Związki zawodowe też zdecydują o czasie pracy w przedsiębiorstwie

Do 23 sierpnia stosowanie rocznych okresów rozliczeniowych było dopuszczalne jedynie w rolnictwie, hodowli oraz przy pilnowaniu mienia i ochronie osób. Musiało to być dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi bądź technicznymi, które wywierały wpływ na przebieg procesu pracy. Możliwość stosowania tak długich okresów rozliczeniowych występowała ponadto wobec pracowników instytucji kultury, umożliwiając kumulowanie dni wolnych z pięciodniowego tygodnia pracy i późniejsze wykorzystanie ich w bezpośrednim sąsiedztwie urlopu. Globalnie jednak roczne okresy rozliczeniowe zniknęły z powszechnej praktyki wraz z ustawą antykryzysową.

Stan ten uległ zmianie z chwilą wejścia w życie ustawy z 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. poz. 896, dalej: nowelizacja). Wprowadziła w art. 129 par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy niezależnie od systemu czasu pracy, w którym firma zatrudnia pracowników. Takie rozwiązanie trzeba uzasadnić: przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Przesłanki te są na tyle ogólne, że można przyjąć, iż praktycznie każdy pracodawca może przedłużyć okres rozliczeniowy na omawianych zasadach. Musi jedynie zachować ogólne zasady ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Zmiana układu...

Procedura wprowadzania długich okresów rozliczeniowych różni się w zależności od rangi obowiązujących w zakładzie przepisów organizacyjno-płacowych oraz od tego, czy w firmie działają zakładowe organizacje związkowe. Jeśli zakład jest związany układem zbiorowym pracy, to art. 150 par. 3 k.p. w nowym brzmieniu wprowadza możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego w jego treści. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia przez pracodawcę rokowań ze wszystkimi organizacjami związkowymi reprezentującymi pracowników objętych tym układem (art. 241⁹ par. 2 k.p.) oraz wprowadzenia zmian w drodze protokołów dodatkowych. Tak jak cały układ są one rejestrowane przez właściwego okręgowego inspektora pracy, więc w takim przypadku nie występuje już obowiązek przekazywania informacji do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) w ciągu 5 dni roboczych od wprowadzenia zmian.

...albo porozumienie

Wszystkie firmy, w których działają organizacje związkowe, niezależnie od tego, czy są związane układem zbiorowym pracy, czy nie, mogą przedłużyć stosowane okresy rozliczeniowe także w drodze porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi.

Pracodawca wybierający tę drogę powinien rozpocząć od wystąpienia o zgodę do przedstawicieli wszystkich związków, nie wyłączając organizacji nieposiadających cechy reprezentatywności w rozumieniu art. 241^25a k.p. Dopiero gdy ustalenie treści porozumienia ze wszystkimi związkami zawodowymi okaże się niemożliwe, prowadzi on dalsze negocjacje z przedstawicielami organizacji reprezentatywnych (art. 241^25a k.p.).

Negocjacje te muszą się zakończyć sukcesem, gdyż jedyna zmiana wprowadzona tą nowelizacją do ustawy o związkach zawodowych dotyczy jej art. 30 ust 5. Reguluje on przypadek, w którym organizacje związkowe nie przedstawią pracodawcy w terminie 30 dni od rozpoczęcia negocjacji wspólnie uzgodnionego stanowiska, dając mu możliwość podjęcia decyzji samodzielnie po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk związków. Art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych wymienia jednak katalog aktów wewnątrzzakładowych, których zmiana może być dokonana samodzielnie przez pracodawcę. Przepis w nowym brzmieniu nie odwołuje się już jednak do art. 129 par. 2 k.p., wprowadzającego możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego nawet do 12 miesięcy. W praktyce oznacza to, że stosowanie wydłużonych okresów rozliczeniowych będzie możliwe jedynie pod warunkiem uzyskania zgody wszystkich organizacji związkowych albo przynajmniej wszystkich związków reprezentatywnych.

Współpraca z załogą

Jeszcze inne obowiązki ciążą na pracodawcach, u których nie działają organizacje związkowe. W ich przypadku wydłużenie okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy wymaga bowiem zawarcia porozumienia z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym na potrzeby zakładu. Żaden przepis nie określa trybu przeprowadzenia wyborów przedstawicieli pracowników, pozostawiając pracodawcom pełną swobodę. Teoretycznie możliwa jest więc sytuacja, w której pracodawca wprowadza do przepisów wewnątrzzakładowych postanowienie przyznające mu prawo wyznaczenia przedstawicieli załogi, na podstawie którego wskaże on osoby uległe i bezkonfliktowe, które podpiszą w imieniu załogi każdy dokument. W praktyce lepiej jednak pozostawić głos decydujący załodze, przeprowadzając w tym celu demokratyczne wybory. [przykład 1]

