Nie zawsze jest obowiązek wydania nowego dokumentu

Niektóre warunki zatrudnienia, zawarte w pisemnej informacji przekazywanej pracownikom na podstawie art. 29 par. 3 k.p., zmieniają się wraz ze stażem pracownika. Dotyczy to w szczególności długości urlopu i okresu wypowiedzenia. Z 20 dni wolnego po 10 latach pracy (włączając w to - w określonym w przepisach wymiarze - czas edukacji) zrobi się 26, zaś okres wypowiedzenia angażu na czas nieokreślony będzie rósł od 2 tygodni do 3 miesięcy. Czytając kodeks pracy literalnie, rzeczywiście można byłoby dojść do wniosku, że w ciągu maksymalnie miesiąca po każdej takiej zmianie pracownikowi trzeba przekazywać uaktualnioną informację. Warto jednak zastanowić się nad celem takiego obowiązku. Przede wszystkim zmierza on do tego, aby podwładny miał świadomość warunków zatrudnienia, innych niż te zapisane w umowie o pracę. Po to informujemy członków załogi o liczbie dni urlopowych, porze nocnej czy długości okresów wypowiedzenia, aby wiedzieli, jakie mają uprawnienia. Oczywiście, warunki przedstawione w informacji mogą zmieniać się z biegiem czasu. W zakładzie, w którym nie ma regulaminu pracy, mogą zostać zmienione godziny pory nocnej czy też pracownik może zostać objęty postanowieniami układu zbiorowego. O takich modyfikacjach podwładnych trzeba jak najbardziej poinformować w sposób opisany w art. 29 par. 3² k.p. W mojej ocenie inaczej będzie w przypadku warunków angażu, które przekształcają się z mocy prawa, niezależnie od woli stron stosunku pracy. Będą to długość okresu wypowiedzenia oraz wymiar urlopu. Uważam, że zupełnie wystarczające jest, jeżeli w informacji znajdą się warunki aktualne na chwilę jej wydania wraz ze wskazaniem, kiedy i w jaki sposób ulegną modyfikacji w przyszłości. [przykład 1]

Za brakiem konieczności przekazywania dodatkowej informacji przy każdorazowej zmianie okresu wypowiedzenia czy długości urlopu przemawia również geneza komentowanych przepisów. Ich wprowadzenie do polskiego kodeksu jest wynikiem implementacji dyrektywy 91/533/EWG z 14 października 1991 r. w sprawie obowiązku pracodawcy dotyczącego informowania pracowników o warunkach stosowanych do umowy lub stosunku pracy. Jej celem jest m.in. zapewnienie, że pracownik będzie poinformowany o modyfikacji głównych warunków stosunku pracy. Ma to szczególne znaczenie w systemach prawa, gdzie takie kwestie jak wymiar urlopu czy okres wypowiedzenia są regulowane przede wszystkim w przepisach wewnątrzzakładowych. W Polsce, gdzie co do zasady stosuje się warunki ustawowe, nałożenie na szefa obowiązku informowania o każdej, wynikającej z zastosowania kodeksu pracy zmianie byłoby wyrazem nieuzasadnionej biurokracji. Ku takiej interpretacji zdaje się skłaniać sama dyrektywa. Zgodnie z jej art. 2 ust. 2 w przypadku gdy długości urlopu lub okresu wypowiedzenia nie da się określić przy udzielaniu informacji, można poprzestać na wskazaniu zasad ich ustalania. Co więcej, dyrektywa stanowi, że nie ma obowiązku informowania pracownika, jeżeli warunki jego zatrudnienia wynikają ze zmiany przepisów. Zmiana prawa może mieć przecież kluczowe znaczenie dla podwładnych i warunków ich zatrudnienia. Jeżeli nie musi być ona przedmiotem dodatkowej informacji, to tym bardziej nie musi nim być zmiana, która wynika wprost z kodeksu i stanowi następstwo upływu czasu.

Inaczej będzie, jeżeli nowe warunki wynikają na przykład z ustaleń pracodawcy czy aktów wewnętrznych. Wtedy wydanie nowej informacji będzie konieczne. [przykład 2]

PRZYKŁAD 1

Raz wystarczy

Pan Marcin po studiach podjął pracę. Oprócz umowy pracodawca przekazał mu informację, o której mowa w art. 29 par. 3 k.p. Zapisano w niej, że okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie,

po 6 miesiącach pracy zaś wydłuży się

do 1 miesiąca, a po 3 latach do 3 miesięcy. Podobnie, jeżeli chodzi o urlop. Jego obecne uprawnienie wynosi 20 dni w roku, po 10 latach pracy zaś będzie wynosić 26 dni. Dodatkowo informacja wskazuje przepisy mówiące o zaliczaniu lat nauki do stażu urlopowego. Jest to wystarczające i nie wymaga aktualizacji przy każdej zmianie tych warunków.

PRZYKŁAD 2

Dla każdego oddzielnie

Pani Marta pracuje jako asystentka w firmie konsultingowej. Ze względu na staż pracy przysługuje jej 26 dni urlopu. Jest to zapisane w informacji przekazanej jej przez pracodawcę na początku zatrudnienia. Pracodawca doszedł do wniosku, że - w celu zwiększenia wydajności i koncentracji podwładnych - zagwarantuje im dodatkowe 2 dni wolnego. Powinien o tym poinformować na piśmie każdego z zatrudnionych.

@RY1@i02/2013/118/i02.2013.118.217000300.802.jpg@RY2@

Patrycja Zawirska radca prawny, of counsel kierujący zespołem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp. k.

Patrycja Zawirska

 radca prawny, of counsel kierujący zespołem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp. k.