Delegowanie do pracy w spółce zależnej nie pozwala na przekazanie wszystkich danych pracownika

@RY1@i02/2016/227/i02.2016.227.217000700.801.jpg@RY2@

W przypadku gdy pracownik jednej ze spółek w grupie kapitałowej zostaje skierowany do pracy w innej spółce z grupy, oczywiste jest, że wraz z jego delegowaniem przekazane zostaną także niektóre jego dane osobowe. Pracodawca powinien jednak zachować ostrożność i przekazać tylko te informacje, które są absolutnie niezbędne. Musi mieć bowiem na uwadze regulacje ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, a także wymogi wynikające z nowego europejskiego rozporządzenia w sprawie danych osobowych, które już weszło w życie i zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r.

Jeżeli pracownik ma wyjechać do spółki zależnej mającej siedzibę w innym kraju członkowskim, jego wyjazd będzie jednocześnie delegowaniem w rozumieniu nowej ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, która weszła w życie 18 czerwca 2016 r. Wykonywanie niektórych obowiązków nałożonych przez tę ustawę może się wiązać także z koniecznością pogodzenia ich z regulacjami o ochronie danych osobowych.

Dokumentacja w innym państwie

Dyrektywa 2014/67/UE umożliwia państwom członkowskim zobowiązanie pracodawcy, który deleguje podwładnego na terytorium innego państwa, do przechowywania niektórych dokumentów dotyczących delegowanych pracowników za granicą, np. kopii umowy o pracę, dokumentacji dotyczącej czasu pracy oraz pasków wynagrodzeń za okres delegowania. Taki wymóg istnieje m.in. w przypadku pracowników, którzy przyjeżdżają do Polski. Jeśli chodzi o delegowanie pracownika z Polski do Berlina, niemieckie przepisy mogą przewidywać analogiczne obowiązki.

Przechowywana dokumentacja zawiera oczywiście dane osobowe pracownika. Powstaje wobec tego pytanie, czy te dokumenty mogą być przechowywane w Berlinie, np. w dziale HR niemieckiej spółki, która nie jest przecież administratorem tych danych. Skorzystanie z takiego rozwiązania będzie możliwe, jeżeli pracodawca zawrze z niemiecką spółką umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Samo przechowywanie danych osobowych w imieniu i na rzecz administratora tych danych, którym w tym przypadku pozostanie polski pracodawca, nie czyni bowiem niemieckiej spółki odrębnym administratorem tych danych, jeżeli nie wykorzystuje ich ona do własnych celów.

Postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych mogą być zawarte w umowie pomiędzy spółkami, na podstawie której pracodawca skierował swojego pracownika do pracy w innej spółce. Alternatywnie polska spółka może nadać upoważnienie do przetwarzania danych konkretnej osobie z niemieckiej spółki, jeżeli zadania te ma wykonywać z góry określona osoba.

Dane kontaktowe pracownika

Nie ma przeszkód, aby pracodawca ujawnił niemieckiej spółce takie informacje o zatrudnionym jak jego imię i nazwisko, służbowy adres e-mail czy też służbowy numer telefonu. Dane te będą oczywiście niezbędne, aby spółka w Berlinie, na rzecz której praca będzie wykonywana, mogła się kontaktować z pracownikiem. Zdaniem generalnego inspektora ochrony danych osobowych oraz Sądu Najwyższego (wyrok z 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 590/02) dane te są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Z uwagi na to, mogą być ujawniane na zewnątrz przez pracodawcę także bez zgody osoby, której one dotyczą.

Czas pracy, nieobecności i choroby

Pracownik wysłany do pracy w Berlinie będzie korzystał z uprawnień gwarantowanych przez lokalne przepisy. Będą zatem miały do niego zastosowanie minimalne warunki zatrudnienia obowiązujące w Niemczech w okresie delegowania, w tym m.in. dotyczące norm czasu pracy czy okresów odpoczynku. Jednak ewidencjonowanie czasu pracy pozostanie obowiązkiem polskiego pracodawcy. Nie ma jednak przeszkód, aby powierzył ich wykonywanie spółce w Niemczech. Będzie to rozsądne ze względów praktycznych, bo pracodawca często nie będzie miał swojego przedstawiciela na miejscu. Ponieważ rejestrowanie czasu pracy wiąże się oczywiście z przetwarzaniem danych osobowych, w tym także o planach urlopowych pracownika czy nieobecnościach chorobowych, również w tym przypadku pracodawca powinien zawrzeć stosowną umowę o powierzeniu ich przetwarzania ze spółką w Berlinie lub ewentualnie upoważnić do przetwarzania konkretnego pracownika spółki niemieckiej.