Ustalenie treści

Cel zawarcia porozumienia ze związkami lub przedstawicielami załogi jest jasny, chodzi o uelastycznienie planowania czasu pracy poprzez wydłużenie okresu rozliczeniowego. Jego treść nie powinna jednak ograniczać się do tego jednego zapisu, gdyż wywoła to masę wątpliwości. Pierwszą z nich jest ustalenie, czy takie porozumienie będzie miało charakter stały, czy też jednorazowy. Sam przepis tego nie rozstrzyga, więc w interesie pracodawcy leży jednoznaczne rozstrzygnięcie, czy jego celem jest wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego na stałe, czy tylko jednego. Jeśli wolą pracodawcy jest wprowadzenie długich okresów rozliczeniowych na stałe, powinien on ponadto zabezpieczyć swój interes, przewidując w porozumieniu tryb wprowadzania zmian do jego treści i ewentualnie warunki, na jakich będzie je można rozwiązać. Ustawodawca nie ingeruje w tę kwestię wprost, więc w braku inicjatywy stron porozumienia trzeba będzie przyjąć, że każda jego zmiana wymaga stosowania tego samego trybu, który odnosi się do jego wprowadzenia, czyli de facto zawarcia nowego porozumienia.

Równie istotne jest określenie w porozumieniu daty, od której będzie obowiązywał wydłużony okres rozliczeniowy. Ustalenie to ma szczególne znaczenie w przypadku zakładów stosujących w momencie wejścia w życie zmian 6- lub 12-miesięczne okresy rozliczeniowe na podstawie art. 129 par. 2 k.p. w dotychczasowym brzmieniu. W takim przypadku art. 3 nowelizacji przewiduje bowiem, że takie okresy rozliczeniowe kończą się z upływem czasu, na jaki zostały wprowadzone. Pracodawcy stosujący je w dniu wejścia w życie ustawy mogą wprowadzić nowe wydłużone okresy rozliczeniowe dopiero po zakończeniu tych trwających. Taka postawa jest również wskazana w pozostałych firmach z uwagi na to, że przerwanie trwającego okresu rozliczeniowego może mieć niekorzystne skutki dla zakładu, rodząc dodatkowe koszty z tytułu pracy w nadgodzinach. [przykład 2]

Ostatecznie w porozumieniu warto również rozstrzygnąć kwestię zakresu stosowania jego postanowień. Pracodawca i strona pracownicza muszą więc rozstrzygnąć, czy długie okresy rozliczeniowe znajdą zastosowanie do wszystkich pracowników, czy też zostanie określony katalog osób wyłączonych spod jego stosowania. Również w tym zakresie strony porozumienia nie doznają żadnych ograniczeń rangi ustawowej, dysponując pełną swobodą w formułowaniu konkretnych postanowień. Mogą więc przewidzieć, że przedłużone okresy rozliczeniowe znajdą zastosowanie do określonych grup pracowników, np. produkcji czy obsługi, z kolei pion administracyjny i grupa pracowników gospodarczych nadal będą wykonywać pracę w dotychczasowym rytmie. Pracodawca może również zaproponować, by ze stosowania porozumienia wyłączyć pracowników, których ustawodawca objął szczególną ochroną w zakresie czasu pracy. Wyłączenia mogą więc dotyczyć pracownic w ciąży, osób niepełnosprawnych, jeśli nie uzyskały one zgody lekarza na pracę w nadgodzinach czy w ramach systemu równoważnego. Katalog ten można rozszerzyć o pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4, którzy nie wyrazili zgody na pracę w nadgodzinach.

Możliwe negocjacje

Niezależnie od tego, czy pracodawca będzie rozmawiać o wydłużeniu okresu rozliczeniowego z pozostałymi stronami układu zbiorowego pracy, działającymi w zakładzie związkami zawodowymi czy przedstawicielami załogi, musi liczyć się z koniecznością pewnych ustępstw po jego stronie.

