Praktyczny poradnik dla pracodawców - co od 23 sierpnia będzie inaczej

Artykuł

Treść przepisów kodeksu pracy objętych zmianami obowiązująca od 23 sierpnia 2013 r. z wytłuszczonymi zmianami

Komentarz oraz praktyczne przykłady

art. 129

Par. 1. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135-138, 143 i 144.

Przepis wprowadza możliwość zastosowania wydłużonych okresów rozliczeniowych oraz ustala zasady prowadzenia rozkładów (de facto - indywidualnych harmonogramów) czasu pracy.

Jedną z głównych zmian jest możliwość wydłużenia okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy, co w założeniu ma przywrócić polskiej gospodarce konkurencyjność i stać się motorem ożywienia ekonomicznego. Wprowadzone zmiany nie mają jednakże charakteru kompleksowego i nie zastępują wszystkich dotychczasowych norm odnoszących się do czasu pracy. Należy więc pamiętać, że nadal w niezmienionym kształcie obowiązuje wiele przepisów gwarancyjnych dotyczących m.in. norm czasu pracy, średnio 5-dniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym, dobowych i tygodniowych wypoczynków.

Pan Jan jest podwykonawcą przy budowie dużej galerii handlowej. Pomimo terminu, którego niedotrzymanie związane jest z zapłatą wysokich kar umownych, prace nie były wykonywane zgodnie z harmonogramem. Dowiedziawszy się o nowelizacji, pan Jan uznał, że pozwala mu ona kształtować w sposób niemalże całkowicie dowolny czas pracy swoich podwładnych. Zatrudnionym u niego osobom, wykonującym pracę w podstawowym systemie czasu pracy, nakazał pracować od 6.00 do 20.00, nieprzerwanie przez 7 dni w tygodniu, twierdząc, że odpoczną po ukończeniu projektu za 3 miesiące i że nowe przepisy mu na to pozwalają. Oczywiście pan Jan jest w błędzie. W podstawowym systemie czasu pracy dobowa norma nadal ma charakter sztywny i wynosi 8 godzin, a każda następna godzina aktywności ma charakter nadliczbowy. Nie ulegają ponadto zmianie przepisy o dobowym i tygodniowym odpoczynku, wynoszące odpowiednio: 11 i 35 godzin.

Istotną zmianę wprowadza par. 2 omawianego przepisu. Funkcjonował on w podobnym kształcie w ustawie antykryzysowej (art. 9). Do tej pory wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy nie było możliwe np. w przypadku równoważnego czasu pracy. Aktualnie kodeks pracy dopuszcza taką możliwość w każdym systemie czasu pracy, jeśli będzie to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy.

Firma "Inżynieria wodna" prowadzi prace z zakresu budowy, utrzymania i konserwacji tam i innych zapór wodnych. Okres naprawdę intensywnej pracy wynosi 7-8 miesięcy w roku. W pozostałym czasie prowadzenie prac jest wręcz niemożliwe. Pracownicy "Inżynierii wodnej" zatrudnieni są z uwagi na warunki organizacyjne w równoważnym systemie czasu pracy. Firma cyklicznie ponosiła duże wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń i dodatków za nadgodziny. Dopuszczalne okresy rozliczeniowe były zbyt krótkie, by móc zwrócić pracownikom czas wolny w okresie zastoju. Obecnie będzie możliwe zorganizowanie pracy tak, aby zadania można było wykonywać np. po 10 godzin, 6 dni w tygodniu, przez okres wielu miesięcy, jeżeli tylko pracodawca zwróci ten ponadprogramowy czas w martwym sezonie. Rozliczenie średniotygodniowego 40-godzinnego i przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy będzie się bowiem odbywało dopiero z końcem wydłużonego nawet do 12 miesięcy okresu rozliczeniowego i będzie mogło być bilansowane w okresach mniejszego popytu na pracę.

Paragrafy 3 i 4 wprowadzają regulacje dotyczące harmonogramu (błędnie nazywanego przez ustawodawcę rozkładem) czasu pracy. Taki grafik musi być ustalony na minimum 1 miesiąc i zostać dostarczony pracownikowi przynajmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, który obejmuje - przy czym par. 4 zawiera katalog wyjątków, gdy zachowanie tej procedury nie jest wymagane.

