Podróże służbowe: nowe przepisy już od 1 marca

1 marca 2013 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: nowe rozporządzenie). Dotyczy ono zarówno wypraw krajowych, jak i zagranicznych. Ten akt prawny zastąpi dotychczasowe dwa rozporządzenia ministra pracy, obowiązujące od 2003 roku i regulujące odrębnie podróże krajowe i zagraniczne. Wchodzące w życie nowe przepisy bezpośrednio dotyczą tylko pracowników jednostek sfery budżetowej, ale w praktyce wywrą ogromny wpływ także na sytuację osób zatrudnionych w sektorze prywatnym. Ustalana przez pozabudżetowe firmy dieta za dobę podróży służbowej nie może być bowiem niższa od diety krajowej obowiązującej w administracji publicznej. Co więcej, jeżeli u prywatnego pracodawcy nie obowiązują postanowienia umów o pracę, układu zbiorowego pracy czy regulaminu wynagradzania dotyczące podróży służbowych, to pracownikom przysługuje zwrot kosztów podróży według zasad zawartych w rozporządzeniu budżetowym.

Warto przy tym pamiętać, że nie każdy wyjazd jest podróżą służbową. Ma ona miejsce wtedy, gdy pracownik wykonuje powierzone mu przez przełożonego zadanie (nienależące do jego typowych, umówionych obowiązków służbowych) poza siedzibą pracodawcy lub poza swoim stałym miejscem pracy. Oznacza to, że podróż służbowa musi być zjawiskiem incydentalnym w sposobie wykonywania pracy przez podwładnych. Z jej wyjątkowością wiąże się obowiązek wypłaty należności na pokrycie poniesionych kosztów.

Zwrot udokumentowanych wydatków lub ryczałt

Najistotniejszą zmianę stanowi wzrost stawki diety za dobę podróży służbowej na terenie kraju. Spowoduje to równoległe zwiększenie innych - obliczanych na podstawie diet - świadczeń za wyjazd. Podniesiono również limity należności dla pracowników wyjeżdżających poza granice Polski. Ponadto została przewidziana możliwość obniżenia diety krajowej w przypadku opłacenia przez podmiot zatrudniający posiłków w czasie wyjazdu. Dotychczas było to dopuszczalne jedynie w przypadku wypraw zagranicznych. [tabela]

Niezbędne cechy wyjazdu

Nowe rozporządzenie nie wprowadza drastycznych zmian w zakresie rozliczania kosztów wyjazdów firmowych. Zmianie nie uległa także sama definicja podróży służbowej, w związku z czym należności na pokrycie kosztów nadal przysługują pracownikom wykonującym na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podmiotu zatrudniającego lub poza stałym miejscem pracy pracownika. [przykład 1]

Jeśli podwładny w normalnym toku zatrudnienia nie wykonuje pracy w jednej konkretnej placówce, lecz dzieli swój czas pracy pomiędzy kilka miejscowości lub wykonuje swoje obowiązki na określonym obszarze geograficznym, podróżą służbową jest dopiero wyjazd poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania zleconego przez pracodawcę. Natomiast przemieszczanie się po stałym miejscu pracy nie jest wyjazdem służbowym, lecz wykonywaniem pracy wliczanym w całości do czasu pracy. [przykład 2]

W zawodach, w których dochodzi do ciągłej zmiany miejsca świadczenia pracy, wskazane w angażach miejsca pracy powinny zatem obejmować większy obszar lub odnosić się do charakteru działalności firmy - np. poprzez wskazanie miejscowości, gdzie realizowane będą inwestycje zatrudniającego.

Należy także pamiętać, że wyjątek stanowią w tym zakresie kierowcy. Z mocy ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 1155) zostali oni wyłączeni spod ogólnej kategorii pracowników mobilnych i uzyskali prawo do diet oraz innych należności z tytułu podróży służbowej w trakcie wykonywania przewozu drogowego poza miejscem prowadzenia działalności przez pracodawcę. Każdy przypadek wyjazdu kierowcy (w celu wykonania przewozu drogowego) poza miejscowość, w której znajduje się siedziba, oddział lub filia pracodawcy, stanowi podróż służbową. W takich przypadkach kierowcom przysługują należności na pokrycie kosztów według zasad określonych w kodeksie pracy. Oznacza to, że jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie przewidują innych warunków, osobom tym będą przysługiwać należności według zasad określonych w nowym rozporządzeniu o podróżach służbowych.

