Umowę lojalnościową trzeba podpisywać przed szkoleniem

Zatrudniająca mnie firma w maju tego roku wysłała mnie na szkolenie. Skończyło się ono w czerwcu. Obecnie jest październik, a pracodawca chce, abym dopiero teraz podpisał umowę lojalnościową dotyczącą tego szkolenia. Wcześniej nie było mowy o takiej umowie, wręcz przeciwnie - stanowisko działu HR było takie, że nie ma potrzeby jej podpisywania z uwagi na konieczność szkolenia do wykonywania pracy na moim stanowisku. Czy takie postępowanie pracodawcy jest zgodne z prawem?

Umowa szkoleniowa jest rodzajem umowy lojalnościowej, podobnej gatunkowo do umowy o zakazie konkurencji. Obie z nich - choć dotyczą innych zagadnień - mają na celu zabezpieczenie interesów pracodawcy.

Zgodnie z definicją przyjętą w art. 103¹ par. 1 kodeku pracy (dalej: k.p.) przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie, jak również uzupełnianie przez pracownika wiedzy i umiejętności, co następuje z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują z tego tytułu różne przywileje, jak urlop szkoleniowy, zwolnienie z pracy na czas odbywania zajęć z zachowaniem prawa do wynagrodzenia oraz dodatkowe świadczenia związane z odbywanym szkoleniem.

Zabezpieczenie interesów

Udział podwładnego w szkoleniu na ogół jest dość kosztowny, dlatego pracodawca, chcąc mieć gwarancję, że przeszkolony pracownik pozostanie w firmie przez określony czas, skutecznie wiąże go z sobą umową lojalnościową. Umowa ta określa wzajemne prawa i obowiązki, przy czym może być zawarta na dowolny okres, nieprzekraczający jednak trzech lat od daty zakończenia szkolenia. Umowa szkoleniowa musi określać rodzaj nabywanych kwalifikacji i związane z tym koszty, a postanowienia w niej zawarte nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy kodeksu pracy.

Należy zaznaczyć, że pracodawca nie musi zawierać z podwładnym przedmiotowej umowy, o ile nie zamierza zobowiązać go do kontynuowania zatrudnienia po zakończonym szkoleniu.

Z kolei pracownik, podpisując umowę lojalnościową, zobowiązuje się do zwrotu kosztów szkolenia poniesionych przez firmę w przypadkach określonych w przepisach.

Niezależnie od przyczyny powstania należności kwota, którą pracownik zobowiązany jest zwrócić, musi zostać obliczona proporcjonalnie do okresu pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia. Przyczyny obligujące podwładnego do zwrotu całości lub części kosztów szkolenia stanowią zamknięty katalog, zatem w innych niż tu wymienione sytuacjach nie powstaje żadne zobowiązanie po jego stronie.

Kwota ma znaczenie

Pomimo ścisłych norm kodeksowych określających zobowiązania pracodawcy i pracownika w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych kilka zagadnień budzi wątpliwości i jest powodem wielu dylematów. Taka właśnie sytuacja występuje w odniesieniu do problemu przedstawionego w pytaniu, bowiem na jego rozstrzygnięcie składa się wiele kwestii.

Należałoby zacząć od tego, że zasadniczo umowę szkoleniową powinno się podpisywać przed szkoleniem, chociażby dlatego że pracownik ma prawo zapoznać się z jej treścią i rozważyć ryzyko finansowe oraz zobowiązaniowe wynikające z podpisania dokumentu, bo przecież złożenie podpisu zależy od jego decyzji. Decyzja ta powinna zostać podjęta przed szkoleniem, gdyż jak sama nazwa wskazuje, jest to "umowa szkoleniowa", a nie "poszkoleniowa". Nie jest przecież obojętne, czy koszt szkolenia wynosi np. 3 tys. zł, czy 25 tys. zł i na jaki okres pracownik będzie zobowiązany do pozostania w firmie, zwłaszcza, że zerwanie umowy lojalnościowej z powodu znalezienia lepszej pracy powoduje konsekwencje finansowe po stronie podwładnego.

Trzeba mieć także na uwadze, że zawarcie omawianej umowy nie daje pracownikowi gwarancji zatrudnienia w okresie jej obowiązywania. Często się zdarza, że podwładny kierowany na szkolenie nie posiada nawet ustnej informacji o kosztach z tym związanych oraz o perspektywie podpisania umowy lojalnościowej po jego zakończeniu.

Skorzystają inni

Druga kwestia poruszona w pytaniu dotyczy zasadności zawierania umów lojalnościowych w odniesieniu do szkoleń przydatnych przy pracy wyłącznie na określonym stanowisku.