Długi okres rozliczeniowy jest bowiem oczywistą korzyścią dla pracodawcy, z kolei większość pracowników będzie w nim widzieć potencjalne straty. Należy się więc spodziewać, że większość pełnomocników załogi będzie dążyć do uzyskania w zamian za zgodę określonych gwarancji czy przywilejów rekompensujących niedogodności związane z większą elastycznością ich czasu pracy. W tym zakresie przepisy są lakoniczne, a określenie konkretnych postanowień zostało pozostawione stronom porozumienia. Może ono przewidywać gwarancję np. 2 dni wolnych w każdym tygodniu okresu rozliczeniowego lub ograniczać możliwości planowania przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy w ramach systemu równoważnego do 11 zamiast 12 godzin. Pracodawca może również przyjąć na siebie ograniczenie tygodniowego wymiaru czasu pracy np. do 50 godzin czy wyłączyć prawo polecania nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb zakładu. W przypadku pracowników wynagradzanych stawką godzinową gwarancje mogą dotyczyć wypłacania określonej kwoty wynagrodzenia, wyższej niż płaca minimalna. Każde z tych postanowień pozostaje w zgodzie z prawem, gdyż jest korzystniejsze od powszechnie obowiązujących uregulowań, a zatem korzysta z pierwszeństwa stosowania zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 9 par 2 i 3 k.p. [przykład 3]

Możliwa wizyta inspekcji

Zawarcie porozumienia w sprawie wydłużenia okresów rozliczeniowych rodzi po stronie pracodawcy obowiązek przekazania kopii tego dokumentu właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy (art. 150 par. 4 k.p. w nowym brzmieniu). Pracodawca ma na to 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia, a dopełnienie tego obowiązku wydaje się związane z nieuniknionymi kontrolami PIP w podmiotach, które zdecydują się korzystać z tej możliwości.

Jednak kontrole PIP nie będą przeprowadzane od razu, bo byłyby one bezcelowe. Widmo wizyty inspektora będzie realne dopiero po zakończeniu pierwszego wydłużonego okresu rozliczeniowego, gdyż jest to warunkiem weryfikacji prawidłowości planu, rozliczenia oraz wypłaconego pracownikom wynagrodzenia. Co więcej, PIP mimo szczerych chęci nie zawsze ma możliwość realizacji wszystkich kontroli tematycznych z uwagi na pierwszeństwo, z jakiego korzystają kontrole przeprowadzane na podstawie skarg pracowników. W związku z tym założenie, że inspekcji uda się skontrolować każdy podmiot, który zgłosi porozumienie w sprawie stosowania wydłużonych okresów rozliczeniowych, jest nierealne.

Zalety i korzyści

Podstawową zaletą wprowadzenia dłuższych okresów rozliczeniowych jest możliwość zaplanowania w ich ramach nierównomiernego rozkładu czasu pracy. W praktyce najbardziej skorzystają na niej pracodawcy działający w branżach, w których występuje zmienne zapotrzebowanie na oferowany produkt lub usługę. Dzięki wprowadzeniu 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego zyskają oni bowiem możliwość takiego planowania pracy personelu, by wypracował on większość lub nawet cały wymiar ustalony dla okresu w miesiącach, w których zapotrzebowanie rośnie, korzystając w pozostałych okresach z czasu wolnego, co będzie dobrze widoczne np. w budownictwie.

Inną zaletą jest możliwość rekompensowania w skali całego okresu rozliczeniowego pracy w niedziele, święta oraz dni wolne wynikające z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach. W przypadku świąt i wolnych sobót wynika to wprost z art. 151³ i art. 151¹¹ par. 1 pkt 2 k.p., z kolei w przypadku niedziel jest to uzależnione od braku możliwości udzielenia dnia wolnego w okresie 6 dni poprzedzających lub następujących po pracującej niedzieli. W praktyce oznacza to, że w okresach wzmożonego zapotrzebowania na pracę firmy, które zawarły omawiane porozumienie, mogą regularnie planować pracę przez 6 dni w tygodniu, oddając dni wolne w miesiącach, gdy zapotrzebowanie na pracę spada. Istotne jest jedynie to, by pracownicy mieli zapewnione minimalne okresy odpoczynku tygodniowego, których można udzielić również przy planowaniu tylko jednego dnia wolnego na tydzień.

Podobnie wygląda kwestia rekompensaty nadgodzin czasem wolnym, gdy następuje to bez wniosku pracownika (art. 51² par. 2 k.p.) Ustawodawca zastrzega bowiem, że musi być on udzielony przed końcem okresu rozliczeniowego. Ta forma rekompensaty nadgodzin nie jest zbyt popularna z uwagi na fakt, że za każdą godzinę pracy ponad normę lub przedłużony dobowy wymiar pracownik nabywa prawo do 1,5 godziny wolnego. Co więcej wynikłe w efekcie niedopracowanie wymiaru nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełen miesiąc. Z uwagi na te uciążliwości w praktyce rekompensata nadgodzin dobowych czasem wolnym występuje głównie na wniosek pracownika (art. 151² par. 1 k.p.). W takim przypadku to podwładny określa termin odbioru czasu wolnego, a pracodawca rekompensuje nadgodziny w proporcji 1:1. Co istotne, przepis ten nie wymaga, by miało to miejsce w ramach jednego okresu rozliczeniowego, więc jeśli taka jest wola pracownika, może wskazać we wniosku termin przypadający po jego zamknięciu.

