Pracownikowi można zrefundować koszty jego dokształcania

Podpisywanie umowy nie jest konieczne, gdy pracownikowi zależy wyłącznie na uzyskaniu urlopu szkoleniowego i prawie do udzielania zwolnienia od obowiązku świadczenia pracy na czas zajęć. W takim przypadku również pracodawca nie ma żadnego interesu, aby domagać się zawierania jakiejkolwiek umowy. Dla zabezpieczenia interesu pracownika wystarczające będzie uzyskanie pisemnego oświadczenia pracodawcy o wyrażeniu zgody na odbywanie przez niego nauki, które to oświadczenie daje mu już prawo do domagania się udzielania zwolnień od pracy i urlopu.

W praktyce zawarcie umowy dotyczącej dokształcania się pracownika jest pożądane w każdym przypadku, gdy pracodawca decyduje się udzielić pracownikowi dodatkowych świadczeń. Leży to w interesie obydwu stron. Pracownik ma bowiem podstawę do żądania od pracodawcy określonych świadczeń i gwarancję ich otrzymania, zaś pracodawca wykładający własne środki określa swoje oczekiwania wobec dalszego zatrudnienia pracownika i rzetelnego podchodzenia przez pracownika do obowiązków związanych z nauką.

Aby cele zawarcia umowy zostały osiągnięte, musi ona być prawidłowo zredagowana, z uwzględnieniem możliwych do przewidzenia sytuacje, które pojawić się mogą przy jej wykonaniu.

Umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Zawarcie umowy w innej formie, np. ustnej czy w sposób dorozumiany, nie powoduje nieważności umowy, ponieważ rygor ten zastrzeżony jest tylko dla celów dowodowych. Oczywiste jest jednak to, iż w przypadku sporów na tle wykonania umowy udowodnienie zasadności jakichkolwiek roszczeń przed sądem będzie bardzo utrudnione. Szczególnie dotyczy to pracodawcy, który jako profesjonalista powinien dochowywać należytej troski i staranności, dbając o własne interesy.

Konstruując umowę dotyczącą świadczeń udzielanych w związku z dokształcaniem zawodowym, pamiętać należy o tym, iż nie może ona zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy kodeksu pracy normujące podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 103⁴ par. 2 k.p.). W praktyce oznacza to, iż wszelkie próby umieszczenia w umowie takich zapisów nie mają sensu, ponieważ w sytuacji sprzeczności zapisu umowy z przepisem kodeksu pracy będzie on nieważny i w jego miejsce wejdzie zapis ustawy. Bez znaczenia dla ważności takich niezgodnych z prawem zapisów jest to, iż zostały one umieszczone w umowie za zgodą obydwu stron, a nawet z inicjatywy pracownika.

Każda umowa szkoleniowa zawierać powinna oznaczenie stron. Wskazać należy w niej zatem pracodawcę i jego adres oraz dane personalne pracownika i jego adres. Wskazanie adresu, szczególnie pracownika, jest o tyle istotne, iż często spory na tle takich umów pojawiają się już po rozwiązaniu stosunku pracy. Umowa może natomiast przewidywać składanie oświadczeń lub ponagleń warunkujących podjęcie określonych czynności przez jej strony.

Umowę szkoleniową pracodawca będący osobą fizyczną powinien podpisać osobiście. Za pracodawcę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną podpisuje ją osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Za dopuszczalne należy uznać podpisanie umowy szkoleniowej przez pełnomocników. Z uwagi na to, iż nie są to pełnomocnicy procesowi, nie ma żadnych ograniczeń co do wyboru osoby takiego pełnomocnika. Jeśli umowę podpisuje pełnomocnik, jego upoważnienie dla celów dowodowych powinno zostać dołączone do umowy lub należy się na nie powołać w treści umowy.

