Komentarz do ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

Art. 1.

(Zmiany w kodeksie pracy omówione w komentarzu z 18 października 2018 r.)

Art. 2.

(Zmiany w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.)

Art. 3.

(Zmiany w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych omówione w komentarzu z 18 października 2018 r.)

Art. 4.

(Zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.)

Art. 5.

Pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.

komentarz

• Zgodnie z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi co do zasady 10 lat, jednak dozwolone są wyjątki. Takim wyjątkiem jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej. W ich przypadku będzie obowiązywał nadal 50-letni okres przechowywania dokumentacji, licząc od zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy. Pracodawcy nie będą mogli skrócić tego okresu, składając raport informacyjny za ubezpieczonego. Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewidują zawarcia informacji tego typu w raporcie informacyjnym. 50-letni okres przechowywania akt będzie dotyczył także tych osób, które zatrudniły się w branży górniczej po wejściu w życie ustawy.
• Autorzy ustawy uzasadniają wprowadzenie specjalnych zasad dla okresów pracy górniczej specyficznymi regułami przyznawania emerytur górniczych. Są one odmienne od zasad ogólnych. Zdaniem twórców ustawy, gdyby objąć dokumentację górniczą ogólnymi, zmienionymi regułami przechowywania, mogłoby to prowadzić do wątpliwości, według jakich kryteriów płatnik ma przekazywać dane za okresy poprzedzające dzień wejścia w życie ustawy w odniesieniu do emerytur górniczych. Należałoby bowiem w tym przypadku wziąć pod uwagę zasady obowiązujące zarówno przed 1 stycznia 2007 r., jak i po 31 grudnia 2006 r. (po tej dacie nastąpiła zmiana przepisów dotycząca przechodzenia górników na emeryturę) z uwzględnieniem przeliczników do niektórych okresów pracy górniczej. Autorzy dodają, że w wielu przypadkach podstawą zaliczenia okresów jako okresów pracy górniczej, w tym okresów pracy górniczej kwalifikowanej, do której mogą być zastosowane przeliczniki, były wyroki sądów.

Art. 6.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi, któremu przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (Dz. U. z 2017 r. poz. 680 i 1529), dokument potwierdzający uprawnienie do tego ekwiwalentu, określający, za jaki miesiąc został pobrany ostatni ekwiwalent.

komentarz

• Pracownicy Polskich Kolei Państwowych mogą być uprawnieni do otrzymania po nabyciu prawa do emerytury deputatu węglowego w postaci ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 74 ustawy z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego Polskie Koleje Państwowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 311). Zgodnie z tym artykułem byłemu pracownikowi kolejowemu pobierającemu emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, a także członkom rodziny tego pracownika pobierającym po nim rentę rodzinną przyznaną na podstawie wymienionych przepisów, przysługuje prawo do deputatu węglowego w ilości 1800 kg węgla kamiennego rocznie, w formie ekwiwalentu pieniężnego. Za podstawę ustalenia wysokości tego ekwiwalentu pieniężnego przyjmuje się przeciętną średnioroczną cenę detaliczną 1000 kg węgla kamiennego z roku poprzedzającego rok, w którym ekwiwalent ma być wypłacany z uwzględnieniem przewidywanego wzrostu cen.

Ekwiwalent przysługuje również emerytowi lub renciście, który pobiera emeryturę lub rentę z tytułu zatrudnienia w okresach równorzędnych z okresami zatrudnienia na kolei, oraz osobie, której przyznano kolejową emeryturę lub rentę w drodze wyjątku. Mimo pobierania takiej emerytury lub renty ekwiwalent nie będzie przysługiwał osobie, która nie miała prawa do deputatu w trakcie zatrudnienia. Ekwiwalent ten przyznaje i wypłaca ZUS w dwóch terminach wraz z wypłatą emerytury lub renty: w marcu oraz we wrześniu każdego roku.

Skoro więc prawo do deputatu ma wpływ na dodatek wypłacany wraz z emeryturą (ekwiwalent), to ustawodawca zobowiązał płatnika do przekazania wszystkim uprawnionym do tego deputatu dokumentu potwierdzającego to uprawnienie wraz ze świadectwem pracy.

Art. 7.

1. Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 948–9412 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Art. 947 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio.

2. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.

3. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

komentarz

• Komentowany artykuł określa, w jakim zakresie nowe przepisy będą stosowane do stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie niniejszej ustawy. Stosuje się do nich przepisy dotyczące m.in.:

– prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej,

– zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

• Z kolei art. 94 pkt 9b kodeksu pracy, wprowadzający 10-letni okres przechowywania akt, stosowany jest co do zasady do stosunków pracy nawiązanych po dniu wejścia w życie ustawy. Artykuł 7 ust. 3 po raz kolejny jednak powtarza zasadę wprowadzoną do wcześniej wymienianych ustaw, zgodnie z którą ten okres można skrócić w przypadku osób zatrudnionych u danego płatnika w okresie 1999‒2018. Wystarczy, że pracodawca złoży do ZUS raport informacyjny określony w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Co ciekawe jednak, art. 7 ust. 3 dotyczy jedynie pracowników, nie obejmuje natomiast zleceniobiorców. Jak wyjaśniają autorzy ustawy, wynika to z tego, że art. 125a ust. 4a ustawy emerytalnej wyczerpująco reguluje okres przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty zleceniobiorcy w zależności od tego, czy został za zleceniobiorcę złożony raport informacyjny.

