Plan urlopów jest wiążący dla pracodawcy i pracowników

Plan urlopów stanowi dokument, w którym pracodawca zobowiązuje się udzielić urlopu pracownikowi w konkretnie oznaczonym terminie. Kodeks pracy nie wymaga przy tym, aby plan urlopów obejmował cały rok kalendarzowy. Może obejmować okresy krótsze (np. kwartał lub pół roku). Nie musi być też opracowywany dla całego zakładu pracy. Takie plany mogą być tworzone dla poszczególnych komórek organizacyjnych (np. wydziałów).

Plan urlopów ułatwia pracodawcy odpowiednią organizację pracy. Powinien obejmować urlop bieżący (w tym ewentualny urlop uzupełniający, czyli urlop w wyższym wymiarze, do którego pracownik nabył prawo w trakcie roku kalendarzowego). Ponadto, jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu (i zaplanowanego) urlopu w danym roku, to taki zaległy urlop może być umieszczony w planie urlopów na rok następny. Należy jednak zaplanować go do wykorzystania najpóźniej w pierwszym kwartale (powinien rozpocząć się w tym terminie). W planie nie uwzględnia się jedynie czterech dni tzw. urlopu na żądanie.

Pracodawca powinien rozpocząć konstruowanie planu urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem. Wskazane byłoby rozpoczęcie prac nad takim planem jeszcze przed rozpoczęciem roku kalendarzowego. Pracownicy powinni wówczas zgłosić wnioski urlopowe z podaniem konkretnych dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Pracodawca bierze pod uwagę te wnioski. Nie są one jednak dla niego wiążące, jeśli miałyby uniemożliwić normalny tok pracy w zakładzie. Pracodawca jest związany takim wnioskiem w przypadku, gdy składa go pracownica (lub pracownik ojciec korzystający z urlopu macierzyńskiego), domagając się udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 par. 3 k.p.), lub pracownik młodociany uczęszczający do szkoły i wnoszący o udzielenie mu urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 par. 3 k.p.). Trzeba także pamiętać, że pracodawca powinien w roku kalendarzowym udzielić czterech dni urlopu na żądanie pracownikowi i we wskazanym przez niego terminie (art. 167² k.p.). Natomiast w okresie wypowiedzenia stosunku pracy pracownik może być zobowiązany przez pracodawcę do wykorzystania urlopu, mimo że jest to termin inny niż ustalony w planie urlopów (art. 167¹ k.p.). W przypadku podziału urlopu na wniosek pracownika na części, co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Przepisy kodeksu pracy nie określają, z jakim wyprzedzeniem plan urlopów powinien być przekazany do wiadomości pracowników. Wskazują one jedynie, że taki plan podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie - np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń (art. 163 par. 2 k.p.). Jeżeli plan urlopów został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy, nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu.

Zdania na temat charakteru prawnego planu urlopów są rozbieżne. Również orzecznictwo w tym zakresie nie było jednolite. W wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79, LEX nr 14505) Sąd Najwyższy stwierdził, że plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto wyrażenie zgody przez pracodawcę (np. poprzez wydanie karty urlopowej), aby pracownik wykorzystał urlop w konkretnym terminie. W późniejszym orzeczeniu (uchwała z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132) SN uznał natomiast, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty u pracodawcy, co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (wymóg ten dotyczący terminu podania planu do wiadomości pracowników, przewidziany dawniej w art. 163 par. 2 k.p., obecnie nie obowiązuje).

Należy opowiedzieć się za poglądem, że plan urlopów jest wiążący dla pracodawcy i pracowników, co oznacza, że pracownik może rozpocząć urlop w ustalonym terminie bez dodatkowych oświadczeń pracodawcy.

Jak wskazano powyżej, nie wszyscy pracodawcy są zobowiązani do tworzenia planu urlopów. Pracodawca nie musi tego robić, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa lub gdy działająca organizacja związkowa wyrazi zgodę na nieutworzenie planu. Jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja, powinny one w terminie 30 dni (od momentu zwrócenia się do nich przez pracodawcę) przedstawić mu wspólne stanowisko w sprawie planu urlopów. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie, które zawierają organizacje związkowe. W przypadku gdy te organizacje albo organizacje reprezentatywne w rozumieniu art. 241^25a k.p. nie przedstawią w tym terminie wspólnie uzgodnionego stanowiska, decyzję w sprawie planu urlopów podejmuje samodzielnie pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk poszczególnych organizacji związkowych.

Jeżeli pracodawca nie sporządza planu urlopów, to ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę wniosek pracownika oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

W przypadku gdy pracownik nie jest objęty planem urlopów i termin wykorzystania urlopu nie został ustalony przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem, to do rozpoczęcia urlopu niezbędne jest oświadczenie pracodawcy określające jego termin. Samo bowiem złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu w określonym terminie nie usprawiedliwia jego nieobecności. Jeśli złożył on wniosek o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, to nie może wykorzystać go bez wyraźnej akceptacji pracodawcy (por. wyroki SN z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98, OSNP 1999/10/33 oraz z 15 marca 2001 r., I PKN 306/00, OSNP 2002/24/591).

W sytuacji gdy pracodawca uzna, że plan urlopów zapewni lepszą organizację korzystania przez pracowników z wypoczynku, może utworzyć taki plan nawet wówczas, gdy nie ma takiego obowiązku.

Pracodawca opracował plan urlopów i przesłał go swym pracownikom (każdy z nich ma dostęp do komputera) pocztą elektroniczną (na służbowy adres e-mailowy każdego z nich). Plan urlopów został zatem prawidłowo podany do wiadomości pracowników - w sposób umożliwiający każdemu z nich zapoznanie się z jego treścią, co jest w istocie równoznaczne z zawiadomieniem pracownika o terminie urlopu.

W opracowanym przez pracodawcę planie urlopów ustalono, że pracownik skorzysta z zaległego (za 2009 rok) urlopu wypoczynkowego w okresie od 4 do 8 stycznia 2010 r. Pracownik rozpoczął urlop w tym terminie. Pracodawca uznał jednak, że miał on obowiązek uzyskać dodatkową (w postaci tzw. karty urlopowej) zgodę pracodawcy na rozpoczęcie urlopu, w związku z czym potraktował jego zachowanie jako naruszenie porządku pracy i udzielił mu nagany. Pracownik - po bezskutecznym wniesieniu sprzeciwu - złożył pozew o uchylenie tej kary. Sąd pracy uwzględnił powództwo, uznając, że strony umowy o pracę w sposób wiążący i jednoznaczny ustaliły w planie urlopów termin wykorzystania urlopu przez pracownika. Ustalenia te nie uległy zmianie (nie było innego, późniejszego porozumienia stron w tej kwestii), były zatem wiążące.

Andrzej Marek

sędzia Sądu Okręgowego w Legnicy

Art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 30 ust. 4 i 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).