Ruchomy czas pracy receptą na dobę pracowniczą

Wprowadzona w nowelizacji kodeksu pracy instytucja ruchomego czasu pracy jest receptą na problemy z naruszaniem przez pracowników doby pracowniczej. Jej upowszechnienie pozytywnie wpłynie na wzrost konkurencyjności polskich przedsiębiorstw na rynku europejskim, gdyż znana wyłącznie naszemu ustawodawstwu instytucja doby pracowniczej powoduje dodatkowe i specyficzne komplikacje w planowaniu czasu pracy.

Problem z dobą pracowniczą polegał na tym, że rozpoczęcie pracy wcześniej, niż miało to miejsce w poprzedniej dniówce rodzi ryzyko powstania nadgodzin. Przyczyną całego zamieszania jest art. 128 par. 3 pkt 1 k.p. wprowadzający definicję doby pracowniczej, czyli 24 godzin, licząc od momentu rozpoczęcia pracy w poprzedniej dniówce zgodnie z harmonogramem czasu pracy. Zaplanowanie lub zobowiązanie pracownika do stawienia się w pracy wcześniej niż w poprzednim dniu powodowało więc, że te godziny pracy podlegały zaliczeniu do poprzedniej, trwającej jeszcze doby pracowniczej.

Regularne naruszenia doby pracowniczej rodziły ponadto ryzyko uznania przez inspektora pracy, że pracodawca naruszał przepisy o przerywanym czasie pracy, za co grozi odrębny mandat. Zostało to podkreślone w dwóch stanowiskach departamentu prawnego Głównego Inspektoratu Pracy.

Po raz pierwszy w piśmie z 2 czerwca 2008 r. (GPP-302-4560-264/08/PE), ponownie zaś w stanowisku z 29 lipca 2008 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej (GPP-302-4560-569/08/PE). W praktyce oznacza to, że nawet jeśli pracownik ma zapewnione wymagane okresy odpoczynku, planowanie naruszeń doby wiązało się z realnym ryzykiem mandatu.

Poza tak jaskrawymi przykładami naruszenia doby, które pociągały za sobą realne koszty po stronie pracodawcy, instytucja ta wykluczała dotychczas stosowanie wobec pracowników ruchomego czasu pracy. Zwrócił na to uwagę główny inspektor pracy w stanowisku z 16 czerwca 2011 r. w sprawie możliwości ustalania przez pracodawcę rozkładu czasu pracy, w którym nie jest wyznaczana konkretna godzina rozpoczynania i kończenia pracy a jedynie przedział czasu (GPP-87-0020-26-2/11). Podkreślił on, że w ówczesnym stanie prawnym czas pracy nie mógł być ustalany przez pracodawców w taki sposób, że zamiast wskazania konkretnych godzin określali jedynie przedziały, w ramach których pracownicy rozpoczynali i kończyli pracę. Brakowało bowiem powszechnie obowiązujących przepisów, które regulowałyby tę kwestię, a bezwzględnie obowiązujący i ochronny charakter norm czasu pracy wykluczał ich rozszerzającą wykładnię.

Decyzja należy do pracownika

Obecnie takie braki nie występują z uwagi na wprowadzenie do kodeksu pracy nowego art. 140¹ k.p. Zgodnie z jego par. 1 rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny jej rozpoczynania i kończenia w kolejnych dniach pracy. Co więcej, pracodawca może pozostawić podwładnym pewną swobodę decyzji co do godzin pracy w poszczególnych dobach, określając w rozkładzie czasu pracy jedynie przedział godzin (art. 140¹ par. 2 k.p.). W takim przypadku decyzja co do godziny rozpoczęcia pracy w kolejnych dobach należy do pracownika, a pracodawca może od niego egzekwować jedynie przestrzeganie określonych widełek rozpoczęcia pracy oraz wypracowywania umówionego wymiaru zatrudnienia.

Regulacje te uzupełnia par. 4 omawianego przepisu, z którego jasno wynika, że ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie w ramach omówionych wyżej rozkładów czasu pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. W praktyce oznacza to, że niezależnie od tego, czy pracodawca będzie planował różne godziny rozpoczynania pracy w grafikach, czy też pozostawi wybór pracownikom, określając wyłącznie widełki, uniknie konieczności rekompensaty nadgodzin wynikających ze złamania doby pracowniczej. Jedynym zastrzeżeniem stawianym przez ustawodawcę w par. 3 omawianego przepisu jest to, by wykonywanie pracy w oparciu o komentowane rozkłady czasu pracy nie naruszało prawa pracownika do nieprzerwanych odpoczynków dobowych i tygodniowych. Powyższe ogranicza pracodawcę, jeśli chodzi o rozpiętość planowanej pory rozpoczęcia pracy, która nie może przekroczyć 5 godzin. Ten sam wymóg stosuje się w przypadku określenia przedziału czasu, w którym pracownicy powinni rozpoczynać pracę.

