Pracodawca musi wskazać w umowie zastępowanego pracownika

W przypadku gdy zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić inną osobę na podstawie umowy na czas określony obejmujący czas tej nieobecności

Umowa na zastępstwo pracownika należy do grupy terminowych umów o pracę. Od innych umów na czas określony odróżnia ją jednak jej cel i funkcja. Zwykłe umowy terminowe mogą być bowiem nawiązane w każdym celu. Decyzja w tym zakresie należy do stron stosunku pracy.

Umowa na czas określony (poza ustaleniem terminu końcowego) nie różni się w zasadzie od umowy na czas nieokreślony, zwłaszcza jeżeli jest zawierana na dłuższy okres. Gwarantuje ona bowiem stabilność zatrudnienia przez umówiony czas, ponieważ tylko w wyjątkowych sytuacjach może być rozwiązana lub wypowiedziana.

Zawarcie umowy na zastępstwo ma konkretny cel i funkcję, wyznaczone wprost w art. 25 k.p. Podyktowane są przy tym przede wszystkim interesem pracodawcy. Celem tej umowy jest bowiem rozwiązanie problemu polegającego na konieczności zastąpienia nieobecnego pracownika. Dla osoby zatrudnionej na zastępstwo powoduje to przede wszystkim znaczne osłabienie ochrony trwałości stosunku pracy. Jego ustanie może bowiem nastąpić w każdym czasie, gdy ustanie przyczyna zawarcia umowy. W tym zakresie umowa na zastępstwo upodabnia się do umowy na okres próbny, która również realizuje konkretny cel (sprawdzenie przydatności pracownika) i jest zawierana głównie w interesie pracodawcy. Można ją też łatwo rozwiązać za wypowiedzeniem (art. 34 k.p.).

Kolejną cechą odróżniającą umowę na zastępstwo od innych kontraktów terminowych jest moment zakończenia i tym samym czas jej trwania. Przepisy kodeksu pracy przy umowie na czas określony dopuszczają możliwość dowolnego określenia terminu obowiązywania umowy, o ile da się go ustalić w sposób ścisły. Podkreśla się, iż chodzi tutaj o termin określony zdarzeniem przyszłym, pewnym, jasnym, wyraźnym i obiektywnie możliwym do ustalenia. Termin ten powinien być przy tym oznaczony bezpośrednio. Czas trwania umowy na czas określony jest zależny od woli stron i oznaczony niejako od samego początku.

Natomiast w przypadku umowy o zastępstwo pracownika to przepis prawa wyznacza czas jej trwania. Jest ona bowiem zawierana na okres trwania usprawiedliwionej nieobecności innej osoby. Warunek ten pozwala ustalić termin końcowy takiej umowy. Przepisy prawa pracy przewidują bowiem maksymalny czas trwania takiej nieobecności. Na przykład pracownik może być nieobecny w pracy z powodu choroby do sześciu lub dziewięciu miesięcy z możliwością przedłużenia o dalsze trzy miesiące. Innym przykładem jest także nieobecność spowodowana korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, który może trwać maksymalnie do 37 tygodni. Po jego zakończeniu pracownik może skorzystać ewentualnie z dodatkowego rlopu macierzyńskiego.

Czas trwania umowy o pracę na czas zastępstwa powinien obejmować zasadniczo cały okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Nie jest to jednak wymóg prawny, dlatego nie ma przeciwwskazań, aby zawrzeć taką umowę na niepełny okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Pracodawca zatem ma swobodę decydowania nie tylko o tym, czy zastępcę w ogóle zatrudnić, lecz także, od którego i do którego dnia usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika ma to nastąpić.

Czas trwania umowy o pracę na zastępstwo może zostać określony bezpośrednio (tj. przez podanie daty kalendarzowej) bądź pośrednio (podanie jako zdarzenia powodującego ustanie tej umowy dnia powrotu zastępowanego pracownika do pracy).

Strony umowy na zastępstwo muszą jasno określić rodzaj zawieranej umowy o pracę. Nie chodzi tylko o odpowiednie jej nazwanie, ale również o właściwe ukształtowanie jej treści. Musi bowiem z niej wynikać wyraźnie cel i funkcja, tj. że pracownik jest zatrudniony jako zastępca konkretnego nieobecnego pracownika. W przeciwnym razie umowa taka może zostać uznana za umowę na czas określony. Ważne jest także określenie terminu końcowego lub czasu jej trwania. Braki w tym zakresie mogą spowodować uznanie takiej umowy za np. umowę na czas wykonywania określonej pracy albo nawet za umowę bezterminową.

Przepis art. 25 ust. 1 k.p. stanowi, że umowę tę zawiera się w razie konieczności ustanowienia zastępstwa. Chodzi więc o kwalifikowany rodzaj potrzeby, tj. istotną, pilną, niecierpiącą zwłoki konieczność zatrudnienia pracownika w celu zapewnienia pracodawcy normalnego funkcjonowania. Ocena, czy zachodzi konieczność zastępstwa nieobecnego pracownika, należy do swobodnego uznania pracodawcy.

W umowie o pracę na zastępstwo należy wyraźnie zaznaczyć, iż zawierana jest ona na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Należy też wskazać czas nieobecności zastępowanego pracownika.

Istotnym warunkiem zawarcia umowy o zastępstwo pracownika jest jego identyfikacja w treści umowy. Ważne jest to z tego powodu, iż zastępstwo jest ustanawiane z tytułu nieobecności konkretnego pracownika.

Identyfikacji tej najprościej jest dokonać, wskazując takiego pracownika z imienia i nazwiska. Nie jest także wykluczona identyfikacja pośrednia, gdzie na podstawie wiadomości dotyczących rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanego stanowiska, pełnionej funkcji lub numeru porządkowego będzie można ustalić, o kogo chodzi.

Zastępca powinien być zatrudniony na takich samych warunkach, na jakich aktualnie pracuje zastępowany pracownik.

Dotyczy to zwłaszcza rodzaju pracy. Tylko w sytuacjach uzasadnionych i niebędących jednocześnie dyskryminacją ze względu na rodzaj zawartej umowy o pracę zastępca może być zatrudniony przez pracodawcę na warunkach odmiennych od swojego poprzednika.

W praktyce może wystąpić potrzeba dokonania zmiany treści umowy. Nastąpić to może w drodze porozumienia zmieniającego (za zgodą obu stron), albo wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 k.p.). W przypadku porozumienia zmieniającego strony mogą swobodnie skrócić lub wydłużyć termin końcowy i czas trwania umowy, z wyłączeniem tych przypadków, gdzie przepisy szczególne ograniczają czas trwania umów terminowych.

Jeżeli chodzi o skrócenie terminu trwania umowy o zastępstwo w drodze wypowiedzenia zmieniającego, w literaturze przeważa pogląd, że jest to niedopuszczalne. Nie ma natomiast problemów z jego wydłużaniem.

Umowa na zastępstwo, w przeciwieństwie do innych umów na czas określony, które, co do zasady, nie podlegają wypowiedzeniu, może być z mocy prawa, bez wprowadzania odpowiedniej klauzuli, wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem trzydniowego okresu wypowiedzenia. Przepis art. 33¹ k.p. stanowi o trzech dniach roboczych. Należy przez to rozumieć wszystkie dni, które nie są niedzielami i świętami ustawowo uznanymi za dni wolne od pracy (art. 151⁹ par. 1 k.p.). Niezależnie więc od rozkładu czasu pracy pracownika, jeżeli sobota nie wypada w święto ustawowo uznane za dzień wolny od pracy, to należy ją wliczać do trzydniowego okresu wypowiedzenia (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 1 marca 2010 r., GPP-517-4560-14-1/10/PE/RP, LexPolonica nr 2258837).

Umowa na zastępstwo może być ponadto, jak każda umowa o pracę, rozwiązana na mocy porozumienia stron lub bez wypowiedzenia z winy pracownika, bez winy pracownika lub z winy pracodawcy .

● określenie rodzaju i celu zawarcia umowy,

● wystąpienie konieczności zastępstwa, tj. usprawiedliwionej nieobecności danego pracownika,

● wskazanie zastępowanego pracownika.

Prezes spółki postanowił zatrudnić na okres usprawiedliwionej nieobecności głównej księgowej inną pracownicę. Strony zawarły umowę o pracę na czas zastępstwa. W jej treści znalazły się między innym następujące zapisy:

"Pracodawca zatrudnia Pracownika na czas nieświadczenia pracy przez Annę Minkowską, której nieobecność jest usprawiedliwiona i wynika z faktu przebywania na urlopie wychowawczym".

"Umowa o pracę może zostać wypowiedzenia przed upływem terminu, na jaki została zawarta przez każdą ze stron za trzydniowym okresem wypowiedzenia".

Krzysztof Chyba

dgp@infor.pl

Art. 25, art. 33¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).