Poradnia kadrowa

● Jak prawidłowo udzielać wolnego pracownikom zatrudnionym w systemie równoważnym

● W jakim wymiarze przysługuje urlop w pierwszym roku pracy

● Pracownik kierowca, który na polecenie pracodawcy wykonywał przewóz towarów do kontrahenta, zatrzymał się na parkingu na 15-minutową przerwę wliczaną do czasu pracy, podczas której został potrącony przez inny pojazd opuszczający parking. Pracodawca odmówił uznania zdarzenia za wypadek przy pracy twierdząc, że w czasie przerwy pracownik nie wykonywał pracy, a tym samym nie pozostawał w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu ustawy wypadkowej. Czy pracodawca ma rację?

radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy

Zdarzenie, które miało miejsce w czasie przerwy wliczanej do czasu pracy, należy zakwalifikować jako wypadek przy pracy. Taka przerwa, pomimo że pracownik nie wykonuje powierzonych obowiązków służbowych, nie stanowi zerwania związku z pracą.

Jak wynika z art. 128 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W przypadku kierowców do czasu pracy kierowcy wlicza się trwającą 15 minut przerwę w pracy (art. 6 ust. 3 ustawy o czasie pracy kierowców), w odróżnieniu od czasu dyżuru (jeżeli w jego trakcie kierowca nie wykonywał pracy) czy nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu (art. 7 ustawy o czasie pracy kierowców).

Z kolei zgodnie z art. 3 ustawy wypadkowej wypadkiem przy pracy jest nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, które nastąpiło w związku z pracą. Przy czym na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ w czasie podróży służbowej, chyba że został on spowodowany postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań. Z powyższego wynika, że związek z pracą występuje podczas wykonywania przez pracownika zwykłych czynności oraz w czasie pozostawania do dyspozycji pracodawcy.

W kontekście powyższego należy zaznaczyć, że czym innym jest występowanie związku z pracą, a czym innym stwierdzenie wyłączenia (zerwania) związku z pracą. Nieusprawiedliwiony byłby wniosek, że do celów ustalenia czasu wykonywania pracy brany jest pod uwagę wyłącznie czas faktycznego jej świadczenia i że wobec tego każda przerwa w rzeczywistym, faktycznym, świadczeniu pracy powinna być traktowana jako czas niewykonywania pracy. Zaliczenie przerwy do czasu pracy powoduje, że traktuje się ją tak jak czas wykonywania pracy (fikcja prawna) ze wszystkimi wynikającymi stąd konsekwencjami (tak wyrok SN z 23 sierpnia 2007 r., I PK 84/07, M.P.Pr. 2007/12/644).

Jeżeli zatem pracownik zatrzymał się na parkingu w celu wykorzystania przysługującej mu 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy, to wypadek, jakiemu uległ w tym czasie, powinien być uznany za wypadek przy pracy w rozumieniu ustawy wypadkowej. Przerwy takie są bowiem czasem pozostawania do dyspozycji pracodawcy niezależnie od tego, że w ich czasie pracownik powierzonej mu pracy faktycznie nie świadczy. Przysługiwanie wynagrodzenia za takie przerwy przesądza zatem, że w razie wypadku co do zasady nie dochodzi do zerwania funkcjonalnego związku zdarzenia z pracą. Zerwanie związku z pracą nosi w sobie element zawinionego działania pracownika i powinno być oceniane indywidualnie, z uwzględnieniem specyfiki charakteru pracy i obowiązków pracownika. Związek zdarzenia z pracą zostaje zerwany wówczas, gdy pracownik nie wykonuje pracy bez prawnego usprawiedliwienia (por. postanowienie SN z 22 grudnia 2005 r., II PK 203/05).

Podstawa prawna

Art. 6, art. 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 1155).

Art. 3 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 z późn. zm.).

● Jak należy rozliczać dni, w których podwładni korzystają z urlopu, a ich dzień pracy wynosi więcej niż 8 godzin. Zatrudniamy także pracowników w skróconym wymiarze czasu pracy. Jak rozliczać urlop z kolei tym pracownikom? Czy możemy odmówić udzielenia pracownikom urlopu na godziny? Często zdarza się tak, że pracownicy potrzebują np. 3 godziny wolnego w ciągu dnia na wizytę u lekarza.

radca prawny z Kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp.k.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Nie obowiązuje zatem ograniczenie czasu, w którym urlop ten może zostać udzielony. Jeżeli pracownik, zgodnie z ustalonym grafikiem, ma świadczyć także pracę w niedzielę i święta, to może zawnioskować o dzień wolny w ten dzień.

Jak wynika z art. 154² k.p. jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom. Udzielanie dnia wolnego pracownikom pracującym w podstawowym systemie czasu pracy (8 godzin dziennie w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy) nie powinno przysparzać pracodawcy większych problemów. Za każdy dzień urlopu (8 godzin) pracodawca będzie odliczał pracownikowi po jednym dniu z przysługującej puli 20 bądź 26 dni. Pracownik mający 20 dni płatnego urlopu ma prawo do 160 godzin (20 dni x 8 godzin) urlopu, a ten, któremu przysługują 26 dni, będzie odpoczywał aż 208 godzin (26 dni x 8 godzin) rocznie.

