Pracodawca musi informować pracowników o ich podstawowych uprawnieniach

Pracodawca musi zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.). To tylko przykładowe obowiązki informacyjne pracodawcy. Mimo iż nie przewidziano sankcji za ich nie wykonanie, w interesie pracodawcy leży wywiązywanie się z tych obowiązków. W przeciwnym razie w niektórych sytuacjach pracownik może domagać się odszkodowania za szkodę, jaką poniósł w wyniku niedoinformowania. Natomiast w innych przypadkach pracodawca nie będzie mógł nałożyć na pracownika kary porządkowej czy wypowiedzieć mu umowy lub warunków pracy ze względu na niewypełnianie obowiązków pracowniczych. Pracownik postawi bowiem zarzut, że o nich nie wiedział. Z powyższych względów warto, aby pracodawca dysponował pisemnym oświadczeniem pracownika, że został poinformowany zgodnie z przepisami.

Pracodawca ma obowiązek informować pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 ust. 2 k.p.). Dotyczy to zarówno osoby przyjmowanej do pracy, jak i każdego pracownika, niezależnie od rodzaju zajmowanego stanowiska (por. wyrok NSA z 2 października 2002 r., II SA/Wr 319/00, prawo pracy 2003/2, s. 38).

Sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym musi być zawarty w regulaminie pracy (art. 104¹ par. 1 pkt 8 k.p.). Natomiast pracodawca, który nie wydaje regulaminu, nie ma obowiązku sporządzania dokumentu w sprawie sposobu powiadamiania o ryzyku. W każdym przypadku należy poinformować każdego pracownika indywidualnie.

Obowiązek o zbliżonej treści przewidziano także w par. 6 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Przepis ten zobowiązuje pracodawcę do informowania pracowników o wszystkich aspektach ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracy na stanowiskach pracy, w tym o wynikach przeprowadzonych ocen oraz wszelkich środkach bezpieczeństwa i ochrony zdrowia.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy zapoznać go z zakresem informacji objętych tajemnicą. Fakt ten powinien być potwierdzony na piśmie. Jest to związane z obowiązkiem zachowania przez pracownika w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz przestrzegania przez pracownika tajemnicy przedsiębiorstwa i – w zależności od rodzaju pracy – tajemnicy państwowej, służbowej, zawodowej, źródeł informacji (tzw. tajemnica autorska) czy tajemnicy dotyczącej prac nad tajnym wynalazkiem (art. 100 par. 2 pkt 4 i 5 k.p.).

Tajemnicą przedsiębiorstwa są nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, handlowe i organizacyjne przedsiębiorstwa, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności (art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

Pracownik, który nie został zapoznany prawidłowo z zakresem informacji objętych tajemnicą, może skutecznie bronić się przed konsekwencjami ich ujawnienia, wykazując, że nie wiedział, iż dana informacja stanowi tajemnicę.

Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika, przed rozpoczęciem przez niego pracy, z treścią obowiązującego w zakładzie regulaminu pracy (art. 104³ par. 2 k.p.). Prawidłowa realizacja tego obowiązku polega na udostępnieniu treści regulaminu i rzetelnym jego objaśnieniu. Błędne jest natomiast ustne poinformowanie pracownika o jego treści czy wskazanie pracownikowi miejsca, gdzie on się znajduje.

Istotne jest również zachowanie określonego w powyższym przepisie terminu. Naruszenie przez pracodawcę ciążącego na nim obowiązku może spowodować, że pracownik będzie mógł uwolnić się od odpowiedzialności za naruszenie przez niego regulaminowych obowiązków pracowniczych, twierdząc, że nie został o nich należycie poinformowany przez pracodawcę.

Spełnienie przez pracodawcę tego obowiązku musi być potwierdzone przez pracownika na piśmie.

