Kontrola pracownika: czy technika idzie w parze z prawem

Wykorzystywanie nowoczesnych technologii przez pracodawców do kontroli pracowników w miejscu pracy staje się coraz bardziej powszechne. Brak w polskim prawie pracy wyraźnego przepisu regulującego kwestie kontroli pracodawcy w miejscu pracy powoduje, że zatrudniający coraz częściej naruszają prawo pracownika do ochrony prywatności oraz żądają od niego ujawnienia szerszego zakresu informacji, niż zezwalają na to przepisy, powołując się na różne tego przyczyny, m.in. względy bezpieczeństwa.

Zakres danych

Zgodnie z art. 22¹ par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

wimię (imiona) i nazwisko,

wimiona rodziców,

wdatę urodzenia,

wmiejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

wwykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca ma prawo żądać podania także:

wimion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

wnumeru PESEL pracownika.

Zgodnie zaś z par. 4 art. 22¹ k.p. pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w par. 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (np. z ustawy o służbie cywilnej, ustawy o Policji).

Ponadto, zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

wwypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

wświadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

wdokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

wświadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

worzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

winnych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich zakładów lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca nie może zatem żądać od pracownika innych informacji niż wymienione w art. 22¹ k.p. lub w przepisach szczególnych. Z kolei w zakresie nieuregulowanym w art. 22¹ par. 1-4 k.p. do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się - zgodnie z par. 5 - przepisy o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych pracodawca jako administrator danych, przetwarzając je, powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których one dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane były przetwarzane zgodnie z prawem. Pracodawca jest związany także zasadą adekwatności, z której wprost wynika zakaz gromadzenia danych osobowych w zakresie szerszym niż ten, jaki jest niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania danych.

W praktyce jednak coraz częściej zdarza się, że pracodawcy żądają od pracowników oraz osób ubiegających się o zatrudnienie podania informacji wykraczających poza zakres określony w art. 22¹ k.p, przeprowadzając np. testy psychologiczne czy też używając wariografów. Działanie takie może zostać zakwalifikowane jako naruszenie godności i dóbr osobistych pracownika, chronionych m.in. na podstawie art. 11¹ k.p. czy art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Konflikt interesów

Z jednej strony pracodawca obowiązany jest szanować dobra osobiste pracownika, w tym zwłaszcza jego prawo do prywatności, a z drugiej strony uprawniony jest też do egzekwowania swoich interesów i potrzeb, które uzasadniać mogą konieczność kontrolowania sposobu wykonywania pracy przez zatrudnionego. Dochodzi zatem do swoistego konfliktu interesów: pracodawca chciałby posiadać jak najszersze uprawnienia kontrolne, w celu weryfikacji sposobu wykorzystywania czasu pracy przez pracowników i tym samym wyeliminowania lub ograniczenia prywatnej działalności pracownika w miejscu pracy, podwładny zaś chciałby możliwie najpełniej korzystać w miejscu pracy ze swego prawa do prywatności czy ochrony korespondencji.

Elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy, identyfikatory rejestrujące każde wejście i wyjście pracownika do/z biura, monitoring poczty elektronicznej czy też całej aktywności internetowej pracowników, programy służące do podglądania ekranów monitorów, rejestracja rozmów telefonicznych, nadzór przy pomocy kamer przemysłowych czy też wykorzystywanie danych biometrycznych pracowników (linii papilarnych, obrazu tęczówki oka czy kodu DNA) w celu kontroli czasu pracy, to tylko niektóre rozwiązania techniczne stosowane coraz częściej przez pracodawców. Korzystanie z nich firmy usprawiedliwiają przede wszystkim koniecznością organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników wysokiej wydajności i należytej jakości pracy (obowiązek ten nakłada na pracodawców art. 94 pkt 2 k.p.).

Zauważyć jednak należy, że zbierane za pomocą najnowszych zdobyczy techniki informacje zawierające dane osobowe nie zawsze są adekwatne do celu, jaki pracodawca zamierza osiągnąć.

Pracodawcy często jednak wskazują, że pracownik zgodził się na zastosowanie określonej formy kontroli, i tym samym zebrane dane wykraczające poza zakres ustanowiony w art. 22¹ k.p. są przetwarzane na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, tj. na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Zgodnie bowiem z tym przepisem przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych.

Przetwarzanie danych jest też możliwe, gdy:

wjest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

wjest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

wjest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

wjest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Każda z tych przesłanek ma charakter niezależny, autonomiczny. Usprawiedliwione wydaje się więc stanowisko, że w pewnych sytuacjach przesłanką legalizującą możliwość np. monitorowania pracowników będzie usprawiedliwiony cel pracodawcy. Pracodawca będzie musiał wtedy jednak wykazać, że uzyskiwanie i gromadzenie informacji o pracownikach, wykraczających poza zakres wskazany w art. 22¹ k.p., jest niezbędne np. w celu wyeliminowania kradzieży, ograniczenia prywatnych rozmów telefonicznych prowadzonych przez pracowników z aparatów służbowych, a zastosowana metoda pozyskiwania informacji jest adekwatna w stosunku do celu.

Zdaniem GIODO i sądów

Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych innych niż wskazane w art. 22¹ k.p. nie zawsze może stanowić przesłankę uprawniającą pracodawcę do przetwarzania tych danych. Jak zauważa generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO), złożenie przez pracownika oświadczenia, którego treścią jest wyrażenie zgody na rejestrację czasu pracy za pomocą czytnika palców, nie stanowi przesłania legalizującego przetwarzanie danych osobowych pracowników (decyzja z 22 lutego 2008 r. nr DIS/DEC-134/4605/08 dot. DIS-K-421/146/07). Tym samym jakiekolwiek przetwarzanie danych osobowych pracowników w zakresie przetworzonego do postaci zapisu cyfrowego obrazu linii papilarnych odbywa się bez podstawy prawnej (decyzja z 24 kwietnia 2008 nr DIS/DEC-254/10616/08 dot. DIS-K-421/146/07). Jednocześnie GIODO przyznaje, że niektórzy pracodawcy, jak np. banki, kancelarie tajne (tj. instytucje, które muszą szczególnie dbać o bezpieczeństwo posiadanych informacji), mogą wprowadzić w miejscu pracy np. czytniki linii papilarnych, struktury dłoni, tęczówki oka i wystąpić do pracowników o przekazanie im swoich danych biometrycznych.

Zgodnie z orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego także stosowanie poligrafu (wykrywacza kłamstw), mimo zgody pracownika, godzi w jego dobra osobiste. W wyroku z 13 lutego 2003 r. (sygn. akt II SA 1620/01, Monitor Prawniczy 2003/8/339) NSA stwierdził, że skutki badań poligraficznych, mimo że dobrowolnych, naruszają prawa i wolności badanych. Wyrażenie zgody na badania za pomocą wykrywacza kłamstw, prowadzone przez pracodawcę, stawia pod znakiem zapytania swobodę tej decyzji.

Kontrolowanie pracowników za pomocą monitoringu (kontrola poczty elektronicznej, programy służące do podglądania ekranów monitorów, rejestracja rozmów telefonicznych, nadzór przy pomocy kamer przemysłowych) należy obecnie do najczęściej wykorzystywanych metod nadzoru pracy pracowników.

Regulacja dopuszczalnych form monitoringu w krajach członkowskich UE zawarta jest głównie w układach zbiorowych pracy (np. w Belgii, Danii, Austrii). W żadnym z tych krajów nie jest jednak dopuszczalny monitoring systematyczny, wyjątkowo też dopuszczalne jest monitorowanie ukryte. Taki sposób kontroli pracowników jest bowiem możliwy do zastosowania wyłącznie w sytuacji, gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy zastosowaniu innych metod. O objęciu monitoringiem pracownicy muszą być uprzednio poinformowani.

Według GIODO "pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, że zamierza nadzorować jego służbową pocztę, a następnie podzielić korespondencję na prywatną, do której nie ma prawa wglądu, i służbową, którą może kontrolować. Musi jednak tak wyważyć stopień nadzoru, aby nie naruszać dóbr osobistych pracownika".

Monitorowanie rozmów pracowniczych prowadzonych z telefonu służbowego dopuszcza też Sąd Najwyższy. W wyroku z 15 maja 1997 r. (sygn. akt I PKN 93/97; LEX 31727) stwierdził bowiem, że korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego w celu udziału w grach towarzyskich, narażające pracodawcę na znaczną szkodę, może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.).

Kwestia monitoringu w stosunkach pracy jest ściśle powiązana nie tylko z problematyką ochrony prawa pracownika do prywatności, ale także wiąże się bezpośrednio z zagadnieniami ochrony danych osobowych. Większość krajów UE wprowadziła do krajowych porządków prawnych postanowienia dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz swobodnego ich przepływu (Dz.U. UE. L nr 281, poz. 31). W raporcie powołanej na mocy art. 29 wspomnianej dyrektywy grupy roboczej w kwestii dotyczącej monitoringu w miejscu pracy podkreślano, że należy ściśle określić dopuszczalny zakres prywatnego użytkowania przez pracownika sprzętu należącego do pracodawcy oraz cel i sposób monitorowania pracowników, zakres wykorzystywania zebranych w ten sposób danych osobowych pracownika oraz obowiązek uprzedniego poinformowania go o możliwości wykorzystania monitoringu w miejscu pracy.

Podsumowanie

Szeroko pojęte monitorowanie pracownika powinno być dopuszczone, ale na dokładnie sprecyzowanych zasadach, opracowanych w celu zminimalizowania wszelkich zagrożeń, jakie tego typu metody kontroli mogłyby stwarzać dla praw pracowników, w tym zwłaszcza prawa do prywatności. Zasady te mogłyby zostać uregulowane np. w odrębnym dziale kodeksu pracy odnoszącym się do kwestii niestandardowych form kontroli pracownika. Wśród najistotniejszych warunków legalizacji monitoringu pracowników powinno znaleźć się przede wszystkim uregulowanie czasu oraz zakresu przetrzymywania danych osobowych uzyskanych w wyniku takiej kontroli oraz konieczność uprzedniego poinformowania pracowników o celach, funkcjach i działaniu programów nadzorujących ich pracę.

Ważne

Zgodnie z art. 51 ust. 1 konstytucji nikt nie może być zobowiązany bez upoważnienia ustawowego do ujawnienia informacji dotyczących jego osoby

Rodzaje monitoringu

Wyróżnia się:

● - polegający na monitorowaniu przez pracodawcę wszystkich pracowników lub poszczególne ich grupy, zespoły, także poprzez użycie środków prowadzących do kontrolowania wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail;

● - incydentalny, stosowany w sytuacji, gdy wykorzystanie monitoringu jest uzasadnione szczególnymi okolicznościami, np. zainstalowanie kamery w związku z podejrzeniem dokonywania kradzieży przez pracowników.

Beata Walczyńska-Zbylut

adwokat w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy

Podstawa prawna

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 z późn. zm.).