Sąd ma prawo żądać dostępu do danych osobowych pracownika

Zgodnie z art. 300 k.p., w sprawach nie unormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy k.c., jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Dobra osobiste pracownika podlegają ochronie przysługującej wszystkim obywatelom z mocy art. 23 i 24 k.c. oraz dodatkowo są chronione w związku z posiadaniem statusu pracownika.

W art. 23 k.c. zawarty jest przykładowy katalog dóbr osobistych: zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska. Dobrem osobistym jest też tytuł zawodowy potwierdzający fakt ukończenia studiów wyższych (wyrok SN z 7 lutego 2007, I PK 211/06, OSNP 2008/11-12/158). Ochrona przysługująca na podstawie przepisów k.c. obejmuje zarówno pracowników, jak i osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. zlecenia czy o dzieło. Udzielając informacji na temat pracownika, należy ocenić, czy jest ona zgodna z rzeczywistością oraz czy ma uzasadnienie zawodowe. Pracodawca może przykładowo oceniać charakter pracownika, pod warunkiem że ocena ma uzasadnienie zawodowe.

Wzmianka o konfliktowości pracownika w stosunku do współpracowników i przełożonych, utrudniająca zgodną z nim współpracę, może być zamieszczona w rekomendacji. Opinia taka byłaby niedopuszczalna, gdyby dotyczyła zachowania się pracownika poza pracą (wyrok SN z 21 stycznia 1977 r., V PRN 3/76, OSP 1978/10/183). Jednak istnieją zawody, z którymi wiąże się szczególny stopień społecznego zaufania, dla których pełnienia niezbędne jest przestrzeganie szczególnych reguł godnego zachowania się, a zachowanie to może odnosić się również do sfery życia prywatnego i rodzinnego.

Jeśli wewnętrzne przepisy służbowe nakazują przełożonemu zamieszczenie w opinii uwag dotyczących także życia prywatnego i rodzinnego podwładnego, to nie jest to naruszenie ochrony dóbr osobistych, a nawet przeciwnie - przełożonemu można postawić zarzut, jeśliby tego obowiązku nie wykonał (wyrok SN z 6 marca 1991 r., I PR 469/90, OSP 1992/5/117).

W związku z udzielaniem informacji na temat pracowników, może budzić wątpliwości, w jakim zakresie pracodawca jest uprawniony do publikowania na swoich stronach internetowych wiadomości o swoich podwładnych. Z wyroku SN z 19 listopada 2003 r. (I PK 590/02, OSNP 2004/20/351) wynika, że dopuszczalne jest publikowanie przez pracodawcę informacji o pracowniku ściśle związanych z jego życiem zawodowym nawet bez jego zgody (ogłoszenia, foldery reklamowe, strony internetowe).

Chronionym dobrem osobistym jest wysokość wynagrodzenia zatrudnionego. Z tego względu, zdaniem SN, w pewnych sytuacjach ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia może być potraktowane jako naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 k.c. (uchwała SN z 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2). Nie oznacza to, że pracodawca ma bezwzględny zakaz jej ujawniania. O tym, czy w konkretnym przypadku możliwe jest ujawnienie danych o wynagrodzeniu pracownika, decyduje analiza wszystkich okoliczności sprawy i zwyczajów.

Ponadto obowiązek ujawnienia wysokości wynagrodzenia może wynikać z przepisów. Przykładowo, pracodawca ma obowiązek ujawnić wysokość wynagrodzenia na podstawie przepisów podatkowych i egzekucyjnych. Nie narusza też dóbr osobistych pracodawca, który - zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - zobowiązuje pracownika do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).

Dostęp do informacji o wynagrodzeniach konkretnych pracowników jest przedmiotem licznych sporów między związkami zawodowymi a pracodawcami. Zgodnie z art. 28 ustawy o związkach zawodowych, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie związku zawodowego informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania. Przyjmuje się, że dóbr osobistych pracownika nie narusza informacja dotycząca wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach pracy czy w poszczególnych grupach zawodowych bez powiązania tego z nazwiskami konkretnych osób.