Sytuacja jednak nieco się skomplikuje, w przypadku podwładnego, którego wymiar czasu pracy jest dłuższy niż 8 godzin. Będą to pracownicy pracujący, przykładowo w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie wymiar czasu pracy w niektóre dni jest wydłużany i wynosi ponad 8 godzin, co następnie w inne dni tygodnia jest równoważone proporcjonalnie krótszym czasem pracy. Po zsumowaniu, ich czas pracy wynosi przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym. Udzielając urlopu pracownikom pracującym w takim systemie przyjmuje się, iż jeden dzień udzielonego urlopu odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracownika w tym dniu, o który podwładny wnioskuje. Informacja taka wynikać będzie zapewne z ustalonego grafika pracy pracownika. Z puli urlopowej wyrażonej w godzinach (160 bądź 208) odejmuje się liczbę godzin, która była do przepracowania w tym dniu, zgodnie z obowiązującym go rozkładem pracy. Przykładowo, jeżeli pracownik bierze urlop na wtorek, w który zgodnie z grafikiem ma świadczyć pracę przez 12 godzin, to z jego puli urlopowej odlicza się ten czas. Do wykorzystania zostanie mu 148 bądź 196 godzin, w zależności od liczby dni przysługującego urlopu.

Podobnie zasady rozliczania urlopu znajdą zastosowanie w przypadku podwładnych, którzy pracują mniej niż 8 godzin dziennie. Do pracowników tych stosuje się zasady wyrażone powyżej, z tym że jeden dzień urlopu będzie wynosił nie 8 godzin, a będzie odpowiadał dobowemu wymiarowi czasu pracownika w tym dniu, o który podwładny wnioskuje.

Przepisy prawa pracy nie przewidują możliwości udzielenia urlopu w wymiarze godzinowym krótszym niż pełny obowiązujący w danym dniu wymiar czasu pracy pracownika (np. na 2 czy 4 godziny dziennie). Dopuszczenie bowiem możliwości dzielenia urlopu na poszczególne godziny prowadziłoby do takiego rozdrobnienia, które przekreślałoby cel urlopu wypoczynkowego. Od tej zasady przewidziany jest jednak wyjątek wskazany w art. 154² par. 4 k.p., zgodnie z którym dopuszczalne będzie udzielenie podwładnemu urlopu w wymiarze godzinowym (np. pół dniówki - 4 godziny). Będą to sytuacje, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. Taka sytuacja nie zdarzy się w przypadku pracowników zatrudnionych w podstawowym wymiarze czasu pracy, bowiem wykorzystują oni zawsze 8 godzin. Będzie jednak możliwa w przypadku pracowników zatrudnionych w innym niż podstawowy system czasu pracy. Takie sytuacje mają miejsce szczególnie, jeśli chodzi o końcówkę urlopu przypadającego do wykorzystania w danym roku kalendarzowym.

Podstawa prawna

Art. 154² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

● Pracownica jest zatrudniona od początku stycznia, na pół etatu. Jest to jej pierwsza w życiu praca, podjęta po ukończeniu studiów wyższych. Czy przed świętami wielkanocnymi może już wziąć urlop wypoczynkowy, a jeśli tak, to w jakim wymiarze?

radca prawny

Pracownica może wziąć przed Wielkanocą urlop w wymiarze 13 godzin i 20 minut.

Przy ustalaniu jej uprawnień należy odróżnić prawo do urlopu i wymiar urlopu. Zgodnie z art. 153 k.p. pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów zatrudniony nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

W myśl art. 154 k.p., wymiar urlopu wynosi 20 dni (jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat) lub 26 dni (jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat). Wymiar urlopu dla osoby zatrudnionej na część etatu ustala się proporcjonalnie do jej wymiaru czasu pracy, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony dla całego etatu. Do stażu pracy wlicza się zakończone okresy nauki wskazane w art. 155 k.p. W przypadku ukończenia szkoły wyższej jest to 8 lat. Zatrudniona, która ukończyła studia i podjęła pierwszą w życiu pracę - pomimo uwzględnienia okresu nauki - ma jednak staż niższy niż 10 lat, w związku z czym przysługuje jej niższy wymiar urlopu. Przy zatrudnieniu na cały etat byłoby to 20 dni, ale przy połówce etatu jest to 10 dni.

W 2013 r., który jest pierwszym rokiem pracy zatrudnionej, nabywa ona prawo do urlopu sukcesywnie, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 z przysługujących jej 10 dni urlopu. 1/12 z 10 dni to 1,66 dnia urlopu. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zaokrąglania tej wielkości w górę. Przyjmuje się, że w takiej sytuacji powinien on przeliczyć urlop na godziny i minuty.

1/12 z 10 dni urlopu to 6 godzin i 40 minut. Wynika to z następujących obliczeń: 10 dni urlopu stanowi 80 godzin. 80 godzin podzielone przez 12 daje 6 pełnych godzin. Pozostaje jednak jeszcze 8 godzin, czyli 480 minut. Po podzieleniu ich przez 12 otrzymujemy 40 minut.

Z uwagi na to, że zatrudniona rozpoczęła pracę od początku stycznia, z końcem stycznia uzyskała prawo do 6 godzin i 40 minut urlopu. Kolejny taki cząstkowy urlop nabyła z końcem lutego. Jeśli więc zechce skorzystać z urlopu przed końcem marca, może wziąć go w łącznym wymiarze 13 godzin i 20 minut. Pracodawca może, ale nie musi zaokrąglić tej wielkości z korzyścią dla zatrudnionej. Kolejne cząstkowe urlopy (w wymiarze 6 godzin i 40 minut) pracownica będzie uzyskiwać z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy w 2013 r. Natomiast cały urlop za kolejny (2014) rok nabędzie 1 stycznia, jeśli będzie wówczas nadal pozostawać w zatrudnieniu.

Podstawa prawna

Art. 153, 154, 155 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).