Pracodawca nie może planować w harmonogramach dla zatrudnionych zadań ponad wymiar

Zatrudniam około 30 pracowników. Prowadzę firmę, w której praca musi odbywać się przez cały tydzień, w tym w niedzielę i święta. Stosuję system równoważny z 1-miesięcznym okresem rozliczeniowym. Niektórych pracowników zatrudniam na cały etat, innych na 1/2 pełnego wymiaru. Bardzo często wiem z góry, że obsada jest niewystarczająca i że w danym miesiącu osoby zatrudnione na 1/2 etatu będą musiały pracować ponad wymiar, a pełnoetatowcy w niektóre dni nawet po 14, 15 godzin dziennie. Znajduje to odzwierciedlenie w przygotowywanych przeze mnie comiesięcznie grafikach. Mam problemy z zaklasyfikowaniem takiej dodatkowej pracy. Czy są to nadgodziny? Czy mogę prosić o przedstawienie przykładowych, poprawnych grafików dla osób zatrudnionych w systemie równoważnym na 1/2 etatu i pełen etat?

System równoważny pozwala na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin w okresie rozliczeniowym co do zasady nieprzekraczającym miesiąca. Zastosowanie ma standardowa średniotygodniowa norma czasu pracy, tj. 40 godzin. W zamian za dłuższy czas pracy w niektóre dni pracownik ma inne dniówki wolne lub krótsze. [przykład 1]

Kiedy w równoważnym

Nie zawsze można jednak skorzystać z równoważnego systemu czasu pracy. Jest on jedną z form pozwalających na uelastycznienie godzin wykonywania zadań służbowych, jednak tylko w sytuacji, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Tego enigmatycznego stwierdzenia nie należy jednak rozumieć jako czasowe spiętrzenie zadań w związku z pojawieniem się nowych klientów. Chodzi tu raczej o sytuację, w której z natury czynności wynika, że muszą lub powinny być one wykonywane w niektóre lub wszystkie dni przez okres dłuższy niż 8 godzin. Przykładowo, system równoważny (wielozmianowy) jest często stosowany w sklepach.

Najczęściej praca zmianowa

Pracodawcy nie mogą zapominać, że praca w niedziele i święta jest dozwolona wyjątkowo, jedynie w sytuacjach wymienionych wprost w kodeksie pracy (dalej: k.p.). Samo wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy nie pozwala na zlecenie wykonywania zadań służbowych w te dni. Przykładowo, w niedziele i święta mogą pracować pracownicy zmianowi, zatrudnieni w transporcie i w komunikacji, w gastronomii, w zakładach hotelarskich lub opieki zdrowotnej. Najczęściej stosowanym w praktyce wyjątkiem, pozwalającym na pracę w niedziele i święta, jest praca zmianowa. Można ją połączyć z zatrudnieniem w równoważnym systemie czasu pracy. Zakładam, że praca zlecana przez czytelniczkę mieści się w jednym z tego typu ustawowych wyjątków (art. 151^9a i 151¹⁰ k.p.).

Tylko w szczególnych sytuacjach

Planowanie takiej pracy w harmonogramach czasu pracy ma różne konsekwencje, w zależności od tego, czy mamy do czynienia z osobami zatrudnionymi na cały czy na część etatu. W przypadku tych pierwszych oznacza to planowanie nadgodzin, co jest zakazane. Praca nadliczbowa nie może stanowić bowiem przewidzianego z góry elementu zatrudnienia. Może do niej dojść wyłącznie w razie zaistnienia szczególnych potrzeb pracodawcy lub konieczności prowadzenia akcji ratowniczej (art. 151 par. 1 k.p.). W przypadku niepełnoetatowców planowanie pracy ponadwymiarowej przeczy prawdziwości postanowienia umowy o pracę, w którym określono cząstkę etatu, na który pracownik jest zatrudniony (w analizowanym przypadku 1/2 etatu). Jest to istotne, gdyż od wymiaru czasu pracy zależą niektóre uprawnienia pracownicze, w tym urlopowe. [przykład 2]

Przy pełnym i niepełnym wymiarze

To, kiedy występują nadgodziny dobowe osoby zatrudnionej na pełny etat w równoważnym systemie czasu pracy, najlepiej zilustrować na przykładach. [przykład 3]

Nadgodziny średniotygodniowe nalicza się na ogólnych zasadach, gdyż w równoważnym systemie czasu pracy ma zastosowanie także średniotygodniowa, 40-godzinna norma czasu pracy. Powstają one, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym pracownik pracował średnio ponad 40 godzin w tygodniu, chyba że przekroczenie tej normy wynika z wystąpienia nadgodzin dobowych.

Praca nadliczbowa niepełnoetatowców rozpoczyna się na tych samych zasadach co w przypadku pracowników zatrudnionych na pełen etat. Oznacza to, że godziny nadliczbowe nie rozpoczynają się w każdym przypadku po przekroczeniu zaplanowanych na dany dzień, zgodnych z etatem danego pracownika, godzin pracy. Jeżeli na dany dzień zaplanowane jest mniej niż 8 godzin pracy, nadgodziny zaczynają się dopiero po przekroczeniu normy 8-godzinnej. [przykład 4]

To jednak nie wszystko. Artykuł 151 par. 5 k.p. nakazuje określić w umowie o pracę niepełnoetatowca dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad uzgodniony wymiar, których przekroczenie uprawnia oprócz normalnego wynagrodzenia do dodatku jak za pracę nadliczbową. Oznacza to, że praca z przekroczeniem takiej liczby godzin, lecz nie stanowiąca jeszcze nadgodzin, ma być wynagradzana tak jak praca nadliczbowa. Co jednak, gdy strony nie spełnią obowiązku z art. 151 par. 5 k.p.? Według wyroku Sądu Najwyższego z 9 lipca 2008 r. (sygn. akt I PK 315/07, OSNP 2009/23-24/310) pracownik jest uprawniony do dodatku na ogólnych zasadach, tj. dopiero w razie wystąpienia pracy nadliczbowej.

