Po przekroczeniu rocznego limitu płatnik ma ograniczone obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Płatnicy składek muszą naliczać i opłacać za ubezpieczonych składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP), Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). W przypadku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz składek na FEP obowiązuje maksymalna roczna podstawa wymiaru składek. Po jej przekroczeniu składki na te ubezpieczenia i fundusz nie powinny być obliczane i opłacane. W dalszym ciągu płatnik musi natomiast naliczać i odprowadzać składki na ubezpieczenia: chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz FP i FGŚP.

Płatnik zaprzestaje opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie:

wwłasnej dokumentacji płacowej,

woświadczenia złożonego przez osobę ubezpieczoną,

winformacji przekazanej przez ZUS.

Sumowanie przychodów

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2012 roku kwota ta wynosi 105 780 zł. Ustalając, czy nie została ona przekroczona, uwzględnia się przychody ubezpieczonego ze wszystkich tytułów, z których opłacane były za niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nie ma natomiast znaczenia, za jaki okres są one wypłacane. Jeśli przykładowo pracownik w lutym 2012 roku otrzymał od swojego byłego pracodawcy nagrodę roczną - trzynastkę, to należy ją uwzględnić przy ustalaniu rocznego limitu w 2012 roku.

Dokumentacja płacowa

Gdy ubezpieczony ma tylko jednego płatnika składek (np. jednego pracodawcę), to zatrudniający sprawdza na bieżąco, na podstawie własnej dokumentacji płacowej, wysokość podstawy wymiaru, od której zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty granicznej, płatnik musi obliczyć i przekazać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje jej przekroczenia.

Ubezpieczony, który ma równocześnie dwóch lub więcej płatników składek (np. jest zatrudniony równocześnie na podstawie dwóch umów o pracę), sam powinien monitorować wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i w razie przekroczenia kwoty granicznej poinformować o tym płatników. [przykład] Informację o wykazywanych za niego składkach na ubezpieczenia społeczne znajdzie w ZUS RMUA (lub innej informacji pisemnej) od płatnika składek. Za skutki przekazania błędnej informacji płatnikowi odpowiada ubezpieczony, czyli jest on zobowiązany do uregulowania powstałego z tego tytułu zadłużenia.

Raport i deklaracja

Jeżeli mimo przekroczenia rocznej podstawy wymiaru płatnik w dalszym ciągu opłacał za ubezpieczonego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, musi złożyć za ten okres dokumenty korygujące. Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej. W związku z tym do czasu wpływu tych dokumentów nie jest możliwe dokonanie zwrotu nadpłaconych składek.

Wniosek o zwrot

Nienależnie opłacone składki z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych oraz bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. ZUS wówczas zwraca składki w ciągu 30 dni od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli do otrzymania zwrotu składek uprawnionych jest kilku płatników, ZUS dzieli kwotę nadpłaty i zwraca ją płatnikom w takich częściach, w jakich opłacili składki w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie rocznego limitu.

Gdy płatnik ma zaległości w opłacaniu składek za wcześniejsze miesiące, to ustalona w wyniku korekty dokumentów różnica z powodu przekroczenia rocznej podstawy zmniejsza zadłużenie płatnika. W takiej sytuacji ZUS nie zwraca ustalonej nadpłaty, tylko zalicza ją na poczet wcześniejszych zobowiązań.

Doliczenie do płacy

Płatnik musi zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane z jego środków. Z kwoty, którą zwraca, potrąca niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Pamiętać trzeba, że zwracana ubezpieczonemu kwota nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Kwota ta jest doliczana do wynagrodzenia, które ubezpieczony otrzymuje w miesiącu dokonania zwrotu i od łącznego przychodu naliczana jest zaliczka na podatek dochodowy.

Konsekwencje błędu

Skutkiem opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przekroczeniu kwoty granicznej jest nieprawidłowo ustalona (zaniżona) podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę tę stanowi bowiem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, pomniejszona o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, potrąconych przez płatnika składek ze środków ubezpieczonego.

Przykład

Niezbędne oświadczenie

Pracownica jest zatrudniona równocześnie na podstawie dwóch umów o pracę (u pracodawcy A i pracodawcy B). Na podstawie otrzymanych od pracodawców raportów ZUS RMUA ustaliła, że do czerwca 2012 roku podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z dwóch umów w 2012 roku wyniosła 104 780 tys. zł. W lipcu powinna postąpić w następujący sposób:

● poinformować pracodawcę A, iż za lipiec ma odprowadzić składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy 1000 zł, oraz pracodawcę B, aby nie odprowadzał za nią składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, albo

● poinformować pracodawcę B, aby to on opłacił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty 1000 zł, a pracodawcę A, aby składek nie opłacał, albo

● poinformować dwóch płatników, aby każdy z nich opłacił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru wynoszącej 500 zł.

Każde z wymienionych rozwiązań jest poprawne. Oświadczenia pracownicy powinny być złożone na piśmie.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 19, art. 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 6, par. 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).