Umowa szkoleniowa określa wzajemne prawa i obowiązki stron związane z konkretną formą dokształcania zawodowego pracownika. Przedmiot tego dokształcania, jakim są szkolenie, studia czy inna forma nauki, określony musi zostać w sposób precyzyjny. Uczelnie, jak i poszczególne wydziały tych uczelni prowadzą studia na różnych kierunkach, dlatego za niewystarczające uznać należy wskazanie samej nazwy uczelni czy nawet wydziału. Ma to szczególne znaczenie dla pracodawcy, w którego interesie leży pomoc pracownikowi przy dokształcaniu w konkretnej dziedzinie, a nie dowolnie przez niego wybranej.

Umowa określać powinna termin rozpoczęcia studiów czy szkolenia oraz przewidywany termin ich zakończenia. Jest to istotne ze względu na sankcje, jakie wynikają z nierozpoczęcia lub przerwania nauki przez pracownika, względnie sankcje za ukończenie ich z opóźnieniem, jeśli strony umowy zdecydują się na wprowadzenie ich do umowy. Jeśli nauka odbywa się w kilku etapach należy wyraźnie sprecyzować czy umowa odnosi się do wszystkich z nich czy tylko jednego.

Zawarcie umowy związanej z dokształcaniem zawodowym pracownika świadczy o tym, iż pracodawca wyraża zgodę na naukę pracownika lub sam kieruje go do takiej nauki. Oznacza to, iż pracownik automatycznie nabywa te uprawnienia, które przyznaje mu kodeks pracy, w szczególności w zakresie urlopów szkoleniowych i zwolnień na czas zajęć, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. W zasadzie nie ma więc potrzeby powielania postanowień kodeksu w samej treści umowy. Postanowienia dotyczące urlopu lub zwolnień od pracy znaleźć się mogą w umowie wówczas, gdy pracodawca decyduje się udzielić pracownikowi tych świadczeń w zakresie szerszym, niż przewiduje to kodeks pracy. Najczęściej pracodawca udziela pracownikowi dodatkowego urlopu szkoleniowego. Wskazać należy jego wymiar oraz określić, czy za czas dodatkowego urlopu pracownikowi przysługiwało będzie wynagrodzenie, a jeśli tak, to w jakim wymiarze. Wymiar dodatkowego urlopu określony być może poprzez odniesienie do całego okresu nauki. Wygodniejsze dla pracodawcy jest jednak skorelowanie uprawnienia do urlopu z nauką w poszczególnych semestrach, np. trzy dni urlopu szkoleniowego w każdym semestrze, które przepadają w przypadku ich niewykorzystania.

Najczęściej spotykanym zobowiązaniem pracodawcy jest pokrycie kosztów kształcenia pracownika lub ich refundacja. W związku z tym, iż ukształtowanie umowy w tym zakresie całkowicie zależy od woli stron, dopuszczalne są różne praktyczne rozwiązania sposobu finansowania.

Strony postanowić mogą, iż koszty dokształcania pracodawca pokryje częściowo lub w pełni. W obydwu przypadkach zobowiązanie pracodawcy określić można kwotowo. W przypadku częściowego pokrycia kosztów nauki, na które składają się opłaty za poszczególne etapy nauki, część opłaty, jaką pokryć ma pracodawca, określić należy procentowo lub jako ułamek całej opłaty. Strony mogą się umówić, iż pracodawca finansuje należne za naukę opłaty przed terminem ich płatności na rzecz organizatora nauki. Wymaga to zawarcia w umowie zastrzeżenia zobowiązującego pracownika do przedstawienia z pewnym wyprzedzeniem przed terminem płatności zaświadczenia z uczelni lub własnego oświadczenia o wysokości należnej opłaty.

