Pracodawca może żądać ujawnienia tylko niektórych danych osobowych

Przepisy prawa pracy określają jednoznacznie, o jakie informacje pracodawca może występować od kandydata, a później pracownika. Istotne jest to z punktu widzenia uprawnień wynikających z art. 51 ust. 1 Konstytucji RP. Zgodnie z tym przepisem nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie odrębnej ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

Od kandydata do pracy pracodawca może domagać się wyłącznie danych i dokumentów wymienionych w art. 22¹ k.p. oraz w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Z przepisów tych wynika, że od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można żądać informacji obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 22¹ par. 1 k.p.). Dane udostępniane są w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Oświadczenie może mieć formę kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (par. 1 ust. 1 rozporządzenia). W przypadku zatrudnienia, dokument ten dołącza się do akt osobowych pracownika i przechowuje w części A. Wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. Nie jest on obowiązkowy, lecz pomocniczy (ust. 4 par. 1 rozporządzenia). Oznacza to, że pracodawca może stosować własny wzór, dostosowując ten z rozporządzenia do własnych potrzeb, ale nie może żądać innych informacji niż wynikające z art. 22¹ k.p. czy z odrębnych przepisów prawa (np. dane o niekaralności na podstawie ustawy o służbie cywilnej). Warto podkreślić, że kwestionariusz osobowy jest dokumentem zawierającym podlegające ochronie dane osobowe. Za dane osobowe uznaje się każdą informację dotyczącą osoby fizycznej, pozwalającą na określenie tożsamości tej osoby, a także informacje dotyczące zidentyfikowanej osoby (art. 6 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych). W zakresie nieuregulowanym w art. 22¹ k.p. stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Pracodawca może także żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia: świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów to potwierdzających, które obejmują okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Ponadto może wymagać przedstawienia dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, niezbędne do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (par. 1 rozporządzenia). Do 27 lipca 2006 r. przepisy zezwalały na domaganie się od kandydata do pracy podania zdjęcia. Obecnie regulacja ta została uchylona, jednakże pracownik może złożyć zdjęcie z własnej inicjatywy, np. w CV.

Ponadto pracodawca ma prawo domagać się podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, np. może pytać o obywatelstwo urzędników. Niedopuszczalne są inne pytania, jednakże żądaną wiedzę można pozyskać w ten sposób, że np. kandydat przekaże je z własnej inicjatywy w życiorysie. W szczególności podczas rekrutacji kandydatek niedozwolone jest domaganie się od niej złożenia oświadczenia, że nie jest w ciąży, z wyjątkiem przypadku gdy stara się o zatrudnienie przy pracach wzbronionych kobietom w tym stanie. Nie można także żądać od pracownika przedstawienia innych dokumentów niż wymienione w powyższym rozporządzeniu, chyba że wynika to z przepisów, np. zezwolenie na zatrudnienie cudzoziemca, zaświadczenie o niekaralności. Pracodawca może zatem uzyskać informacje o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego wyłącznie wtedy, gdy z przepisów ustawy regulującej wykonywanie określonego zawodu lub prowadzenie określonej działalności wynika wymóg niekaralności (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, Dz.U. nr 50, poz. 580 z późn. zm.). Od pozostałych pracowników pracodawca nie może wymagać powyższych informacji, ale pracownicy mogą je składać z własnej inicjatywy.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności (np. potwierdzenie znajomości języków obcych – FC, TOEFEL; prawo jazdy) i osiągnięcia zawodowe (np. wyróżnienie za osiągnięcie najwyższej sprzedaży w regionie), świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. zaświadczenie z urzędu gminy potwierdzające okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym (ustawa z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy).

Należy też pamiętać, że pracodawca przed zatrudnieniem pracownika ma obowiązek uzyskać od niego oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych (art. 36 ust. 6 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Dz.U. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.). Jeżeli pracodawca zatrudni osobę zarejestrowaną jako bezrobotna, ma obowiązek w ciągu pięciu dni zawiadomić właściwy powiatowy urząd pracy (art. 36 ust. 7 ustawy). Ustawa definiuje zatrudnienie jako wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy oraz stosunku służbowego (np. służba więzienna) i umowy o pracę nakładczą (art. 2 ust. 25 ustawy). Niezawiadomienie jest zagrożone karą grzywny nie niższą niż 3 tys. zł (art. 110 ustawy). W praktyce oświadczenie o pozostawaniu bądź niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych jest składane w kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Jeżeli kandydat zostanie zatrudniony, pracodawca ma prawo żądać już od pracownika podanie także numeru PESEL, innych jego danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 22¹ par. 2 k.p.). Przykładowo dotyczy to pracowników niepełnosprawnych czy pracowników określonych religii i wyznań, którzy zamierzają uzyskać zwolnienie na czas niezbędny do obchodzenia świąt za odpracowaniem. Ponadto, zgodnie z pomocniczym wzorem kwestionariusza osobowego dla pracownika (załącznik nr 1a do rozporządzenia), pracodawca może domagać się danych związanych z powszechnym obowiązkiem obrony. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania także danych osobowych innych osób, o których mowa w art. 22¹ par. 1 i 2 k.p., czyli dzieci, małżonka, osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku (art. 22¹ par. 3 k.p.). Oczywiście można poprzestać jedynie na złożeniu oświadczenia, np. w sytuacji gdy nie ma żadnych wątpliwości co do prawdziwości podanych informacji.

Jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych jest prawo do wynagrodzenia. Realizacja obowiązków ubezpieczeniowo-podatkowych związanych z wynagradzaniem wymaga przesłania do odpowiednich urzędów danych o pracowniku, które jest on obowiązany udostępnić pracodawcy.

Zasadą jest wypłata do rąk pracownika. Jednakże w praktyce najczęściej korzysta się z możliwości, jaką daje art. 86 par. 3 k.p., zgodnie z którym wynagrodzenie pracodawca może wpłacać na wskazane przez pracownika konto bankowe, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Koszty przelewu obciążają pracodawcę. W związku z realizacją tego przepisu pracownik powinien dostarczyć pracodawcy aktualny numer rachunku. Jeżeli nie dostarczy takiej informacji, nie może domagać się od pracodawcy odszkodowania za zwłokę, nawet jeżeli z tego tytułu poniósł szkodę. W razie sporu to pracodawcę obciąża dowód, że nie ponosi odpowiedzialności za zwłokę. Jednakże nawet w takiej sytuacji należy wypłacić pracownikowi odsetki, gdyż przysługują one także wtedy, gdy pracownik nie poniósł żadnej szkody z powodu opóźnienia lub było ono następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności (art. 481 par. 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.).

Ponadto pracownik, który wnioskuje o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien liczyć się z koniecznością udzielenia pracodawcy informacji o sytuacji materialno-życiowej, która jest podstawą przyznania świadczenia, zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i jego regulaminem (por. wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).

Zazwyczaj pracodawcy nie żądają od pracownika informacji, czy należy dokonywać potrąceń z jego wynagrodzenia. Do stosownego powiadomienia zobowiązane są bowiem organy prowadzące egzekucję oraz poprzedni pracodawca w świadectwie pracy. Wówczas to nie na pracowniku, lecz na aktualnym pracodawcy ciążą obowiązki informacyjne. Jeżeli bowiem przedstawione przez kandydata świadectwo pracy zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, powinien zawiadomić o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (par. 5 rozporządzenia w związku z art. 884 par. 3 k.p.c.). Natomiast gdy pracodawca, który nie otrzymał od pracownika świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był wcześniej zatrudniony, ma obowiązek zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi wydane przez poprzedniego pracodawcę zaświadczenie stwierdzające, że jego należności nie były zajęte (art. 884 par. 3 k.p.c.).

Jak wskazano wyżej – niedozwolone jest zadawanie podczas rekrutacji pytania, czy kandydatka do pracy jest w ciąży, z wyjątkiem przypadku gdy stara się o zatrudnienie przy pracach wzbronionych kobietom w tym stanie. Także podczas zatrudnienia pracownica nie ma obowiązku informowania pracodawcy, że jest w ciąży. Musi jednak wówczas liczyć się z brakiem możliwości korzystania z uprawnień przysługujących w takim okresie. Przykładowo zaświadczenie lekarskie, stwierdzające chorobę podczas ciąży, zawiera kod B. Jednakże na pisemny wniosek pracownicy lekarz nie umieszcza kodu B (art. 57 par. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Jednakże w takiej sytuacji nie może domagać się ona wypłaty 100 proc. wynagrodzenia chorobowego. Natomiast pracownica, która poinformuje pracodawcę o ciąży, ma obowiązek na wniosek pracodawcy przedłożyć zaświadczenie lekarskie. Nie musi ono odpowiadać żadnym szczególnym wymogom formalnym, ma być jedynie wydane przez lekarza i stwierdzać sam fakt, i ewentualnie stopień zaawansowania ciąży.

