Pracownik bez skazy - kto ocenia, kto sprawdza, kto decyduje

Wypytywanie sąsiadów w miejscu zamieszkania oraz sprawdzanie profili i wpisów na portalach społecznościowych to tylko niektóre sposoby pracodawców na prześwietlenie kandydatów do pracy. Wszystko po to, by zbadać, czy potencjalny pracownik cieszy się nieposzlakowaną opinią. Tylko tacy ludzie mogą bowiem pracować w administracji rządowej i samorządowej. Czy słusznie i czy jest to zgodne z prawem? Zdaniem ekspertów nie do końca. Niebezpieczne jest też powoływanie się na brak nieposzlakowanej opinii, by pozbyć się z pracy niewygodnych z różnych powodów pracowników. A takie przypadki, zdaniem specjalistów, mają miejsce i nie należą do rzadkości.

Nieskazitelny

Nieposzlakowana opinia to niesprecyzowane w systemie prawa pojęcie (czyli tzw. klauzula generalna), które za każdym razem i w każdej sprawie podlega ocenie. W słownikach języka polskiego nieposzlakowany oznacza nieskazitelny, nienaganny, doskonały, zacny. Osoba o nieposzlakowanej opinii to osoba o nieskazitelnym charakterze, zachowująca się nienagannie. To ktoś, komu nie można nic zarzucić pod względem moralnym.

I taki ma być członek korpusu służby cywilnej. Ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2008 r. nr 227, poz. 1505) wśród wymogów, jakie musi spełnić osoba, która ma być zatrudniona w służbie cywilnej, oprócz polskiego obywatelstwa wymienia m.in. nieposzlakowaną opinię (art. 4 pkt 5). Z kolei art. 71 pkt 3 tej ustawy wśród powodów rozwiązania stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej wymienia utratę nieposzlakowanej opinii.

Podobne wymogi dotyczą także pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym (art. 6 ust. 3 pkt 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych; Dz.U. z 2008 r. nr 223, poz. 1458 z późń. zm.).

Ochrona danych osobowych

O ile sprawdzanie pracownika pod kątem ewentualnej utraty nieposzlakowanej opinii nie budzi wątpliwości, o tyle jednak sprawdzanie kandydata do pracy w procesie rekrutacji pod kątem posiadania nieposzlakowanej opinii takie zastrzeżenia już rodzi z uwagi na ustawę z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Ustawa zabrania bowiem przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową. Zabrania również przetwarzania danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy np. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie. Dane można również przetwarzać, np. wtedy, gdy zezwala na to przepis szczególny innej ustawy (bez zgody tej osoby) i stwarza pełne gwarancje ich ochrony (art. 27 ust. 1 i 2).

- Kłopot polega na tym, że ze względu na ochronę danych osobowych nie powinno być mowy o sprawdzaniu kandydata na pracownika poprzez zbieranie bardzo szerokich informacji o nim, które mogą okazać się bezużyteczne, gdy kandydat nie dostanie pracy, o którą się ubiegał. Przepisy kodeksu pracy wyraźnie również mówią o kryteriach równościowych. Nie można dyskryminować pracowników z uwagi np. na religię, wyznanie czy orientację seksualną. Są to też dane wrażliwe na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych - podkreśla Piotr Wojciechowski, prawnik prowadzący kancelarię Prawa Pracy, były inspektor pracy.

Jak w takim razie powinna wyglądać rekrutacja?

- Wzorcowa rekrutacja ma się skoncentrować na zweryfikowaniu kwalifikacji i kompetencji kandydata na dane stanowisko - mówi krótko Piotr Wojciechowski.

Na nieco więcej może pozwolić sobie pracodawca w stosunku do pracownika, ale to też nie oznacza, że wszystko mu wolno.

Bez notatek i dowodów

Nieposzlakowana opinia - a raczej jej utrata - może być też powodem rozwiązania umowy o pracę z urzędnikiem. I może to być powód wystarczający.

- Urzędnikiem jest się 24 godziny na dobę i o tym warto pamiętać na każdym kroku - przypomina Piotr Wojciechowski. Tłumaczy, że pracownik stale powinien dbać o podtrzymanie nieposzlakowanej opinii, bo jej utrata będzie równoznaczna z utratą pracy.

Pod tym kątem może być więc oceniane każde zachowanie urzędnika po godzinach pracy i w miejscach publicznych, np. zachowanie pod wpływem alkoholu, które godzi w dobre imię i powagę służby. Zwłaszcza że w komentarzach do ustawy o służbie cywilnej (np. autorstwa J. Jagielskiego, K. Rączki, Warszawa 2010) zwraca się uwagę na to, że niemałe znaczenie ma także zachowanie po służbie. Bo nieposzlakowana opinia w życiu prywatnym to możliwość przypisania danej osobie takich cech jak uczciwość, rzetelność, odpowiedzialność za czyny i słowa, otwartość w stosunku do innych ludzi, skromność i umiarkowanie w życiu codziennym. To także umiejętność godnego zachowania w różnych sytuacjach, spolegliwość, uczciwość w życiu prywatnym i rodzinnym (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 5 czerwca 2012 r., sygn. akt II PK 263/11).

Co ważne, ewentualne zwolnienie z pracy w związku z utratą nieposzlakowanej opinii musi być zawsze dobrze udokumentowane.

- W przyczynach swojej decyzji pracodawca musi wyraźnie i precyzyjnie wskazać konkretne powody zwolnienia pracownika. Kłopot polega jednak na tym, że pracodawca nie ma prawa gromadzić dowodów potwierdzających utratę przez pracownika tej nieposzlakowanej opinii. To mogą robić tylko policja i prokuratura - zastrzega Piotr Wojciechowski.

Pracodawcy nie wolno też umieszczać w aktach osobowych pracownika różnego rodzaju notatek na temat jego zachowania czy sposobu bycia.

- Sąd Najwyższy takie praktyki uznał za niezgodne z prawem - podkreśla Piotr Wojciechowski. Dodaje, że kary porządkowe ulegają zatarciu po upływie 12 miesięcy od ich nałożenia, a taki nieformalny dokument, jak notatka, może pozostać w dokumentach pracownika na dłużej.

Istotne jest również to, że przy rozstaniu z pracownikiem nie należy mylić utraty nieposzlakowanej opinii z utratą zaufania do pracownika. Bo to nie są synonimy - utrata nieposzlakowanej opinii wcale nie musi oznaczać utraty zaufania do pracownika.

Co w takim razie wolno pracodawcy?

Zdaniem Piotra Wojciechowskiego można np. ograniczyć czy wręcz zablokować pracownikom dostęp do określonych stron internetowych albo udostępniać im tylko takie, które są ściśle związane z obowiązkami pracowniczymi: - Muszą być wyraźnie określone procedury korzystania z internetu w godzinach pracy. Nie można przeglądać komputera pracownika i czynić mu zarzutów, że w godzinach pracy wchodził np. na strony pornograficzne, jeżeli w urzędzie czy firmie nie ma żadnego regulaminu korzystania z sieci w godzinach pracy - zaznacza Wojciechowski.

Sąd Najwyższy o godnym zachowaniu

Każdy członek korpusu służby cywilnej, a zatem także jej pracownik, został objęty obowiązkiem m.in. godnego zachowania w służbie i poza nią (art. 76 ust. 1 pkt 7 ustawy o służbie cywilnej). W przypadku osoby, która już pozostaje w stosunku pracy, ze względu na ten obowiązek ochrona prywatności podlega mniejszym ograniczeniom, a zatem i ocena zachowań, które mogą naruszać nieposzlakowaną opinię, ma potencjalnie szerszy zakres. (...)

Wyrok Sądu Najwyższego z 5 czerwca 2012 r., sygn. akt II PK 263/11

Grażyna J. Leśniak

grazyna.lesniak@infor.pl