Kiedy i jak pracodawca może nakładać kary porządkowe

W ramach kodeksowej instytucji odpowiedzialności porządkowej, nie tylko pracodawca ma określone uprawnienia, ale także pracownicy zostali wyposażeni w środki obrony przed jego arbitralnymi decyzjami. Toteż nakładanie kar porządkowych nie może wynikać z chwilowych emocji, lecz wymaga rozważnych decyzji podejmowanych w ramach procedury określonej w kodeksie pracy.

W zasadzie pracodawca ma możliwość wyboru kary porządkowej, ale jego swobodę ograniczają przepisy kodeksu pracy, które wymieniają rodzaje dopuszczalnych kar. Są nimi upomnienie, nagana i kara pieniężna. Wybór spośród nich jest już sprawą pracodawcy, choć w zakresie kary pieniężnej ustawodawca wskazuje, w przypadku jakich naruszeń można ją zastosować. W każdym razie dotkliwość kary powinna być adekwatna do przewinienia pracownika.

Kwestią odrębną jest posiłkowanie się przez pracodawcę w zakresie dyscyplinowania pracowników mechanizmami płacowymi. Kodeks pracy w aktualnym brzmieniu nie zabrania bowiem w razie naruszenia przez pracownika obowiązków jednoczesnego stosowania środków oddziaływania płacowego i kar porządkowych. Toteż znaną praktyką jest traktowanie ukarania pracownika jako reduktora premiowania, co bez wątpienia czyni karę porządkową bardziej dotkliwą dla pracownika.

Oceny zachowania pracownika i jego skutków dokonuje pracodawca. W jego gestii pozostaje więc decyzja, czy w ogóle nałożyć na pracownika sankcje porządkowe, a jeśli nie ma w tym względzie wątpliwości, to jaka ma być to kara. W tym drugim przypadku jest on zobligowany uwzględnić kryteria wymienione w kodeksie pracy, tj. w szczególności stopień winy pracownika, rodzaj naruszonego przez niego obowiązku pracowniczego oraz jego ogólny stosunek do pracy.

Kara porządkowa może być wymierzona pracownikowi, który, mówiąc najogólniej, nie przestrzega reguł porządkowych ustalonych w zakładzie pracy. Kodeks pracy precyzuje, że chodzi tu o nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych. Konkretne obowiązki pracownicze w ramach ustalonej organizacji i porządku określa regulamin pracy, względnie inne dokumenty obowiązujące w zakładzie.

Pracodawca może także ukarać pracownika za nieprzestrzeganie reguł czasu pracy. Odpowiedzialności porządkowej podlega bowiem pracownik, który postępuje wbrew przyjętym zasadom potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Kara porządkowa może być także wymierzona pracownikowi, który opuszcza pracę bez usprawiedliwienia, stawia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywa alkohol w czasie pracy.

Przepisy kodeksu pracy ustanawiają określoną procedurę nakładania kar porządkowych. Jest to o tyle istotne dla pracodawcy, że uchybienia w tym zakresie mogą skutkować uchyleniem nałożonej kary porządkowej. Dla uproszczenia można postępowanie to podzielić na trzy etapy. Pierwszym etapem jest wysłuchanie pracownika, które musi mieć miejsce przed zastosowaniem kary, drugim - podjęcie decyzji o wymierzeniu kary i wreszcie trzecim - pisemne zawiadomienie pracownika o zastosowanej karze.

Zanim jednak tryb ten zostanie wszczęty, pracodawca musi wiedzieć, czy nałożenie kary porządkowej jest dopuszczalne. W przeciwnym razie z inicjatywy pracownika wymierzona kara może zostać uchylona przez sąd pracy. Istotny jest przede wszystkim termin, w jakim pracodawca musi zareagować na zachowanie pracownika. Termin ten jest jednolity niezależnie od rodzaju naruszenia i kary, jaką zamierza pracodawca wymierzyć. Ukaranie pracownika nie jest bowiem możliwe po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Wysłuchanie pracownika ma przede wszystkim umożliwić mu złożenie wyjaśnień dotyczących jego zachowania. Dlatego też czynność ta musi mieć miejsce przed zastosowaniem kary. Pracodawca nie powinien jej bagatelizować, gdyż pominięcie tego etapu może spowodować uchylenie wymierzonej kary porządkowej, jeżeli pracownik zdecyduje się wnieść powództwo do sądu pracy.

Kodeks pracy wymaga od pracodawcy wysłuchania pracownika, a więc wskazuje na ustną formę złożenia wyjaśnień. Nie stoi to jednak na przeszkodzie sporządzeniu przez pracodawcę notatki z rozmowy, która może mieć znaczenie w celach dowodowych. Także sam pracownik może wybrać inny sposób przedstawienia swoich racji, składając wyjaśnienia na przykład w formie pisemnej.

Kodeks pracy normuje także sytuację, w której spełnienie obowiązku wysłuchania jest niemożliwe z powodu absencji zainteresowanego. Otóż jeżeli z powodu nieobecności w pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu przewidziany dla jego ukarania nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy

Po wysłuchaniu pracownika pracodawca podejmuje decyzję o ukaraniu względnie odstępuje od tego zamiaru, jeśli w świetle informacji uzyskanych od pracownika uznaje to za nieuzasadnione. Na tym etapie nie jest konieczne pismo, gdyż obowiązek zachowania formy pisemnej dotyczy tylko zawiadomienia pracownika o udzieleniu kary porządkowej, a nie jej nałożenia (zob. wyrok z 21 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 70/99; OSNAP 2000/15, poz. 583).

