Brak poświadczenia wypłaty pensji nie zawsze oznacza przegraną w sądzie

Miesiąc temu rozstałem się z pracownikiem - nie byłem zadowolony z jego pracy. Ustaliłem z nim, że pracuje do końca miesiąca, i wypłaciłem mu pieniądze. Kilka dni temu się dowiedziałem, że mam kontrolę z Państwowej Inspekcji Pracy. Okazało się, że były pracownik oskarża mnie o niewypłacanie wynagrodzenia przez ostatnie miesiące. Pensje były płacone do ręki i nie była podpisywana lista płac. Czy mam jakiekolwiek szanse wygrać tę sprawę w sądzie?

Zgodnie z art. 86 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonym w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej, częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy. Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

Jak wynika z art. 462 w związku z art. 463 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) pracodawca, wypłacając wynagrodzenie może żądać od pracownika pokwitowania, a gdy ten odmówi, może powstrzymać się od świadczenia albo złożyć kwotę wynagrodzenia do depozytu sądowego. Jest to jednakże uprawnienie pracodawcy, nie zaś jego obowiązek. Uzyskanie od pracownika potwierdzenia odbioru wynagrodzenia stanowi zabezpieczenie dla pracodawcy na wypadek sprawy sądowej o zapłatę zaległych pensji. W takim jednak przypadku pisemne poświadczenie odbioru wypłaty nie jest jedyną formą obrony pracodawcy przed nieuzasadnionymi żądaniami pracownika.

Zeznania świadków

Potwierdzenie przez pracownika odbioru wynagrodzenia może mieć więc znaczenie dowodowe, w sytuacji gdy dojdzie do sporu. Zgodnie z art. 6 k.c. ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z tego faktu wywodzi skutki prawne, co oznacza, że pracodawca twierdząc, iż dokonał już wypłaty wynagrodzenia, zobowiązany jest fakt ten udowodnić.

Wypłatę wynagrodzenia wykazywać można wszelkimi dowodami. Przydatne będą więc zeznania świadków - osób, które były przy wręczaniu pracownikowi spornej pensji, ale również osób, którym opowiadał, że pieniądze takie odebrał. Świadkiem może również być np. księgowa, która dokonywała rozliczenia płac, odprowadzała niezbędne składki i podatki, czy też przekazywała szefowi pieniądze na wynagrodzenia. Pomocne mogą być również raporty kasowe - wypłata gotówki z kasy zakładu. W procesie warto również wykazać, że u danego pracodawcy zasadą jest wypłacanie pracownikom pensji w gotówce i że zawsze była wypłacana w terminie. Również tutaj przydatne mogą być zeznania świadków oraz raporty kasowe.

Ład w dokumentach

Kwestią, na którą warto zwrócić tu uwagę, również ze względu na wspomnianą w zapytaniu kontrolę PIP, jest obowiązek pracodawcy prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zgodnie z par. 8 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Prawidłowo prowadzona dokumentacja nie w każdym przypadku musi zawierać podpisy pracownika, np. w przypadku wypłaty wynagrodzenia przelewem na rachunek bankowy pracownika zbędne jest dodatkowe potwierdzanie przez pracownika otrzymania pensji. Z kolei w wypadku gdy pracownik otrzymuje wypłatę gotówką, wydaje się, iż fakt ten powinien być potwierdzony jego podpisem. Brak takiego podpisu może wskazywać nieprawidłowości w prowadzonej dokumentacji. Nie będzie bowiem wystarczające zaznaczanie przez pracodawcę na liście nazwisk pracowników, który z nich otrzymał wypłatę.

Dodać należy, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawcy przewidzianym przepisami prawa, a jego niespełnienie skutkować będzie odpowiednimi konsekwencjami prawnymi. Zgodnie z art. 281 pkt 6 k.p. pracodawca podlega grzywnie w wysokości od 5 tys. do 30 tys. zł w przypadku nieprowadzenia takiej dokumentacji.

Z orzecznictwa

Sąd Najwyższy również ustosunkował się do tego zagadnienia i w wyroku z 14 maja 1999 r. (sygn. akt I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579) postanowił, że: "Pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia".

@RY1@i02/2013/192/i02.2013.192.217001000.802.jpg@RY2@

Małgorzata Kalisz-Pawluk radca prawny z Kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp.k.

Małgorzata Kalisz-Pawluk

radca prawny z Kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp.k.

Podstawa prawna

Art. 86, art. 281 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 8 pkt 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286).

Art. 6, 462 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).