W myśl art. 29 par. 3 k.p. pracodawca ma obowiązek przekazać każdemu pracownikowi na piśmie informację o podstawowych warunkach zatrudnienia, które nie są określane w umowie o pracę, ale wynikają z przepisów prawa pracy. Zawiadomienie to ma charakter indywidualny, tzn. powinno ono być dostosowane do konkretnej osoby i przekazane odrębnie każdemu pracownikowi. Nie można uznać za prawidłowe wypełnienie tego obowiązku poprzez wręczanie pracownikowi wyciągu z kodeksu pracy, kserowanie niektórych stron tego kodeksu, zamieszczanie wymienionych informacji w regulaminie pracy, wywieszanie ich na tablicy ogłoszeń czy też przesyłanie ich obiegiem wszystkim pracownikom.

Pracodawca informację tę musi wręczyć pracownikowi w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy. Powinna ona stanowić odrębny dokument, a nie np. załącznik do umowy o pracę. Fakt zapoznania się z informacją pracownik musi potwierdzić na piśmie.

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy dopuszczalne są dwie formy informacji: opisowa (art. 29 par. 3 k.p.) albo uproszczona (art. 29 par. 3¹ k.p.). Pierwsza z nich zawiera opis warunków zatrudnienia, wynikający z przepisów prawa pracy, natomiast w drugiej wskazuje się tylko konkretne przepisy dotyczące poszczególnych warunków zatrudnienia. Chodzi tu nie tylko o przepisy kodeksu pracy, ale także o przepisy regulaminu pracy czy układu zbiorowego pracy (np. dotyczące częstotliwości wypłaty wynagrodzenia). Wybór formy zawiadomienia zależy od pracodawcy.

Przewidziane w kodeksie pracy normy czasu pracy to 8-godzinna dobowa i przeciętnie 40-godzina tygodniowa (art. 129 par. 1 k.p.). Normy te dotyczą wszystkich pracowników, niezależnie od systemu i wymiaru czasu pracy, w jakim są oni zatrudnieni. Oznacza to, że zarówno w informacji dla pracownika zatrudnionego w systemie równoważnego czasu pracy, w którym możliwe jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, jak i dla niepełnoetatowego, należy wskazać jako normy czasu pracy 8-godzinną normę dobową i przeciętnie 40-godzinną normę tygodniową. Inne normy czasu pracy – niż kodeks pracy – przewidują przepisy niektórych ustaw. Dotyczą one określonych w nich grup pracowników.

Podobnie jak powyżej, pracodawca powinien wskazać inne niż kodeksowe normy czasu pracy, w przypadku gdy skorzystał on z uprawnienia przewidzianego w art. 145 k.p. Przepis ten dotyczy możliwości obniżenia norm czasu pracy pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia.

Pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 k.p.). Wskazując częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, należy więc wpisać, iż jest ono wypłacane raz w miesiącu lub co miesiąc. Pracodawca, który nie wydaje regulaminu pracy, dodatkowo informuje o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia. W informacji należy zamieścić dokładny termin wypłaty. Błędem jest wskazanie, że wynagrodzenie będzie wypłacane do 10. następnego miesiąca, bez podania konkretnego terminu, np. 10. każdego miesiąca, 5. każdego miesiąca itp. Pracodawca powinien poinformować pracownika o dokładnym terminie wypłaty wynagrodzenia, np. dzień i godziny wypłaty z kasy pracodawcy, data przesyłania wynagrodzenia na konto pracownika.

