie rentowe - 118,65 zł oraz niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne - 80,16 zł),

● po stronie pracodawcy - nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (łączna nadpłata 1127,97 zł; na ubezpieczenie emerytalne - 772,02 zł, na ubezpieczenie rentowe - 355,95 zł).

Powyższe wyliczenia wynikają z tabeli.

Po skorygowaniu i wysłaniu do ZUS dokumentów rozliczeniowych płatnik składek jest zobowiązany zwrócić ubezpieczonemu kwotę nadpłaconych składek. Musi pomniejszyć kwotę nadpłaty o niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Od kwoty zwracanych składek nie należy naliczać składek na ubezpieczenia społeczne. Należy natomiast naliczyć podatek. Podatek jest naliczany w miesiącu, w którym kwota nadpłaconych składek zostanie zwrócona pracownikowi (pismo Ministerstwa Finansów z 20 lutego 2002 r., PB5/IMD-033-52-260/02i).

Kwotę nadpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe należy doliczyć do pozostałych przychodów pracownika uzyskanych w miesiącu, w którym dokonywany jest zwrot. Od łącznej kwoty trzeba pobrać zaliczkę na podatek dochodowy z zastosowaniem stopy procentowej i skali podatkowej obowiązującej w miesiącu, w którym on następuje. Zaliczkę na podatek pobiera się od kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w części finansowanej przez pracownika przed pomniejszeniem jej o kwotę niedopłaconej składki zdrowotnej. Następnie zaliczkę na podatek należy pomniejszyć o część składki zdrowotnej podlegającej odliczeniu od podatku (7,75 proc.). Niżej lista płac z uwzględnieniem skorygowanych składek za listopad i grudzień 2009 r.

Wypłacając wynagrodzenie z uwzględnieniem zwrotu pracownikowi nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy dokonać następujących wyliczeń:

● najpierw trzeba ustalić podstawę wymiaru składek ZUS i obliczyć składki finansowane ze środków pracownika.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe wynosi 4900 zł.

Składki finansowane ze środków pracownika wynoszą: [(4900 zł x 9,76 proc.) + (4900 zł x 1,5 proc.) + (4900 zł x 2,45 proc.)] = 478,24 zł + 73,50 zł + 120,05 zł = 671,79 zł.

● następnie konieczne jest ustalenie podstawy wymiaru i obliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne;

Podstawę wymiaru ustala się w następujący sposób: 4900 zł (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) - 671,79 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 4228,21 zł.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi: 4228,21 zł x 9 proc. = 380,54 zł (z czego od podatku można odliczyć składkę w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 327,69 zł).

● w następnej kolejności trzeba ustalić zaliczkę na podatek dochodowy.

Podstawa opodatkowania wynosi 4900 zł (wynagrodzenie) + 890,67 zł (kwota nadpłaconych składek) = 5790,67 zł; 5790,67 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 671,79 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 5008 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Zaliczkę oblicza się tak: 5008 zł (podstawa opodatkowania) x 18 proc. (stopa procentowa podatku) - 46,33 zł (ulga podatkowa) = 855,11 zł.

Zaliczka na podatek do urzędu skarbowego wynosi: 855,11 zł (zaliczka na podatek dochodowy) - 327,69 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru) - 69,03 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75 proc. od kwoty nadpłaconych składek) = 458 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Po dokonaniu wszystkich odliczeń pracodawca powinien ustalić kwotę do wypłaty dla pracownika. Za wrzesień 2010 roku powinien wypłacić pracownikowi łącznie kwotę 4200,18 zł, co wynika z wyliczenia: 4900 zł (wynagrodzenie) + 890,67 zł (kwota składek zwracanych nadpłaconych na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) - 671,79 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) - 380,54 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne - 9 proc.) - 80,16 (składka na ubezpieczenie zdrowotne 9 proc. od kwoty 890, 67 składek) - 458 zł (zaliczka na podatek do urzędu skarbowego) = 4200,18 zł

@RY1@i02/2010/181/i02.2010.181.168.0004.001.jpg@RY2@

Lista płac w listopadzie i grudniu 2009 roku

@RY1@i02/2010/181/i02.2010.181.168.0004.002.jpg@RY2@

Lista płac w miesiącu zwrotu pracownikowi składek ZUS (we wrześniu 2010 roku)

Aldona Salamon

gp@infor.pl

Art. 19, 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późń. zm.).

Art. 27b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Obwieszczenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 grudnia 2008 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2009 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. nr 97, poz. 850).

Obwieszczenie ministra pracy i polityki społecznej z 11 grudnia 2009 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2010 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. nr 80, poz. 997).