Nowelizacja rozwiązuje zatem dwa praktyczne problemy. Po pierwsze sankcjonuje ruchomy czas pracy funkcjonujący w praktyce w wielu instytucjach. W tym zakresie należy bowiem zauważyć, że stanowisko PIP w tej kwestii zmieniało się kilkakrotnie i początkowo dopuszczała ona jego stosowanie, stąd wiele firm ma ruchomy czas pracy uregulowany wręcz w regulaminach pracy. [przykład 1 i 2]

Po drugie pozwala na zmienne godziny pracy planowane ze złamaniem doby pracowniczej, przy zachowaniu jedynie 11-godzinnego odpoczynku dziennego. To z kolei rozwiąże problemy organizacji sieciowych, zwłaszcza sklepów, restauracji, kawiarni itp., pozwalając planować jednego dnia pracę na godzinę 12.00, kolejnego na 10.00, a jeszcze następnego na godzinę 8.00. Dotychczas skutkiem rozpoczęcia pracy w poniedziałek o godzinie 12.00 była konieczność pracy od 12.00 lub o późniejszej porze do najbliższego dnia/dni wolnych.

Ogólny charakter regulacji

Nowy art. 140¹ k.p. ma charakter regulacji ogólnej, która znajdzie zastosowanie do wszystkich pracowników podlegających bezpośrednio pod przepisy kodeksu pracy lub pod przepisy szczególne, jeśli nie regulują one wyczerpująco problematyki tworzenia rozkładów czasu pracy. W praktyce oznacza to, że ruchomy czas pracy będzie można z powodzeniem stosować także do pracowników podmiotów leczniczych, osób zatrudnionych w instytucjach kultury oraz pracowników samorządowych, zatrudnionych w służbie cywilnej czy też urzędników państwowych.

W przypadku pracowników samorządowych wprowadzenie zmiennych godzin pracy załatwia z kolei wieloletni problem pracy w poniedziałki do godziny 18.00 przez część pracowników obsługujących mieszkańców. Dzięki jego wprowadzeniu zgodne z prawem będzie bowiem planowanie pracy w poniedziałki od 10.00 do 18.00, a od wtorku do piątku od 8.00 do 16.00.

Dla odmiany kierowcy są wyłączeni spod regulacji omawianego przepisu, gdyż ustawa regulująca ich czas pracy została jako pierwsza wzbogacona o zbliżoną normę. Mowa o art. 8 ust. 2-4 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.) wprowadzającym na potrzeby tej grupy zawodowej instytucję indywidualnych rozkładów czasu pracy. Zawierając odrębne porozumienie z zakładową organizacją związkową lub w jej braku z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danym zakładzie, pracodawcy mogą wyłączyć wobec kierowców dobę pracowniczą. Przepis ten funkcjonuje od 1 stycznia 2012 r., pozwalając na planowanie kierowcom różnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy, przy czym ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w nadgodzinach. Podobnie jak w art. 140¹ k.p. pracodawców ogranicza jedynie konieczność zapewnienia kierowcom minimalnych okresów odpoczynku, a instytucja ta, pomimo nieco mylącej nazwy, może być stosowana niezależnie od przyjętego systemu czasu pracy czy rodzaju wykonywanego przewozu. W praktyce oznacza to więc, że indywidualny rozkład czasu pracy kierowców może być stosowany niezależnie od tego, czy pracodawca ma obowiązek układać dla nich grafiki czasu pracy.

Możliwość stosowania ruchomego czasu pracy nie jest również uzależniona do wymiaru zatrudnienia danego pracownika. W konsekwencji można go wprowadzić również do osób zatrudnionych na część etatu, o ile pracodawca określi wcześniej liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach. Warto pamiętać, że osoba zatrudniona na część etatu może pracować po 8 godzin na dobę, ale tylko w niektórych dniach, względnie w wymiarze niższym od normy, ale przez 5 dni w tygodniu. To zaś ma istotne znaczenie przy wprowadzaniu ruchomego czasu pracy. [przykład 3]

UWAGA!

Wprowadzając ruchomy czas pracy, pracodawca nie musi jednak informować o tym PIP, jak ma to miejsce w przypadku wydłużenia okresów rozliczeniowych do maksymalnie 12 miesięcy