W zakresie uprawnień urlopowych informacja ogranicza się do wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Nie jest wymagane poinformowanie pracownika o prawie do urlopu ani o zasadach jego udzielania. W sytuacjach, w których jest to możliwe, w informacji należy wpisać dokładny wymiar przysługujący pracownikowi w dniu zawarcia umowy o pracę. Jednak nie zawsze pracodawca (pracownik kadr) jest w stanie go określić w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy ze względu np. na to, że nie otrzymał jeszcze niezbędnych dokumentów. Ponadto pracownikowi w chwili zatrudnienia może nie przysługiwać urlop, np. w sytuacji gdy jest to jego pierwsza w życiu praca. Wówczas nie można podać w informacji, że pracownik nie ma prawa do urlopu. Celem pisemnej informacji jest bowiem powiadomienie pracownika o jego prawach, także tych, które przysługiwać mu będą w niedalekiej przyszłości. Dlatego należy zacytować odpowiednie przepisy kodeksu pracy dotyczące zasad nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na cały etat, na czas nieokreślony i jego staż pracy (wraz z okresami wliczalnymi) wynosi np. osiem lat, to pracodawca powinien wskazać w informacji, że pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu, a jeżeli jest zatrudniony na pół etatu – 10 dni urlopu. W sytuacji gdy pracodawca zatrudnia pracownika na czas określony, powinien poinformować pracownika o przysługującym mu wymiarze urlopu proporcjonalnego.

Jeżeli pracownik jest uprawniony do dodatkowego urlopu wypoczynkowego (przysługującego np. na podstawie innych niż kodeks pracy przepisów ustawowych), to należy również uwzględnić to w informacji.

W przypadku umowy na czas nieokreślony okres wypowiedzenia zmienia się w trakcie trwania umowy o pracę, w zależności od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. W zależności od wybranego wzoru informacji można dokładnie określić długość okresu wypowiedzenia, np. dwa tygodnie, albo powołać się na przepis, np. art. 36 par. 1 pkt 1 k.p. albo art. 36 k.p. Należy również pamiętać, że informację tę należy aktualizować, chyba że wskazano przepis art. 36 k.p.

Informacja przekazywana pracownikowi powinna wskazywać obejmujący pracownika układ zbiorowy pracy. W sytuacji gdy pracownik nie jest objęty układem, nie ma obowiązku informowania, że np. u pracodawcy nie obowiązuje układ zbiorowy. Ponadto odwołania do układu zbiorowego mogą znaleźć się przy wskazywaniu warunków zatrudnienia, np. częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę.

Pracodawca, który nie wydaje regulaminu pracy, w informacji podaje przyjęty u niego sposób usprawiedliwiania nieobecności pracownika w pracy. Może w tym zakresie zacytować przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.). Każdy pracodawca może także wprowadzić własne zasady, z tym że nie mogą być one mniej korzystne od zawartych w powyższym rozporządzeniu.

Należy podkreślić, że omawiany obowiązek nie jest jednorazowy. Pracodawca musi bowiem aktualizować informację w razie zmiany warunków zatrudnienia.

Konieczne jest także zawiadomienie o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty (art. 29 par. 3² k.p.). W razie zmiany układu pracodawca informuje o tym fakcie oraz o zmianach warunków zatrudnienia, jeżeli wprowadza je nowelizacja układu. Natomiast w przypadku zmiany regulaminu pracy czy regulaminu wynagradzania pracodawca musi zawiadamiać jedynie o zmianach warunków zatrudnienia.

Istotną zmianą, wiążącą się z obowiązkiem aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, jest także skierowanie do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem UE (art. 29¹ par. 4 k.p.).

Pracodawca nie ma natomiast takiego obowiązku w przypadku zmiany nowej organizacji czasu pracy u pracodawcy, np. przejścia z systemu podstawowego na równoważny czy zatrudnienia z pół na pełny etat. Normy czasu pracy, 8 i 40 godzin, które należy podać w informacji, dotyczą bowiem wszystkich pracowników, i to niezależnie od systemu i wymiaru czasu pracy, w jakim są oni zatrudnieni.