Konieczne upoważnienie

Jeżeli przełożonym pracownika spółki z Łodzi ma być osoba zatrudniona przez spółkę niemiecką, to polski pracodawca powinien nadać takiemu przełożonemu stosowne upoważnienie do wykonywania niektórych czynności z zakresu prawa pracy: wydawania poleceń, udzielania urlopów czy dokonywania oceny pracy. Poza tym niezbędne będzie także upoważnienie przełożonego do przetwarzania danych osobowych pracownika. Przełożony powinien zachować te dane w tajemnicy. Nie może ich ujawniać nawet swojemu niemieckiemu pracodawcy. Dokonywana przez niego ocena pracy pracownika ma służyć celom związanym z zatrudnieniem tej osoby w polskiej spółce. Nie jest jednak wykluczone, że spółka w Berlinie będzie zbierać dane dotyczące jakości pracy pracownika dla celów własnych związanych z wykonywaniem przez polską spółkę umowy o współpracy. Może mieć w tym uzasadniony interes. Stanie się wówczas odrębnym od polskiej spółki administratorem.

Dane o wynagrodzeniu

W opisywanym przypadku płatnikiem wynagrodzenia pozostaje polska spółka. Na podstawie umowy o współpracy spółka z Niemiec będzie prawdopodobnie pokrywać koszty zatrudnienia tego pracownika ponoszone przez spółkę z Łodzi, które mogą być powiększone o umówioną marżę. Polski pracodawca nie powinien jednak ujawniać wysokości wynagrodzenia swojego pracownika.

Postanowienia umowy o współpracy dotyczące wynagrodzenia powinny być tak sformułowane, aby nie można było z nich wyinterpretować informacji o wynagrodzeniu. Przykładowo za naruszający przepisy o ochronie danych osobowych mógłby być uznany zapis: "wynagrodzenia dla spółki X wynosić będzie koszt brutto zatrudnienia pracownika powiększony o 5 proc. marży tj. kwotę Z".

!Dokumenty mogą być przechowywane w dziale HR niemieckiej spółki, do której wysyłany jest pracownik, mimo że nie jest ona administratorem tych danych. Skorzystanie z takiego rozwiązania będzie możliwe, jeżeli pracodawca zawrze z tą spółką umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

Kierunek zmian

Na gruncie nowego unijnego rozporządzenia przesyłanie danych osobowych w ramach grupy może być ułatwione. Zgodnie z motywem nr 48 rozporządzenia w sprawie danych osobowych administratorzy, którzy są częścią grupy przedsiębiorstw lub instytucji powiązanych z podmiotem centralnym, mogą mieć prawnie uzasadniony interes w przesyłaniu danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw do wewnętrznych celów administracyjnych, co dotyczy też przetwarzania danych osobowych pracowników. Nie oznacza to jednak, że w sytuacjach takich jak omawiana w niniejszym artykule dane będą mogły być przekazywane w nieograniczonym zakresie i bez żadnej kontroli. Powinna być bowiem zachowana m.in. zasada adekwatności i celowości przetwarzania danych.

CYKL: JESIEŃ Z GLOBAL MOBILITY

Dziś ostatni artykuł w ramach cyklu dotyczącego zatrudniania cudzoziemców w Polsce oraz delegowania rodzimych pracowników za granicę, realizowanego we współpracy z kancelarią Raczkowski Paruch. W ciągu ostatnich trzech miesięcy staraliśmy się przybliżać tę problematykę, pokazując jednocześnie rozwiązania konkretnych problemów, które coraz częściej pojawiają się w praktyce. W dzisiejszym tekście objaśniamy natomiast, jakie dane pracownika można przekazać spółce, do której pracownik jest delegowany i pod jakimi warunkami.

Poprzednie teksty z cyklu ukazały się w tygodniku Kadry i Płace:

● 1 września 2016 r. (DGP nr 169)

● 8 września 2016 r. (DGP nr 174)

● 15 września 2016 r. (DGP nr 179)

● 22 września 2016 r. (DGP nr 184)

● 6 października 2016 r. (DGP nr 194)

● 13 października 2016 r. (DGP nr 199)

● 27 października 2016 r. (DGP nr 209)

● 3 listopada 2016 r. (DGP nr 213)

@RY1@i02/2016/227/i02.2016.227.217000700.802.jpg@RY2@

Edyta Jagiełło

radca prawny w kancelarii Raczkowski Paruch

Podstawa prawna

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2014 poz. 1182 ze zm.)

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz.Urz.UE. L 119 s. 1 z 4 maja 2016 r.).

Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz.UE. L 18 s. 1 z 21 stycznia 1997 r.).

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666).

Ustawa z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. poz. 868).