Nie ulega wątpliwości, że pracodawca nie ma prawa wiązać podwładnego umową lojalnościową w przypadku szkoleń, których przeprowadzenie wynika z jego ustawowych obowiązków, np. w zakresie BHP. W pozostałych sytuacjach bardzo trudno jest udowodnić, że zdobyta wiedza nie będzie wykorzystana przez pracownika w przyszłości i że poza zatrudniającą go firmą jest mu nieprzydatna. Za przykład można tu podać wysłanie podwładnego na szkolenie z zakresu obsługi wózka widłowego, w przypadku gdy pracodawca ma do obsadzenia taki właśnie wakat. Zdobyte umiejętności mogą być wykorzystane w wielu firmach, pomimo że pracownik nabywa nowe kwalifikacje w celu podjęcia pracy na konkretnym stanowisku. Trudno zatem się dziwić pracodawcy, który chce sobie zagwarantować, że przeszkolona na jego koszt osoba pozostanie przez jakiś czas w zatrudnieniu. Nie zmienia to faktu, że umowa lojalnościowa powinna być podpisana przed rozpoczęciem szkolenia.

Brak przepisu

Bez wątpienia postępowanie pracodawcy jest nieetyczne, ale w obecnym stanie prawnym nie ma żadnego przepisu zabraniającego takich działań. Można oczywiście nie podpisać umowy lojalnościowej, argumentując odmowę brakiem informacji o cenie szkolenia przed jego rozpoczęciem oraz stanowiskiem działu kadr, które okazało się sprzeczne z zaistniałym stanem faktycznym. Trudno jednak przewidzieć reakcję pracodawcy, który zawsze ma możliwość wypowiedzenia umowy o pracę w trybie ustawowym. Wprawdzie odmowa podpisania umowy lojalnościowej nie może być oficjalną przyczyną wypowiedzenia, jednak niezależnie od podanej przyczyny jedynym wyjściem, jakie pozostanie pracownikowi, może się okazać złożenie odwołania do sądu pracy w sprawie niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę.

Warto także podjąć próbę ugodowego załatwienia sprawy, z nadzieją na wzajemne ustępstwa w zapisach umowy lojalnościowej i w kwestii jej podpisania. Decydując się na złożenie podpisu, należy pamiętać, że okres jej obowiązywania nie może być dłuższy niż 3 lata od momentu zakończenia szkolenia.

Jeśliby sprawa trafiła do sądu, wszystko zależy od determinacji obu stron w dochodzeniu swoich praw. Pracodawcę wspiera argument zainwestowania pieniędzy w szkolenie podwładnego. Na korzyść pracownika przemawia niezgodne z obowiązującymi regułami i dobrym obyczajem postępowanie pracodawcy. Argumenty obu stron nie są do końca oczywiste, a rozstrzygnięcie sądowe niepewne.

Ważne

Pracodawca nie ma prawa wiązać podwładnego umową lojalnościową w przypadku szkoleń, których przeprowadzenie wynika z jego ustawowych obowiązków, np. w zakresie BHP

Zwrot kosztów

Pracownik, podpisując umowę lojalnościową, zobowiązuje się do zwrotu kosztów szkolenia poniesionych przez firmę w następujących przypadkach:

● niepodjęcia lub przerwania z nieuzasadnionych przyczyn podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

● rozwiązania przez pracodawcę stosunku pracy w trakcie szkolenia lub po jego ukończeniu (w terminie zobowiązania umową szkoleniową), jeśli rozwiązanie umowy nastąpiło z winy pracownika,

● rozwiązania przez pracownika umowy o pracę (w terminie zobowiązania umową szkoleniową) za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, o ile rozwiązanie umowy nie nastąpiło z winy pracodawcy.

Czego nie może zawierać kontrakt

W umowie szkoleniowej nie można w szczególności:

● zobowiązać pracownika do odpracowania okresu ponad trzy lata,

● ograniczać wymiaru obowiązkowych świadczeń - strony umowy szkoleniowej nie mogą wprowadzić w niej możliwości obniżenia wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu szkoleniowego czy limitować liczby zwolnień od pracy na udział w obowiązkowych zajęciach,

● wprowadzić zapisu o niestosowaniu przy zwrocie kosztów zasady proporcjonalności, o której mowa w art. 103⁵ k.p.,

● wymagać zwrotu innych kosztów niż wskazane w kodeksie pracy,

● wymagać zwrotu kosztów w innych przypadkach niż wymienione w kodeksie pracy.

@RY1@i02/2013/202/i02.2013.202.21700090a.804.jpg@RY2@

Magdalena Skalska specjalista z zakresu prawa pracy

Magdalena Skalska

specjalista z zakresu prawa pracy

Podstawa prawna

Art. 103¹-103⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).