Dłuższe okresy rozliczeniowe bez wpływu na wymiar urlopu

PROBLEM

Firma budowlana realizuje zamówienia w ciągu roku tylko od marca do października. Z kolei w pozostałych miesiącach ma przestoje. Jak w takiej sytuacji prawidłowo wprowadzić 12-miesięczny okres rozliczeniowy? W jaki sposób ustalić pracownikom wynagrodzenie i udzielić urlopu? Czy korzystniejsze będzie ustalenie pensji w stawce miesięcznej czy godzinowej

W branży budowlanej większość prac wymaga odpowiednich warunków atmosferycznych, co w miesiącach zimowych jest znacznie utrudnione i wymaga ponoszenia olbrzymich kosztów. Z tego względu dla większości firm działających na tym polu okresem wytężonej pracy są miesiące wiosenne, letnie i jesienne, z kolei zimą powstaje realny problem z zapewnieniem pracownikom zadań w odpowiednim wymiarze. Efektem takiego rozkładu pracy w roku są regularne przekroczenia dobowe i tygodniowe w okresie wiosenno-letnim i konieczność dopłacania do niewypracowanego wymiaru w pozostałych miesiącach roku. To z kolei powoduje dodatkowe koszty po stronie pracodawcy, rodząc ponadto ryzyko mandatu, gdyż przekroczenia są możliwe do przewidzenia i nie wynikają ze szczególnych i nieprzewidzianych potrzeb pracodawcy.

Grunt to dobry plan

Rozwiązaniem tych problemów może być wprowadzenie 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych pod warunkiem, że będą one prawidłowo ustawione, a pracodawca będzie stosował jednocześnie wobec pracowników system równoważny. Rozpoczęcie negocjacji ze związkami lub z przedstawicielami załogi jeszcze przed wejściem w życie przepisów i ich sprawny przebieg gwarantują pracodawcy możliwość wprowadzenia długich okresów rozliczeniowych najwcześniej od września 2013 r. Pierwszy z nich będzie więc trwać maksymalnie do 31 sierpnia 2014 r. Aby prawidłowo zaplanować czas pracy budowlańców w ramach rocznego okresu, pracodawca powinien wyjść od obliczania przypadającego do przepracowania wymiaru. Będzie on stanowił sumę wymiarów czasu pracy ustalonych dla poszczególnych miesięcy okresu rozliczeniowego. Od 1 września do 31 grudnia 2013 r. przypada 83 dni pracy, czyli w sumie 664 godziny. Z kolei od 1 stycznia do 31 sierpnia 2014 r. wystąpi 166 dni pracy przeliczalnych na 1328 godzin. W sumie na cały okres rozliczeniowy pracodawca może więc rozplanować 1992 godziny.

Plan ten nie musi być sporządzony na cały okres rozliczeniowy, skoro przepis wymaga układania przez pracodawców rozkładów na okresy nie krótsze niż miesięczne. Mając jednak obliczony wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym oraz wgląd we wcześniejsze harmonogramy, pracodawca będzie mógł kontrolować na bieżąco stopień wykorzystania wymiaru. [przykład 1]

Podobny wymiar pracy pracodawca będzie mógł zaplanować jeszcze w październiku, po czym nastąpią 4 miesiące przerwy spowodowanej warunkami atmosferycznymi (listopad-luty). W tym okresie wyznaczy on zatrudnionym budowlańcom dni wolne wynikające z planowania czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a w pozostałym zakresie udzieli im dni harmonogramowo wolnych dzięki czemu zrównoważy większą liczbę godzin pracy w nadchodzącym sezonie. Owe 4 miesiące przerwy dają w okresie rozliczeniowym 2013-2014 łącznie 640 godzin. To nadwyżka pracodawcy, którą powinien on wykorzystać w pozostałych miesiącach, ograniczając do minimum konieczność polecania pracownikom nadgodzin oraz redukując dodatkowe koszty.

We wrześniu i październiku 2013 r. przypadają do przepracowania 352 godziny, a od marca do sierpnia 2014 r. równo 1000 godzin, czyli w sumie 1352 godziny. Oznacza to, że poza wymiarem miesięcznym, wynoszącym w tym okresie przeciętnie 169 godzin na miesiąc, pracodawca ma ponadto do rozdysponowania przeciętnie 80 godzin na każdy z 8 miesięcy sezonu. W sumie daje to więc średnio 249 godzin pracy na miesiąc przez 8 miesięcy roku oraz 4 miesiące wolnego.

