Pracodawca musi zwrócić niewłaściwie użyte środki z funduszu socjalnego

Sprawa o zwrot środków zakładowemu funduszowi świadczeń socjalnych nie jest sprawą cywilną tylko sprawą z zakresu prawa pracy. Rozpatruje ją zatem sąd pracy (por. wyrok SN z dnia 16 sierpnia 2005 r., I PK 12/05, OSNP 2006/11-12/182).

Legitymowanym biernie w takiej sprawie (czyli pozwanym) powinien być pracodawca, który ma zdolność sądową i procesową, choćby nie posiadał osobowości prawnej (art. 460 par. 1 k.p.c.). Czynnie legitymowana do wystąpienia z takim roszczeniem może być nie tylko zakładowa, ale i międzyzakładowa organizacja związkowa obejmująca swoim działaniem pozwanego pracodawcę.

Uprawnienie do wystąpienia na drogę sądową z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz przyznaje związkom zawodowym art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Legitymacja procesowa pracodawcy w tego typu sprawie wynika z art. 3 ustawy, zgodnie z którym obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obciąża właśnie pracodawcę. Dotyczy to jednak tych pracodawców, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

W przypadku zatrudnienia mniejszej liczby pracowników utworzenie funduszu jest fakultatywne. Jeżeli jednak zostanie on utworzony, to ochrona sądowa środków wydatkowanych z tego funduszu również przysługuje. Pracodawca w każdym przypadku administruje środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dlatego to on jest podmiotem odpowiedzialnym za niewłaściwe dysponowanie nimi.

W myśl art. 27 ustawy, ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Przyznawanie pracownikom świadczeń z tego funduszu dokonywane jest również w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Związek ma prawo kontroli wydatkowania środków z funduszu świadczeń socjalnych, a w przypadku stwierdzenia uchybień w tym zakresie wniesienia pozwu do sądu, o ich zwrot. Jest to możliwe jeżeli pracodawca nie zgodzi się na korektę wydatkowania środków dobrowolnie.

Pozew o zwrot środków funduszowi świadczeń socjalnych może być złożony najczęściej wtedy, gdy pracodawca wydatkuje środki należne funduszowi świadczeń socjalnych na inne cele niż te określone ustawą. Bez znaczenia dla rozstrzygnięcia takiego powództwa pozostawała będzie jednak okoliczność, że pracodawca nie wydał ich na własne potrzeby, tylko przyznał je pracownikom. Badaniu podlega bowiem przede wszystkim to, czy kwoty takie użyte zostały na działalność socjalną.

Działalność powyższa to w rozumieniu przepisów ustawy - usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W regulaminie zakładowym określono, iż środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przyznane być mogą w określonej części w charakterze zapomogi osobom w bardzo trudnej sytuacji materialnej. Pracodawca zdecydował, iż środki te zostaną podzielone po równo na rzecz wszystkich pracowników. Takie działanie naruszało ustawowe kryteria przyznania środków z funduszu socjalnego, co uzasadnia w przypadku ich rozdysponowania na podstawie regulaminu roszczenie o ich zwrot.

Wydatkowanie środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi być ponadto zgodne nie tylko z przepisami ustawy, ale również z zakładowymi przepisami prawa pracy. Najczęściej bowiem jest tak, iż zasady wypłaty tych środków zostają szczegółowo określone dopiero w regulaminie.

Postanowienia takiego regulaminu nie mogą być natomiast sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jest to zatem kolejna okoliczność, która może być ustala przez sąd, ponieważ pracodawca nie może określić w sposób dowolny kryteriów przyznania środków, i jest w tym zakresie ograniczony przepisami ustawy.

Jako typowo sprzeczne z kryterium socjalnym uznaje się przykładowo przyznanie pomocy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych według kryterium stażu pracy, które jest całkowicie oderwane od sytuacji materialnej uprawnionych do świadczeń. Gdyby zatem pracodawca takie kryterium przyjął, to niezależnie od tego, czy dokonał wypłaty środków z funduszu świadczeń socjalnych, naruszając regulamin, czy też nawet określając w ten sposób zasady ich wypłaty w regulaminie, narazić się może na złożenie przez organizację związkową pozwu o zwrot tych środków. Jest tak dlatego, że to pracodawca odpowiada za zgodność zakładowych przepisów prawa pracy z przepisami ustawy.

Według Sądu Najwyższego kryterium socjalne przyznawania środków musi być stosowane przy udzielaniu pomocy pracownikom, nie jest natomiast obowiązkowe przy wydatkowaniu tej części środków, która przeznaczona jest na imprezy okolicznościowe czy integracyjne dla ogółu pracowników (por. wyrok z 23 października 2008 r. (II PK 74/08, LEX nr 492379).

Inną często spotykaną podstawą powództw o zwrot środków do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest zarzut naruszenia wymaganych w art. 27 ustawy uzgodnień z zakładową organizacją związkową wydatkowania środków (por. wyrok SN z 19 listopada 1997 r., I PKN 373/97, OSNP 1998/17/507). Najczęściej szczegółowe zasady sposobu uzgadniania z zakładową organizacją związkową wypłaty środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określane są również w regulaminach ich wypłaty, dlatego zachowanie trybu tych uzgodnień podlega ocenie sądu.

Pracodawca decydujący się na naruszanie zasad dotyczących wydatkowania środków z funduszu świadczeń socjalnych pamiętać musi również o tym, że gdy zostanie przeciwko niemu skierowane żądanie zwrotu tych środków, zwykle nie będzie mógł powołać się w oparciu o art. 8 k.p., iż roszczenie organizacji związkowej jest sprzeczne ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego (wyrok SN z 22 sierpnia 2004 r., I PK 22/03, OSNP 2005/6/80).

W samych zasadach wydatkowania środków z tego funduszu określonych w ustawie zawarte są bowiem zasady współżycia społecznego oraz społeczno-gospodarcze przeznaczenie środków z tego funduszu.

Pracodawca, naruszając przepisy ustawy przez wydatkowanie środków funduszu socjalnego bez zachowania kryterium socjalnego, narusza równocześnie zasady współżycia społecznego oraz działa niezgodnie ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tych środków, gdyż są one uwzględnione w przepisach ustawy.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art. 8 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).