Podróż służbową trzeba także odróżnić od oddelegowania. Co prawda w obu tych przypadkach dochodzi do przejściowego wykonywania obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem zatrudnienia, ale tylko przy oddelegowaniu zachodzi czasowa zmiana stałego miejsca pracy. W tym celu konieczne jest dokonanie modyfikacji warunków zatrudnienia (w drodze wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego). Samo polecenie nie wystarczy. Co więcej, oddelegowanie obejmuje okres - co do zasady - dłuższy niż sama podróż służbowa. Oddelegowanie z zachowaniem właściwej procedury powoduje, że pobyt poza dotychczasowym miejscem pracy traci przymiot podróży służbowej, a podwładny pozbawiony jest prawa do wszelkich związanych z nią świadczeń.

Wydanie polecenia

Obowiązek odbycia podróży służbowej musi wynikać z polecenia pracodawcy. Pracownik nie może odmówić wykonania takiego polecenia, chyba, że narusza ono przepisy prawa.

Choć nie istnieje prawny wymóg zachowania formy pisemnej polecenia podróży służbowej, jest ona wskazana dla celów dowodowych oraz późniejszych rozliczeń z pracownikiem. Forma pisemna jest przydatna również z punktu widzenia dokumentowania przez pracodawcę kosztów poniesienia przychodu dla celów podatkowych.

Polecenie powinno wskazywać: konkretne zadanie, które ma wykonać zatrudniony, oraz termin i miejsce jego realizacji.

W przypadku podróży zagranicznej polecenie jej odbycia wymaga określenia przez pracodawcę państwa docelowego wyjazdu. Do czasu wejścia w życie nowego rozporządzenia przełożony może wskazać tylko jedno państwo docelowe podróży, co pociąga za sobą konieczność stosowania przez cały wyjazd stawki diety właściwej dla tego właśnie kraju. Od 1 marca 2013 r., z wejściem w życie nowych przepisów, możliwe będzie wskazanie w poleceniu więcej niż jednego państwa docelowego podróży zagranicznej. Pozwoli to na różnicowanie stawek diety. [przykład 3]

Przełożony może również wskazać w poleceniu wyjazdu służbowego środek transportu właściwy do odbycia podróży. Nowe rozporządzenie potwierdza istnienie prawa pracodawcy do wskazania klasy i rodzaju środka transportu. Odległość do miejscowości docelowej pracownik może pokonać również prywatnym samochodem lub motorem, ale z takiego rozwiązania można skorzystać jedynie na wniosek zatrudnionego. Sam przełożony nie może w poleceniu narzucić podwładnemu takiego sposobu przemieszczania się.

Zakres świadczeń

Zgodnie z nowym rozporządzeniem pracownikom udającym się w podróż służbową przysługuje dieta oraz zwrot kosztów przejazdu, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należności te mają charakter kompensacyjny i chociaż zazwyczaj wypłaca się je razem z wynagrodzeniem, nie są jego składnikiem.

Koszty podróży przysługują albo w rzeczywiście poniesionej wysokości (jak ma to miejsce przy kosztach przejazdu, noclegu i innych niezbędnych wydatkach), albo w formie ryczałtu (w przypadku noclegu, gdy nie został przedstawiony rachunek, kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz diet).

Diety

Dieta jest szczególnym świadczeniem, wynikającym ze zwiększonych kosztów wyżywienia oraz - w przypadku podróży zagranicznych - również innych drobnych wydatków.

Mimo, że dieta ma stałą wysokość na dobę, jej konkretna kwota zależy od długości podroży służbowej w danym dniu.