Korzystna stała stawka

Kolejną kwestią, która wymaga ponownego uregulowania najpóźniej w momencie wprowadzenia rocznego okresu rozliczeniowego są zasady wynagradzania. Większość pracodawców z branży budowlanej decyduje się na określenie pensji w stawce miesięcznej lub godzinowej. Wybór jednej z nich będzie miał wymiar praktyczny, gdyż wpłynie na ostateczną wysokość kosztów pracy. Warto bowiem pamiętać, że przy stałej pensji pracodawca wywiązuje się z obowiązku wypłaty wynagrodzenia za pracę przyznając zatrudnionym co miesiąc tę samą kwotę. Z kolei przy stawce godzinowej niezaplanowanie pracy w niektórych miesiącach rodzi konieczność wypłaty pracownikom co najmniej pensji minimalnej. To zaś przekłada się na znaczne dysproporcje w skali roku. [przykład 2]

W przypadku branży budowlanej, gdy w okresie przestojów pracodawca nie ma możliwości zorganizowania pracy zatrudnionym, korzystniejsza okazuje się stała stawka miesięczna. Takie określenie miesięcznych poborów pozwala wypłacać przez cały rok stałą pensję niezależnie od tego, czy pracodawca zaplanował w danym miesiącu 0, 100 czy 250 godzin pracy. Odrębnego rozliczenia będą w takim przypadku wymagały jedynie nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, ale jest to standardem niezależnie od przyjętych zasad wynagradzania. Z kolei w przypadku stawki godzinowej pracodawca musi płacić pracownikom pensję odpowiadającą liczbie przepracowanych godzin, która jednak w żadnym przypadku nie może być niższa niż płaca minimalna. W efekcie w sezonie pracownicy tacy zarabiają o ponad 1/3 więcej niż ich koledzy otrzymujący stałą pensją, a w okresie zimowego przestoju muszą się utrzymać za pensję minimalną.

Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego nie ma wpływu na prawo do urlopu. Może on być udzielany jedynie w dniach, w których pracownik miał wykonywać pracę zgodnie z harmonogramem, a ponadto w wymiarze godzinowym odpowiadającym tym planom (art. 154² par. 1 k.p.). Oznacza to, że pracownicy ci będą mogli skorzystać z urlopów wyłącznie w sezonie, gdyż w miesiącach zimowych pracodawca w ogóle nie planuje im pracy. Nie jest to zbyt korzystne dla pracodawcy, ponieważ uniemożliwiając pełne wykorzystanie czasu pracy w okresie, gdy zapotrzebowanie na nią zwyżkuje.

Wolne w sezonie

Rozwiązaniem pozwalającym na udzielanie budowlańcom urlopów poza sezonem jest zaplanowanie kilkunastu dni pracy po 8 godzin w miesiącach listopad-luty z przeznaczeniem na urlop wypoczynkowy. Wymaga to wcześniejszego uzgodnienia z załogą, która powinna wyrazić wolę skorzystania z urlopu w takim okresie oraz zabezpieczenia na ten cel określonej puli godzin. Będzie ona zależna od stosowanego systemu czasu pracy z uwagi na możliwość zgłoszenia przez pracownika w roku 4 dni urlopu na żądanie, który jest rozliczany w dniówkach, a nie godzinowo (4 dni po 8 godzin lub 4 dni po 12 godzin).

Rozwiązanie to pozwala również na zapewnienie każdemu pracownikowi możliwości skorzystania z nieprzerwanego urlopu w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni, co byłoby problematyczne w przypadku, gdyby miało mieć miejsce w sezonie. Dzięki temu pracodawca nie ryzykuje zarzutu naruszenia art. 162 k.p., umożliwiając jednocześnie pracownikom pełną regenerację sił. W takim przypadku nierozliczony pozostaje jedynie urlop na żądanie, o który pracownicy będą musieli wnioskować w sezonie, czyli od marca do października.

Na koniec rozliczenie

Jeśli pracodawca prawidłowo obliczy i zaplanuje przypadający do przepracowania wymiar, koniec okresu rozliczeniowego nie będzie wiązał się z żadnymi dodatkowymi kosztami. Po zamknięciu okresu rozliczeniowego wypłacamy bowiem jedynie dodatki za przekroczenia średniotygodniowe, gdyż normalne wynagrodzenie za taką pracę powinno być rozliczone wraz z pensją za miesiąc, w którym miała ona miejsce. Miesięcznie rozlicza się również przypadki przekroczenia normy dobowej poza wyjątkami, gdy na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy wyznaczono termin odbioru czasu wolnego. Pod warunkiem wprowadzenia stałej stawki miesięcznej pracodawca może również zapomnieć o problemach wynikających z niedopracowania wymiaru, gdyż w każdym miesiącu będzie wypłacał pracownikom tę samą pensję.