Art. 8.

Były pracownik, za którego został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, może odebrać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu, o którym mowa w art. 7 ust. 3.

komentarz

• Były pracownik, zatrudniony u danego płatnika w latach 1999‒2018, nie będzie wiedział, czy i kiedy jego były pracodawca zdecyduje się złożyć raport informacyjny, który pozwoli mu na skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych. Dlatego były pracownik, za którego raport został złożony już po wyrejestrowaniu, otrzyma z ZUS informację m.in. o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10-letniego okresu przechowywania. Były pracownik będzie miał takie same uprawnienia, jakie przysługują pracownikowi, który otrzyma pouczenie o możliwości odbioru swojej dokumentacji wraz ze świadectwem pracy.

Art. 9.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, art. 945 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.

komentarz

• Zgodnie z dodanym do kodeksu pracy art. 945, jeśli pracodawca zatrudni pracownika po raz drugi, a poprzednia dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, to pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania zaś liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Zgodnie z komentowanym artykułem będzie to możliwe, jeśli pracodawca złoży za pracownika raport informacyjny. Zdaniem twórców ustawy doprecyzowanie warunku złożenia raportu informacyjnego wyeliminuje przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres krótszy, niż wynika z projektowanych przepisów.

Art. 10.

1. Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, informuje, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:

1) podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo

2) złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

2. Pracownik podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji, o której mowa w ust. 1.

3. Jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy do dnia otrzymania przez pracodawcę informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, albo wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca wypłaca wynagrodzenie do rąk własnych pracownika.

4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio, jeżeli pracownik nie poda informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, ani nie złoży wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.

komentarz

• Ustawa nowelizacyjna zmieniła wynikającą z art. 86 par. 3 kodeksu pracy zasadę, zgodnie z którą domyślnym sposobem wypłaty wynagrodzenia będzie jego przelew na rachunek bankowy, a nie wypłata w gotówce – jak dotychczas. Aby jednak było to możliwe, pracownik musi podać jego numer. Jeśli będzie jednak chciał otrzymywać wynagrodzenie w gotówce, to będzie musiał złożyć odpowiedni wniosek. Komentowany artykuł wprowadza reguły postępowania w okresie przejściowym. Ustawodawca wyszedł z założenia, że pracownicy nie mają obowiązku śledzić zmian w przepisach. Dlatego też nakazał pracodawcy poinformowanie pracowników o obowiązku:

– poinformowania o numerze rachunku

albo

– złożeniu wniosku o wypłatę w gotówce.

Pracodawca ma na przedstawienie tych informacji 21 dni od wejścia w życie komentowanej ustawy, zaś pracownik ‒ 7 dni od otrzymania informacji o takim obowiązku.

Jeśli pracownik ani nie poinformuje o numerze rachunku, ani nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce, to pracodawca nie ma wyboru. Musi wypłacać wynagrodzenie w gotówce.

Art. 11.

1. Przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez uzyskania wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy zmienianej w art. 2, są obowiązani dostosować swoją formę prawną i uzyskać wpis do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy zmienianej w art. 2, w terminie do dnia 31 grudnia 2018 r., a w przypadku nieuzyskania wpisu w tym terminie – zakończyć wykonywanie tej działalności.

2. Do postępowania w zakresie uzyskania wpisu do rejestru oraz do wykonywania działalności, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy art. 51a i art. 51b–51t ustawy zmienianej w art. 2.

komentarz

• Jak wspomniano w komentarzu do art. 51sa ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców może być prowadzona tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Do jej wykonywania niezbędne jest uzyskanie wpisu do rejestru, które nie będzie możliwe, jeśli forma prowadzenia nie będzie zgodna z wymogami ustawy (np. w formie jednoosobowej działalności gospodarczej).

Ustawodawca dał przedsiębiorcom, którzy nie mają jeszcze wpisy, czas na uzupełnienie tego braku do 31 grudnia 2018 r. Jeśli tego nie zrobią, muszą działalność zakończyć.

Z tego też powodu komentowany artykuł musiał wejść w życie wcześniej niż cała ustawa (z wyjątkiem art. 12). W tym przypadku było to 14 dni od ogłoszenia, a więc 13 lutego 2018 r.

Art. 12.

Przedsiębiorca, który do dnia 31 grudnia 2018 r. nie uzyska wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy zmienianej w art. 2, zakończy wykonywanie działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania i przekaże ją do dalszego przechowywania uprawnionemu podmiotowi, o którym mowa w art. 51a ust. 1 albo ust. 2 ustawy zmienianej w art. 2.

komentarz

• Jeśli przedsiębiorca nie dostosuje się do wymogów określonych w art. 11 i nie uzyska wpisu do rejestru do 31 grudnia 2018 r., to w 2019 r. nie może prowadzić już działalności w zakresie przechowywania dokumentacji. Przechowywaną dotychczas dokumentację musi przekazać podmiotowi, który ma uprawnienia do wykonywania tej działalności zgodnie z nowymi przepisami. Tak samo jak w przypadku art. 11, tak samo art. 12 musiał wejść w życie wcześniej niż cała ustawa. Także było to 14 dni od ogłoszenia, a więc 13 lutego 2018 r.

Art. 13.

Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem art. 11 i art. 12, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.