W przypadku podróży krajowej, jeżeli wyjazd trwa:

w poniżej 8 godzin na dobę, dieta nie przysługuje,

wod 8 do 12 godzin, przysługuje połowa stawki dobowej (czyli od 1 marca 2013 r. - 15 zł),

wdłużej niż 12 godzin, dieta należy się w pełnej wysokości.

Jeśli wyjazd wykracza poza jeden dzień, to za każdą niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin przysługuje połowa stawki dziennej, a powyżej 8 godzin należy się dieta w pełnej wysokości.

Przy podróży zagranicznej:

wza każdą dobę podróży należy się dieta w pełnej wysokości,

wza niepełną dobę podróży, trwającą do 8 godzin, dieta przysługuje w wysokości 1/3 stawki,

wjeżeli niepełny dzień wyjazdu nie przekracza 12 godzin, należy się połowa diety,

wpowyżej 12 godzin pracownik nabywa prawo do pełnej kwoty diety.

Zarówno w przypadku wyjazdów krajowych, jak i zagranicznych doba liczona jest jako kolejne 24 godziny od momentu wyruszenia z miejsca rozpoczęcia podróży.

Licząc czas podróży służbowej w celu ustalania diety, należy uwzględnić cały okres przebywania w podróży (czyli dojazd, pobyt i powrót), niezależnie od tego, czy stanowi on czas pracy zatrudnionego. [przykład 4]

Ponadto, jeżeli pracownikowi zostanie zapewnione całodzienne, bezpłatne wyżywienie, dieta nie będzie przysługiwać w ogóle - w przypadku podróży krajowej, a przy podróży zagranicznej będzie należeć się jedynie 25 proc. dobowej stawki.

Nowe rozporządzenie wprowadza także możliwość uwzględniania niepełnego wyżywienia w podróży krajowej. Do końca lutego taka opcja istnieje tylko przy podróżach zagranicznych.

Od 1 marca zasady zmniejszania diety w razie zapewnienia zatrudnionemu niepełnego wyżywienia będą przestawiać się następująco:

wprzy podróży krajowej:

- bezpłatne śniadanie lub kolacja - każdy z tych posiłków zmniejszy dietę o 25 proc.,

- bezpłatny obiad - zmniejszy dietę o 50 proc.,

wprzy podróży zagranicznej:

- nieodpłatne śniadanie zmniejszy dietę o 15 proc.,

- nieodpłatne obiad lub kolacja - każdy z tych posiłków zmniejszy stawkę diety o 30 proc. [przykład 5]

Zwroty za przejazd

Pracownikowi w związku z podróżą służbową przysługuje również zwrot kosztów przejazdu. Koszty przemieszczania się własnym pojazdem będą obliczane na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Różne stawki mogą wynikać z pojemności skokowej silnika. W żadnym wypadku nie mogą być one wyższe niż wskazane w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Stawki te wynoszą:

wdla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

wdla motocykla - 0,2302 zł,

wdla motoroweru - 0,1382 zł.

Ilość przejechanych kilometrów ustala się przez porównanie wartości początkowej i końcowej licznika lub na podstawie oświadczenia pracownika, chyba że pracodawcy znana jest odległość konieczna do pokonania przez pracownika (np. w związku z cyklicznymi wyjazdami firmowymi podwładnych do danej, docelowej miejscowości).

Oznacza to, że pracownikowi, który zatankował paliwo przed wyruszeniem w podróż służbową, nie będzie przysługiwać zwrot kosztów przejazdu na podstawie przedstawionej faktury. Należną kwotę otrzyma w formie ryczałtu wynikającego ze stosowanej stawki za jeden kilometr oraz liczby przejechanych kilometrów.

