O czym trzeba pamiętać, dyscyplinując podwładnego

Podstawowym obowiązkiem pracownika jest wykonywanie umówionej pracy w miejscu i czasie pod kierownictwem pracodawcy. Zadania powinny być wykonywane w sposób niezakłócony zgodnie z narzuconą przez pracodawcę organizacją procesu pracy. Jest rzeczą naturalną, że pracodawca, który organizuje pracę, angażując swoje środki, musi mieć możliwość stosowania określonych sankcji w sytuacjach, kiedy pracownicy postępują niezgodnie z przyjętą w zakładzie pracy organizacją czy z ogólnymi zasadami bezpieczeństwa pracy. Odpowiedzialnością porządkową są więc ujemne (z punktu widzenia pracownika) konsekwencje zarówno o charakterze osobistym, jak i majątkowym wynikające z niewykonania lub niewłaściwego wykonania wymienionych w przepisach o odpowiedzialności porządkowej obowiązków pracowniczych. Prawidłowe nałożenie kary jest możliwe poprzez ścisłe stosowanie się do przepisów kodeksu pracy w tym zakresie. Szczegółowe uregulowania pozwalają uniknąć dowolności w zakresie postępowania pracodawcy, dając jednocześnie pracownikowi możliwość obrony.

Poniżej na konkretnych przykładach przedstawiamy, jakie najczęściej błędy popełniają pracodawcy przy nakładaniu na pracowników kar porządkowych. Jednocześnie wyjaśniamy, jak postępować, aby podobnych błędów unikać w przyszłości.

NIEPRAWIDŁOWOŚĆ 1

Stosowanie kar po terminie przedawnienia

Pracownik naruszył ustaloną w zakładzie organizację procesu pracy. Pracodawca powziął wiadomość o tym fakcie tego samego dnia. Po 3 miesiącach postanowił rozstać się z podwładnym. Ponieważ był on zatrudniony na czas nieokreślony i poza jednym - powyższym - przypadkiem pracował nienagannie, pracodawca na potrzeby uzasadnienia wypowiedzenia umowy postanowił ukarać pracownika karą porządkową za przedawnione przewinienie.

WYJAŚNIENIE

Przepisy umożliwiają nałożenie kary porządkowej tylko w terminie wskazanym w ustawie - 2 tygodnie od dnia powzięcia przez pracodawcę informacji o przewinieniu porządkowym. Termin ten jest terminem zawitym i nie podlega co do zasady przywróceniu. Zatem pracodawca wymierzający karę po 2 tygodniach, działa bezprawnie, a jego decyzja o ukaraniu łatwo może być uchylona przez sąd pracy z przyczyn proceduralnych, niezależnie od wagi popełnionego przewinienia porządkowego. Bieg dwutygodniowego terminu rozpoczyna się w momencie (dniu) powzięcia przez pracodawcę (osobę uprawnioną do nałożenia kary) informacji w sprawie naruszenia obowiązku pracowniczego. Jednocześnie należy pamiętać, że kara nie może być zastosowana po upływie 3 miesięcy od dnia dopuszczenia się naruszenia obowiązku.

W sytuacji gdy z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu biegnącego od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązków pracowniczych nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. W sytuacji zawieszenia biegu terminu dwutygodniowego pozostała część tego terminu będzie biegła od dnia stawienia się pracownika do pracy. Nieobecność pracownika nie ma jednak wpływu na bieg terminu trzymiesięcznego, liczonego od popełnienia przez pracownika przewinienia porządkowego

NIEPRAWIDŁOWOŚĆ 2

Niewysłuchanie przed decyzją

Pracodawca dowiedział się od bezpośredniego przełożonego pracownika o opuszczeniu przez niego miejsca pracy bez przyjętego w zakładzie pracy sposobu usprawiedliwiania. Opuszczenie miejsca pracy było spowodowane awarią wodociągową w mieszkaniu pracownika. Pracodawca nałożył karę porządkową. Wręczając pracownikowi pismo w sprawie ukarania, zapytał się o okoliczności sprawy.

