Zwolnienie lekarskie pracownika jest podstawą przesunięcia zaległego urlopu na późniejszy termin

Zaległego urlopu pracodawca musi udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Oznacza to, że pracownik powinien rozpocząć urlop najpóźniej 31 marca. Skutki naruszenia tych zasad obciążają wyłącznie pracodawcę. Zgodnie bowiem z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, podlegającym karze grzywny. Inspektor pracy ma przy tym prawo nałożyć grzywnę niezależnie od tego, czy nieudzielenie urlopu wynikało wyłącznie z zaniedbania pracodawcy, czy także z powodu sprzeciwu pracownika. Upór pracownika grozi więc realną szkodą majątkową wynikającą z konieczności zapłacenia grzywny. Dlatego w sytuacji, gdy nie jest możliwe uzgodnienie z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin urlopu i w wyznaczonym dniu odmówić dopuszczenia pracownika do świadczenia pracy. Stanowisko takie potwierdza SN, który w wyroku z 2 września 2003 r. (I PK 403/02, OSNP 2004/18/310) stwierdził, że udzielenie na podstawie art. 168 k.p. urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika. W praktyce często zdarza się, że z inicjatywy pracownika zaległy urlop przesuwany jest na miesiące letnie, do wykorzystania łącznie z urlopem bieżącym. Jednakże poszczególne okręgowe inspektoraty pracy różnie traktują takie postępowanie. Niektóre nakładają grzywnę, a inne - w razie pisemnego wniosku pracownika nie uznają wspomnianej sytuacji za naruszenie prawa przez pracodawcę.

Wyjątkowo zaległy urlop może rozpocząć się później niż 31 marca w związku z obowiązkiem pracodawcy udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim pracownicy lub pracownika (art. 163 par. 3 k.p.). Obowiązek ten dotyczy także urlopu zaległego.

Mimo iż nieudzielanie urlopu jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, to jednak w sytuacji, gdy pracodawca nie kieruje pracownika na zaległy urlop, obowiązują ogólne zasady korzystania z urlopu. Oznacza to, że pracownik ma obowiązek pójścia na urlop w terminie ustalonym w planie urlopów, a jeżeli planu nie ustalono - w terminie ustalonym przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Samo złożenie przez pracownika wniosku o zaległy urlop, bez uzgodnień z pracodawcą nie usprawiedliwia jego nieobecności w pracy (por. wyrok SN z 13 maja 1998, I PKN 99/98, OSNP 1999/10/331, wyrok SN z 15 marca 2001 r., I PKN 306/00, OSNP 2002/24/591). Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy (wyrok SN z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002/15/353). Pracodawca może więc uznać samowolne udanie się przez pracownika na urlop za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i rozwiązać z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia (art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.).

Do urlopu zaległego stosuje się co do zasady ogólne reguły udzielania urlopu wypoczynkowego, w tym dotyczące jego przesunięcia, przerwania i odwołania. Pracodawca jest zatem obowiązany przesunąć zaległy urlop na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może go rozpocząć w ustalonym terminie z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Dotyczy to każdego przypadku usprawiedliwionej nieobecności, zgodnego z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.). Przesunięcie jest obligatoryjne i pracodawca nie ma możliwości podjęcia innej decyzji (art. 165 k.p.).

W razie przesunięcia, o którym mowa wyżej, pracodawca powinien skierować pracownika na urlop (nawet bez jego zgody, gdyż chodzi o zaległy urlop) jak najszybciej po zakończeniu okresu usprawiedliwionej nieobecności.

Oprócz obowiązkowego przesunięcia nie można wykluczyć także przesunięcia zaległego urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 par. 2 k.p.). Jednakże w przeciwieństwie do urlopu bieżącego, przesunięcie zaległego urlopu jest możliwe tylko wyjątkowo.

Urlop zaległy może także ulec przerwaniu na ogólnych zasadach. Oznacza to, że w sytuacjach, które wyczerpująco wymieniono w art. 166 k.p. (w tym korzystanie ze zwolnienia lekarskiego lub urlopu macierzyńskiego), urlop ulega przerwaniu, a pracodawca ma obowiązek udzielić niewykorzystaną z tego powodu część urlopu w terminie późniejszym. Ponadto, dopuszczalne jest odwołanie pracownika z urlopu, gdy jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu (art. 167 par. 1 k.p.)., Ze względu na ryzyko popełnienia wykroczenia przez pracodawcę jest to jednak sytuacja wyjątkowa.

Niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego w roku jego nabycia może wynikać z długotrwałej nieobecności w pracy w wyniku choroby bądź urlopu macierzyńskiego. W praktyce wątpliwości budziło, czy pracownik będący długo na zwolnieniu lekarskim może już w pierwszym dniu powrotu do pracy rozpocząć urlop wypoczynkowy. W wyroku z 20 marca 2008 r. (II PK 214/07, OSNP 2009/15-16/194) Sąd Najwyższy stwierdził, że nie jest sprzeczne z przepisami prawa pracy rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po ustaniu spowodowanej chorobą niezdolności do pracy pracownika, trwającej dłużej niż 30 dni. Zdaniem SN, kontrolne badania lekarskie, o których mowa w art. 229 par. 2 k.p., przeprowadzane są w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. Urlop wypoczynkowy polega zaś na czasowym niewykonywaniu pracy na dotychczasowym stanowisku i już z tego powodu należy przyjąć, że nie ma konieczności przeprowadzania kontrolnych badań lekarskich przed rozpoczęciem urlopu, tylko po jego zakończeniu w związku z powrotem pracownika do pracy.

Zasadą jest udzielanie urlopu wypoczynkowego w dniach, czyli na cały dzień roboczy, oraz rozliczanie go w godzinach. Jedynie wyjątkowo można udzielić urlopu na część dnia. Jest to sytuacja, gdy pracownikowi pozostał do wykorzystania urlop w wymiarze niższym niż zaplanowany w danej dobie czas pracy (art. 154² par. 4 k.p.). Wymiar urlopu nie może bowiem przekroczyć 20 albo 26 dni. Będą to przypadki udzielenia ostatnich godzin z przysługującego urlopu w danym roku kalendarzowym albo w okresie krótszym, ze względu na rozwiązanie umowy o pracę.

Nie jest przy tym jednoznacznie rozstrzygnięte, czy tych ostatnich godzin należy udzielić jednorazowo, czy też można rozbić je na kolejne dni (np. pracownik przez kilka kolejnych dni będzie wcześniej kończył pracę). Nie jest dopuszczalne uzupełnienie zaległego urlopu do pełnego dnia godzinami z urlopu bieżącego.

Termin porodu pracownicy, która nie wykorzystała urlopu za 2009 r., przypada na czerwiec 2010 r. Pracownica złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu zaległego za 2009 r. oraz bieżącego za 2010 r. po wykorzystaniu przez nią urlopu macierzyńskiego. Pracodawca uwzględnił złożony przez nią wniosek.

Od 10 stycznia do 5 marca 2010 r. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. 8 marca rozpoczął korzystanie z zaległego urlopu, zgodnie z ustaleniami poczynionymi z pracodawcą 4 stycznia 2010 r. Pracodawca uznał jego nieobecność za nieusprawiedliwioną, gdyż oczekiwał stawienia się pracownika do pracy w związku z koniecznością przeprowadzenia badań kontrolnych i ukarał pracownika naganą. Kara porządkowa została nałożona na pracownika niesłusznie, gdyż dopuszczalne jest rozpoczęcie urlopu następnego dnia po zakończeniu korzystania z długotrwałego zwolnienia lekarskiego, a termin urlopu został wcześniej ustalony z pracodawcą.

Pracownik posiadający ponad 10-letni staż pracy jest zatrudniony przy pilnowaniu i w niektóre dni pracuje 24 godziny. Jest uprawniony do 26 dni urlopu, czyli do 208 godzin. Wykorzystał w danym roku 24 dni urlopu, czyli 192 godziny. Do wykorzystania pozostało zatem 16 godzin. Pracodawca udziela pracownikowi urlopu w dniu, w którym ma on zaplanowane 24 godziny pracy. Pracownik będzie zatem w tym dniu 16 godzin na urlopie, a 8 - w pracy.

Pracownik powinien był rozpocząć zaległy urlop 15 marca, ale zachorował i przedstawił zaświadczenie lekarskie. Jednocześnie wyraził zgodę na korzystanie w tym okresie z urlopu wypoczynkowego. Mimo to, udzielenie pracownikowi urlopu w okresie niezdolności do pracy byłoby niedopuszczalne i prawnie nieskuteczne. Niezdolność do pracy wyłącza bowiem możliwość wykorzystania urlopu zgodnie z jego przeznaczeniem.

Ewa Drzewiecka

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).