Jeśli użyty zostanie inny środek transportu, niedopuszczalne będzie ustalenie ryczałtu za koszty przejazdu. Zwrot wydatków powinien nastąpić w wysokości udokumentowanej biletem lub fakturami, obejmującej cenę biletu wraz ze związanymi z nim opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami. Zwrot kosztów przejazdu nastąpi z uwzględnieniem przysługującej podróżującemu ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ona przysługuje. [przykład 6]

Ponadto pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej dłużej niż 10 dni będzie przysługiwać zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. [przykład 7]

Należy przy tym pamiętać, że podwładny może, ale nie musi, skorzystać z możliwości powrotu do domu w trakcie podróży krajowej trwającej ponad 10 dni. Jeżeli z niej nie skorzysta i pozostanie w dni wolne od pracy w miejscowości, gdzie odbywa podróż służbową, będzie mu się należeć dieta również za te dni. Jeżeli natomiast wróci do miejsca zamieszkania, dieta za ten czas nie będzie mu przysługiwać.

Możliwość powrotu do domu przysługuje tylko w przypadku podróży krajowej i stanowi przykład świadczenia, które może być wyłączone przez pracodawcę prywatnego w obowiązującym w placówce układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w indywidualnej umowie o pracę.

Natomiast świadczeniem, które będzie mógł otrzymać tylko pracownik podróżujący za granicę, jest zwrot kosztów przewozu bagażu osobistego o wadze do 30 kilogramów, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu. Takie uprawnienie będzie przysługiwać jednak pod warunkiem, że wyjazd zagraniczny będzie trwać ponad 30 dni lub będzie odbywać się do państwa pozaeuropejskiego. Ten szczególny przywilej może być zniesiony w aktach wewnątrzzakładowych prywatnego pracodawcy lub umowach o pracę.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu pracownikowi przysługuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety dobowej w przypadku podróży krajowej oraz 10 proc. diety w przypadku wyjazdu zagranicznego. Ryczałt nie będzie przysługiwać w razie nieponiesienia przez zatrudnionego tego typu wydatków.

W przypadku podróży krajowej, na wniosek podwładnego, pracodawca będzie mógł zrezygnować z ryczałtu i wyrazić zgodę na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w udokumentowanej wysokości.

W podróży zagranicznej zatrudnionemu będzie przysługiwać dodatkowo ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca lub portu - w wysokości jednej diety w każdej miejscowości, w której korzystał z noclegu w trakcie podróży zagranicznej.

Za noclegi

Pracownikowi będzie należeć się również zwrot kosztów noclegów w podróży w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej niż:

ww przypadku podróży krajowej - dwudziestokrotność stawki diety (od 1 marca 2013 r. jest to kwota 600 zł),

ww wypadku podróży zagranicznej - limit wskazany dla poszczególnych państw w załączniku do nowego rozporządzenia.

W uzasadnionych przypadkach (np. brak miejsc w tańszych hotelach w miejscowości docelowej) przełożony będzie mógł wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w większej wysokości.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg podwładnemu będzie przysługiwać ryczałt za koszty noclegu w wysokości:

w150 proc. diety - w przypadku podróży krajowej,

w25 proc. limitu wskazanego dla danego państwa w nowym rozporządzeniu - w wypadku podróży zagranicznej.

Pracodawcy sektora prywatnego mogą samodzielnie określić dopuszczalny koszt noclegu oraz wyłączyć ryczałt albo ustalić jego inną wysokość w razie niezłożenia rachunku.

Zwrot kosztów noclegu (ani ryczałt) nie będą przysługiwać, jeżeli podróżującemu zostanie zapewniony bezpłatny nocleg. [przykład 8]

Inne niezbędne wydatki

Zgodnie z nowym rozporządzeniem, pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniesie inne niezbędne wydatki, trzeba będzie zwrócić je w udokumentowanej wysokości. Do takich innych wydatków zalicza się w szczególności: opłaty za bagaż, przejazd płatnymi drogami i autostradami, opłaty za parking oraz inne koszty związane bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej. Nie jest to katalog zamknięty. Decyzję w tym zakresie podejmie każdorazowo szef, biorąc pod uwagę okoliczności danego przypadku.