Ponadto pracownik może wyrazić zgodę na ujawnienie wysokości jego wynagrodzenia związkom. Także w sytuacji, gdy pracownik zwraca się do związku o pomoc, np. w sytuacji dyskryminacjji w zakresie wynagradzania, pracodawca powinien udzielić związkowi informacji o wysokości wynagrodzenia tego pracownika.

Zasada poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika znajduje także zastosowanie w przypadku monitorowania e-maili pracowników, ponieważ zgodnie z art. 23 k.c. za dobro osobiste uważana jest tajemnica korespondencji. Chodzi tutaj o korespondencję prywatną przeznaczoną imiennie dla konkretnego pracownika. Pracodawca nie ma prawa kontrolować prywatnej poczty pracowników, a więc tym bardziej ujawniać informacji uzyskanych tą drogą.

W związku ze sporządzaniem dokumentacji i gromadzeniem danych, pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych. Pracodawcy są przy tym zwolnieni z obowiązku rejestrowania Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych zbioru danych, zawierającego dane osobowe pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, członków rodzin tych osób (małżonków i dzieci) oraz osób, które należy zawiadomić w razie wypadku. Zwolnienie wynika z art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym z obowiązku zgłoszenia zbioru danych do rejestracji zwolnieni zostali m. in. administratorzy danych (w tym przypadku pracodawca) przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich.

Pracodawca ma obowiązek zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej przed dostępem osób nieuprawnionych. Dane osobowe można udostępniać, jeżeli pracownik, którego dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, a bez jego zgody, gdy jest to:

● niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

● jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy - na żądanie osoby, której dane dotyczą,

● dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez pracodawcę albo odbiorców danych, a przetwarzanie (udostępnianie jest przetwarzaniem) nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą (art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych).

Na mocy przepisów pracodawca obowiązany jest udostępnić akta osobowe pracowników sądom, inspektorom PIP, upoważnionemu inspektorowi ZUS, policjantowi, funkcjonariuszowi CBA itp.

Związkom zawodowym akta są udostępniane za zgodą pracownika.

Warto zauważyć, że w związku z ochroną danych osobowych pracownika na pracodawcy spoczywa obowiązek informacyjny wobec osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku pracownika. W związku z uzyskaniem danych o tej osobie, pracodawca jest obowiązany poinformować ją, bezpośrednio po utrwaleniu zebranych danych o:

● swoim adresie i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem jest osoba fizyczna - o imieniu i nazwisku oraz miejscu zamieszkania,

● celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,

● źródle danych,

● prawie wglądu do swoich danych oraz ich poprawiania,

● o prawie wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania jej danych ze względu na szczególną sytuację (art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Pracodawca bez zgody pracownika zamieścił w świadectwie pracy informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia. Działanie pracodawcy jest niedopuszczalne i narusza dobra osobiste pracownika. Pracownik ma prawo żądać sprostowania świadectwa pracy.

● Zabezpieczenie danych kandydatów do pracy i pracowników przed udostępnieniem nieupoważnionym osobom, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

● Poinformowanie pracownika na jego wniosek o jego uprawnieniach przewidzianych w ustawie o ochronie danych osobowych.

● Udzielenie pracownikowi na jego wniosek informacji na temat dotyczących go danych osobowych.

● Wyznaczenie administratora bezpieczeństwa informacji, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracodawcą jest osoba fizyczna samodzielnie nadzorująca ochronę danych osobowych

● Nadawanie pisemnego upoważnienia osobom, które mają dostęp do danych, np. osobom odpowiadającym za rekrutację.

● Prowadzenie pisemnej ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

● Opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych. Dokumentacja obejmuję politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych (rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych).

@RY1@i02/2010/136/i02.2010.136.168.0008.001.jpg@RY2@

Fot. Archiwum

Ewa Drzewiecka, ekspert z zakresu prawa pracy

Ewa Drzewiecka

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 23, art. 43 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 23, art. 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr16, poz. 93 z późn. zm.).