Załóżmy, że pracodawca sporządził dla swoich pracowników harmonogramy czasu pracy na wrzesień. 16 września przyszedł do niego pracownik - pan Kazimierz - i przedstawił wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w związku z rozpoczęciem wieczorowego kursu dokształcającego. Pracodawca wyraził zgodę na proponowane rozwiązanie. Tym samym nie jest już zobowiązany do dostarczenia panu Kazimierzowi grafiku w trybie wskazanym w par. 3.

Ustawodawca przewidział, że po nowelizacji będzie możliwe, że w niektórych miesiącach zatrudnieni nie przepracują ani jednego dnia. Będą oni wtedy mieli prawo do minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2013 roku - 1600 zł). Choć nie wynika to z przepisów, należy przyjąć, że taka mikropłaca będzie należna nawet wówczas, gdy podwładny przepracuje w danym miesiącu np. kilka godzin, a wynikające z tego tytułu wynagrodzenie będzie wciąż mniejsze niż 1600 zł. Co więcej, oznacza to także, że równoważny czas wolny w przedłużonym okresie rozliczeniowym jest - co do zasady (tj. za wyjątkiem gwarancji zapłaty płacy minimalnej) - okresem bez prawa do pensji. Wszystko to niezależnie od tego, czy podwładny pracuje według stawek godzinowych, czy miesięcznych. Ustawodawca wspomina bowiem o pracowniku, który w danym miesiącu nie wykonuje pracy, nie różnicując jego sytuacji w zależności od charakteru płacy. Z innej strony, za miesiąc wzmożonej pracy (który został następnie zrównoważony miesiącem względnej bezczynności) taki pracownik powinien otrzymać odpowiednio większe wynagrodzenie (należy się ono bezwzględnie za pracę wykonaną).

W jednym z miesięcy przedłużonego okresu rozliczeniowego ogólny wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Szef zaplanował jednak panu Jurkowi dodatkowe zadania w tzw. szóste dni tygodnia, co zrównoważył odpowiednim okresem bezczynności w innym miesiącu. W konsekwencji pan Jurek przepracował aż 200 godzin. Oznacza to, że podwładny - oprócz stałej miesięcznej pensji - powinien otrzymać zwykłe wynagrodzenie (bez dodatku za nadgodziny) za 32 godziny nadwyżki. Odpowiednio niższe (ale nie mniejsze niż płaca minimalna) będzie natomiast jego wynagrodzenie za miesiąc, w którym odbierze sobie wolne.

Podkreślić jednak należy, że możliwa jest także inna interpretacja, zgodnie z którą przepis dotyczący gwarantowanej płacy minimalnej w okresie odpoczynku dotyczy wyłącznie podwładnych wynagradzanych według stawek godzinowych. Pracownicy mający stałe, miesięczne pensje powinni - nawet za okres bezczynności - otrzymać je w pełnej kwocie. Z innej strony, nie będą mieli prawa do większej płacy za inne miesiące tego samego okresu rozliczeniowego, w których pracowali z nadwyżką (gdyż została ona następnie zrównoważona pełną pensją za miesiące bezczynności). Uważam jednak, że taka interpretacja stoi w sprzeczności z ogólnymi zasadami wynagradzania według kodeksu pracy.

art. 139

Par. 1. Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system przerywanego czasu pracy według z góry ustalonego rozkładu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za czas tej przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju.

Par. 2. Systemu przerywanego czasu pracy nie stosuje się do pracownika objętego systemem czasu pracy, o którym mowa w art. 135-138, 143, 144.

Par. 4. U pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, system przerywanego czasu pracy może być stosowany na podstawie umowy o pracę. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas przerwy, o której mowa w par. 1, jeżeli wynika to z umowy o pracę.

System przerywanego czasu pracy będzie mógł zostać wprowadzony nie tylko w układzie zbiorowym pracy, jak dotychczas, lecz także w drodze porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (co najmniej dwoma), wyłonionymi w trybie przyjętym u danego szefa.