Pracodawca nie ma jednak całkowitej swobody. Zgodnie z art. 77⁵ par. 1 k.p. obciążają go niezbędne koszty związane z wykonaniem przez pracownika zadania służbowego poza miejscem pracy. Jest to reguła nadrzędna. W konsekwencji zatrudniony, który poniósł wyższe niż dozwolone lub dodatkowe koszty, gdyż było to niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego, będzie mógł domagać się ich zwrotu bez względu na to, czy zostały uznane przez przełożonego. [przykład 9]

Za leczenie

Świadczeniem, które będzie przysługiwać jedynie pracownikom odbywającym podróż za granicę, jest zwrot udokumentowanych, niezbędnych kosztów leczenia. Nastąpi on ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Zwrotowi nie będą podlegać jednak koszty zakupu leków, które nie były konieczne, jak również zabiegów chirurgicznych i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Zaliczka i rozliczenie

Pracodawca - na wniosek zatrudnionego - będzie miał obowiązek wypłacić mu zaliczkę na pokrycie należności związanych z wyjazdem, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Zgodnie z nowym rozporządzeniem przy podróży zagranicznej zaliczka powinna być wypłacona w walucie obcej właściwej dla państwa docelowego lub, za zgodą zatrudnionego, w walucie polskiej, według średniego kursu złotego, określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia jej wypłaty.

Pracownik będzie musiał dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej będzie dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo polskiej, według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki.

Warunkiem rozliczenia kosztów rzeczywiście poniesionych przez podróżującego będzie ich udokumentowanie. Pracownik będzie musiał więc przedłożyć odpowiednie rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Oczywiście jeśli podwładny poniesie wyższe i jednocześnie niezbędne wydatki niż objęte ryczałtem oraz będzie w stanie je uzasadnić i udokumentować, będzie mógł zażądać zwrotu większej sumy. Nie dotyczy to jednak diet oraz ryczałtu w przypadku braku rachunku za nocleg. Choć koszty wypłacane w zryczałtowanej wysokości nie muszą być udokumentowane, przysługują jedynie, jeśli zostały rzeczywiście poniesione. W tym zakresie wystarczy oświadczenie pracownika.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie będzie możliwe, pracownik złoży pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach jego nieudokumentowania. Moim zdaniem to pisemne oświadczenie należy złożyć wraz z rozliczeniem w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem w uzasadnionych przypadkach pracownik będzie miał prawo lub obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów oraz zwrotu innych kosztów podróży i ich wysokości. [przykład 10]

Uprawnienia prywatnych firm

Pracodawcy działający w sektorze prywatnym mogą samodzielnie ustalać warunki oraz zasady rozliczania podróży służbowych. Dieta za dobę podróży nie może być jednak niższa niż dieta krajowa w administracji publicznej, czyli od 1 marca 30 zł.

Pracodawca może jednak przyjąć inne zasady rozliczania kosztów podróży służbowej. Przedsiębiorca może więc np. skrócić termin, w którym pracownicy mają przedstawić rozliczenie wyjazdu z 14 do 7 dni, bądź przyjąć, że dokona zwrotu tylko ustalonych wcześniej i udokumentowanych wydatków - m.in. bez możliwości uzyskania ryczałtu za nocleg w sytuacji zgubienia rachunku. Warunkiem obowiązywania takich ograniczeń jest jednak wprowadzenie ich do obowiązującego w danej placówce układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania albo też zastrzeżenie ich w umowach o pracę.

Czas pracy

Co do zasady, czasu dojazdu do miejsca docelowego podróży służbowej oraz powrotu nie wlicza się do czasu pracy. Wynika to z faktu, że - zgodnie z kodeksem pracy - czasem pracy jest czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym wyznaczonym przez pracodawcę miejscu wykonywania pracy. Sama podróż nie jest pozostawaniem w dyspozycji zatrudniającego w tym znaczeniu. Wyznaczonym przez pracodawcę miejscem pracy jest bowiem dopiero docelowa miejscowość podróży.

