Jak udziela się urlopu na żądanie

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Trzeba przede wszystkim zaznaczyć, że urlop na żądanie nie zwiększa przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu. Chodzi bowiem o cztery dni urlopu przysługujących pracownikowi w każdym roku kalendarzowym, nie zaś o dodatkowe dni urlopu. Jest to zatem część urlopu udzielana w szczególnym trybie, ale w ramach przysługującej pracownikowi puli urlopowej.

Pracodawca przed udzieleniem pracownikowi urlopu (w zwykłym trybie czy jako urlopu na żądanie) musi ustalić przede wszystkim, czy pracownik nabył prawo do urlopu i w jakim wymiarze. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Chodzi o podejmowanie przez pracownika pierwszej w życiu pracy i nabycie w związku z tym cząstkowego prawa do urlopu. Nabycie tego prawa następuje z upływem miesiąca. Wprawdzie zgodnie z art. 112 k.c. termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca, ale - jak wskazuje orzecznictwo Sądu Najwyższego - przepis ten w tym wypadku nie będzie miał zastosowania. Trzeba zatem liczyć miesiąc potocznie - w przypadku podjęcia pracy w pierwszym dniu miesiąca - od tego dnia, do ostatniego dnia miesiąca. W przypadku zaś przerw w pierwszym zatrudnieniu - miesiąc oznaczać będzie 30 dni. Jeśli pracownik podejmie pracę w trakcie miesiąca, to nabędzie prawo do pierwszego urlopu w następnym miesiącu z dniem bezpośrednio poprzedzającym dzień rozpoczęcia pracy. Jeśli zatem przykładowo pracownik zatrudniony został 1 listopada, to z dniem 30 listopada nabył prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 20 dni, co daje 1,66 dnia urlopu.

Ponieważ dla możliwości udzielenia urlopu na żądanie nie ma znaczenia, czy pracownik nabył prawo do pierwszego czy kolejnego urlopu, to po miesiącu pracy pracownik może skorzystać z jednego dnia urlopu na żądanie. Pracodawca powinien zatem uwzględnić wniosek pracownika.

Istotnym w praktyce problemem jest to, w którym momencie pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie. Ze zdania drugiego art. 167² k.p. wynika jedynie, że pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Brak przy tym precyzyjnego określenia, jak rozumieć pojęcie dzień rozpoczęcia urlopu i wyjaśnienia, czy chodzi o początek, czy też może o koniec takiego dnia. Związane jest to z wzajemną relacją pojęć dnia pracy oraz doby pracowniczej rozumianej jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Trzeba pamiętać, że nie zawsze doba pracownicza realizowana jest w tej samej dobie astronomicznej. Dotyczy to w szczególności pracy na zmiany. W związku z tym składane są różne propozycje w zakresie możliwości zgłoszenia przez pracownika wniosku o urlopu na żądanie. Jeśli przyjąć, że wniosek o urlop na żądanie pracownik może złożyć do końca dnia kalendarzowego, w którym rozpoczyna korzystanie z urlopu na żądanie, to co do pierwszego dnia urlopu na żądanie pracownik może niejako wymusić go na pracodawcy, ponieważ zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu mogłoby wówczas nastąpić nie tylko już po rozpoczęciu godzin pracy pracownika przewidzianych na dany dzień według obowiązującego go rozkładu czasu pracy, ale nawet po zakończeniu godzin pracy. Poza tym dopuszczenie możliwości zgłoszenia wniosku o udzielenie urlopu na żądanie po godzinach pracy pracownika przypadających na dany dzień w istocie pozbawiłoby pracodawcę sposobności podjęcia decyzji o udzieleniu urlopu, bo faktycznie pracownik udzielałby sobie tego urlopu sam. Sytuacja ta może w istotny sposób dezorganizować pracę u danego pracodawcy. Tego rodzaju argumenty przedstawił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346) w którym przyjął, że pracownik powinien zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale przed rozpoczęciem swojego dnia pracy (przed godziną, od której powinien pracować według obowiązującego go rozkładu czasu pracy).