Istotnym novum jest zatem dopuszczenie wprowadzenia przerywanego czasu pracy nie tylko w zakładach uzwiązkowionych, w których obowiązuje układ zbiorowy pracy, lecz także we wszystkich innych.

Wprowadzony nowelą par. 5 przepisu stanowi natomiast, że - jeśli nie ma zgody wszystkich zakładowych organizacji związkowych - wystarczająca jest akceptacja związków reprezentatywnych.

Pan Marek prowadzi zakład, w którym nie działa zakładowa organizacja związkowa. Po wejściu w życie nowych przepisów będzie mógł wprowadzić system przerywanego czasu pracy w drodze porozumienia z przedstawicielami pracowników. W tym celu będzie musiał przeprowadzić wśród załogi demokratyczne wybory.

Artykuł

Treść przepisów kodeksu pracy objętych zmianami obowiązująca od 23 sierpnia 2013 r. z wytłuszczonymi zmianami

Komentarz oraz praktyczne przykłady

art. 140 ¹

Całkowicie nowy art. 140 ¹ k.p. wprowadza - istniejący już wcześniej w praktyce - ruchomy czas pracy. Rozwiązanie to pozwala na ustalenie przedziału czasowego, w którym pracownik - według własnej decyzji - będzie mógł rozpocząć świadczenie pracy, lub na określenie przez szefa różnych godzin rozpoczęcia pracy w poszczególne dni tygodnia. Jednocześnie pracodawca nie będzie musiał obawiać się, że - w związku z przekroczeniem dobowej normy czasu pracy wskutek ponownego przystąpienia do wykonywania zadań w tej samej dobie pracowniczej - zajdzie konieczność wypłaty dodatku za pracę ponadnormatywną.

Pani Monika jest matką małej Zuzi, którą codziennie trzeba zawieźć do przedszkola. Prosiła szefa o możliwość rozpoczynania pracy co drugi dzień w późniejszych godzinach, tj. nie standardowo o 8.00, tylko o 10.00. Szef bał się wyrazić na to zgodę. Jeżeli pani Monika rozpocznie pracę np. w środę o 10.00, doba pracownicza skończy się dopiero w czwartek o 10.00. Przyjście w czwartek o standardowej porze (tj. o 8.00 rano) oznaczałoby przepracowanie 10 godzin w jednej dniówce. Nie chciał narażać się na ryzyko nieskompensowanych nadgodzin. Obecnie pracodawca będzie mógł bez obaw ustalić z panią Moniką np., że godzina rozpoczęcia jej pracy przypada pomiędzy 8.00 a 10.00. Jednocześnie ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych.

Pan Jerzy największe zainteresowanie asortymentem swojego sklepu zaobserwował w godzinach porannych w poniedziałki i wtorki oraz w godzinach wieczornych w piątki i znów porannych w soboty. Nowe przepisy umożliwią mu ustalenie różnych godzin rozpoczęcia pracy w poszczególne dni bez ryzyka konieczności oddania czasu wolnego lub zapłaty dodatku za nadgodziny dobowe.

art. 150

Par. 1. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu , jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, z zastrzeżeniem par. 2-5 oraz art. 139 par. 3 i 4.

Par. 2. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować - po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Par. 6. Zastosowanie do pracownika systemów czasu pracy, o których mowa w art. 143 i 144, następuje na podstawie umowy o pracę.

Par. 7. Do obwieszczenia o którym mowa w par. 1, stosuje się odpowiednio art. 104 ³ .

Zmiany wprowadzone do art. 150 k.p. regulują tryb wprowadzania wydłużonych okresów rozliczeniowych.

Jeżeli na wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy w równoważnym systemie czasu pracy nie zgadzają się związki zawodowe lub (w ich braku) przedstawiciele pracowników - możliwe będzie jedynie zastosowanie okresów rozliczeniowych 3- lub 4-miesięcznych, po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Długotrwałe negocjacje z jedyną zakładową organizacją związkową nie przyniosły rezultatu. Pracodawca, u którego praca wykonywana jest w systemie równoważnym, stwierdził, że nie ma szans na uzgodnienie wprowadzenia 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego w jego zakładzie pracy. W takiej sytuacji powiadomił jednostronnie okręgowego inspektora pracy o zastosowaniu 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego (przedsiębiorstwo zajmowało się działalnością hotelarską, uzależnioną od pory roku).