Wyjątek dotyczy sytuacji, w której pracownik podróżuje w swoich "normalnych" (tj. wynikających z rozkładu lub indywidualnego harmonogramu czasu pracy) godzinach pracy. Pokrywający się z nimi okres jazdy lub lotu należy zaliczyć do czasu pracy. [przykład 11]

Odrębne zasady mają ponadto zastosowanie do przedstawicieli zawodów, w których świadczenie pracy sprowadza się do podróżowania (kierowcy, konwojenci). W ich przypadku przemieszczanie się jest przecież główną treścią zatrudnienia. W ich przypadku przejazdy wliczane są do czasu pracy, gdyż zatrudnieni ci pozostają wówczas w dyspozycji pracodawcy.

PRZYKŁAD 1

Poza stałym miejscem pracy

Pan Mariusz jest zatrudniony przez X Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu. Podwładny pracuje w jednym ze sklepów podmiotu zatrudniającego, który jest zlokalizowany w Poznaniu. Miejscem pracy pana Mariusza jest Poznań. Poruszanie się przez niego po tym mieście nie może więc być uznane za podróż służbową.

PRZYKŁAD 2

Na określonym obszarze

Pani Iwona jest przedstawicielem handlowym. Jest odpowiedzialna za kontakty z potencjalnymi klientami na terenie całego województwa mazowieckiego. Miejscem pracy wskazanym w jej umowie o pracę jest teren tego województwa. Jej podróże do partnerów biznesowych na tym obszarze nie stanowią więc podróży służbowych. W takich przypadkach jej czas przemieszczania się jest całkowicie wliczany do czasu pracy, a pani Iwonie nie należą się diety ani inne świadczenia zastrzeżone dla podróży służbowych. Inaczej byłoby natomiast, gdyby pracownica otrzymała polecenie wyjazdu do innego województwa.

PRZYKŁAD 3

Do kilku krajów

W marcu podwładny, po drodze do Francji na dwutygodniowe szkolenie, spędzi jeden dzień w Belgii, gdzie spotka się z klientem. Zamiast wypłacić za cały wyjazd dietę dobową w wysokości 50 euro, pracodawca będzie mógł wskazać jako drugie państwo docelowe Belgię i za dobę spędzoną w tym kraju wypłacić dietę w wysokości 48 euro.

PRZYKŁAD 4

Za cały okres

Pracownik wybiera się w czterodniową podróż pociągiem z Krakowa do Warszawy. Wyjedzie o godzinie 7.00 w poniedziałek i wróci o godzinie 13.00 w czwartek. W takim przypadku będzie przysługiwać mu dieta za trzy pełne doby oraz połowa dobowej diety za 6 godzin podróży od godziny 7.00 do 13.00 w czwartek.