Pytanie sprowadza się do ustalenia, czy urlop na żądanie jest udzielany przez pracodawcę, czy też pracownik jedynie informuje pracodawcę o okresie korzystania z takiego urlopu i sam może decydować o jego rozpoczęciu (bez uzyskania zgody pracodawcy). Pomimo szczególnego charakteru urlopu na żądanie i obowiązku uwzględnienia (co do zasady) wniosku pracownika o taki urlop decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Niedopuszczalne jest zatem samodzielne udzielanie sobie tego urlopu przez pracownika. Samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie upoważniałoby zatem pracownika do rozpoczęcia korzystania z takiego urlopu. Za koncepcją udzielania urlopu na żądanie przez pracodawcę opowiedział się też Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346). Mając jednak na uwadze charakter uprawnienia pracownika, trzeba uznać, że decyzja pracodawcy w sprawie ewentualnej (w wyjątkowej sytuacji) odmowy udzielenia urlopu powinna zostać podjęta (i zakomunikowana) pracownikowi niezwłocznie. W moim przekonaniu, jeśli pracownik składa wiosek o urlop na żądanie i pracodawca nie sprzeciwia się takiemu wnioskowi, to takie milczenie należy zakwalifikować jako zgodę (dorozumianą) na udzielenie urlopu. Przyjęcie innej interpretacji (uznanie, iż pracownik powinien oczekiwać na wyrażoną wprost i jednoznaczną w swej treści zgodę pracodawcy na swój wniosek), mogłoby niejednokrotnie uniemożliwić pracownikowi realizację jego uprawnienia. W podobnym duchu wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04, OSNP 2005/17/271), uznając, że nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu w trybie art. 167² k.p., na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.

Urlopu wypoczynkowego (takim urlopem jest również urlop na żądanie) udziela się w dniach, ale rozlicza go w godzinach. Zasadniczo (kodeksowo) przy udzielaniu urlopu jeden jego dzień odpowiada ośmiu godzinom pracy. Zatem wymiar urlopu pracownika zatrudnionego na pełny etat może wynosić 208 godzin (26 dni urlopu x 8 godzin = 208 godzin) albo 160 godzin (20 dni urlopu x 8 godzin = 160 godzin). Udzielając urlopu, pracodawca odlicza od określonego jego wymiaru faktyczną liczbę godzin' którą pracownik miałby przepracować w dniach' na które przypada urlop. Brak jest w kodeksie pracy przepisu, który daje podstawę do proporcjonalnego (odpowiednio do wymiaru czasu pracy pracownika) ustalenia liczby dni urlopu na żądanie (w przypadku 1/2 etatu nie cztery dni a dwa dni). Zatem pracownikowi zatrudnionemu na pół etatu także przysługują cztery dni urlopu na żądanie. Nie można jednak uznać, że cztery dni takiego urlopu zawsze oznaczają 32 godziny. Może się okazać, że - w zależności od systemu i rozkładu oraz wymiaru czasu pracy danego pracownika - liczba godzin udzielonego urlopu na żądanie może być różna. Większa będzie u pracownika zatrudnionego np. w równoważnym systemie czasu pracy przy pilnowaniu przy wydłużonym do 24 godzin dobowym wymiarze czasu pracy, a krótsza w przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu. Nie jest to sytuacja do końca prawidłowa, ale jeszcze gorsze skutki przynosi zastosowanie interpretacji, zgodnie z którą, skoro urlopu udziela się w dniach, a jeden dzień odpowiada ośmiu godzinom, to 4 dni urlopu na żądanie oznaczają zawsze prawo do wykorzystania 32 godzin takiego urlopu (4 dni x 8 godzin). Względy celowościowe przemawiają zatem za przyjęciem, że pracownik (bez względu na obowiązujący go system i wymiar czasu pracy) może w ciągu roku kalendarzowego cztery razy skorzystać z urlopu na żądanie bez względu na to, ile godzin danego dnia (w którym korzysta z urlopu) miał pracować.

Urlop na żądanie udzielany jest w łącznym wymiarze nieprzekraczającym czterech dni w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy

Celem realizacji w praktyce tej zasady pracodawcy zobowiązani są zamieścić odpowiednie informacje w tym zakresie w świadectwie pracy. Chodzi o dane niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy dotyczące urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Pracodawca powinien zatem podać w świadectwie pracy (w pkt 4 tego świadectwa - jeśli korzysta ze stanowiącego załącznik do tego rozporządzenia - urzędowego wzoru) liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny i (odrębnie) liczbę dni urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167² k.p. Wprawdzie w wyjaśnieniach na temat sposobu wypełniania świadectwa pracy zamieszczonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.) wskazano, że pracodawca powinien podać nie tylko liczbę dni urlopu na żądanie, ale też godzin takiego urlopu. Przy założeniu, że pracownik ma prawo w ciągu roku kalendarzowego cztery razy zgłosić wniosek o urlop na żądanie (za czym się opowiadam), to wystarczające w zupełności będzie wpisanie w świadectwie pracy tylko liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego na żądanie pracownika. W opisanej sytuacji należy wpisać, że pracownik wykorzystał cztery dni urlopu na żądanie. Niezbędne jest natomiast wskazanie godzinowej puli normalnego (zwykłego) urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.