Przedłużenie okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy oraz wprowadzenie ruchomego czasu pracy (art. 140 ¹ k.p.) trzeba ustalić w układzie zbiorowym pracy, w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi bądź też (w przypadku braku związków) w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (co najmniej dwoma), wyłonionymi specjalnie w tym celu w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

U pracodawcy nie działa zakładowa organizacja pracy. Praca wykonywana jest w podstawowym systemie czasu pracy. Szef zawarł porozumienie z przedstawicielami pracowników o wydłużeniu okresu rozliczeniowego do 10 miesięcy, co jest zgodne z brzmieniem znowelizowanych przepisów.

Należy pamiętać, że porozumienia z par. 3 omawianego przepisu podlegają zgłoszeniu do okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od ich zawarcia.

Artykuł 150 par. 5 k.p. doprecyzowuje treść art. 140 ¹ k.p., który dotyczy ruchomego czasu pracy. Okazuje się, że dla jego wprowadzenia nie jest wymagana zgoda związków czy też przedstawicieli pracowników. Niekiedy sami zatrudnieni mogą być zainteresowani ustaleniem przedziału czasu, w którym mogą rozpoczynać wykonywanie czynności służbowych, lub przystępowaniem do zadań w różnych godzinach w różne dni. W takiej sytuacji powinni złożyć do szefa pisemny wniosek. Podmiot zatrudniający może (lecz nie musi) go zaakceptować.

W układzie zbiorowym pracy ustalono rozkład czasu pracy obowiązujący w zakładzie produkcyjnym przedsiębiorstwa "X". Kilku członków załogi złożyło, każdy w swoim imieniu, wnioski o wprowadzenie ruchomego czasu pracy, na którego temat wewnętrzne przepisy prawa pracy milczą. Szef będzie mógł się do tych wniosków przychylić i rozpatrzyć je pozytywnie.

Art. 151

Par. 1. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

2) szczególnych potrzeb pracodawcy.

Par. 2. Przepisu par. 1 pkt 2 nie stosuje się do pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.

Par. 3. Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku z okolicznościami określonymi w par. 1 pkt 2 nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym.

Par. 4. W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym niż określona w par. 3.

Par. 5. Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151 ¹ par. 1.

W okresie poprzedzającym nowelizację zatrudniający, którzy szli podwładnym na rękę, zwalniając ich z obowiązku świadczenia pracy z uwagi na ich nagłą, osobistą potrzebę pod warunkiem odpracowania w innym dniu, narażali się na ryzyko dodatkowych kosztów z tytułu nadgodzin dobowych. Ustawodawca postanowił temu zaradzić, wprowadzając kolejny przepis, który ma ułatwić zatrudnionym godzenie życia osobistego z pracą (work - life balance) z jednoczesnym uwolnieniem pracodawców od ciężarów przekroczenia dobowej normy czasu pracy bez ich winy.

Pani Julia pracuje w podstawowym systemie czasu pracy. W środę złożyła pisemny wniosek o zwolnienie od pracy z dwóch ostatnich godzin, ponieważ musiała udać się na zebranie rodziców do szkoły swoich dzieci. W czwartek odpracowała te 2 godziny, wykonując czynności służbowe od 8.00 do 18.00. W piątek przyszła do pracy zgodnie z obowiązującym ją grafikiem na godzinę 8. W ten sposób nie powstały żadne nadgodziny, jak też nie zostało naruszone prawo pracownika do odpoczynku.

Godząc się na wniosek pracownika, szef powinien podkreślić, że daje wolne bez prawa do zachowania wynagrodzenia. Czas odpracowania powinien być z kolei płatny po normalnej stawce konkretnego zatrudnionego.

Warto pamiętać, że duża część przepisów dotyczących czasu pracy będzie funkcjonowała w niezmienionej postaci. Oto kilka przykładów, jak uniknąć pułapek i czego się wystrzegać przy stosowaniu nowej regulacji, aby nie wpaść w koszta związane z wypłatą wynagrodzeń i dodatków za godziny nadliczbowe.

Przede wszystkim należy pamiętać, że dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin. Wyjątkowo w systemie równoważnym czasu pracy przewidziany jest 12-godzinny przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Przekroczenie tych wartości - poza wynikającymi z nowelizacji szczególnymi przypadkami - powoduje powstanie obowiązku wypłaty wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny dobowe jeszcze w tym samym miesiącu (a nie na koniec okresu rozliczeniowego) - oczywiście przy założeniu, że dodatek nie jest równoważony czasem wolnym. Do końca okresu rozliczeniowego rekompensowane są nadgodziny średniotygodniowe, a więc np. za pracę w sobotę dla osób czynnych zawodowo od poniedziałku do piątku.

Pan Jan pracuje w systemie podstawowym czasu pracy. U pracodawcy funkcjonuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy. Na polecenie szefa pan Jan w poniedziałek i we wtorek pracował 8.00-20.00, przez cztery następne dni zaś 8.00-14.00. Dobowe, 8-godzinne normy czasu pracy zostały więc przekroczone, co wiąże się z obowiązkiem skompensowania nadgodzin dobowych.

W 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym przez 9 miesięcy w firmie Z realizowany był duży projekt. Niekiedy pracownicy zostawali w pracy po 6 dni w tygodniu, nierzadko pracując po 10-12 godzin w równoważnym systemie czasu pracy. Pracodawca chętnie z tego korzystał, wiedząc, że kiedy skończy się projekt odda zaległe dni i godziny w formie czasu wolnego w tym samym okresie rozliczeniowym. Rzeczywiście, nastąpiło wreszcie rozluźnienie. Dwóch kluczowych i najlepiej opłacanych inżynierów wyjechało razem na zimowy urlop na narty. Na nieszczęście obaj doznali silnych kontuzji i pozostawali przez ponad 2 miesiące na leczeniu szpitalnym. Okazało się, że szef nie jest w stanie rozliczyć nadgodzin średniotygodniowych czasem wolnym. Musiał więc wypłacić im dodatek 100 proc., co nadszarpnęło jego budżet. Niezależnie od tego pracodawca może spotkać się z zarzutem naruszenia przepisów o czasie pracy - choćby zasady średnio pięciodniowego tygodnia pracy czy też limitu średnio 48 godzin pracy (włączając w to nadgodziny) w okresie rozliczeniowym.

art. 3 ustawy z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych

Omawiana ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od jej ogłoszenia, tj. 23 sierpnia 2013 r. Zgodnie z brzmieniem przepisu intertemporalnego okresy rozliczeniowe czasu pracy wprowadzone na podstawie art. 129 par. 2 k.p. lub art. 150 par. 2 k.p. trwające w dniu jej wejścia w życie skończą się dopiero z upływem czasu, na jaki zostały wprowadzone.

W firmie, zajmującej się ochroną mienia i konwojami, wprowadzony został z początkiem maja 2013 r. 6-miesięczny okres rozliczeniowy. Ustalenie nowych okresów rozliczeniowych na zasadach określonych w ustawie nowelizacyjnej będzie mogło nastąpić dopiero po zakończeniu dotychczasowego 6-miesięcznego okresu, tj. najwcześniej od listopada 2013 r.

Nie każdy okres rozliczeniowy musi po wejściu w życie noweli kodeksu pracy obowiązywać aż do upływu czasu, na jaki został ustalony. Ten wymóg odnosi się jedynie do okresów wprowadzonych na podstawie art. 129 par. 2 k.p. lub art. 150 par. 2 k.p.

Układem zbiorowym pracy, obowiązującym od czerwca 2013 roku, w zakładzie produkcyjnym pana Henryka wprowadzono 4-miesięczny okres rozliczeniowy. Ustawa nowelizacyjna, wchodząca w życie 23 sierpnia tego roku, umożliwiła wydłużenie tego okresu do 12 miesięcy. Pan Henryk uzgodnił z zakładową organizacją związkową zmiany do układu i od września 2013 roku będzie u niego obowiązywać przedłużony okres rozliczeniowy. Jest to możliwe przed upływem okresu obowiązywania poprzedniego okresu rozliczeniowego na podstawie art. 150 par. 1 k.p.