Tabela. Najważniejsze zmiany dotyczące podróży służbowych

Dobowa dieta za podróż służbową na terenie kraju wynosi 23 zł.	Dobowa dieta za podróż służbową na terenie kraju zostanie podwyższona do 30 zł.
Stawki diety dobowej oraz limity wysokości kosztów noclegu dla poszczególnych państw docelowych podróży zagranicznej są wskazane w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).	Zostaną zmienione stawki diety dobowej oraz limity wysokości kosztów noclegu dla poszczególnych państw docelowych podróży zagranicznej, przykładowo: - stawka diety oraz limitu na nocleg dla Francji zostanie zwiększona z odpowiednio 45 oraz 120 euro do 50 oraz 180 euro, - do Niemiec z odpowiednio 42 oraz 103 euro do 49 oraz 150 euro, - do Anglii z odpowiednio 32 oraz 140 funtów do 35 oraz 200 funtów.
Pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25 proc.	Nie będzie podwyższenia diety dla kurierów dyplomatycznych.
Ryczałt wypłacany przez pracodawcę na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej wynosi 20 proc. stawki diety, czyli 4,60 zł.	Ryczałt wypłacany przez pracodawcę na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej będzie wynosić 20 proc. podwyższonej stawki diety, czyli 6 zł.
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie dojazdów z i do dworca lub portu w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której korzystał z noclegu.	Pracownikowi nadal będzie przysługiwać ryczałt na pokrycie dojazdów z i do dworca lub portu w wysokości jednej diety w każdej miejscowości, w której korzystał z noclegu w trakcie podróży zagranicznej. Nowością jest jednak zapis, że jeżeli pracownik będzie ponosić koszty dojazdu tylko w jedną stronę, będzie mu przysługiwać ryczałt w wysokości 50 proc. diety.
Ryczałt wypłacany przez pracodawcę na pokrycie kosztów noclegu, na potwierdzenie których zatrudniony nie przedstawił rachunku, wynosi 150 proc. stawki diety krajowej, czyli 34,50 zł.	Ryczałt wypłacany przez pracodawcę na pokrycie kosztów noclegu, na potwierdzenie których zatrudniony nie przedstawił rachunku, będzie wynosić 150 proc. podwyższonej stawki diety krajowej, czyli 45 zł.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w trakcie podróży krajowej w wysokości stwierdzonej rachunkiem, bez limitu wysokości.	Pracownikowi będzie przysługiwać zwrot kosztów noclegu w trakcie podróży krajowej w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca będzie mógł wyrazić zgodę na zwrot większych kosztów.
Możliwość zmniejszenia stawki diety w sytuacji, gdy zapewnione jest bezpłatne wyżywienie, istnieje tylko w odniesieniu do podróży zagranicznej.	Możliwość zmniejszenia stawki diety w sytuacji, gdy zapewnione jest bezpłatne wyżywienie, będzie dotyczyć zarówno podróży zagranicznej, jak i krajowej.
Pracownik otrzymuje na swój wniosek zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej.	Pracownik otrzyma na swój wniosek zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Pracownik otrzymuje na swój wniosek zaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju w walucie obcej lub za jego zgodą w walucie polskiej.	Pracownik otrzyma na swój wniosek zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów w walucie obcej lub za jego zgodą w walucie polskiej. Przeliczenia trzeba będzie dokonywać po średnim kursie złotego w stosunku do waluty obcej określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej i zagranicznej.	Pracodawca będzie określać środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej i zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę.
Pracodawca jest zobowiązany dokonać zwrotu ceny biletu przy podróży krajowej oraz ceny biletu wraz z opłatami dodatkowymi przy podróży zagranicznej.	Pracodawca będzie zobowiązany dokonać zwrotu ceny biletu wraz ze związanymi z nim opłatami dodatkowymi (w tym miejscówkami) zarówno przy podróży zagranicznej, jak i krajowej. Wysokość kosztów przejazdu będzie musiała zostać udokumentowana biletami lub fakturami.
Pracownikowi przysługuje zwrot wydatków w podróżach zagranicznych oraz udokumentowanych wydatków w podróżach krajowych, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.	Pracownikowi będzie przysługiwać zwrot niezbędnych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę, w udokumentowanej wysokości, poniesionych w podróży krajowej lub zagranicznej. Rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. wprost stwierdza, że zatrudniony będzie mógł uzyskać zwrot opłat za bagaż, za przejazd autostradami oraz za parkowanie.
Dieta przysługuje w trakcie całej podróży zagranicznej w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.	W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca będzie mógł ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy.	Pracownikowi będzie przysługiwać zwrot udokumentowanych, ale tylko niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot kosztów leczenia będzie następować ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych, udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.
Pracownik dokonuje rozliczenia wydatków w terminie 14 dni od powrotu na podstawie rachunków lub w razie ich braku na podstawie pisemnego oświadczenia.	Pracownik nadal będzie dokonywać rozliczenia wydatków w terminie 14 dni od powrotu, na podstawie rachunków lub w razie ich braku na podstawie pisemnego oświadczenia. Nowością jest jednak zapis, że w uzasadnionych przypadkach pracownik będzie mógł złożyć oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

PRZYKŁAD 5

Możliwość skorzystania z posiłku

Pracownik ma odbyć podróż służbową z Warszawy do Paryża. W ramach ceny noclegu będzie mu przysługiwać bezpłatne śniadanie i kolacja. W takim przypadku otrzyma jedynie 55 proc. dobowej stawki diety, po odliczeniu 15 proc. za śniadanie i 30 proc. za kolację. Kwota diety zostanie przy tym zmniejszona bez względu na to, czy pracownik faktycznie skorzysta z posiłku, o ile tylko będzie miał taką możliwość. Jeśli nie będzie jej miał ze względu na wykonywanie zadania służbowego, powinien złożyć w tym zakresie oświadczenie zawierające uzasadnienie zaistniałej sytuacji.

