Czego pracodawca może żądać od zatrudnianego pracownika

Kodeks pracy jasno określa, jakie dane na temat kandydatów do pracy może pozyskiwać firma w trakcie rekrutacji. Katalog ten obowiązuje wszystkich pracodawców. W niektórych przypadkach firma może jednak żądać od kandydatów, aby przedstawili dodatkowe informacje o sobie. Pracodawca ma do tego prawo, jeśli tak stanowią przepisy szczególne regulujące zatrudnienie na konkretnych stanowiskach w określonych instytucjach lub jednostkach. Najlepszym przykładem tego typu unormowań są pragmatyki zawodowe, czyli ustawy lub rozporządzenia określające zasady zatrudniania oraz obowiązki pracownicze, np. służb mundurowych.

Pracownik może się natomiast zgodzić na udzielenie pracodawcy dodatkowych informacji na swój temat. Oświadczenie pracownika może mieć nawet formę życiorysu lub listu motywacyjnego pod warunkiem, że informacje takie zostały przekazane z własnej inicjatywy.

Katalog danych o kandydacie do pracy, jakich może domagać się pracodawca, jest zawarty w art. 22¹ kodeksu pracy. Wynika z niego, że firma ma prawo pozyskać od osoby ubiegającej się o pracę dane obejmujące:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane te mają umożliwić pracodawcy zidentyfikowanie kandydata do pracy, uzyskać wiedzę na temat jego umiejętności ogólnych oraz kwalifikacjach zawodowych (wykształcenie i doświadczenie zawodowe). Szczegółowe zasady pozyskiwania takich informacji określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. dotyczące dokumentacji pracowniczej. Przewiduje ono, że pracodawca ma prawo żądać, aby osoba ubiegająca się o zatrudnienie złożyła:

● wypełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy,

● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie),

● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (wymagane do wykonywania oferowanej pracy),

● świadectwa ukończenia gimnazjum (w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego),

● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Kandydat do pracy może też dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jego umiejętności i świadectwa z poprzednich miejsc pracy (obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie). Ma też prawo przedstawić dokumenty, które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień (np. orzeczenie o niepełnosprawności).

Zawarty w art. 22¹ katalog informacji, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy, ma charakter zamknięty. Oznacza to, że firma nie może wymagać przekazania dodatkowych informacji od pracownika, a osoba ubiegająca się o pracę ma prawo odmówić podania takich danych. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy obowiązek przedstawienia innych danych wynika z przepisów szczególnych. Tylko na podstawie takich regulacji firma może się domagać od pracownika np. informacji o stosunku do służby wojskowej. Obowiązek poinformowania o stosunku do służby wojskowej dotyczy np. licencjonowanych pracowników ochrony, bo tak przewiduje ustawa o ochronie osób i mienia.

Bardzo często zdarza się, że pracodawcy są zainteresowani uzyskaniem wiedzy np. o tym, czy dany pracownik był karany. Żądanie zaświadczenia o niekaralności będzie jednak zgodne z prawem tylko wówczas, gdy prawo takie przysługuje pracodawcom wprost na podstawie przepisów. Na przykład zaświadczenie o niekaralności muszą przedstawiać osoby, które chcą być zatrudnione w służbie cywilnej (SC). Ustawa z 21 listopada 2008 r. o tej służbie wyraźnie wskazuje bowiem, że pracownikiem SC może być osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo. Na podstawie przepisów szczególnych zaświadczenia o niekaralności można żądać też np. od kandydata na urzędnika samorządowego lub nauczyciela.

W trakcie rekrutacji pracodawca zapytał pracownika, czy należał on do związku zawodowego i jakie są jego przekonania polityczne. Pracownik uznał, że firma złamała art. 22 ¹ k.p. i zażądał odszkodowania. Jednak złamanie zasad pozyskiwania informacji o kandydacie do pracy nie stanowi podstawy do domagania się odszkodowania lub zadośćuczynienia. Pracownikowi będzie przysługiwało takie prawo, jeśli działanie pracodawcy naruszy inne przepisy, np. zakaz nierównego traktowania ze względu na przynależność związkową lub poglądy polityczne.

Kodeks pracy nie przewiduje też, aby pracodawca mógł żądać od pracownika informacji dotyczących miejsca urodzenia lub planów rodzicielskich. Pracownik może odmówić udzielenia takich informacji. Firma nie może też żądać odpowiedzi na pytania dotyczące stanu majątkowego orientacji seksualnej kandydata do pracy lub jego poglądów politycznych.

W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca zapytał kandydatkę do pracy o to, czy zamierza posiadać dziecko. Odmówiła ona odpowiedzi na to pytanie. Naruszyłoby ono bowiem zakaz dyskryminacji ze względu na płeć i jest niedopuszczalne. Pracodawca zrezygnował z tego pytania, ale próbował uzyskać tego typu informacje w sposób pośredni, formułując pytanie w sposób bardziej ogólny i z pozoru neutralny. Zapytał, czy kandydatka do pracy lubi dzieci i jaki ma do nich stosunek. Na tak sformułowane pytanie również można odmówić odpowiedzi. Jest to bowiem próba obejścia prawa.

W trakcie rekrutacji pracodawcy często poddają kandydatów do pracy testom lub badaniom, które mają pomóc im w wyborze najlepszego kandydata. Mają prawo przeprowadzać takie testy lub badania, które potwierdzają umiejętności kandydatów do pracy. Dzięki temu przyszły pracodawca może porównywać ich cechy i zdolności.

W trakcie sprawdzania predyspozycji do wykonywania danej pracy firma nie może jednak pozyskiwać bez zgody pracownika informacji, które wykraczałyby poza dane wskazane w kodeksie pracy. Nie ma więc prawa zmusić pracownika do poddania się np. testom psychologicznym lub badaniu na wykrywaczu kłamstw. Można je przeprowadzać, jeśli tak wskazują przepisy szczególne. Zezwalają one np. na przeprowadzanie testów psychologicznych osób starających się o zatrudnienie w biurze ochrony rządu lub w policji.

● poddania się testom psychologicznym

● poddania się badaniom na wykrywaczu kłamstw

● przekazania danych biometrycznych (np. odcisków linii papilarnych)

● planów rodzicielskich

● służby wojskowej*

● karalności*

● statusu majątkowego*

● wyznania (z wyjątkiem kościołów i organizacji wyznaniowych)

● orientacji seksualnej

● poglądów politycznych

● miejsca urodzenia

* działanie takie będzie zgodne z prawem, jeśli zezwalają na to przepisy szczególne (np. przy zatrudnieniu w służbach mundurowych)

lukasz.guza@infor.pl

Art. 11³, 18^3b, 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).