Kiedy pracodawca musi wypłacić pracownikowi trzynastą pensję

Trzynasta pensja w roku jest dodatkowym świadczeniem pracowniczym, które na podstawie przepisów szczególnych otrzymują pracownicy sfery budżetowej. Zazwyczaj jest ona wypłacana w pierwszym kwartale roku następującego po tym, za który przysługuje.

Prawo do dodatkowej gratyfikacji rocznej może przysługiwać także pracownikom, których nie obejmują przepisy dotyczące wypłaty tzw. trzynastki. Na podstawie pragmatyk zawodowych (przepisów określających uprawnienia i obowiązki niektórych grup zawodowych, np. strażaków, celników) dodatkowe świadczenie mogą otrzymać pracownicy służb mundurowych. Przysługuje ono także innym osobom, jeśli tak stanowią obowiązujące w firmie przepisy wewnątrzzakładowe (np. układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania).

Pracodawca zobowiązał się w regulaminie wynagradzania do wypłaty corocznego, obowiązkowego świadczenia w wysokości średniej pensji pracownika z ubiegłego roku. Ma je wypłacić w pierwszym kwartale każdego roku. W takiej sytuacji firma ma obowiązek wypłaty trzynastki bez względu na okoliczności dotyczące pracodawcy lub pracownika. W regulaminie pracy firma może też ustalić, że wypłata dodatkowego świadczenia w roku ma charakter premii. W takiej sytuacji będzie ono przysługiwać pracownikom dopiero po spełnieniu określonych kryteriów.

Trzynasta pensja nie przysługuje wszystkim osobom zatrudnionym w sferze budżetowej, ale tylko tym wskazanym w ustawie o ich dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. Określa ona zasady nabywania prawa do takiego świadczenia oraz ustalania jego wysokości.

Trzynastka należy się np. pracownikom samorządowych jednostek budżetowych, ale nie otrzymują jej np. policjanci i strażacy (służby mundurowe mają prawo do rocznych nagród).

Osoba zatrudniona w sferze budżetowej nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Podwładnemu, który nie przepracował u danego pracodawcy roku, przysługuje prawo do świadczenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy. Od tej zasady obowiązują jednak liczne wyjątki. Sześciomiesięczny okres nie jest wymagany w przypadku:

● nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim,

● zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące,

● powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej.

Przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy nie jest wymagane także w razie rozwiązania stosunku pracy w związku z:

● przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,

● przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,

● likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,

● likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizację.

Bez względu na okres pracy trzynasta pensja należy się również pracownikom sfery budżetowej, którzy podjęli zatrudnienie:

● w wyniku przeniesienia służbowego,

● na podstawie powołania lub wyboru,

● w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,

● w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,

● po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej.

Ostatnią grupę wyjątków stanowią przypadki korzystania z:

● urlopu wychowawczego,

● urlopu dla poratowania zdrowia, urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego (przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego),

● wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

W razie zaistnienia takich sytuacji lub skorzystania z uprawnień urlopowych, pracownikowi przysługuje trzynastka bez względu na przepracowany staż.

Do 31 marca pracownik był zatrudniony w urzędzie gminy. Następnie przez trzy miesiące był zatrudniony w prywatnej firmie na czas realizacji programu finansowanego z funduszy unijnych. Po tej przerwie od 1 września pracownik został ponownie zatrudniony w tym samym urzędzie gminy. W takiej sytuacji będzie mu przysługiwała trzynasta pensja, gdyż przy obliczaniu okresu zatrudniania uprawniającego do trzynastki należy sumować wszystkie ubiegłoroczne okresy pracy w danej jednostce bez względu na przerwy.

Ustawa nie precyzuje pojęcia przepracowanych okresów. Dlatego w praktyce pracodawcy mogą mieć problem, czy w danym roku pracownik przepracował sześć miesięcy, i czy należy mu się trzynasta pensja. Pomocna może być jednak uchwała Sądu Najwyższego z 25 lipca 2003 r. (III PZP 7/03, OSNP 2004/2/26). SN uznał, że użyte w ustawie określenie dotyczy czasu, gdy osoba faktycznie wykonywała swoje obowiązki pracownicze (czyli np. codziennie stawiała się do pracy i podpisywała listę obecności), a nie całego okresu pozostawania w stosunku pracy.

W praktyce jednak do okresu zatrudnienia uprawniającego do trzynastki często wlicza się całe okresy zatrudnienia, nawet jeśli przez ten czas pracownik np. przebywał na zwolnieniu lekarskim.

Trzynaste wynagrodzenie ma charakter premii za właściwe wykonywanie obowiązków pracowniczych. Dlatego prawo do tego świadczenia mogą utracić pracownicy niesubordynowani, którzy nie przestrzegają organizacji pracy. Ustawa przewiduje, że trzynastki nie należą się pracownikom, którzy nie usprawiedliwili nieobecności w pracy trwającej co najmniej dwa dni, stawili się do pracy lub przebywali w pracy w stanie nietrzeźwości lub którym wymierzono karę dyscyplinarną wydalenia z pracy lub ze służby.

Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie przysługuje także osobom zwolnionym bez wypowiedzenia z winy pracownika. Pracodawca może rozwiązać w ten sposób stosunek pracy m.in. w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.

● państwowych jednostek sfery budżetowej, dla których środki na wynagrodzenia są kształtowane na podstawie odrębnej ustawy;

● zatrudnieni w instytucjach wymienionych w art. 139 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w tym m.in. w sądach powszechnych, administracyjnych, Najwyższej Izbie Kontroli i Państwowej Inspekcji Pracy,

● samorządowych jednostek i zakładów budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych,

● biur poselskich, senatorskich lub poselsko-senatorskich oraz klubów, kół albo zespołów parlamentarnych.

● osobom piastującym funkcje, o których mowa w art. 2 ustawy z 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (m.in. prezydentowi, premierowi, ministrom, sekretarzom stanu, wojewodom),

● żołnierzom oraz funkcjonariuszom Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Celnej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej oraz Biura Ochrony Rządu.

lukasz.guza@infor.pl

Art. 1-3 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.).