Więcej trudności mogą przysporzyć przypadki rozwiązania umowy lub likwidacji zakładu w trakcie okresu rozliczeniowego. Z uwagi na układ miesięcy pracy w okresie rozliczeniowym rozwiązanie umowy w trakcie jego trwania może skutkować u budowlańców zarówno niedopracowaniem, jak i nadpracowaniem nominału. W pierwszym z omawianych przypadków pracownikowi należy się wynagrodzenie jak za przestój, więc pracownik powinien otrzymać pełną stawkę zasadniczą (art. 81 k.p.). Z kolei w przypadku przepracowania większej liczby godzin niż wymiar ustalony dla tej części okresu rozliczeniowego wszystkie przekroczenia wynikające z planu należy kwalifikować jako nadgodziny średniotygodniowe, za które poza normalnym wynagrodzeniem przysługuje mu 100-proc. dodatek.

UWAGA!

Pracodawca mógłby planować nawet 6 dni pracy po 12 godzin tygodniowo, niemniej wiąże się to z pewnym ryzykiem. Po pierwsze w takim przypadku roczny wymiar czasu pracy nie wystarczy dla zaplanowania tak intensywnej pracy przez 8 miesięcy, gdyż wcześniej ulegnie wyczerpaniu. Po drugie przemęczenie pracą mogłoby powodować wypadki przy pracy, które w branży budowlanej mają zazwyczaj poważne konsekwencje

PRZYKŁAD 1

Harmonogram pracy we wrześniu 2013 r.

	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
	Niedz.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Niedz.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.
	WN	12	12	12	12	12	W5	WN	10	10	10	10	10	10

 

	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28
	Niedz.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Niedz.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.
	WN	12	12	12	12	12	W5	WN	10	10	10	10	10	10

 

	29	30
	Niedz.	Pon.
	WN	12

Legenda:

WN - wolna niedziela,

W5 - dzień wolny z pięciodniowego tygodnia pracy.

Pracodawca zaplanował we wrześniu 2013 r. 11 dni pracy po 12 godzin oraz 12 dniówek 10-godzinnych, czyli w sumie 252 godziny pracy. Jest to wymiar o 84 godziny wyższy od liczby godzin pracy przypadającej do przepracowania we wrześniu, jeśli byłby to samodzielny okres rozliczeniowy. Owe 84 godziny muszą zostać skompensowane niższymi wymiarami w innych miesiącach okresu. Co więcej, w dwóch tygodniach pracodawca planował pracę przez 6 dni, więc w dalszych miesiącach okresu musi przewidzieć dla pracownika dwa dodatkowe dni wolne, co przywróci zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

PRZYKŁAD 2

Znaczące dysproporcje

Dwie firmy budowlane wprowadziły dla załogi roczne okresy rozliczeniowe rozpoczynające się 1 września 2013 r. Każdy z zakładów pracuje od marca do końca października, a potem korzysta z 4 miesięcy przerwy, więc pracodawcy zaplanowali pracownikom pracę jedynie na 8 miesięcy w wymiarze 249 godzin dla każdego z nich. Pracownicy pierwszego zakładu są wynagradzani stałą stawką miesięczną 2300 zł, z kolei załoga drugiego pracodawcy otrzymuje stawkę godzinową równą 13,85 zł.

	249	2300 zł	3448,65 zł
	249	2300 zł	3448,65 zł
	0	2300 zł	1600 zł
	0	2300 zł	1600 zł
	0	2300 zł	1680 zł
	0	2300 zł	1680 zł
	249	2300 zł	3448,65 zł
	249	2300 zł	3448,65 zł
	249	2300 zł	3448,65 zł
	249	2300 zł	3448,65 zł
	249	2300 zł	3448,65 zł
	249	2300 zł	3448,65 zł

Jak widać, pomimo zbliżonej wysokości pensji pracownik wynagradzany stawką godzinową zarobi w okresie rozliczeniowym aż 34 149,20 zł, a jego kolega opłacany stałą pensją jedynie 27 600 zł. Różnica w ich rocznych zarobkach, czyli 6549,20 zł, wynika gwarancji zawartej w art. 129 par. 5 k.p. Przewiduje on, że jeśli z uwagi na rozkład czasu pracy zatrudniony nie ma obowiązku wykonywania pracy w danym miesiącu, przysługuje mu wynagrodzenie nie niższe od minimalnego. Wartość ta powinna uwzględniać wymiar zatrudnienia, więc w przypadku pracy na niepełny etat gwarancja obejmuje odpowiednią część płacy minimalnej.

Podstawa prawna

Art. 129 par. 5, art. 154² par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).