W zależności od woli umawiających się stron należne kwoty pracodawca przekazywać może do rąk pracownika lub bezpośrednio na konto uczelni. Strony mogą się także umówić, że pracownik sam pokryje należną opłatę, zaś pracodawca dokona jej refundacji po przedstawieniu faktury lub innego dowodu uiszczenia opłaty (np. wyciągu z konta). W takim przypadku za dopuszczalne w świetle zasady swobody umów należałoby uznać zastrzeżenie, że pracodawca pokryje koszty tylko pomyślnie ukończonej nauki lub jej etapu. Wymagałoby to zakreślenia terminu na złożenie przez pracownika zaświadczenia o ukończeniu szkolenia czy semestru studiów np. wraz z oświadczeniem czy fakturą określającymi wysokość poniesionych przez pracownika kosztów.

Kolejnym składnikiem pomocy finansowej pracodawcy jest refundacja kosztów dojazdu pracownika na uczelnię. Również w tym przypadku można zastosować kilka rozwiązań. Po pierwsze, pracownik otrzymać może ustalony z pracodawcą ryczałt na dojazdy bez konieczności rozliczania się w jakikolwiek sposób z poniesionych rzeczywiście kosztów. Bardziej popularnym rozwiązaniem jest jednak ustalenie, iż pracodawca będzie refundował pracownikowi koszty dojazdów na takich zasadach, jak rozlicza się podróże służbowe. Pracodawca może zatem zgodzić się na zwrot kosztów przejazdu koleją (I lub II klasą) lub autobusem albo przyznać pracownikowi tzw. kilometrówkę. To, czy wypłata odbywała się będzie na podstawie oświadczenia pracownika, czy po przedstawieniu biletów, zależy od woli umawiających się stron.

Pracodawca może ponadto pokryć koszty zakwaterowania pracownika, jeśli uczy się on poza miejscem zamieszkania. W zakresie takiej pomocy wskazać można kwotę maksymalną refundacji za noclegi oraz szczegółowo określić, czy pracownik musi przedstawiać rachunki za noclegi. Również w tym przypadku dopuszczalne jest ryczałtowe określenie kwoty zwrotu kosztów noclegów np. po przedstawieniu rozkładu zajęć wymagających noclegu poza miejscem zamieszkania.

Pracodawca może wreszcie pokryć koszty podręczników lub innych pomocy naukowych. W interesie pracodawcy leży precyzyjne określenie zasad rozliczania tej pomocy, jeśli w samej umowie nie określono konkretnych tytułów podręczników. Zrobić to można np. poprzez zastrzeżenie, że podręczniki, za które ma zapłacić pracodawca, pracownik kupić może po akceptacji zakupu przez pracodawcę, względnie, że łączna kwota pomocy pracodawcy z tego tytułu w okresie całej nauki lub pewnego jej etapu nie może przekroczyć określonej w umowie kwoty.

W myśl art. 103⁵ k.p. określono sytuacje, w których pracownik ma obowiązek zwrotu dodatkowych świadczeń udzielonych przez pracodawcę. Również w tym przypadku nie ma więc obowiązku ponownego wymieniania ich w umowie. W praktyce z uwagi na wagę tego typu zapisów często zostają one wprowadzane do umowy, aby podkreślić wagę odpowiedzialności pracownika za przerwanie edukacji lub doprowadzenie do rozwiązania stosunku pracy w przypadkach wskazanych w wymienionym przepisie.

Nałożenie na pracownika obowiązku przepracowania określonego okresu po zakończeniu nauki odbywanej za zgodą lub na polecenie pracodawcy wymaga stosownego zastrzeżenia w umowie.

Maksymalny okres odpracowania świadczeń udzielonych przez pracodawcę to trzy lata od ukończenia szkolenia czy studiów. Okres ten może być też krótszy. W interesie pracodawcy leży wskazanie tego okresu w miesiącach lub latach od ukończenia nauki, a nie za pomocą daty dziennej - z uwagi na możliwość opóźnień planowanego terminu zakończenia kształcenia.

