Jak długo należy przechowywać dokumentację

Do obowiązków czytelnika należy opieka na dokumentacją medyczną służby medycyny pracy.

- Ile czasu - zgodnie z nowymi przepisami - należy przechowywać dokumentację medyczną służby medycyny - pyta pan Łukasz w województwa pomorskiego.

Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez jednostkę służby medycyny pracy, która ją prowadzi. Dokumentację tę należy przechowywać w warunkach zapewniających ochronę danych w niej zawartych oraz zabezpieczających przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, a także umożliwiających jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny pracy wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. W odniesieniu natomiast do pracowników zawodowo narażonych na czynniki np. rakotwórcze czy mutagenne, które mogą być przyczyną choroby, o której mowa w odpowiednich przepisach wydawanych na podstawie kodeksu pracy, jest to 40 lat po ustaniu narażenia.

W państwowych i samorządowych jednostkach służby medycyny pracy po upływie wspomnianych okresów do postępowania z dokumentacją medyczną służby medycyny pracy, będącą materiałem archiwalnym w rozumieniu przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, stosuje się przepisy wydane tej właśnie ustawy.

Warto podkreślić, że księgę przeprowadzonych kontroli w odniesieniu do podstawowych jednostek służby medycyny pracy prowadzi wojewódzki ośrodek medycyny pracy.

Księga przeprowadzonych kontroli zawiera m.in.:

● dane identyfikacyjne jednostki lub osoby kontrolowanej (nazwę, adres, a w przypadku lekarza i pielęgniarki wykonujących indywidualną praktykę, specjalistyczną indywidualną lub grupową praktykę: imię i nazwisko, adres miejsca wykonywania praktyki, numer z rejestru lekarza lub pielęgniarki);

● datę rozpoczęcia i datę zakończenia kontroli;

● imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób przeprowadzających kontrolę;

● przedmiot kontroli;

● podstawowe ustalenia kontroli;

● zalecenia pokontrolne, ich adresatów i terminy realizacji.

Z kolei księga wizytacji stanowisk pracy zawiera m.in. dane identyfikacyjne pracodawcy, u którego dokonano wizytacji stanowisk pracy; wykaz stanowisk pracy, na których przeprowadzono wizytację, wraz z oceną zagrożeń dla zdrowia i życia pracujących, występujących na tych stanowiskach, a także wnioski wynikające z oceny zagrożeń oraz adnotacje o sposobie przekazania pracodawcy tych wniosków.

Księgę wizytacji stanowisk pracy prowadzą podstawowe jednostki służby medycyny pracy oraz pielęgniarki wykonujące wizytacje stanowisk pracy w ramach praktyki indywidualnej.

Dokumentacja medyczna jest własnością podmiotów obowiązanych do jej prowadzenia.

Jeżeli zadania z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującym przejmuje inna jednostka służby medycyny pracy, indywidualną dokumentację medyczną osoby objętej opieką przekazuje się tej jednostce za pokwitowaniem w sposób zapewniający ochronę danych osobowych.

W przypadku zakończenia działalności przez podstawową jednostkę służby medycyny pracy dokumentacja medyczna tej jednostki jest przekazywana do właściwego terytorialnie wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy.

Nowe rozporządzenie ministra zdrowia obowiązuje od 16 sierpnia 2010 r.

Dokumentacja medyczna służby medycyny pracy w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującymi obejmuje dokumentację medyczną indywidualną, którą stanowi karta badania profilaktycznego, a także dokumentację medyczną zbiorczą

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Rozporządzenie ministra zdrowia z 29 lipca 2010 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 1002).