Płatnik musi korygować dokumenty rozliczeniowe sporządzone na podstawie błędnego oświadczenia

Płatnik składek przestaje naliczać i przekazywać do ZUS składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po osiągnięciu przez osobę ubezpieczoną w roku kalendarzowym określonej kwoty. W 2010 roku wynosi ona 94 380 zł.

W przypadku osoby ubezpieczonej, która ma dwóch lub więcej płatników składek, to na niej spoczywa obowiązek poinformowania wszystkich płatników o limicie, do wysokości którego powinny być za nią naliczane składki. Ona też odpowiada za zadłużenie spowodowane złożeniem informacji niezgodnej ze stanem faktycznym.

Niżej przeanalizujemy, jak płatnik powinien się rozliczyć z ZUS i z pracownikiem, gdy ten złożył błędne zawiadomienie o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stan faktyczny jest następujący: w lipcu 2010 roku pracownik złożył oświadczenie, że w okresie od lutego do kwietnia 2010 roku składki za niego od kwoty 12 680 zł opłacał równocześnie inny płatnik (płatnik B). U płatnika (płatnika A), który otrzymał informację oskładkowany przychód z okresu od stycznia do czerwca 2010 roku wyniósł 80 450 zł. Kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w lipcu według ustaleń wynikających z oświadczenia pracownika wyniosła 1250 zł (12 680 zł + 80 450 zł + 1250 zł = 94 380 zł). Zatem płatnik A, wypłacając wynagrodzenie za lipiec w ostatnim dniu lipca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, naliczył od kwoty 1250 zł. Natomiast pozostałe składki od pełnej kwoty przychodu wynoszącej 9800 zł.

W sierpniu, już po przekazaniu dokumentów rozliczeniowych i składek do ZUS, pracownik skorygował wcześniejsze oświadczenie. Wyjaśnił, że wynagrodzenie od płatnika B za okres od lutego do kwietnia wynosi co prawda 12 680 zł, jednak do chwili obecnej nie zostało mu ono wypłacone, a tym samym składki nie zostały naliczone. W związku z tym płatnik A przedwcześnie zaprzestał opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Kwota oskładkowanego przychodu w tym miesiącu wyniosła 10 800 zł. Pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2. Aby skorygować przesłane do ZUS dokumenty za pracownika oraz kwotę składek, należy postępować w poniższy sposób.

Wskutek błędnie złożonego oświadczenia przez pracownika płatnik A w lipcu zaniżył podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki za ten miesiąc pracodawca powinien naliczyć od pełnej kwoty przychodu pracownika - 9800 zł. Natomiast zgodnie z oświadczeniem pracownika zostały one naliczone od 1250 zł. Pracodawca w takim przypadku powinien przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych za lipiec i ustalić prawidłową wysokość składek za ten miesiąc. W tabeli przedstawiamy prawidłowe wyliczenie składek za lipiec 2010 roku.

Z dokonanej korekty wynika, że w wyniku błędnego oświadczenia pracownika wystąpiła:

● po stronie osoby ubezpieczonej niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (834,48 zł + 128,25 zł) oraz nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne (86,64 zł),

● po stronie płatnika niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne (834,48) i rentowe (384,75 zł).

Różnicę wynikającą z niedopłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz z nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2095,32 zł płatnik ma obowiązek wpłacić na właściwe konta ZUS wraz z odsetkami za zwłokę.

Po rozliczeniu pracownik ma obowiązek zwrócić pracodawcy kwotę niedopłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez niego (834,48 zł + 128,25 = 962,73 zł). Natomiast pracodawca zwróci pracownikowi nadwyżkę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pracodawca może żądać od pracownika pokrycia kosztów odsetek za zwłokę.

Zakładając, że pracownik w sierpniu zwrócił pracodawcy składki w kwocie 962,73 zł, to dokonując naliczenia podatku powinien on odjąć od dochodu pracownika kwotę zwróconych składek. Wynika to z faktu, że składki te uprzednio, tj. w lipcu, zwiększyły już opodatkowany dochód pracownika. Pobranie ze środków pracownika zaniżonej składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wpłynie na zmniejszenie podstawy obliczenia zaliczki na podatek w miesiącu, w którym pracownik zwraca składki.

Pozostaje jeszcze kwestia nadpłaconej składki zdrowotnej. Z uwagi, że składkę tę w całości finansuje pracownik, pracodawca musi mu ją zwrócić (86,64 zł). Może to zrobić, ujmując ją na liście płac, przekazując na konto pracownika odrębnym przelewem albo wypłacając ją pracownikowi w kasie.

Nadpłacona składka zdrowotna została w lipcu w części (7,75 proc. podstawy wymiaru) odliczona od podatku. W sierpniu pracownik odzyska tę składkę, a tym samym nie powinna ona już zostać odliczona od podatku. Sposób postępowania w przypadku zwrotu składki na ubezpieczenie zdrowotne reguluje art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W jego myśl pracownik otrzymujący zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne ma obowiązek w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot, doliczyć do podatku kwotę tej składki uprzednio odliczoną (np. w zeznaniu podatkowym rocznym PIT - 37 w poz. 108 - doliczenia do podatku).

Zdaniem autora niniejszego tekstu - wykładowcy i eksperta ds. wynagrodzeń, nie jest również błędem doliczenie do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej na bieżąco, tj. w miesiącu, w którym dokonywana jest korekta deklaracji ZUS i w którym pracownik zwraca pracodawcy niedopłatę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a pracodawca zwraca pracownikowi nadpłaconą składkę zdrowotną. W takim przypadku podatek zostanie zapłacony do urzędu skarbowego wcześniej, a pracownik nie będzie musiał pamiętać o doliczeniu do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej w zeznaniu rocznym.

Należy zwrócić uwagę, że po dokonaniu korekty za lipiec podstawa wymiaru, od której pracodawca naliczył składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresie od stycznia do lipca wynosi 90 250 zł (80 450 zł + 9800 zł). Do osiągnięcia rocznego limitu brakuje 4130 zł (94 380 zł - 90 250 zł). Taka jest zatem kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za sierpień.

Wypłacając wynagrodzenie z uwzględnieniem zwracanych przez pracownika nieopłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zwrotu przez pracodawcę nadpłaconej składki zdrowotnej, należy dokonać następujących wyliczeń:

● Najpierw trzeba ustalić podstawę wymiaru składek ZUS i obliczyć składki finansowane ze środków pracownika.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 4130 zł (94 380 zł - 90 250 zł), a na pozostałe ubezpieczenia - 10 800 zł.

Składki finansowane ze środków pracownika wynoszą: [(4130 zł x 9,76 proc.) + (4130 zł x 1,5 proc.) + (10 800 zł x 2,45 proc.)] = 403,09 zł + 61,95 zł + 264,60 zł = 729,64 zł.

● Następnie konieczne jest ustalenie podstawy wymiaru i obliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawę wymiaru ustala się w następujący sposób: 10 800 zł (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia do rocznego limitu) - 729,64 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 10 070,36 zł.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi: 10 070,36 zł x 9 proc. = 906,33 zł. Z podatku można odliczyć składkę w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 780,45 zł.

● W następnej kolejności trzeba ustalić zaliczkę na podatek dochodowy.

Podstawa opodatkowania wynosi: 10 800 zł (przychód) - 962,73 zł (składki ZUS obecnie zwracane pracodawcy, które uprzednio zawyżyły podstawę opodatkowania) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 729,64 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 8996 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Zaliczkę oblicza się tak: 8996 zł (podstawa opodatkowania) x 18 proc. (stopa procentowa podatku) - 46,33 zł (ulga podatkowa) = 1572,95 zł.

Zaliczka na podatek do urzędu skarbowego wynosi: 1572,95 zł (zaliczka na podatek dochodowy) + 74,61 zł (doliczenie do podatku tj. składka zdrowotna obecnie zwracana pracownikowi, w części uprzednio odliczonej od podatku) - 780,45 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru) = 867 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Po dokonaniu powyższych wyliczeń pracodawca może ustalić kwotę do wypłaty. Zatem pracodawca za sierpień 2010 roku powinien wypłacić pracownikowi łącznie 7420,94 zł, co wynika z wyliczenia: 10 800 zł (wynagrodzenie) - 962,73 zł (kwota składek zwracana pracodawcy) + 86,64 zł (składka zdrowotna zwracana pracownikowi) - 729,64 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) - 906,33 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne) - 867 zł (zaliczka na podatek do urzędu skarbowego) = 7420,94 zł.

@RY1@i02/2010/175/i02.2010.175.168.0010.001.jpg@RY2@

Prawidłowe wyliczenie składek ZUS po przedwczesnym zaprzestaniu ich naliczania

Aldona Salamon

gp@infor.pl

Art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późń. zm.).

Art. 45 ust 3a pkt 1 ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2010 r., nr 51 poz. 307 z późn. zm.).

Par. 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).