Brak jest przeszkód, aby w umowie pracodawca i pracownik określili w sposób szerszy, niż przewiduje to kodeks pracy, katalog zdarzeń, w których pracownik nie będzie miał obowiązku zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów, np. poprzez wskazanie sytuacji przewidzianych we wcześniejszych przepisach dotyczących szkoleń (np. z uwagi na przeprowadzkę spowodowaną zmianą miejsca pracy małżonka lub stan zdrowia pracownika). Obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę dotyczy wyłącznie dodatkowych świadczeń udzielanych przez pracodawcę. Oznacza to, iż nie można wprowadzić do umowy obowiązku zwrotu wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia za czas zwolnień od pracy i urlopów szkoleniowych, do których uprawniają przepisy kodeksu pracy. Jeśli pracodawca zdecydował się udzielić dodatkowego płatnego urlopu, to nie ma przeszkód, aby wynagrodzenie wypłacone za ten czas zostało objęte obowiązkiem zwrotu.

Przepisy przewidują, iż obowiązek zwrotu świadczeń udzielonych pracownikowi w przypadku rozwiązania umowy o pracę ma być proporcjonalny do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Umowa nie może przewidywać, że pracownik będzie miał obowiązek zwrotu świadczeń w pełnej wysokości. Należy ponadto zwrócić uwagę na to, iż obecne przepisy nie dopuszczają obowiązku zwrotu kosztów, gdy do rozwiązania umowy dochodzi za porozumieniem stron. Taki zapis umowny byłby więc niedopuszczalny.

W związku z tym, iż pracodawca dodatkowych świadczeń udziela na zasadzie dobrowolności, za dopuszczalne uznać należy wprowadzenie do umowy zapisów zawieszających te świadczenia czy nakazujących ich zwrot w przypadku negatywnych wyników nauki pracownika. Szczególnie dotyczy to powtarzania semestru czy roku nauki.

W umowie zawartej z pracownikiem pracodawca wyraził zgodę na podjęcie przez niego studiów z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi na wydziale ekonomii miejscowego uniwersytetu, w której zobowiązał się do pokrycia czesnego. Strony określiły datę rozpoczęcia studiów, ale nie wskazały ani daty ich zakończenia, ani okresu trwania. Studia prowadzone były dwuetapowo jako studia licencjackie, a następnie uzupełniające magisterskie. Po ukończeniu przez pracownika studiów licencjackich powstał spór, ponieważ pracodawca uważał, że zgodził się finansować tylko studia trzyletnie, a pracownik uważał, że zapis w umowie dotyczy obydwu etapów. Z braku wyraźnego zapisu w umowie, że dotyczy ona tylko pierwszego etapu studiów, przyjąć należy, iż pracodawca zobowiązał się finansować również uzupełniające magisterskie studia pracownika.

Pracownik stara się o to, aby pracodawca sfinansował mu uzupełniające studia magisterskie. Pracodawca nie przejawiał woli podpisania takiej umowy, więc pracownik zaproponował, iż po pierwsze z góry zrzeknie się urlopu przysługującego mu na ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej, a po drugie tak ustali rozkład zajęć, aby nie kolidował on z pracą. Jeśli ponadto będzie taka konieczność, z wszelkich zwolnień korzystał będzie bez prawa do wynagrodzenia. Pomimo, iż propozycje te padły od pracownika, są one niezgodne z przepisami art. 103¹ par. 3 k.p. i art. 103² par.1 pkt 4 k.p. Jeśli więc pracownik wystąpi z żądaniem, pracodawca pomimo zapisu w umowie i tak będzie musiał udzielić mu urlopu. Gdyby natomiast pracownik, wypełniając zapisy umowy, korzystał z bezpłatnych zwolnień od pracy na zajęcia, to przez okres trzech lat (do upływu okresu przedawnienia) będzie mógł żądać od pracodawcy należnego mu za czas zwolnień wynagrodzenia (z odsetkami).

@RY1@i02/2010/186/i02.2010.186.168.0010.001.jpg@RY2@

Umowa

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art.103¹ - 103⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).