Wprowadzenie na dwa sposoby
● Jeśli pracodawcy nie uda się uzgodnić porozumienia w sprawie wprowadzenia ruchomego czasu pracy ze wszystkimi związkami, może prowadzić dalsze rokowania wyłącznie z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p. ● Muszą one jednak przynieść skutek, gdyż impas spowoduje brak możliwości wprowadzenia ruchomego czasu pracy wobec całej załogi, lub określonych grup pracowników. ● Tak jak w przypadku przedłużania okresów rozliczeniowych pracodawcy, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, mogą zawrzeć porozumienie w sprawie stosowanie ruchomego czasu pracy z przedstawicielami załogi wyłonionymi w trybie przyjętym w danym zakładzie.	● Jest to tryb całkowicie niezależny od ustalenia ruchomego czasu pracy w formie zapisu w układzie zbiorowym pracy czy porozumienia z zakładową organizacją związkową bądź przedstawicielami pracowników. Inicjatywa należy w tym przypadku do pracownika, która może skierować do pracodawcy indywidualny i pisemny wniosek o stosowanie ruchomego czasu pracy. ● Warto jednak pamiętać, że decyzja w tej sprawie należy do pracodawcy, który ponosi ryzyko gospodarcze prowadzonej działalności, więc może pracownikowi odmówić. Skoro zaś pracownik zgłasza wolę wykonywania zadań w ruchomym czasie pracy, należy uznać, że pracodawca nie powinien narzucać mu widełek, w jakich będzie on rozpoczynał i kończył pracę. Powinien on przyjąć propozycję pracownika, a jeśli nie jest to możliwe, negocjować z nim inne rozwiązania.

PRZYKŁAD 1

Elastyczne godziny rozpoczęcia zadań

Pracodawca prowadzący biuro projektowe wprowadził na potrzeby zakładu ruchomy czas pracy. Jego załoga pracuje w systemie podstawowym, wykonując zadania przez 5 dni w tygodniu i korzystając z wolnych weekendów, więc wolą pracodawcy było jedynie uelastycznienie godzin pracy. Ma on świadomość, że część pracowników jest najbardziej produktywna od rana, inni z kolei najlepiej pracują po południu, w związku z czym określił przedział rozpoczynania pracy na godziny od 6.00 do 11.00. Tym sposobem pracownicy aktywni rano mogą wykonać swoje obowiązki do 14.00, a później mogą korzystać z czasu wolnego, z kolei osoby preferujące pracę popołudniami mogą stawiać się w firmie na 11.00, by skończyć zadania w tym dniu o 19.00. Pracodawca ma również gwarancję, że zachowanie maksymalnie 5 godzinnych widełek dla rozpoczęcia pracy gwarantuje pracownikowi minimalny odpoczynek w każdej dobie. Nawet jeśli skończy on pracę o 19.00, a następnego dnia stawi się w zakładzie o 6.00, skorzysta z 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. W takim przypadku nie może on jednak wykonywać pracy w nadgodzinach, gdyż spowoduje to naruszenie art. 132 par. 1 k.p.

PRZYKŁAD 2

Bez nadgodzin

Pracownik od poniedziałku do czwartku pracuje od 8.00 do 16.00. W piątek chce przychodzić do pracy na 7.00 i kończyć pracę o 15.00.

●

Dwukrotnie rozpoczął pracę w tej samej dobie pracowniczej, powodując pracę w godzinach nadliczbowych w dobie czwartkowej, którą pracodawca musiałby mu zrekompensować czasem wolnym od pracy lub wynagrodzeniem powiększonym o 50-proc. dodatek.

●

Godziny nadliczbowe nie powstaną - o ile w piątek skończy pracę po przepracowaniu 8 godzin (tj. o 15.00), a pracodawca prawidłowo wprowadzi ruchomy czas pracy.

PRZYKŁAD 3

Niezależnie od wymiaru etatu

Pracodawca zatrudnia w części etatu dwóch pracowników. Pierwszy z nich pracuje w 1/2 wymiaru, przychodząc do pracy przez 5 dni po 4 godziny na dobę. Drugi pracuje na 3/5 etatu i wykonuje zadania przez 3 dni w tygodniu po 8 godzin. W przypadku pierwszego z pracowników zatrudnionego na 1/2 etatu pracodawca może określić znacznie szerszy przedział godzin rozpoczynania i kończenia pracy z uwagi na niższy wymiar dobowy. Praca stale po 4 godziny na dobę powoduje, że możliwe byłoby ustalenie rozpiętości widełek na poziomie nawet 9 godzin, np. od 6.00 do 15.00. Nawet w tym przypadku pracownik zakończy bowiem zadania najpóźniej o 19.00, więc do 6.00 następnego dnia zdąży skorzystać z nieprzerwanego, 11-godzinnego odpoczynku. W takim przypadku pracodawca nie będzie już mógł polecić pracownikowi godzin ponadwymiarowych ani tym bardziej nadliczbowych, gdyż spowodowałoby to naruszenie przepisów o odpoczynku. W przypadku drugiego z pracowników fakt wykonywania pracy w wymiarze 8 godzin na dobę wyklucza rozszerzenie widełek, w ramach których pracownik może rozpoczynać pracę. Maksymalnie mogą one obejmować 5 godzin, tj. przy pełnym etacie.

Podstawa prawna

Art. 150 par. 3 i 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).