O czym jeszcze pamiętać

Planując czas pracy zatrudnionych, trzeba pamiętać o wielu szczegółowych zasadach prawa pracy, w tym o obowiązku zapewnienia nieprzerwanego, 11-godzinnego, dobowego wypoczynku oraz (co do zasady) 35-godzinnego, nieprzerwanego wypoczynku tygodniowego.

Wszystkie te zasady są bardzo istotne - ich naruszenie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny do 30 tys. zł, a sprawy sądowe z zakresu czasu pracy są bardzo częste.

Harmonogram dla pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym na pełen etat Październik 2013 roku

-	08:00 - 20:00	08:00 - 20:00	08:00 - 20:00	08:00 - 14:00	dzień wolny	dzień wolny
08:00 - 12:00	08:00 - 18:00	08:00 - 18:00	08:00 - 12:00	08:00 - 12:00	08:00 - 14:00	dzień wolny
dzień wolny	08:00 - 18:00	08:00 - 18:00	dzień wolny	08:00 - 14:00	08:00 - 20:00	dzień wolny
dzień wolny	dzień wolny	08:00 - 20:00	08:00 - 20:00	08:00 - 20:00	08:00 - 14:00	dzień wolny
dzień wolny	08:00 - 14:00	08:00 - 18:00	08:00 - 16:00	-	-	-

Harmonogram dla pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym na 1/2 etatu Październik 2013 roku

-	08:00 - 20:00	08:00 - 12:00	dzień wolny	08:00 - 12:00	dzień wolny	dzień wolny
dzień wolny	dzień wolny	dzień wolny	08:00 - 12:00	08:00 - 12:00	08:00 - 18:00	dzień wolny
dzień wolny	dzień wolny	dzień wolny	08:00 - 12:00	08:00 - 14:00	08:00 - 12:00	dzień wolny
08:00 - 14:00	08:00 - 12:00	08:00 - 14:00	08:00 - 12:00	08:00 - 12:00	08:00 - 12:00	dzień wolny
dzień wolny	08:00 - 10:00	08:00 - 14:00	08:00 - 12:00	-	-	-

PRZYKŁAD 1

Inne dniówki krótsze

Pan Krzysztof pracuje na pełen etat w równoważnym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku. W poniedziałek i we wtorek wykonuje pracę przez 12 godzin. Środa i czwartek są dniówkami skróconymi do 4 godzin pracy. W piątek z kolei zadania służbowe wykonuje przez 8 godzin. Taki harmonogram jest prawidłowy.

PRZYKŁAD 2

W proporcji do rzeczywistego ułamka etatu

Pani Krystyna jest zatrudniona na 3/4 etatu. W praktyce pracuje na niemalże cały etat, co znajduje odzwierciedlenie w harmonogramach czasu pracy. Oznacza to, że pani Krystyna uprawniona jest do świadczeń w proporcji do rzeczywistego, a nie zaniżonego w umowie o pracę ułamka etatu.

PRZYKŁAD 3

Gdy naruszona ogólna norma

Zgodnie z harmonogramem czasu pracy pani Monika miała w poniedziałek pracować 12 godzin, we wtorek 8 godzin, w środę 10, w czwartek 6, a w piątek - 4 godziny. Okazało się, że z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy w poniedziałek, wtorek, środę i czwartek musiała zostać w pracy dłużej o jedną godzinę. Oznacza to, że przepracowała po jednej godzinie nadliczbowej (dobowej) w każdym z następujących dni: poniedziałek (praca powyżej przedłużonego dobowego wymiaru), wtorek (praca powyżej normy) i środa (praca powyżej przedłużonego dobowego wymiaru). Dodatkowa praca w czwartek (7 godzin zamiast zaplanowanych 6 godzin) nie może być uznana za nadgodziny dobowe, ponieważ nie została przekroczona ogólna norma czasu pracy, tj. 8 godzin.

PRZYKŁAD 4

Dopiero po przekroczeniu 8 godzin

Pan Piotr pracuje na 1/2 etatu w równoważnym systemie czasu pracy. Zgodnie z harmonogramem czasu pracy w poniedziałki wykonuje zadania służbowe przez 12 godzin, a we wtorki i środy przez 4 godziny. W jednym z tygodni szef kazał mu zostać w pracy dłużej - w poniedziałek 13 godzin, we wtorek 6, a w środę - 9 godzin. Pracą w nadgodzinach dobowych jest praca z przekroczeniem ogólnej, 8-godzinnej normy czasu pracy w dniach, kiedy według harmonogramu pracownik miał pracować maksymalnie 8 godzin lub praca z przekroczeniem przedłużonego w harmonogramie (ponad 8 godzin) dobowego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że w poniedziałek była jedna godzina nadliczbowa, we wtorek nie było żadnej, a w środę - ponownie jedna.

@RY1@i02/2013/192/i02.2013.192.217000900.802.jpg@RY2@

Patrycja Zawirska radca prawny, of counsel kierujący zespołem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp. k.

Patrycja Zawirska

radca prawny, of counsel kierujący zespołem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp. k.

Podstawa prawna

Art. 135, 151, 151⁹, 151¹⁰ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).