Co do zasady urlop macierzyński rozpoczyna się z mocy prawa z dniem urodzenia dziecka. Pracownica otrzymuje w szpitalu zaświadczenie, w którym wskazany jest dzień porodu. Jest to pierwszy dzień urlopu macierzyńskiego (art. 183¹ par. 2 k.p.). Zaświadczenie należy złożyć pracodawcy. Jest ono wystarczającą podstawą do domagania się urlopu macierzyńskiego. Pracodawca po jego otrzymaniu nie może uzależniać udzielenia urlopu od dostarczenia przez pracownicę odpisu aktu urodzenia dziecka. Natomiast, jeżeli pracownica zamierza wykorzystać kilka tygodni urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu, powinna zwrócić się do pracodawcy ze stosownym wnioskiem i przedstawić zaświadczenie określające przewidywaną datę porodu, wystawione przez lekarza na zwykłym druku (art. 53 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Wówczas pierwszym dniem urlopu będzie data wskazana we wniosku, a po porodzie pracownicy będzie przysługiwał urlop macierzyński niewykorzystany przed porodem aż do wyczerpania całego wymiaru (art. 180 par. 4 k.p.). Decyzja o wykorzystaniu co najmniej dwóch tygodni urlopu przed przewidywaną datą porodu należy wyłącznie do pracownicy. Zaświadczenia lekarskiego, np. od lekarza opiekującego się dzieckiem lub kobietą, można żądać także wtedy, gdy pracownica złożyła wniosek o udzielanie przerw na karmienie piersią. Obowiązkiem pracownicy jest bowiem udokumentowanie tego faktu. Pracodawca nie może jednak żądać informacji czy zaświadczenia o okresie karmienia. Przerwy przysługują przez cały okres karmienia piersią, niezależnie od czasu jego trwania.

Pracownik (zarówno kobieta, jak i mężczyzna), który składa wniosek o urlop wychowawczy, powinien w nim podać imię i nazwisko dziecka oraz datę jego urodzenia. Następnie wnioskodawca określa:

● datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu wychowawczego oraz

● okres dotychczas wykorzystanego urlopu wychowawczego na to samo dziecko.

Konieczność podania tych informacji wynika z ustalonego w kodeksie pracy wymiaru urlopu i możliwości jego wykorzystania w częściach.

Do wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego dołącza się pisemne oświadczenie drugiego z rodziców lub opiekunów dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku (par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 16 grudnia 2003 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego). Oświadczenia takiego nie składa się w razie:

● ograniczenia lub pozbawienia drugiego z rodziców władzy rodzicielskiej,

● ograniczenia lub zwolnienia z opieki drugiego z opiekunów dziecka,

● gdy zachodzą niedające się usunąć przeszkody do uzyskania takiego oświadczenia (np. jedno z rodziców przebywa za granicą, w szpitalu lub kontakt z nim jest bardzo utrudniony – w takich sytuacjach pracownik dołącza do wniosku dokumenty potwierdzające wymienione okoliczności, a jeśli ich dołączenie nie jest możliwe, konieczne jest złożenie pisemnego oświadczenia w tej sprawie),

● gdy dziecko ma tylko jednego rodzica albo opiekuna (par. 3 rozporządzenia z 16 grudnia 2003 r.).

Do wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego pracownik powinien także dołączyć oświadczenie o tym, że nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń w tym okresie oraz że nie posiada ustalonego prawa do emerytury lub renty. Oświadczenie to jest ważne, gdyż wskazuje, czy pracodawca ma obowiązek naliczania składek na ubezpieczenia z tytułu przebywania pracownika na urlopie wychowawczym.

Ponadto pracodawca ma prawo żądać pisemnego oświadczenia drugiego z rodziców lub opiekunów dziecka o okresie, w którym zamierza on korzystać z urlopu wychowawczego, jeżeli jednocześnie oboje będą przebywać na tym urlopie (par. 2 ust. 6 rozporządzenia z 16 grudnia 2003 r.). Wynika to z zasady, że tylko jeden rodzic lub opiekun może korzystać z urlopu, a wyjątkowo oboje jednocześnie przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy (art. 186 par. 3 k.p.). W takim przypadku do wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego dołącza się pisemne oświadczenie drugiego.

