Trudna może być droga do odzyskania składek zapłaconych za pracowników

Jako pracodawca wypłacałem pracownikom świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w różnej wysokości. Uzależniałem wypłatę od ich wynagrodzenia w zakładzie, nie biorąc pod uwagę sytuacji rodzinnej. Po przeprowadzonej kontroli ZUS zakwestionował wypłatę tych świadczeń i orzekł o konieczności naliczenia od nich składek. Sprawa znalazła swój finał w sądzie. Liczę się z niekorzystnym dla mnie wyrokiem. W jaki sposób mogę wtedy odzyskać składki zapłacone przeze mnie za pracowników? Jak ściągnąć te należności od osób już niepracujących?

Niestety, wyegzekwowanie od pracowników części składek, które powinny być przez nich sfinansowane, a zostaną opłacone w całości przez pracodawcę, może okazać się trudne. Przed takim problemem staje wielu pracodawców, którzy w wyniku kontroli ZUS zostają zobowiązani do zapłaty składek pracowniczych, np. od świadczeń z ZFŚS, jak w tym przypadku, za okres wsteczny.

Kontrola świadczeń z ZFŚS

Obecnie kontrole wydatkowania przez pracodawców środków z ZFŚS nie są już tak częste jak kiedyś, ale nadal kwestia ta jest przedmiotem zainteresowania ZUS. Dziś nie ma chyba już wątpliwości, że ZUS może kontrolować sposób wydatkowania tych środków.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od tej zasady istnieje jednak kilka wyjątków, m.in. świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, od których składki nie będą należne. Aby świadczenia te mogły korzystać ze zwolnienia, powinny wchodzić w zakres działalności socjalnej, a kryteria ich przyznawania i wartość muszą być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego rodzaju pomocy.

Wyrok i co dalej

W opisanej sytuacji, jeśli sąd utrzyma w mocy zaskarżone przez pracodawcę decyzje nakazujące zapłacenie składek od wartości świadczeń z ZFŚS wraz z odsetkami, a płatnik je wykona, następnym jego krokiem powinna być próba odzyskania ich od pracowników. Dotyczy to oczywiście tylko części składek przez nich finansowanych. Ich opłacenie ze środków pracodawcy nie zwalnia pracowników z tego obowiązku.

Wydaje się, że najprostszym rozwiązaniem jest automatyczne pomniejszenie kolejnej wypłaty wynagrodzenia pracownika o zapłacone składki. Nie jest to jednak możliwe w świetle przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.), które przewidują szczególną ochronę wynagrodzenia przed potrąceniami. Dopuszczają jednostronne potrącenia przez pracodawcę bez pisemnej zgody pracownika jedynie w określonych ustawowo przypadkach, do których nie należy rozpatrywana przez nas sytuacja. Jeśli pracodawca potrąciłby jednak wierzytelność wbrew przepisom, pracownikowi przysługiwałoby roszczenie o zapłatę tej części wynagrodzenia. Potrącenie jest możliwe po uzyskaniu uprzedniej pisemnej (nie ustnej) zgody pracownika.

Pracodawca powinien więc poinformować pracowników o konieczności zwrotu na jego rzecz zapłaconych składek w części obciążających ubezpieczonych. W praktyce można się spodziewać, że pracownicy, którym zależy na dobrych relacjach z pracodawcą, pogodzą się z koniecznością zwrotu. Wówczas po wyrażeniu przez nich pisemnej zgody potrącenie będzie możliwe.

Sprawa się komplikuje, gdy roszczenie dotyczy byłych pracowników. Pracodawca również powinien skierować do nich wezwanie o zwrot składek. To już na samym początku może się okazać niewykonalne, gdy nie zdoła on ustalić ich obecnego miejsca pobytu. Nawet jeśli wezwanie zostanie skutecznie doręczone, tak naprawdę nie sposób przewidzieć, jak postąpi były pracownik. Nie ma on bowiem żadnego interesu, aby zwracać cokolwiek byłemu pracodawcy.