Decyzję o ukaraniu pracodawca podejmuje samodzielnie, ale powinien on wziąć pod uwagę rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Kodeks pracy nie precyzuje innych wymagań, ale posługując się zwrotem "w szczególności", pozostawia pracodawcy margines swobody w uwzględnieniu dodatkowych okoliczności sprawy. Wydaje się oczywiste, że pracodawca powinien wziąć także pod uwagę wyjaśnienia złożone przez pracownika.

Pracodawca swoją wolę w zakresie ukarania pracownika ujawnia w chwili podpisania pisma o wymierzeniu kary i dla niego ten moment jest decydujący. Słusznie jednak w orzecznictwie SN zauważa się, że z punktu widzenia skutków jego decyzji dla pracownika nie jest istotne, kiedy pismo zostanie podpisane przez pracodawcę, lecz chwila zawiadomienia pracownika o zastosowanej karze, która uruchamia dla niego procedurę odwoławczą (zob. wyrok SN z 4 marca 1999 r., sygn. akt I PKN 605/98; OSNAPiUS 2000/8 poz. 307).

Pracownik, wobec którego zastosowano karę porządkową, może bronić się przed decyzją pracodawcy i poddać ją weryfikacji sądu pracy. Dlatego musi mieć on świadomość, jakie zarzuty stawia mu pracodawca. To z kolei sprawia, że szczególne znaczenie ma obowiązek zawiadomienia pracownika o nałożeniu kary i właściwe sformułowanie jego treści.

W praktyce może natomiast pojawiać się trudność w opisaniu zachowania pracownika, tak aby nie narazić się na uchylenie kary porządkowej. Kodeks pracy nie zawiera bowiem bliższych wskazówek w tym zakresie, wymagając jedynie, aby zawiadomienie miało formę pisemną i wskazywało rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Pracodawca powinien zatem wskazać konkretny czyn będący przedmiotem ukarania. Jeżeli chodzi o jego sprecyzowanie, to trzeba uczynić to w sposób niebudzący wątpliwości. Nabiera to szczególnego znaczenia, gdy pracodawca decyduje się na uzasadnienie swojej decyzji. Orzecznictwo SN stoi na stanowisku, że jeżeli pracodawca przyjmuje takie rozwiązanie, wyodrębniając w piśmie sentencję i uzasadnienie, to musi się liczyć z tym, że spełnienie wymagań z kodeksu pracy oceniane będzie głównie na podstawie tego, co zostało zawarte w jego sentencji, a nie w uzasadnieniu (zob. wyrok SN z 17 lutego 1999 r., sygn. akt I PKN 580/98; OSNAP 2000/7, poz. 264).

Uzasadnienie decyzji pracodawcy może być pożądane w sytuacji, gdy na ocenę zachowania się pracownika ma wpływ splot różnych okoliczności albo wówczas, gdy pracodawca stosuje wobec pracownika karę, która w jego odczuciu może być zbyt surowa, np. pracownikowi wcześniej niekaranemu pracodawca udziela od razu nagany. W przypadkach niebudzących wątpliwości należałoby raczej postulować ostrożne formułowanie zbyt rozbudowanych pism. Odpis zawiadomienia należy złożyć do akt osobowych pracownika.

@RY1@i02/2009/231/i02.2009.231.185.002a.001.jpg@RY2@

Wzór zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej

Pracownik nie stawił się w pracy przez dwa dni i nie usprawiedliwił swojej nieobecności. Za takie zachowanie pracodawca może ukarać pracownika, i to stosując najbardziej dotkliwą sankcję w postaci kary pieniężnej. Pracodawca musi jednak pamiętać o tym, że zakres jej stosowania został ograniczony w granicach ochrony wynagrodzenia za pracę. Za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być bowiem ona wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Natomiast łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych oraz na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, a także zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.

Pracodawca nie jest zadowolony z wyników pracy pracownika. Za niewypracowanie nałożonych norm sprzedażowych w ostatnim kwartale ukarał go karą nagany. Kary porządkowe mogą być stosowane tylko za naruszenie reguł porządkowych. Takiej karze nie może natomiast podlegać brak dostatecznej inicjatywy po stronie pracownika i niska wydajność jego pracy. Wynika to z tego, że nienależyte wykonanie obowiązków związanych z powierzoną pracą lub niespełnienie oczekiwań pracodawcy nie stanowi generalnie naruszenia reguł porządkowych, co nie wyklucza ujemnej oceny pracodawcy. Niewypracowanie norm ustalanych zwykle w celu podniesienia efektywności sprzedaży może pociągać za sobą innego rodzaju konsekwencje dla mało aktywnego lub niewydajnego pracownika. Pracodawca może tę okoliczność uwzględnić przy decyzjach płacowych, a w ostateczności rozważyć potrzebę dalszego zatrudniania pracownika.

● nieprzestrzeganie ustalonych reguł czasu pracy,

● nieprzestrzeganie porządku w procesie pracy i ustalonej organizacji pracy,

● łamanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwpożarowych,

● opuszczania pracy bez usprawiedliwienia,

● stawianie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w pracy.

Danuta Klucz

gp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 108-111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 z późn. zm.).