Wątpliwości co do potrzeby aktualizacji informacji mogą powstać w razie nabycia przez pracownika prawa do dłuższego wymiaru urlopu czy też dłuższego okresu wypowiedzenia. Moim zdaniem rozstrzygnięcie tego problemu zależy od formy informacji. Jeżeli na przykład pracodawca wskazał, że pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu, a w ciągu roku pracownik nabył prawo do 26 dni, wówczas należy zaktualizować informację. Natomiast jeżeli pracodawca podał, że pracownikowi (zatrudnionemu na podstawie umowy na czas nieokreślony) przysługuje urlop w wymiarze określonym w art. 154, 154¹, 154², 155, 155¹, 155² i 155³ k.p., wówczas nie ma potrzeby aktualizowania informacji. Warto jednak zauważyć, że celem obowiązkowej informacji o warunkach zatrudnienia jest umożliwienie pracownikowi zapoznania się z przysługującymi mu prawami. Z tego względu informacja powinna mieć charakter indywidualny, czyli jej treść należy dostosować do sytuacji prawnej pracownika, któremu jest wręczana. Zatem bardziej korzystna dla pracownika będzie informacja zawierająca dokładną liczbę dni przysługującego urlopu. Jednak w takim przypadku, jak powyżej wskazano, pracodawca będzie obowiązany do informowania pracownika o zmianie liczby dni urlopu wynikającej np. z ukończenia szkoły wyższej, z przepracowania co najmniej 10 lat, z przejścia z niepełnego etatu na pełny etat.

Informacja o zmianie warunków pracodawcy może mieć formę opisową albo skróconą – czyli przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów (art. 29 par. 3³ k.p. i art. 29¹ par. 5 k.p.).

Poinformowanie powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie jednego miesiąca od wejścia zmian w życie, zaś w przypadku gdyby przed tym terminem miało dojść do rozwiązania umowy o pracę – najpóźniej do dnia ustania zatrudnienia.

Kolejny obowiązek pracodawcy w zakresie informowania pracowników wynika z art. 94¹ k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 94¹ k.p.). Pracowników należy poinformować o treści:

● art. 32 i 33 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z 2 kwietnia 1997 r. odnoszących się do równego traktowania,

● rozdziału IIa Równe traktowanie w zatrudnieniu w Dziale pierwszym Przepisy ogólne kodeksu pracy (art. 18^3a – 18^3e k.p.),

● innych przepisów z zakresu równego traktowania w zatrudnieniu, tj.: art. 9 par. 4 k.p., art. 11² – 11³ k.p., art. 18 par. 3 k.p., art. 29² k.p., art. 67¹⁵ k.p., art. 94 pkt 2b k.p., art. 94¹ k.p.

Udostępnienie może polegać na rozpowszechnianiu na terenie zakładu pracy pisemnej informacji albo na zapewnieniu dostępu pracownikom do przepisów w inny sposób, przyjęty u danego pracodawcy. Wybór należy do pracodawcy. Możliwości są następujące:

● przekazanie każdemu pracownikowi – na piśmie lub drogą elektroniczną – tekstu właściwych przepisów,

● umieszczenie tekstu na tablicy ogłoszeń lub w innych miejscach, w których w danym zakładzie pracy przekazywane są informacje,

● poinformowanie pracowników (pisemnie, ustnie, drogą elektroniczną) o możliwości zapoznania się z przepisami we wskazanym miejscu (np. dział kadr, sekretariat, w przypadku małych firm – u osoby zajmującej się sprawami kadrowymi lub u pracodawcy).

Jeżeli pracodawca wydaje regulamin pracy, w którym wśród obowiązków pracodawcy zawarto udostępnienie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu, wówczas w regulaminie należy wskazać sposób udostępnienia przepisów. Może nim być jedna z powyższych możliwości, np. wywieszenie tekstu na tablicy ogłoszeń lub udostępnienie tekstu przepisów w formie załącznika do regulaminu pracy.

Pracodawca nie musi odbierać od pracownika oświadczenia o tym, że zapoznał się on z przepisami dotyczącymi równego traktowania w zatrudnieniu. Jednak jest to wskazane jako dowód zrealizowania obowiązku informacyjnego, mimo iż w przepisach nie określono żadnej sankcji za jego niewykonanie.

Pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony – o wolnych miejscach pracy (art. 94² k.p.).