WYJAŚNIENIE

Zastosowanie kary porządkowej powinno być poprzedzone wysłuchaniem pracownika. Działanie takie ma na celu z jednej strony zapewnienie pracodawcy dokonania obiektywnej oceny przewinienia pracownika - z drugiej umożliwienie podwładnemu złożenia wyjaśnień w sprawie. Z tych względów wysłuchanie pracownika powinno nastąpić przed formalnym zastosowaniem kary.

Przepisy nie precyzują, co należy rozumieć pod terminem "wysłuchanie pracownika". Uwzględniając brzmienie przywołanego zwrotu, można mniemać, że intencją ustawodawcy było stworzenie pracownikowi warunków, w których będzie on mógł za pomocą mowy, osobiście ustosunkować się do zaistniałej sytuacji. Taką właśnie interpretację "wysłuchania" przyjmuje również Sąd Najwyższy w wyroku z 16 czerwca 1999 r., (sygn. akt I PKN 114/99, OSNP 2000/17/644), w którym wskazał, iż "(...) literalne, jak i potoczne rozumienie użytego przez ustawodawcę zwrotu "po uprzednim wysłuchaniu" wymaga od pracodawcy zachowania ustnego sposobu wysłuchania pracownika, który w tej właśnie formie ma najpełniejsze możliwości wyjaśnienia kwestii spornych, jakie ewentualnie uzasadniają następcze nałożenie kary porządkowej (...)". Obowiązkiem pracodawcy jest zatem stworzenie warunków dla ustnego wysłuchania pracownika - który może, ale nie musi, z tego prawa skorzystać. Jeżeli pracownik zrezygnuje z ustnego ustosunkowania się do stawianych mu zarzutów, może złożyć wyjaśnienia na piśmie.

NIEPRAWIDŁOWOŚĆ 3

Brak zachowania pisemnego zawiadomienia

Pracownik naruszył obowiązek zachowania trzeźwości w miejscu pracy. Pracodawca postanowił, że nałoży na niego karę pieniężną. Po wypłacie wynagrodzenia pracownik zauważył, iż otrzymał wynagrodzenie niższe niż zazwyczaj. Udał się więc do pracodawcy w sprawie wyjaśnienia sytuacji. Pracodawca oświadczył, iż wynagrodzenie zostało pomniejszone o nałożoną karę pieniężną.

WYJAŚNIENIE

Obowiązkiem pracodawcy jest powiadomienie pracownika o zastosowanej karze. Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii jak należy postąpić, chcąc zachować formę pisemną. Warto mieć na względzie, że nałożenie kary porządkowej w formie pisemnej nie jest oświadczeniem woli w rozumieniu prawa cywilnego. Oznacza to, że przepisy dotyczące oświadczeń woli nie będą miały posiłkowego zastosowania na zasadzie art. 300 kodeksu pracy (dalej: k.p.) do nakładania kar porządkowych. Mówiąc o formie nałożenia kary, warto zauważyć rozbieżności w orzecznictwie Sądu Najwyższego w tym względzie. W wyroku z 4 marca 1999 r. (sygn. akt I PKN 605/98, OSNP 2000/8/307) SN stanął na stanowisku, iż "zastosowanie kary następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, gdyż wtedy wewnętrzna wola przełożonego otrzymuje swój zewnętrzny, formalny wyraz. Z kolei z punktu widzenia skutków takiej decyzji dla pracownika (art. 110 i 112 par. 1 k.p.) istotne znaczenie ma chwila zawiadomienia go na piśmie o zastosowanej karze". Interpretacja SN zawarta w przywołanym wyroku może jednak prowadzić do błędnych wniosków - rozdzielenie czynności nałożenia kary i zawiadomienia w tym zakresie może bowiem oznaczać, że pracodawcę nie wiąże żaden termin do powiadomienia pracownika o nałożonej karze. Przyjmując tezę, iż co do zasady ustawodawca działał racjonalnie, można przyjąć, iż nałożenie kary oraz zawiadomienie o tym pracownika jest czynnością tożsamą. Zatem zastosowaniem kary będzie zespół czynności na który składają się: sporządzenie, podpisanie pisma zawiadamiającego o karze oraz doręczenie go pracownikowi rozumiane jako nałożenie kary.

