Odpracowanie wyjść nie jest już traktowane jak praca w godzinach nadliczbowych

Wpisywanie się do książki wejść i wyjść to od lat stały element pracy urzędniczej. I zarazem sposób na kontrolowanie czasu pracy każdej zatrudnionej w urzędzie administracji publicznej osoby. Przełożonym pozwala ustalić, ile razy podwładny opuszczał swoje stanowisko pracy i w jakim celu. Przynajmniej w założeniu.

W praktyce trudne jest kontrolowanie nie tylko tego, czy służbowe wyjście faktycznie było wyłącznie służbowe, lecz także tego, czy pracownik odpracował czas spędzony poza pracą w celach osobistych. Zdarza się więc wyskakiwanie na chwilkę, co jest łatwe, gdy życzliwi pracownicy z ochrony sami otwierają bramki bezpieczeństwa, wpuszczając lub wypuszczając przechodzących urzędników (w urzędach, w których jest stosowany elektroniczny system kart wejściowych). Z kolei koleżanka lub kolega z pokoju są gotowi w razie potrzeby poinformować przełożonego, że poszukiwany pracownik "wyszedł na chwilkę i zaraz wraca".

- Zdarza się, że umawiamy się między sobą na telefon, gdy musimy wyjść i coś pilnie załatwić. Wtedy osoba, która zostaje w pracy, dzwoni, by powiedzieć, kto i w jakiej sprawie nas szuka i że mamy szybko wracać - przyznaje jeden z pracowników administracji publicznej.

Liczy się regulamin

Przepisy, do których przestrzegania zobowiązani są członkowie korpusu służby cywilnej, nie mówią nic o załatwianiu spraw osobistych w godzinach pracy. Ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2008 r. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.) stanowi jedynie, że czas pracy członków korpusu służby cywilnej nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż osiem godzin (art. 97 ust. 1). Reguluje też czas pracy w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją.

Szczegóły określają więc w praktyce regulaminy, co potwierdza Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Jak nas poinformowała KPRM, kwestie ewidencjonowania wyjść prywatnych i służbowych w godzinach pracy uregulowane są w wewnętrznym regulaminie pracy, z którym obowiązek mają zapoznać się wszyscy pracownicy. W świetle zaś przepisów tego regulaminu pracownik może być zwolniony przez przełożonego od świadczenia pracy na czas niezbędny dla załatwienia ważnych spraw osobistych lub rodzinnych, które wymagają zajęcia się nimi w godzinach pracy. Wówczas jest on zobowiązany do odpracowania czasu wyjścia prywatnego, co podlega odnotowaniu we właściwej ewidencji. Wyjścia służbowe w godzinach pracy, jako wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą pracodawcy, nie podlegają odpracowaniu.

Swój regulamin pracy ma też np. Ministerstwo Finansów. Stanowi on załącznik do zarządzenia nr 35/BG/2007 dyrektora generalnego Ministerstwa Finansów z 9 listopada 2007 r. W jego dziale VI dotyczącym dyscypliny pracy zapisano, że pracownik jest obowiązany do punktualnego rozpoczynania pracy i potwierdzenia przyjścia do pracy podpisem na liście obecności. Na liście tej odnotowuje się wszystkie zwolnienia od pracy, urlopy, okresy usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.

Pracownik jest obowiązany do zgłaszania każdorazowego wyjścia w godzinach pracy poza Ministerstwo Finansów zarówno w sprawach służbowych, jak i prywatnych bezpośredniemu przełożonemu oraz do dokonywania wpisów w odpowiedniej książce wyjść znajdującej się w sekretariacie komórki organizacyjnej.

Co ciekawe, w myśl par. 27 tego regulaminu "w przypadku stale powtarzających się wyjść służbowych poza MF pracownik jest obowiązany do każdorazowego zgłaszania wyjścia służbowego bezpośredniemu przełożonemu, ale bez dokonywania wpisów w książce wyjść". Ten sam przepis pozwala też pracownikowi na przebywanie na terenie ministerstwa poza godzinami pracy tylko w uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody bezpośredniego przełożonego.

Do tej pory nie było jednak przepisu, który nakazywałby odpracowanie czasu spędzonego w godzinach pracy na załatwianiu prywatnych spraw. Była natomiast ugruntowana praktyka, zgodnie z którą pracownik zostawał po godzinach, by swoje wyjście odpracować. Albo przynajmniej deklarował, że je odpracował. Teraz powinno to się zmienić.

Z przepustką

Od 23 sierpnia 2013 r. obowiązuje nowy przepis kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.), zgodnie z którym odpracowanie zwolnienia z pracy, udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Chodzi o nowy art. 151 par. 2 kodeksu pracy. Powinien on zapobiegać takim sytuacjom, że odpracowanie traktowane jest jak praca w godzinach nadliczbowych, za którą pracownikowi przysługuje wolne w tym samym wymiarze.