Obowiązek informowania pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy ma na celu ułatwienie im zmiany formy zatrudnienia z pełnoetatowej na niepełnoetatową i odwrotnie. Natomiast celem informacji dla pracowników zatrudnionych na czas określony jest zagwarantowanie im możliwości zgłoszenia kandydatury na stanowisko na czas nieokreślony. Nie oznacza to, że pracodawca ma obowiązek zatrudnienia pracującego na pół etatu na cały etat i odwrotnie. Pracodawca nie ma także obowiązku zatrudnienia na czas nieokreślony pracownika, który dotychczas wykonywał pracę na podstawie umowy na czas określony. Ustalenie warunków pracy i płacy wymaga bowiem zgodnej decyzji zarówno pracownika, jak i pracodawcy. W przepisach nie przewidziano także sankcji dla pracodawcy za niezrealizowanie tego obowiązku.

Forma i sposób informacji nie zostały szczegółowo określone w przepisach. Wskazano jedynie, że pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób u niego przyjęty. Nie wprowadzono obowiązku pisemnej informacji, jednak taka forma jest wskazana ze względów dowodowych i praktycznych.

Miejsce pracy należy określić w sposób zapewniający pracownikom pełną informację. W informacji o zatrudnieniu niepełnoetatowym i/lub etatowym można dodatkowo określić, czy zatrudnienie będzie miało charakter terminowy (na czas określony, na okres próbny, na zastępstwo), czy bezterminowy (na czas nieokreślony).

Do zawiadomienia na piśmie o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę i wynikających z tego skutkach dla przejmowanych pracowników w zakresie ich stosunków pracy zobowiązuje pracodawców par. 3 art. 23¹ k.p.

Obowiązek informacyjny dotyczy pracodawców, u których nie działają związki zawodowe. Natomiast pracodawcy, u których działają związki zawodowe, udzielają obowiązkowej informacji związkom zawodowym na podstawie art. 26¹ ustawy o związkach zawodowych.

Zawiadomienie powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Zmiana przewidywanej daty przejścia powoduje obowiązek ponowienia tej informacji.

Pełnej informacji o nowych warunkach zatrudnienia może udzielić nowy pracodawca, ale jednocześnie termin zawiadomienia poprzedza przejście, dlatego obowiązek informacji ciąży łącznie na obu pracodawcach – dotychczasowym i nowym. Wyjątkowo w przypadku przejścia zakładu pracy w wyniku spadkobrania obowiązek zawiadomienia obciąża tylko jednego, nowego pracodawcę.

Omawiany obowiązek obciąża pracodawców w stosunku do każdego pracownika z osobna i zostaje spełniony dopiero z chwilą, gdy pracownik mógł zapoznać się z treścią zawiadomienia. Tylko indywidualne, pisemne zawiadomienia zapewniają możliwość realizacji uprawnień wszystkim pracownikom, w tym przebywającym na urlopach lub nieobecnym w pracy z innych przyczyn. Ustne zawiadomienie nie spełnia wymogów stawianych przez przepis i w żadnym razie nie może powodować ujemnych skutków dla pracownika.

Brak zawiadomienia bądź jego niewłaściwa forma lub treść nie może wywołać żadnych negatywnych skutków dla pracownika, a zwłaszcza uniemożliwić mu skorzystanie z jego uprawnienia do rozwiązania stosunku pracy za siedmiodniowym uprzedzeniem. Ponadto pracodawcy, którzy nie poinformują pracownika o przejściu zakładu pracy albo poinformują pracownika w sposób niezupełny, mogą odpowiadać wobec pracownika za ewentualną szkodę na podstawie przepisów prawa cywilnego (art. 471 k.c. w związku z art. 300 k.p.). Natomiast pracownik nie może z powodu braku powiadomienia rozwiązać umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy w trybie art. 55 par. 1¹ k.p. (por. wyrok SN z 6 maja 2003 r., I PKN 219/01, pr. pracy 2004/2, s. 34).