Pracownika trzeba oddelegować

Przedsiębiorcy i samorządy, którzy w przyszłym roku zamierzają korzystać z unijnego dofinansowania z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), muszą pamiętać o nowych zaostrzonych wymaganiach dotyczących zatrudniania pracowników w projektach. Instytucje, które przyznają dotacje szkoleniowe w większym niż dotychczas stopniu, będą sprawdzać, czy podczas realizacji projektu są przestrzegane podstawowe zasady prawa pracy. Unijne środki nie mogą być przeznaczane na finansowanie wynagrodzeń pracowników, którzy już są zatrudnieni na etacie. Przedsiębiorca nie może więc przerzucić kosztów utrzymania swojego personelu do kosztów pokrywanych z dofinansowania unijnego. Jeśli chce zatrudnić swojego pracownika w projekcie, powinien go do niego oddelegować.

Pracownicy projektu mogą być zatrudniani na podstawie umowy o pracę. Powinna ona obejmować wszystkie zadania wykonywane przez pracownika w ramach projektu.

Przedsiębiorca lub inna instytucja, która otrzymała dofinansowanie na zrealizowanie projektu, może zatrudnić do pracy przy nim swojego pracownika. Lepiej jednak w takiej sytuacji pozyskać osobę z zewnątrz, ponieważ unika się zarzutu o podwójne finansowanie wynagrodzenia pracownika z dwóch źródeł: krajowego i unijnego. Własnego pracownika do projektu trzeba oddelegować, czyli zwolnić go z wykonywania części lub całości jego dotychczasowych obowiązków, które wynikały z umowy o pracę. Następnie należy zawrzeć umowę o oddelegowanie pracownika do wykonywania czynności w ramach projektu. Okres oddelegowania do projektu ma wynosić więcej niż 3 miesiące. Nie może jednak trwać dłużej niż do końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu. Umowa o pracę może zostać zawarta na czas dłuższy niż okres realizacji projektu, ale pracodawca musi mieć świadomość, że po tym okresie sam będzie musiał pokryć wynagrodzenie pracownika. Zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu powinno być odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę, zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy. Przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć wyczerpujące wskazanie w umowie o pracę wszystkich kategorii czynności, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu. Personel w projekcie może być zatrudniony również w niepełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie pracownika w takiej sytuacji ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przyjmując, że wynagrodzenie personelu zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy stanowi 100 proc. W takim przypadku wymiar czasu pracy w ramach projektu przyjmuje się na podstawie karty czasu pracy za dany okres. Wynagrodzenie za dany okres jest kwalifikowalne do wysokości wynikającej z karty czasu pracy i może podlegać kontroli. Pracownicy oddelegowani na część etatu nie mogą wykonywać zadań przewidzianych w projekcie i finansowanych ze środków unijnych w czasie pracy, który przeznaczają na swoje obowiązki wynikające z podstawowej umowy. Za tę pracę otrzymują bowiem wynagrodzenie od pracodawcy. Jeśli okazałoby się, że pracownicy wykonują zadania z projektu w czasie swojej pracy etatowej, taki wydatek może zostać zakwestionowany jako sfinansowany już z innego źródła.

Na gruncie obowiązujących przepisów jest możliwe zatrudnianie personelu projektu do wykonania konkretnych zadań na podstawie umowy cywilnoprawnej. Należy jednak unikać powierzania tej samej osobie więcej niż jednego zadania w projekcie lub zatrudniania jej w kilku projektach. W takiej sytuacji wydatki poniesione na wynagrodzenia przez przedsiębiorcę realizującego projekt mogą zostać zakwestionowane. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego pracuje jednak nad nowelizacją Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki. Pisząc wniosek o dofinansowanie, należy więc uwzględnić, że w przyszłym roku zasady zatrudniania pracowników w projekcie na umowach cywilnoprawnych mogą zostać zaostrzone. Instytucje wdrażające PO KL mogą kwestionować wynagrodzenia osób zatrudnionych w projekcie jednocześnie na podstawie stosunku pracy oraz umowy cywilnoprawnej.

Kwestia wynagradzania pracowników projektu jest rozstrzygana już na etapie pisania wniosku o dofinansowanie. Podmiot ubiegający się o dotację szkoleniową z PO KL, musi przedstawić we wniosku przewidywane koszty zatrudnienia osób w projekcie, zarówno tych, które będą nim zarządzać, jak i tych realizujących w nim zadania merytoryczne. W ramach zarządzania projektem wykazuje się pensje koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem. Do obciążeń tych zalicza się także wynagrodzenia innych osób bezpośrednio zaangażowanych w projekt, o ile ich zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji, np. pracowników, którzy są odpowiedzialni za przygotowanie wniosków o płatność lub za promocję projektu. Pozostały personel wykonuje w projekcie zadania merytoryczne. Są nimi m.in. realizacja szkoleń, dokonywanie analiz i badań, przygotowanie publikacji oraz rekrutacja. Podmiot ubiegający się o dofinansowanie musi więc w odpowiedni sposób zakwalifikować koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych do obsługi projektu. Każdy wydatek musi być zasadny i racjonalny. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju Regionalnego środki przeznaczone na zarządzanie projektem muszą być kalkulowane w wysokości niezbędnego minimum. Z dotacji z UE można sfinansować wszystkie składniki wynagrodzenia osób zatrudnionych w projekcie, w szczególności wynagrodzenia brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Ze środków unijnych finansowane mogą być również nagrody lub premie, o ile są spełnione następujące warunki:

● zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji,

● wprowadzono je w danej instytucji w okresie przynajmniej sześciu miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu,

● potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji.

Ze środków programu Kapitał Ludzki nie można natomiast sfinansować wpłat dokonywanych przez pracodawców na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Instytucja, która przyznaje dotację z PO KL (np. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, wojewódzki urząd pracy lub urząd marszałkowski), na etapie oceny wniosku oceni adekwatność zaproponowanych w nim wynagrodzeń do liczby i charakteru zadań wykonywanych przez personel zarządzający oraz pracowników merytorycznych. Przykładowo nie jest zasadne zatrudnianie personelu projektu do zadań okresowych (np. przeprowadzenia rekrutacji) lub cyklicznych (np. przygotowanie wniosków o płatność) na okres dłuższy niż bezpośrednio wynikający ze zlecanych zadań. Wynagrodzenia mogą zostać ponownie zweryfikowane już na etapie realizacji projektu. Urząd marszałkowski lub wojewódzki urząd pracy podczas weryfikacji wniosku o płatność lub podczas kontroli na miejscu może zakwestionować całość lub część wydatków na wynagrodzenia. Przedsiębiorca zostanie wówczas pozbawiony części dotacji. Przykładowo wojewódzki urząd pracy lub urząd marszałkowski może nie uznać części wynagrodzenia pracownika projektu odpowiedzialnego za jego rozliczanie, jeżeli uporczywie nie uwzględniał on uwag zgłaszanych przez instytucję do wniosków o płatność lub składał je z opóźnieniem.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

Ustawa z 26 czerwca 1976 r. - Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydane na podstawie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tj. Dz.U. z 2009 r. nr 84, poz. 712).

Wytyczne ministra rozwoju regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki.