Plan urlopów można podać do wiadomości w formie elektronicznej

Przepisy prawa pracy zazwyczaj wymagają, aby pracodawca realizował obowiązek informacyjny w formie pisemnej. Ponadto, w przypadkach braku takiego wymogu, forma pisemna jest wskazana w celach dowodowych.

W niektórych sytuacjach obowiązek informacyjny pracodawca może spełnić w formie elektronicznej. Należy przy tym odróżnić oświadczenie złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym od zwykłego e-maila czy informacji zamieszczonej na stronie internetowej pracodawcy. Jest to istotne, gdyż zgodnie z art. 78 ust. 2 k.c. oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Zatem dopuszczalna jest w takiej formie informacja o przyczynie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony, a także całe wypowiedzenie.

Niezgodny z przepisami będzie natomiast zwykły e-mail (por. uchwała SN z 2 października 2002 r., III PZP 17/02, OSNAPiUS 2003/20/481). Ponadto dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych z dokumentami opatrzonymi podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej (art. 5 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym). Wprawdzie w przepisach k.p. nie wprowadzono żadnych ustaleń wprost uniemożliwiających wykonywanie obowiązków informacyjnych pracodawcy w formie elektronicznej, jednakże jej ograniczenie wynika ze specyficznego charakteru przepisów prawa pracy. Przyjmuje się, że pracodawca nie może spełnić obowiązku informacyjnego w takiej formie, jeżeli jego efektem ma być dokument wchodzący w skład danych osobowych pracownika, jak np. umowa o pracę. Nie ma przy tym znaczenia możliwość wydrukowania dokumentów zgromadzonych w formie elektronicznej.

Tradycyjną formę pisemną musi mieć także ewidencja czasu pracy. Jednocześnie forma elektroniczna jest dopuszczalna w pewnym zakresie przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego pracodawcy prowadzący księgi rachunkowe mogą bowiem przenosić listy płac na informatyczne nośniki danych. Warunkiem jest jednak posiadanie urządzeń pozwalających na ich odtworzenie w postaci wydruku (art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Pracodawcy, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych, nie mają takiej możliwości. Natomiast wówczas, gdy dokument sporządzony w wyniku wykonywania obowiązku informacyjnego nie wchodzi w skład akt osobowych albo innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, może co do zasady zostać sporządzony w formie elektronicznej. Jednakże możliwe są dwa ograniczenia. Po pierwsze, wykonywanie obowiązków informacyjnych w postaci elektronicznej w praktyce może utrudniać pracodawcy udowodnienie ich spełnienia. W interesie pracodawcy jest opracowanie i wdrożenie takiego trybu doręczania informacji w postaci elektronicznej, w ramach którego pracownik potwierdza otrzymanie informacji. Po drugie, niedopuszczalne jest stosowanie omawianej formy, jeżeli obsługa systemu informatycznego wykorzystywanego do odbierania informacji przekazywanych przez pracodawcę nie należy do obowiązków danego pracownika, a pracownik nie wyraził zgody na udzielanie informacji w formie elektronicznej.

Forma elektroniczna (ani zwykły e-mail, ani informacja opatrzona podpisem elektronicznym) nie jest dopuszczalna w korespondencji z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową, we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.

Korespondencja ta wchodzi bowiem w skład akt osobowych (par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. k rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Zatem w tym zakresie pracodawca swój obowiązek informacyjny może spełniać wyłącznie w formie pisemnej.

Zwykłą formę elektroniczną można stosować wówczas, gdy obowiązek informacyjny wobec pracowników czy reprezentantów załogi pracodawca powinien wykonać "w sposób przyjęty u danego pracodawcy". Jednakże warunkiem jest realna możliwość zapoznania się każdego pracownika w wyniku podjęcia przez niego zwykłych czynności, a nie nadzwyczajnych starań.

Przykładowo dotyczy to: podania do wiadomości regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy (art. 77² par. 6 i 104³ par. 1 k.p.), zapewnienia pracownikom dostępu do przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu (art. 94¹ k.p.), ogłoszenia planu urlopów (art. 163 par. 2 k.p.). W ten sam sposób pracodawca może spełniać także inne obowiązki wobec załogi, niewymagające formy pisemnej.

W niektórych przypadkach forma obowiązku informacyjnego wobec przedstawicielstwa pracowniczego zależy od wzajemnych ustaleń. Na przykład strony układu zbiorowego pracy mają prawo uregulować tę kwestię w części zobowiązaniowej układu.

Należy podkreślić, że w każdym przypadku stosowania formy elektronicznej konieczne jest dostosowanie systemu informatycznego do wymagań ustalonych rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024).

@RY1@i02/2010/136/i02.2010.136.168.0005.001.jpg@RY2@

Obowiązki nałożone na pracodawcę

Ewa Drzewiecka

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 23¹ par. 3, art. 29 par. 2, art. 29 par. 3, art. 30 par. 4, art. 42 par. 3, art. 52 par. 3, art. 237(4) ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 5 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z póź. zm.).

Art. 73 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.)