W takim przypadku, jak również wtedy, gdy pracownik nie wyraża zgody na potrącenie i odmawia zwrotu składek, pracodawcy pozostaje wystąpienie na drogę sądową z powództwem o zapłatę, na podstawie przepisów kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) dotyczących bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 k.c. w związku z art. 300 k.p.). W myśl art. 405 k.c. ten, kto uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby bez podstawy prawnej, powinien ją zwrócić.

Kiedy przedawnienie

Warto zwrócić uwagę na termin przedawnienie żądania składek od pracowników. Zgodnie z zasadą ogólną dla roszczeń ze stosunku pracy upływa on po trzech latach od dnia, w którym stały się wymagalne. W przypadku roszczenia pracodawcy z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia, będącego następstwem zapłaty przez niego składek na ubezpieczenia pracowników w części, która powinna być przez nich finansowana, termin ten rozpoczyna bieg dopiero od dnia zapłaty tych składek przez pracodawcę. Tak wypowiedział się SN w uchwale z 5 grudnia 2013 r., sygn. akt III PZP 6/13, tym samym otwierając pracodawcom drogę do wystąpienia z roszczeniem, nawet gdy od wypłaty tych świadczeń pracownikom upłynęły ponad trzy lata. Jak zauważa SN, zubożenie pracodawcy powstaje z chwilą zapłaty przez niego składek w części obciążającej ubezpieczonych, gdyż dopiero wówczas nastąpiło pomniejszenie jego majątku. [ramka]

Odzyskanie zapłaconych składek nie będzie jednak proste. Obowiązek zwrotu nienależnych korzyści wygasa bowiem, jeśli ten, kto je uzyskał, zużył je lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że powinien był się liczyć z obowiązkiem zwrotu. Pracownik nie musiałby nic zwracać, jeśli wydał już wypłaconą mu niesłusznie część wynagrodzenia. W tym przypadku to jest raczej oczywiste, gdyż od chwili wypłaty upłynął już pewien czas. Pracodawcy nie pozostaje więc nic innego, jak wykazywanie przed sądem, że pracownik miał lub z obiektywnego punktu widzenia powinien mieć świadomość, że świadczenie było nienależnie (tj. otrzymywał zbyt dużą kwotę od pracodawcy), wobec czego powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu nadwyżki. Udowodnienie tego jest niezwykle trudne, może się więc okazać, że pracodawca nigdy nie odzyska swoich pieniędzy.

Niestety, orzecznictwo jest dość surowe dla pracodawców, uznając, że zatrudniony, który nie zawinił i nie przyczynił się do wypłaty nienależnego mu wynagrodzenia, nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu, choćby nie było ono należne. Z innej jednak strony wygaśnięcie obowiązku zwrotu dotyczy tylko takich sytuacji, kiedy zużycie wzbogacenia (tj. nadwyżki wynagrodzenia w tym przypadku) nastąpiło w sposób bezproduktywny, konsumpcyjny, a więc bez uzyskania jakiegokolwiek ekwiwalentu czy też innej korzyści dla majątku wzbogaconego lub też utrata korzyści była przypadkowa, np. kradzież, przypadkowe zniszczenie (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 15 listopada 2013 r. sygn. akt I Aca 497/13).

Literalne rozumienie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu zamykałoby płatnikom drogę do wyegzekwowania zapłaconych za ubezpieczonych składek. Pracodawca powinien jednak mimo wszystko próbować odzyskać te składki na drodze sądowej. Ostatecznie przecież każda sprawa jest inna i rozstrzygać ją będzie niezawisły sąd.

Jakim sposobem i od kogo

Pracodawca może odzyskać część składek:

● od aktualnie zatrudnionego - poprzez potrącenie z bieżącego wynagrodzenia, ale tylko po uzyskaniu jego pisemnej zgody;

● od byłego pracownika lub pracownika, który nie wyraził zgody na potrącenie - przez wystąpienie z powództwem o zapłatę na podstawie art. 405 k.c.

Ma na to trzy lata od zapłaty należności do ZUS.

@RY1@i02/2015/087/i02.2015.087.03300020b.802.jpg@RY2@

Ewa Bogucka-Łopuszyńska

radca prawny

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121).

Art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111).

Par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161 poz. 1106 ze zm.).

Art. 87 par. 1, art. 291 par. 1 i art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Art. 405 i 409 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.).