W czasie urlopu wychowawczego pracownik ma prawo podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę lub szkolenie pod warunkiem, że nie wyłącza to możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (art. 186² par. 1 k.p.). Może to być zatrudnienie na podstawie stosunku pracy albo umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia, o dzieło). Nie wyklucza to także możliwości prowadzenia własnej działalności gospodarczej albo innej działalności, np. wolontariat, praca społeczna. Pracownik nie ma obowiązku występować do pracodawcy o zgodę na podjęcie pracy, działalności lub nauki, a pracodawca nie może mu tego zabronić. Jedynym warunkiem łączenia faktu przebywania na urlopie wychowawczym z podjęciem pracy, działalności albo nauki jest to, by pracownik miał nadal możliwość sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim miejscu będzie on sprawował osobistą opiekę nad dzieckiem – nie musi to być miejsce zamieszkania pracownika. Pracodawca nie ma prawa domagać się od pracownika informacji na temat jego aktywności podczas korzystania z urlopu wychowawczego. Jednakże, w razie ustalenia, że pracownik trwale zaprzestał sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu i wezwać go do stawienia się do pracy w terminie przez siebie wskazanym, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia powzięcia takiej wiadomości i nie wcześniej niż po upływie trzech dni od dnia wezwania (art. 186² par. 2 k.p.). Takie same uprawnienia ma pracodawca, jeżeli stwierdzi, że z urlopu wychowawczego korzystają w tym samym czasie oboje rodzice lub opiekunowie dziecka przez okres przekraczający trzy miesiące (art. 186² par. 3 k.p.). Jeżeli pracownik nie stawi się do pracy, pracodawca ma prawo rozwiązać z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (por. wyrok SN z 4 grudnia 1997 r., I PKN 416/97, OSNAPiUS 1998/20/596 oraz wyrok SN z 22 listopada 2001 r., I PKN 700/00, OSNP 2003/21/517).

Oprócz urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, wychowawczego, obniżenia wymiaru etatu przysługują także inne uprawnienia związane z rodzicielstwem (art. 189¹ k.p.). W związku z tym pracodawca ma prawo domagać się złożenia przez pracownika oświadczenia, czy zamierza z nich korzystać.

Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze korzystania lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień składa się w aktach osobowych pracownika, w części B – par. 6 ust. 2 lit. c) rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Prawo pracy nie nakłada na pracownika obowiązku udowodnienia, że drugi rodzic lub opiekun dziecka nie korzysta z uprawnień. Za wystarczające należy uznać oświadczenie pracownika o tym fakcie. Obowiązkowa jest forma pisemna oświadczenia. Powinien to być dokument zawierający podpis pracownika, a nie np. notatka pracodawcy o zakresie korzystanie z uprawnień.

Zgodnie z wyrokiem SN z 12 września 2008 r. (I PK 25/08, Legalis), pracodawca nie może być pozbawiony wiedzy o miejscu zamieszkania lub innym adresie pracownika w zakresie niezbędnym do podejmowania czynności ze sfery prawa pracy, a w każdym razie skutki zaniedbania lub zaniechania pracownika w tym zakresie nie mogą obarczać pracodawcy. Oznacza to, że można domagać się od pracownika informacji o nowym miejscu stałego czy czasowego zamieszkania (długi urlop, pobyt w sanatorium). Dotyczy to zwłaszcza pracownika, który powinien liczyć się z możliwością złożenia przez pracodawcy konkretnego oświadczenia. Obowiązek ten obciąża także pracownika w okresie wypowiedzenia, zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy. Pracownik, który opuści znane pracodawcy miejsce stałego pobytu, ponosi ryzyko nieokreślenia miejsca kontaktu z pracodawcą. To pracownika obarczają konsekwencje w postaci uznania za skuteczne doręczenia wysłanego pod jego jedyny znany adres.

Niepowiadomienie pracodawcy o zmianie adresu zamieszkania nie chroni pracownika przed skutecznym doręczeniem wypowiedzenia czy oświadczenia o zwolnieniu dyscyplinarnym. Natomiast brak informacji może stanowić przeszkodę do natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę bez winy pracownika w trybie art. 53 k.p. Dlatego przed rozwiązaniem umowy na podstawie art. 53 k.p. pracodawca powinien założyć, że pracownik uzyska prawo do świadczenia rehabilitacyjnego i rozwiązać umowę dopiero po upływie trzech miesięcy od dnia następnego po upływie okresu pobierania zasiłku chorobowego. Ponadto, ze względu na możliwość pomyłki w obliczeniach, warto odczekać jeszcze kilka dni. Należy tak postąpić nawet mimo oświadczenia pracownika, że nie będzie występował o takie świadczenie. Warto zauważyć, że 6 kwietnia 2007 r. (II PK 263/06, OSNP 2008/9-10/128) Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, wiedząc o niezdolności do pracy pracownika, powinien brać pod uwagę, iż w momencie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia nie upłynął jeszcze trzymiesięczny okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego. Ochrona trwa nawet wtedy, gdy pracodawca nie mógł wiedzieć o tym, że pracownik otrzyma to świadczenie z opóźnieniem. Nie ma znaczenia, że pracownik występuje o świadczenie rehabilitacyjne np. dwa i pół miesiąca po ustaniu wypłaty zasiłku chorobowego. Powyższy wyrok dotyczył pracownicy, która wystąpiła do ZUS o przyznanie jej świadczenia rehabilitacyjnego 15 czerwca, mimo że okres ochronny zakończył się 26 marca. Decyzją z 21 lipca ZUS przyznał jej prawo do świadczenia rehabilitacyjnego za okres od 27 marca.