- Przepis ten dotyczy nieregulowanej dotychczas kwestii incydentalnych prywatnych wyjść w godzinach pracy. Chodzi o to, aby odpracowanie np. wizyty u lekarza, w urzędzie, nagłego wezwania ze szkoły etc. nie powodowało powstania nadgodzin. To inne rozwiązanie niż trwająca maksymalnie do godziny przerwa, którą zgodnie z art. 141 kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić na stałe w celu spożywania posiłków lub załatwiania spraw osobistych. Nowy przepis normuje to, co było niepisaną praktyką - jeśli ktoś musiał coś załatwić, to potem zostawał tego lub innego dnia dłużej w pracy. Ustaleń takich dokonywał z bezpośrednim szefem, dział kadr często nawet o tym nie wiedział. Jeśli zaś było to zgłoszone wyjście, a pracownik go nie odpracował, to tracił za te kilka godzin wynagrodzenie - mówi Magdalena Januszewska, radca prawny, prowadzący własną kancelarię, specjalizujący się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Jak twierdzi, teraz stało się to bardziej sformalizowane: pracownik musi napisać wniosek, a pracodawca powinien prowadzić ewidencję prywatnych wyjść, bo musi zapanować po pierwsze nad ich czasem, a po drugie nad tym, aby odpracowanie ich nie prowadziło do naruszenia dobowych i tygodniowych norm odpoczynku.

- Skoro dysponujemy takim sformalizowanym instrumentem, to trudniej uzasadnić nieoficjalne wyjście w czasie pracy. Pracodawcom łatwiej będzie uznać je za samowolne opuszczenie stanowiska i wyciągnąć z tego konsekwencje, ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie - podkreśla mecenas Januszewska. Zwraca przy tym uwagę, że regulacje dotyczące nadgodzin w służbie cywilnej są odrębne od kodeksowych, dodatkowo nieco inne dla pracowników i urzędników. Zasadnicza różnica polega na tym, że za nadgodziny się nie płaci, tylko udziela w zamian wolnego. Jednak zasady dotyczące odpracowywania prywatnych wyjść można jej zdaniem stosować odpowiednio także do tej grupy zatrudnionych (art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej).

Grażyna J. Leśniak

grazyna.lesniak@infor.pl

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2013/239/i02.2013.239.088000400.802.jpg@RY2@

Piotr Wojciechowski adwokat, były inspektor pracy

Urzędy administracji publicznej odziedziczyły po poprzedniej epoce książki wejść i wyjść, w których urzędnik przed opuszczeniem miejsca pracy zobowiązany jest pozostawić informację o charakterze wyjścia oraz czasie jego trwania. W niektórych urzędach spotyka się już ich wersje elektroniczne, ale cel prowadzenia pozostaje bez zmian.

Praktyki takie należy ocenić jak najbardziej aprobująco, zważywszy przede wszystkim na obowiązek każdego pracodawcy polegający na bieżącym nadzorze nad pracownikiem w godzinach jego urzędowania. Najważniejsza tu jednak jest prosta procedura i konsekwencja w jej stosowaniu, a jako były urzędnik mogę powiedzieć, że różnie z tą konsekwencją bywało.

Najbardziej ryzykowne z prawnego punktu widzenia jest opuszczenie przez urzędnika miejsca pracy z niewiadomych przyczyn i ulegnięcie w tym czasie wypadkowi. Prawna kwalifikacja takiego zdarzenia ma często charakter sporny, a rozstrzygnięcia w tym zakresie pozostawia się sądom. Aby uniknąć takiego scenariusza, każde wyjście powinno zostać precyzyjnie opisane, a ponadto odbywać się może wyłącznie za zgodą przełożonego.

Od 23 sierpnia 2013 r., wraz z wejściem nowego art. 151 par. 2 kodeksu pracy, powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy bardziej precyzyjnie regulują te kwestie. Ustawodawca wskazał bowiem wyraźnie, że odpracowanie zwolnienia z pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Warunek jednak jest jeden. Aby inspektor pracy nie uznał kolejnych godzin powyżej ośmiu za pracę w godzinach nadliczbowych, pracodawca powinien posiadać stosowne pisemne wnioski pracowników dotyczące wyjścia w celach prywatnych, z informacją o terminie jego odpracowania. Nie ma przy tym przeszkód prawnych, aby wnioski takie składane były w formie wpisów do znanych i lubianych książek wejść i wyjść. W tym celu wystarczy uzupełnić książkę o rubrykę, w której osoby wychodzące będą podawały konkretny dzień, w którym zostaną dłużej, dobrze jest również aby znalazło się w niej miejsce na wyrażanie zgody przez przełożonego pracownika w celu uznania takiej nieobecności za usprawiedliwioną.