UWAGA!

Wprowadzenie wydłużonych okresów rozliczeniowych nie wywiera wpływu na zasady rozliczania nadgodzin. Oznacza to, że przekroczenia dobowe należy rekompensować wraz z wypłatą pensji za dany miesiąc poza przypadkami, gdy przed terminem wypłaty pracownik złoży wniosek o udzielenie czasu wolnego. W miesięcznych cyklach nalicza się również normalne wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach powodujących przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Jedynie dodatek za te przekroczenia będzie naliczany i wypłacany po zamknięciu okresu rozliczeniowego

@RY1@i02/2013/166/i02.2013.166.05000020k.101.gif@RY2@

Tryb wprowadzenia 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych

PRZYKŁAD 1

Ustalenia z tymi, którzy otrzymali najwięcej mandatów

Pracodawca prowadzi firmę usługowo-handlową, w której zatrudnia 40 pracowników. Regulamin pracy przewiduje, że przedstawicieli pracowników wyłania załoga w demokratycznych wyborach, a do obsadzenia przypada 1 mandat na 20 zatrudnionych. Dotychczas nie wystąpiła potrzeba zawierania porozumień z przedstawicielami załogi, więc reprezentacja nie została wyłoniona. Aby dopełnić tego obowiązku, wystarczy ogłosić z pewnym wyprzedzeniem wybory, pozostawiając pracownikom możliwość wyłonienia kandydatów, a gdy pojawi się wystarczająca liczba kandydatur, rozpisać wybory i przyznać mandaty osobom, które uzyskały najwięcej głosów. Z tymi osobami pracodawca będzie musiał porozumieć się w sprawie wydłużenia obowiązujących okresów rozliczeniowych.

PRZYKŁAD 2

Dopiero po zakończeniu trwającego okresu

Pracodawca stosuje system podstawowy oraz 3-miesięczne okresy rozliczeniowe pokrywające się z kwartałami roku kalendarzowego. W związku ze zmianami podjął decyzję o wydłużeniu okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. W dniu wejścia w życie ustawy trwał okres obejmujący miesiące lipiec - wrzesień 2013 r. Pracodawca zaplanował w jego ramach pracę w ten sposób, że w lipcu i sierpniu pracownicy wykonywali zadania przez 6 dni w tygodniu po 8 godzin, z kolei we wrześniu zaplanowano odbiór dni wolnych wynikających z planowania czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Przerwanie trwającego okresu np. z końcem sierpnia spowoduje więc naruszenie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, które oznacza konieczność zrekompensowania wynikłych przekroczeń średniotygodniowych wynagrodzeniem z dodatkiem 100 proc.

PRZYKŁAD 3

Korzystniejsze rozwiązania mają pierwszeństwo

Pracodawca, u którego nie działają organizacje związkowe, prowadził negocjacje z przedstawicielami załogi w celu wprowadzenia 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Pracownicy wymusili gwarancję, że pomimo stosowania systemu równoważnego i nierównomiernego czasu pracy w żadnym tygodniu nie zostanie zaplanowane więcej niż 60 godzin pracy i zawsze będą korzystali z 2 dni wolnych na tydzień. Treść porozumienia mogłaby wyglądać w następujący sposób:

Porozumienie zostało zawarte między pracodawcą SMX Enduro Sp. z o.o. a przedstawicielami pracowników wskazanej spółki wyłonionymi przez załogę.

Strony zgodnie ustalają, że od 1 stycznia 2014 r. zakład będzie stosował 12-miesięczny okres rozliczeniowy pokrywający się z rokiem kalendarzowym, z wyjątkiem wyłączeń wynikających z par. 3 porozumienia.

Wydłużonego okresu rozliczeniowego nie stosuje się wobec pracowników objętych szczególną ochroną w zakresie norm czasu pracy, m.in. pracownic w ciąży, pracowników niepełnosprawnych ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, pracowników opiekujących się dzieckiem młodszym niż 4-letnie.

Strony postanawiają, że 12-miesięczny okres rozliczeniowy jest wprowadzany na czas nieokreślony, a jego skrócenie jest możliwe w formie pisemnego aneksu do ww. porozumienia. Ten sam tryb obowiązuje w przypadku wprowadzania innych zmian do treści porozumienia oraz do jego rozwiązania.

Pracodawca gwarantuje, że nie będzie planował pracy w wymiarze przekraczającym 60 godzin w tygodniu, przy jednoczesnym zachowaniu zasady przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy.

Pracownicy mają zagwarantowane prawo do 2 dni wolnych w każdym z tygodni licząc od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.