Poradnia Kadrowa

● W jaki sposób skorygować raporty przy wypłacie zawyżonego wynagrodzenia

● Czy zgłoszenie do ubezpieczenia po terminie wymaga poprawnienia dokumentów

Nie. Każdy płatnik składek jest zobowiązany dokonać sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w raportach rozliczeniowych dotyczących danego roku kalendarzowego nie później niż do dnia 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. Obowiązek ten dotyczy także deklaracji rozliczeniowych.

W myśl art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, kto jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika nie stwierdza nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym w wymienionym wyżej terminie podlega karze grzywny do 5000 zł.

W przypadku stwierdzenia, że w złożonym za dany rok kalendarzowy dokumencie rozliczeniowym zawarte są nieprawidłowe dane, płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS dokument rozliczeniowy korygujący. Musi to zrobić w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia tych nieprawidłowości.

Niedopełnienie obowiązku weryfikacji poprawności dokumentów za poszczególny rok i złożenia korekt, stanowi wykroczenie. Grzywna w wysokości do 5000 zł wymierzana jest przez sąd na wniosek ZUS. Wobec tego płatnik po złożeniu w 2012 roku korekty dokumentów rozliczeniowych za 2009 rok może zostać wezwany przez ZUS do złożenia wyjaśnień.

Jednak w związku z tym, iż korekta dotyczy roku 2009 ,odpowiedzialność za wykroczenie ustała. Zgodnie bowiem z art. 45 kodeksu wykroczeń karalność wykroczenia ustaje, jeżeli od czasu jego popełnienia upłynął rok, a jeśli w tym okresie wszczęto postępowanie, karalność wykroczenia ustaje z upływem 2 lat od popełnienia czynu.

Weryfikację dokumentów za 2009 rok płatnik powinien przeprowadzić w terminie do 30 kwietnia 2010 r. Jednak nie zwalnia to płatnika z obowiązku złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych. Gdy niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy, pracownikowi przysługuje od pierwszego dnia zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego finansowany ze środków ZUS, a nie wynagrodzenie za czas choroby. Jeśli za dany okres płatnik powinien wykazać wypłatę zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (kod świadczenia przerwy 314), a wykazał wynagrodzenie za czas choroby (kod 331), po złożeniu korekty dokumentów rozliczeniowych za poszczególne miesiące powstanie nadpłata składek. Wypłacone zasiłki podlegają bowiem rozliczeniu w ciężar składek i nie powinny być finansowane ze środków pracodawcy.

Podstawa prawna

Art. 41 ust. 7, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 45 par. 1 ustawy z 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 46, poz. 275 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn.zm.).

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany przez pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Z podstawy wymiaru składek wyłączone jest wynagrodzenie za czas choroby i zasiłki oraz przychody wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W przedstawionej sytuacji pracownik chorował w grudniu i należało mu wypłacić wynagrodzenie za czas choroby. Jest ono zwykle niższe (80 proc. wynagrodzenia) od wynagrodzenia za czas pracy. Wobec tego w grudniu pracownik otrzymał zawyżoną pensję, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Kwestia dokonywania potrąceń z wynagrodzenia pracownika jest szczegółowo uregulowana w przepisach kodeksu pracy. Zgodnie z art. 87 par. 7 k.p. z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Na podstawie tego przepisu można jednak, bez zgody pracownika, potrącić tylko nienależnie wypłacone wynagrodzenie w poprzednim miesiącu. W analizowanej sytuacji pracodawca musi uzyskać zgodę na potrącenie (art. 91 k.p.). Jeżeli ją uzyska, w dokumentach rozliczeniowych składanych za bieżący miesiąc należy:

● w raporcie ZUS RSA - podać grudniowy okres przerwy w opłacaniu składek, tj. okres, w którym pracownik był chory,

● w raporcie RCA - uwzględnić wynagrodzenie chorobowe w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,

● w raporcie ZUS RCA - wykazać odpowiednio obniżoną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przykładowo, jeżeli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za grudzień 2011 roku powinna wynosić 2500 zł, a pracodawca wykazał 3000 zł, a w kwietniu 2012 roku wynagrodzenie pracownika wynosi 5000 zł, to w bieżąco składnym raporcie ZUS RCA jako podstawę wymiaru składek płatnik musi podać kwotę 4500 zł.

W przedstawionej sytuacji nie należy składać korekty dokumentów rozliczeniowych za grudzień.

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 81 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Tak. Zleceniobiorca, który jest studentem, nie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu do ukończenia 26 roku życia. Dla zleceniodawcy zatrudniającego studenta nie ma znaczenia, czy jest on studentem studiów dziennych, zaocznych, czy wieczorowych, a także czy uczelnia jest placówką państwową, czy też prywatną.

Studentem w myśl ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym jest osoba kształcąca się na studiach wyższych. Studia wyższe to studnia pierwszego stopnia, studia drugiego stopnia lub jednolite studia magisterskie.

Studia pierwszego stopnia to forma kształcenia, na którą są przyjmowani kandydaci posiadający świadectwo dojrzałości, kończąca się uzyskaniem kwalifikacji pierwszego stopnia. Studia drugiego stopnia to natomiast forma kształcenia, na którą są przyjmowani kandydaci posiadający co najmniej kwalifikacje pierwszego stopnia, kończąca się uzyskaniem kwalifikacji drugiego stopnia. Jednolite studia magisterskie to z kolei forma kształcenia, na którą są przyjmowani kandydaci posiadający świadectwo dojrzałości, kończąca się uzyskaniem kwalifikacji drugiego stopnia.

Przez zakończenie studiów należy rozumieć:

● datę złożenia egzaminu dyplomowego,

● w przypadku kierunku lekarskiego, lekarsko-dentystycznego i weterynarii - datę złożenia ostatniego wymaganego planem studiów egzaminu,

● w przypadku kierunku farmacja - datę zaliczenia ostatniej przewidzianej w planie studiów praktyki.

W przedstawionej sytuacji student, który 15 czerwca 2011 r. ukończył 26 lat, od dnia 15 czerwca 2011 r. powinien z umowy-zlecenia zostać zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zatem płatnik składek powinien przed dniem 30 kwietnia 2012 r. złożyć ZUS ZUA i zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń oraz w trybie korekty złożyć raport ZUS RCA. Jeżeli w czerwcu student otrzymał wyłącznie wynagrodzenie za maj, to w raporcie ZUS RCA złożonym za czerwiec płatnik powinien wykazać zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jednak mimo tego że raport będzie zerowy, korekta jest niezbędna.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 2 ust. 1 pkt 5,7,8,9,18 k, art. 167 ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz. 1365).

Michał Jarosik