PRZYKŁAD 6

Ulga dla studenta

Jeżeli zatrudniony jest studentem i ma z tego tytułu zniżkę na podróż pociągiem, otrzyma zwrot kosztów biletu w wysokości ceny ulgowego biletu wraz z opłatami dodatkowymi. Nie będzie mu przysługiwał zwrot pełnej ceny.

PRZYKŁAD 7

W dniu wolnym od pracy

Pracownik mieszkający w Poznaniu i pracujący tam pięć dni w tygodniu od poniedziałku do piątku ma wyjechać w podróż służbową do Gdańska. Będzie tam przebywać od 6 do 20 marca. W tej sytuacji, jeśli zechce wracać na weekendy do domu, pracodawca będzie miał obowiązek zwrócić mu koszty dojazdu do i z Poznania na soboty i niedziele przypadające w trakcie podróży służbowej.

PRZYKŁAD 8

Do wysokości limitu

Załóżmy, że w marcu pracownik spędzi jedną noc w Hiszpanii i zapłaci za hotel 175 euro. W takim przypadku pracodawca zwróci mu 160 euro, gdyż taki limit został ustanowiony w nowym rozporządzeniu. Jeśli jednak pracownik zgubi rachunek hotelowy, firma wypłaci mu ryczałt w wysokości 25 proc. limitu, a więc tylko 40 euro.

PRZYKŁAD 9

Opłata za certyfikat

Załóżmy, że pracodawca zleci podwładnemu podróż w celu wzięcia udziału w szkoleniu. Za wydanie certyfikatu jego ukończenia pobierana będzie jednak dodatkowa opłata. Pracownik, który ją pokryje, będzie mógł domagać się zwrotu. Wydatek będzie bowiem bezsprzecznie konieczny dla wykonania zleconego zadania służbowego.

PRZYKŁAD 10

Na podstawie oświadczenia

Pracownik będzie miał prawo przedłożyć szefowi dodatkowe oświadczenie, jeżeli z powodu wykonywania zadania służbowego nie mógł skorzystać z opłaconego posiłku, a chciałby uzyskać wyrównanie diety do pełnej stawki dobowej.

PRZYKŁAD 11

Bez nadgodzin

Zatrudniony w Warszawie pracownik normalnie pracuje od godziny 8.00 do 16.00. Wyjechał w podróż służbową do Krakowa pociągiem o godzinie 7.00 i dotarł na miejsce o godzinie 10.00. Następnie wziął udział w kilku spotkaniach służbowych, po czym wyruszył w drogę powrotną o godzinie 15.00. Dotarł do Warszawy o godzinie 18.00. Do jego czasu pracy wlicza się czas jazdy pociągiem nie od godziny 7.00, a od godziny 8.00 do 10.00 oraz od godziny 15.00 do 16.00. Z kolei godziny od 7.00 do 8.00 oraz od 16.00 do 18.00, w których pracownik pozostawał w podróży, ale nie w dyspozycji pracodawcy w wyznaczonym miejscu wykonywania pracy nie są wliczane do czasu pracy. W opisanym przypadku nie doszło więc do pracy nadliczbowej. Byłoby inaczej, gdyby w tych godzinach podróży podwładny wykonywał pilne zadania służbowe, np. na laptopie.

@RY1@i02/2013/037/i02.2013.037.217000500.802.jpg@RY2@

dr Patrycja Zawirska radca prawny, of counsel w K&L Gates Jamka sp.k.

dr Patrycja Zawirska

radca prawny, of counsel w K&L Gates Jamka sp.k.

Podstawa prawna

Art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).