Pisemna forma oznacza, iż dyskwalifikowane pod kątem skuteczności nałożenia kary są inne formy zawiadomienia o ukaraniu. Bezskuteczny będzie faks czy wysłanie wiadomości e-mailem za pomocą firmowej poczty. Biorąc pod uwagę to, iż zawiadomienie o ukaraniu nie stanowi oświadczenia woli w rozumieniu prawa cywilnego, nie będą miały również zastosowania przepisy dotyczące zrównania w skutkach prawnych pisemnego oświadczenia woli z oświadczeniem złożonym w formie elektronicznej opatrzonym bezpiecznym podpisem elektronicznym.

NIEPRAWIDŁOWOŚĆ 4

Bez dokładnych informacji o przewinieniu i bez pouczenia o prawie wniesienia sprzeciwu

Pracodawca nałożył na pracownika karę porządkową. W piśmie o ukaraniu podwładnego została zawarta informacja: "za nieprzestrzeganie przepisów bhp nakładam na ...... karę nagany".

WYJAŚNIENIE

Informacja o nałożeniu kary porządkowej nie może być zbyt ogólna. Za niewystarczające należy uznać posługiwanie się ogólnymi kodeksowymi formułami dotyczącymi przewinień odnoszących się do poszczególnych kategorii. Obowiązkiem pracodawcy jest wskazanie rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych. Powinno to nastąpić poprzez przywołanie konkretnego przewinienia (zdarzenie, jakie miało miejsce), za jakie pracownik jest karany. Niezbędne jest wskazanie daty popełnienia przez pracownika przewinienia (w miarę możliwości warto podać godzinę). Integralną częścią zawiadomienia o ukaraniu jest pisemne pouczenie pracownika o prawie wniesienia sprzeciwu od nałożonej kary i dopuszczalnym terminie jego wniesienia. Wynosi on 7 dni od dnia zawiadomienia pracownika o ukaraniu. Zawarcie powyższej informacji jest niezbędne z punktu widzenia zapewnienia pracownikowi prawa do obrony.

NIEPRAWIDŁOWOŚĆ 5

Nieuwzględnienie wszystkich okoliczności

Wieloletni pracownik z przyczyn niezależnych (awaria komunikacyjna) nieznacznie spóźnił się do pracy. Spóźnienie nie miało wpływu na normalny tok pracy w firmie. Był to pierwszy taki przypadek w dotychczasowej karierze pracownika. Pracodawca zastosował karę nagany.

WYJAŚNIENIE

O prawidłowości postępowania pracodawcy stosującego odpowiedzialność porządkową nie można mówić w przypadku pominięcia art. 111 k.p., który reguluje, jakie okoliczności powinien pracodawca uwzględnić, decydując się na konkretną karę. Zatem wymierzając karę należy brać pod uwagę różne okoliczności uzależnione od konkretnego przypadku, które pozwalają na miarkowanie kary: rodzaj naruszenia obowiązku pracowniczego, stopień winy pracownika oraz jego dotychczasowy stosunek do pracy. Rodzaje naruszeń porządkowych, za które można pracownika ukarać karą porządkową, zawarte są w art. 108 k.p. W przypadku przewinień niemieszczących się w katalogu tam zawartym nie ma mowy o stosowaniu przepisów o odpowiedzialności porządkowej. Wina pracownika w przypadku przewinienia porządkowego jest zazwyczaj winą nieumyślną mającą postać lekkomyślności lub niedbalstwa pracownika. Pracodawca, wymierzając karę, powinien mieć na względzie stopień winy - inaczej wygląda sytuacja dopuszczenia się przewinienia porządkowego umyślnie w zamiarze bezpośrednim, a inaczej nieumyślnie - np. z powodu lekkomyślności pracownika. Dodatkowo powinien wziąć pod uwagę dotychczasowy stosunek do pracy pracownika - inaczej należy zatem ocenić sytuację, kiedy do naruszenia porządkowego dochodzi po raz pierwszy (uwzględniając wieloletnią nienaganną pracę), a inaczej, gdy jest to kolejny przypadek naruszenia obowiązku pracowniczego mimo wielokrotnego zwracania pracownikowi uwagi.

@RY1@i02/2013/235/i02.2013.235.217000900.803.jpg@RY2@

Sebastian Kryczka specjalista z zakresu prawa pracy

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy