Pomyłka pracodawcy nie uszczupli urlopu

Czasem zdarza się tak, że pracodawcy udzielają podwładnym urlopu już z przyszłorocznej puli. Co do zasady, dochodzi do tego w dwóch przypadkach. Pracownik, który już wykorzystał wszystkie dni wolnego, wnioskuje o dalszy urlop, a przełożony taki wniosek uwzględnia przez przeoczenie. Zdarza się również, że zatrudniony umawia się z szefem, że do pracy nie przyjdzie, a dni wolnego odliczy mu się z urlopu na przyszły rok. Na mocy takiej, najczęściej ustnej, umowy pracownik godzi się, że od stycznia będzie miał np. 22, a nie 26 dni wolnego.

Okazuje się jednak, że w takich przypadkach przyszłoroczna pula wolnego nie będzie pomniejszona. Bez znaczenia będzie, że o udzielenie urlopu a konto prosił sam pracownik. Wraz z początkiem następnego roku nabędzie prawo do odpowiednio 20 lub 26 dni wolnego.

Nigdy mniej niż minimum

Urlop jest uprawnieniem, które pracownik nabywa regularnie. Podobnie jak wynagrodzenie. Nie można jednak stosować zbyt daleko idących analogii. Co do pensji można się umówić, że jej część pracodawca przeleje na konto wcześniej, w formie zaliczki. W takim przypadku wypłata w normalnym terminie będzie odpowiednio pomniejszona. Podobny zabieg nie jest jednak możliwy w przypadku urlopu. Wynika to po części z odmiennego charakteru i celu wynagrodzenia i urlopu. To pierwsze jest świadczeniem należnym zatrudnionemu w zamian za wykonaną pracę. Znaczenie urlopu jest inne. Prawo do dni wolnych nie jest zapłatą za przepracowany czas. Jego celem jest umożliwienie każdemu zatrudnionemu odpoczynku i jego minimum wynosi 20 lub 26 dni w roku. Okoliczność, że w poprzednim roku pracownik odpoczywał więcej niż przewiduje kodeks, nie powoduje, że w następnych 12 miesiącach jego prawo do wolnego będzie pomniejszone.

Kolejnym argumentem świadczącym o tym, że urlopu a konto udzielić nie można, jest art. 153 par. 2 k.p., zgodnie z którym prawo do niego nabywa się w każdym kolejnym roku. Pracownik zaczyna więc być uprawniony do nowej puli dni wolnych 1 stycznia każdego roku. Nie jest jednak możliwe skorzystanie z prawa, które jeszcze nie przysługuje (wyrok Sądu Najwyższego z 7 czerwca 2011 r. (sygn. akt II PK 314/10, M.P.Pr. 2011/11/598-601).

Co należy więc zrobić w przypadku, gdy zatrudniony chciałby wziąć wolne, a wykorzystał już wszystkie dni urlopowe? W zasadzie nic nie stoi na przeszkodzie, aby podwładnemu dać wolne ponad kodeksowe minimum. W konsekwencji w danym roku będzie mu przysługiwało np. 30, a nie 26 dni. Te 4 dni można byłoby więc uznać za jednorazowe zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W takiej sytuacji należy pamiętać o obowiązku równego traktowania całej załogi. Co więcej, trzeba uważać, by gwarantowanie ekstra dni wolnych miało charakter wyjątkowy, uzasadniony szczególnymi okolicznościami. W innym przypadku może stać się wiążącą - dla pracodawcy - praktyką.

Mądre planowanie

Aby uniknąć takich kłopotliwych sytuacji, warto zawczasu wprowadzić w zakładzie przemyślną politykę urlopową. Jednym z rozwiązań jest oczywiście plan urlopów. Można również namawiać załogę do składania wniosków o wolne z dużym wyprzedzeniem. Możliwe jest również odpowiednie zaplanowanie rozkładu czasu pracy. Aby to osiągnąć, należy wprowadzić w zakładzie odpowiednio długi okres rozliczeniowy - obecnie maksymalnie 4 miesiące w podstawowym systemie czasu pracy. Podczas jego części praca może być wykonywana przez 6 dni na tydzień po to, by w innym czasie skumulować wolne. Innymi słowy dodatkowe dni w zakładzie (najczęściej soboty) będą równoważone dniami wolnymi pod koniec okresu rozliczeniowego. W takiej sytuacji nie zostanie naruszona zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a pod koniec okresu rozliczeniowego załoga będzie wypoczywać, nie pomniejszając puli urlopowej.

Stanowisko urzędu

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi: 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, lub 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat (art. 154 par. 1 k.p.). Jednocześnie przepis art. 161 k.p. zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu (w ww. wymiarze) w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie przewidują możliwości odliczania przez pracodawcę omyłkowo udzielonego pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wymiarze wyższym niż należny za dany rok kalendarzowy z puli urlopowej przysługującej pracownikowi w roku następnym.

@RY1@i02/2013/133/i02.2013.133.21700060a.807.jpg@RY2@

@RY1@i02/2013/133/i02.2013.133.21700060a.808.jpg@RY2@

dr Patrycja Zawirska radca prawny, of counsel kierujący Zespołem Prawa Pracy w K&L Gates Jamka sp.k.

dr Patrycja Zawirska

radca prawny, of counsel kierujący Zespołem Prawa Pracy w K&L Gates Jamka sp.k.

@RY1@i02/2013/133/i02.2013.133.21700060a.809.jpg@RY2@

Krzysztof Gąsior prawnik w K&L Gates Jamka sp.k.

Krzysztof Gąsior

prawnik w K&L Gates Jamka sp.k.

Podstawa prawna

Art. 153 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).